Сообщение напоминание о себе клиенту

Обновлено: 18.05.2024

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
причину напоминания,
а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Пример составления письма-напоминания

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

по почте;
курьером;
по и-мейл;
факсом;
передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
условия, на которых предлагается взаимодействие;
координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Работать с постоянными клиентами намного легче и надежнее, чем искать на стороне новых. Но, собственно, как превратить клиента, совершившего у вас покупку единственный раз, в постоянного? Как сделать так, чтобы у покупателя оставалось желание возвращаться к вам снова?

Естественно, необходимо напоминать клиентам о себе. Но в действительности, не каждому маркетологу удается делать это так. Ведь, наоборот, своими напоминаниями даже можно спугнуть клиента.

Итак, это статья для тех, кто хочет удержать своих клиентов, при этом не выглядеть в их глазах обычным спамером.

Электронная рассылка

Основная цель электронной рассылки — напомнить клиентам о компании, мотивировать к какой-либо покупке или же вернуть потерянного заказчика (рис. 1).

Рисунок 1 — Электронная рассылка

Прежде чем начать рассылать письма по вашей базе клиентов, выясните, что они хотят на самом деле. От этого зависит содержание письма, и, соответственно, его эффективность. Размытые, общие фразы в коммерческом предложении никого не зацепят.

Например, в нашем случае, клиентам, у которых по каким-либо причинам сайт не выводился на первые строчки в поисковой выдаче, имея отличный контент, предлагали seo-продвижение.

Или же, если клиентам требовались частые изменения на сайте, предлагали разрабатывать новый контент. Здесь главное подобрать соответствующее предложение, которое адекватно решало бы проблему.

Главное в такой рассылке — рассказать, зачем нужны услуги, именно, вашей компании и как ими можно воспользоваться.

Обратиться по имени, рассказать об его проблемах и предложить наше решение, причем сделать это от лица руководителя. Такой подход заставляет клиента почувствовать особое внимание к себе, и поэтому обязательно дочитает письмо до конца.

При более тесном контакте, можете рассказать о реальном опыте компании или привести историю, которая заинтересует клиента сотрудничать с вами.

Пример. Одну такую рассылку отправили промышленным предприятиям, чтобы вернуть потерянных клиентов. Также добавили информацию о кейсах, относящихся к продвижению сайтов промышленных компаний.

Что в итоге сделали?

Обозначили конкретную проблему. В данном случае — падение продаж.
Выдвинули решение — сайту необходимо seo-продвижение.
Предложили услуги и рассказали, какими методами получим результат.
Пояснили, зачем и как применяется каждый метод.
Привели подобный случай — рассказали, как seo-продвижение помогло одному известному промышленному предприятию.
И еще раз обозначили преимущества сотрудничества с нами.

Триггерные письма

Триггерные рассылки используются для решения таких задач:

превращение посетителей, которые оставили контактные данные на сайте, в клиентов;
продажа существующим заказчикам дополнительных услуг;
возврат клиентов, которые давно не делали покупки.

Триггерная рассылка в B2B сегменте возникает не только когда клиент зашел на сайт и оставил заявку, но и при общении менеджеров отдела продаж и клиентов (рис. 2).

Рисунок 2 — Триггерные рассылки

Наиболее распространенные ситуации:

Когда менеджер отправил заказчику коммерческое предложение, но уже который день не появляется ответа. Следовательно, необходимо напомнить, возможно клиент просто забыл?
Выставили счет клиенту, но оплата так и не поступила. В данном случае, надо узнать, почему? Возможно клиент также просто забыл, либо нашел конкурента подешевле.
Предлагаете приобрести сопутствующие услуги. Например, клиент заказал разработать ему сайт, а вы вдобавок предлагаете ему продвижение, либо техническую поддержку.
Когда необходимо напомнить про периодическое обслуживание. Предложить дополнительную услугу и стимулировать к повторной покупке.

В итоге, триггерные письма стимулируют клиентов совершать следующий шаг и, естественно, саму покупку.

В результате процент оплаты счетов повышается, менеджеры тратят меньше времени на рутинные операции, а общая эффективность отдела продаж возрастает.

Еще несколько информационных поводов для напоминаний

Еженедельные рассылки

Это могут быть письма с обновлениями блога либо новостей, подборки полезных статей, новой информации.

С помощью такой рассылки вы сможете сохранить клиентов и повысить их лояльность.

Но это возможно только тогда, когда контент будет интересным, релевантным и полезным. Подписчики не любят получать бессмысленную почту, что может привести к отписке и, следовательно, к потере клиента.

Целью рассылок с полезным контентом является вовлечение читателя. Но и такие рассылки в конечном итоге оказываются продающими, ведь они нужны для того, чтобы завоевать доверие аудитории и в результате получить лояльных клиентов.

Продающие письма

Данный вид представляет собой письмо с предложением услуг или продуктов предприятия, с рассказом о нынешних бонусах, скидках и т.д.

Продающие письма надо рассылать очень осторожно, ведь можно потерять большую часть своих подписчиков.

Главное в продающих письмах — рассказать, какую пользу получит клиент, если согласится на ваше предложение и, естественно, призвать его к действию.

Праздничная рассылка

Ну и конечно же, самым популярным и нераздражающим поводом напоминания о себе является поздравление с Днем рождения.

Также наиболее распространенным вариантом является поздравление с Новым годом, 23 февраля или 8 марта. Это отличный повод поздравить и предложить приятный бонус.

Помните, что лояльность клиента — бесценна для бизнеса. Как бы вам не хотелось, её нельзя купить. Нужно отнестись к этому вопросу со всей серьезностью, не стараться постоянно что-то продать.

Для начала следует заслужить доверие клиента и показать свою надежность (рис. 3). Тогда проделанная работа будет приносить вам не только прибыль, но и хорошую репутацию, а вашим заказчикам – удовольствие от покупок.

Рисунок 3 — Каждый клиент – это победа!

Надеюсь, что с помощью данной статьи вы научитесь работать со своими клиентами, а также делать так, чтобы у покупателя оставалось желание возвращаться к вам снова и снова.

Наш менеджер бесплатно обсудит с вами все тонкости правильной электронной рассылки и даст конкретные рекомендации по дальнейшей работе.

Станислав Костарев
Коммерческий директор

Вы будете удивлены. Но есть один прием, который помогает в разы увеличить число клиентов с минимальными усилиями. Он настолько прост, что многие удивляются, как они до сих пор его не используют. Но факт есть факт: большинство фрилансеров игнорируют простое правило продаж.

Оно заключается в следующем: если потенциальный клиент не ответил на первое письмо, напишите ему еще раз и напомните о себе.

Но не нужно думать, что все так просто. Есть нюансы, которые делают правило эффективным:

Вы скажете, что это очень просто и очевидно. Казалось бы, да. Но сколько реально человек напоминают о себе, если не получили ответа? На практике – не более 10%, и даже меньше. Почему-то большинство стесняются лишний раз написать. И считают: если клиент не ответил сразу, значит, и не ответит. Но самом деле это не так. Человек может замотаться и просто забыть, что вам не написал! И таких случаев масса.

Полезно также использовать приемы для привлечения внимания. О них подробно написано в статье про молчащих работодателей. Советую ее посмотреть.

В конце статьи хочу дать примеры писем, которыми можно ненавязчиво напомнить о себе и вернуть клиента к диалогу. Можете ими пользоваться:

Пишу Вам по поводу [написать о чем, и когда было первое письмо]. Напишите, пожалуйста, заинтересовало ли Вас мое предложение? Нужно ли уточнить по нему детали? Заранее благодарю за ответ!

Два письма клиенту – это основа продаж через интернет. Напомнить о себе будет не лишним, особенно если сделать это в корректной и деловой форме.

Читайте также: