Сообщение о направлении документа на бумажном носителе

Обновлено: 28.04.2024

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

от 18 марта 2015 года N 250

(с изменениями на 5 мая 2016 года)

Документ с изменениями, внесенными:

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.Медведев

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 18 марта 2015 года N 250

Требования к составлению и выдаче заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, и к выдаче заявителям на основании информации из информационных систем органов, предоставляющих государственные услуги, и органов, предоставляющих муниципальные услуги, в том числе с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из указанных информационных систем

(с изменениями на 5 мая 2016 года)

1. В целях составления и выдачи заявителям документов на бумажном носителе, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр) по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги (далее - органы, предоставляющие услуги), а также составления и выдачи документов, включая составление на бумажном носителе и заверение выписок из информационных систем органов, предоставляющих услуги, многофункциональный центр определяет сотрудников, уполномоченных на составление, заверение и выдачу указанных документов и выписок (далее - уполномоченные сотрудники).

2. Документы на бумажном носителе, составленные многофункциональным центром и подтверждающие содержание электронных документов, направленных в многофункциональный центр по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, признаются экземпляром такого электронного документа на бумажном носителе.

3. По требованию заявителя вместе с экземпляром электронного документа на бумажном носителе ему предоставляется экземпляр электронного документа путем его записи на съемный носитель информации или направления экземпляра электронного документа по электронной почте в адрес заявителя. При записи на съемный носитель информации или направлении экземпляра электронного документа, на основе которого составлен экземпляр электронного документа на бумажном носителе, по электронной почте идентичность такого экземпляра электронного документа экземпляру электронного документа на бумажном носителе заверяется уполномоченным сотрудником с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

4. Плата за составление, заверение и выдачу заявителям выписок на бумажном носителе из информационных систем органов, предоставляющих услуги, в дополнение к плате, установленной законодательством Российской Федерации, многофункциональным центром не взимается.

5. Составление и выдача заявителям экземпляра электронного документа на бумажном носителе, а также составление и выдача выписки из информационной системы органов, предоставляющих услуги, осуществляется на основании запроса о предоставлении государственной или муниципальной услуги.

Результат предоставления государственной или муниципальной услуги и выписка из информационной системы органов, предоставляющих услуги, предоставляется заявителю соответственно в форме экземпляра электронного документа на бумажном носителе или выписки на бумажном носителе, если иное не указано заявителем в соответствующем запросе на предоставление государственной или муниципальной услуги.

6. Взаимодействие многофункциональных центров в электронной форме с федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления осуществляется с использованием инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме.

7. Уполномоченные сотрудники несут персональную ответственность:

а) за идентичность сведений, содержащихся в экземпляре электронного документа на бумажном носителе, сведениям, содержащимся в электронном документе, на основе которого составлен экземпляр электронного документа на бумажном носителе, а также за идентичность сведений, содержащихся в экземпляре электронного документа, записанного на съемный носитель или направленного по электронной почте в адрес заявителя, сведениям, содержащимся в экземпляре электронного документа на бумажном носителе;

б) за проверку действительности электронной подписи лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, при составлении экземпляра электронного документа на бумажном носителе;

в) за идентичность сведений, содержащихся в выписке из информационной системы, сведениям, полученным из соответствующей информационной системы.

8. Многофункциональный центр при подготовке экземпляра электронного документа на бумажном носителе, направленного по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги, обеспечивает:

а) проверку действительности электронной подписи лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги;

б) заверение экземпляра электронного документа на бумажном носителе с использованием печати многофункционального центра (в предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации случаях - печати с изображением Государственного герба Российской Федерации);

в) учет выдачи экземпляров электронных документов на бумажном носителе, осуществляемый в соответствии с правилами делопроизводства.

9. Допускается брошюрование листов многостраничных экземпляров электронного документа на бумажном носителе.

10. На экземпляре электронного документа на бумажном носителе, составленном многофункциональным центром, указывается:

а) наименование и место нахождения многофункционального центра, составившего экземпляр электронного документа на бумажном носителе;

б) фамилия, имя, отчество уполномоченного сотрудника;

в) дата и время составления экземпляра электронного документа на бумажном носителе;

г) реквизиты сертификата ключа проверки электронной подписи (серийный номер сертификата ключа проверки электронной подписи, срок его действия, кому выдан) лица, подписавшего электронный документ, полученный многофункциональным центром по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг органами, предоставляющими услуги.

11. Экземпляр электронного документа на бумажном носителе составляется в соответствии с требованиями к содержанию и форме такого документа в случаях, если нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к содержанию и форме документа, являющегося результатом оказания государственных и муниципальных услуг.

12. Выписки из информационных систем органов, предоставляющих услуги, составляются в соответствии с требованиями к содержанию и формату таких выписок, установленными федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами, а также с требованиями, которые предусмотрены соглашениями о взаимодействии, заключенными федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления с уполномоченными многофункциональными центрами.

13. Многофункциональный центр осуществляет подготовку выписки на бумажном носителе на основе выписки, полученной в электронном виде из информационных систем органов, предоставляющих услуги. При подготовке выписки на бумажном носителе многофункциональный центр обеспечивает:

а) неизменность информации, полученной из соответствующей информационной системы;

б) заверение выписки из соответствующей информационной системы с использованием печати многофункционального центра (в предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации случаях - печати с изображением Государственного герба Российской Федерации);

в) учет выдачи выписок из соответствующих информационных систем, осуществляемый в соответствии с правилами делопроизводства.

14. На выписке из информационной системы органа, предоставляющего услуги, составленной на бумажном носителе, указывается:

а) наименование информационной системы органа, предоставляющего услуги, из которой получены сведения;

б) реквизиты сертификата ключа проверки электронной подписи (серийный номер сертификата ключа проверки электронной подписи, срок его действия, кому выдан) лица, подписавшего выписку из информационной системы в органе, предоставляющем услуги, либо реквизиты сертификата ключа проверки электронной подписи (серийный номер сертификата ключа проверки электронной подписи, срок его действия, кому выдан), который используется его владельцем в соответствии с законодательством Российской Федерации при оформлении выписки из информационной системы в органе, предоставляющем услуги;

в) наименование и место нахождения многофункционального центра, выдавшего соответствующую выписку из информационной системы;

г) фамилия, имя, отчество уполномоченного сотрудника;

д) дата и время составления выписки из информационной системы.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Личный кабинет налогоплательщика используется для получения от налогового органа документов и передачи в налоговый орган документов и сведений в электронной форме.

Физические лица, получившие доступ к личному кабинету налогоплательщика, вправе представить уведомление о необходимости получения документов от налоговых органов на бумажном носителе.

Сообщается, что такое уведомление может быть направлено любым способом по выбору налогоплательщика, в том числе: лично (через представителя) или по почте на бумажном носителе либо в электронной форме с использованием личного кабинета налогоплательщика.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА

ПИСЬМО

от 2 августа 2017 г. N СА-4-21/15178

О НАПРАВЛЕНИИ РАЗЪЯСНЕНИЙ

Направляем для сведения и учета в работе письмо Минфина России от 20.07.2017 N 03-02-07/2/46444 по вопросу о представлении в налоговый орган налогоплательщиками - физическими лицами, получившими доступ к личному кабинету налогоплательщика (далее - ЛК), уведомления о необходимости получения от налоговых органов документов на бумажном носителе (далее - Уведомление) в соответствии со статьей 11.2 Налогового кодекса Российской Федерации.

В связи с направлением настоящего письма абзац девятый письма ФНС России от 22.08.2016 N БС-4-11/15377@ "О направлении разъяснений" не подлежит применению.

О доработках, позволяющих обеспечить ввод в автоматизированную информационную систему налоговых органов Уведомлений, полученных не через ЛК, а также о типовой (рекомендуемой для применения) форме Уведомления налоговые органы будут информированы дополнительно.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 20 июля 2017 г. N 03-02-07/2/46444

В Департаменте налоговой и таможенной политики рассмотрено письмо по вопросу о представлении в налоговый орган налогоплательщиками - физическими лицами, получившими доступ к личному кабинету налогоплательщика, уведомления о необходимости получения от налоговых органов документов на бумажном носителе и сообщается следующее.

В соответствии с пунктом 2 статьи 11.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Налоговый кодекс) личный кабинет налогоплательщика используется налогоплательщиками - физическими лицами для получения от налогового органа документов и передачи в налоговый орган документов (информации), сведений в электронной форме с учетом особенностей, предусмотренных указанным пунктом.

Для получения от налоговых органов документов, используемых ими при реализации своих полномочий, на бумажном носителе налогоплательщик - физическое лицо, получивший доступ к личному кабинету налогоплательщика, направляет в любой налоговый орган по своему выбору уведомление о необходимости получения документов на бумажном носителе.

При этом статьей 11.2 Налогового кодекса не предусмотрено направление налогоплательщиком в налоговый орган указанного уведомления исключительно в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика и не предусмотрен иным образом запрет на представление в налоговый орган такого уведомления на бумажном носителе (например, по аналогии с положением о непредставлении налоговыми органами документов на бумажном носителе).

Учитывая изложенное, полагаем, что налогоплательщики - физические лица, получившие доступ к личному кабинету налогоплательщика, вправе представить в налоговый орган уведомление о необходимости получения документов налоговых органов, используемых ими при реализации своих полномочий, на бумажном носителе любым способом по своему выбору, в том числе лично (через представителя) или по почте на бумажном носителе либо в электронной форме с использованием личного кабинета налогоплательщика.

Работа госструктур продолжает переходить в интернет-пространство, а необходимость посещения гражданами ведомств минимизируется. Исполнительное производство также постепенно переводится в формат электронного документооборота. Рассказываем о существующих уже сегодня возможностях удалённого взаимодействия — как взыскать долг, пожаловаться на пристава или изучить материалы исполнительного дела через интернет.


Как известно, выиграть в суде — это полдела. Вторые полдела — заставить ответчика исполнить решение суда. Помочь в этом могут судебные приставы, но они не всегда берутся за дело с энтузиазмом. Решение может долго не исполняться, исполнительные действия могут не приносить никакого результата, а само дело — кочевать от одного пристава к другому из-за текучки кадров. Найти нужного пристава, дозвониться или встретиться, чтобы узнать у него состояние дела, бывает сложно. Упростить ход исполнительного производства позволяет дистанционный формат работы, при котором множество действий можно самостоятельно выполнить через интернет при помощи портала Госуслуги.

С декабря 2020 года обращаться к приставам через Госуслуги могут и юридические лица — должники и взыскатели. Для них доступны практически все те же виды обращений, что и для физических лиц.

Какие документы исполнительного производства можно оформить в электронном виде

Направленное через Госуслуги обращение поступит судебному приставу, который ознакомится с ним и примет соответствующее решение:

Какие электронные возможности в исполнительном производстве есть у взыскателя

Если вы взыскатель, то сможете не выходя из дома обратиться к приставу через личный кабинет на сайте Госуслуги для того, чтобы:

Часто возникает вопрос, можно ли подать заявление о возбуждении исполнительного производства в электронном виде. Необходимо иметь в виду, что к такому заявлению должен прилагаться подлинник исполнительного документа. Поэтому, получив в суде оригинал исполнительного документа на бумажном носителе, обратиться в ФССП с электронным заявлением о возбуждении исполнительного производства не получится.

Какие возможности удалённого взаимодействия есть у должника

Должник может воспользоваться личным кабинетом портала Госуслуги, чтобы:

Актуальная для должников услуга по информированию о ходе снятия действующего временного ограничения на выезд должника из Российской Федерации в электронном виде пока не предоставляется.

Что важно учесть при удалённом обмене документами с ФССП

Во-первых, если вы являетесь пользователем портала Госуслуги, уведомление об исполнительном производстве вы получите автоматически.

С 30 декабря 2020 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 26.11.2020 № 1943. Документ внёс изменения в Правила направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей извещения в форме электронного документа, подписанного судебным приставом-исполнителем усиленной квалифицированной электронной подписью, утверждённые постановлением Правительства РФ от 29.06.2016 № 606. При соблюдении этих правил лицо, участвующее в исполнительном производстве, считается извещённым.

О новой функции пользователя Госуслуги информируют при входе в учётную запись. Если гражданин не хочет получать такую информацию, он может отключить соответствующую опцию в своём личном кабинете.

По новым правилам уведомление будет считаться недоставленным, если пользователь не зайдёт на Госуслуги в течение 15 дней со дня появления извещения в его личном кабинете. В таком случае пристав направит документ другим способом. То же касается ситуации, когда пользователь отказывается получать извещения через портал.

Как и ранее, извещение будет считаться доставленным с момента, когда участник исполнительного производства вошёл в личный кабинет портала. Уведомление о доставке передаётся в ФССП. Поэтому, чтобы не пропустить процессуальные сроки, придётся проверять личный кабинет чаще.

Во-вторых, при электронном взаимодействии с приставами заранее позаботьтесь о получении необходимых подтверждающих документов.

Обжаловать действия или бездействия приставов можно в административном порядке (вышестоящему должностному лицу) или сразу через суд.

При этом на подачу жалобы в обоих случаях у вас будет одинаковый срок. То есть обжалование в порядке подчинённости не продлит срок на обращение в суд. Поэтому, если вы приняли решение сначала пожаловаться начальнику отдела, а он затянет с рассмотрением и в итоге вынесет решение об отказе, то с судебной жалобой можно опоздать.

Пропущенный срок придётся восстанавливать, но для этого понадобится приложить к заявлению о его восстановлении документы, подтверждающие уважительные причины пропуска, так как у суда нет доступа в личные кабинеты сторон исполнительного производства. Нужно будет заранее продумать, в каком виде предоставить суду подтверждение того, что жалоба была направлена в ФССП своевременно.

Читайте также: