Сообщение нанимающему менеджеру пример

Обновлено: 05.07.2024

Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

Цель составления

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Структура и содержание

Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

В вакансии	В сопроводительном письме
Высшее юридическое образование	Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года
Английский язык	Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced
Отличное знание гражданского законодательства РФ	Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет

Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced

Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

В вакансии	В сопроводительном письме
Опыт работы юристом в рекламном агентстве	У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле
Опыт разработки юридических документов	Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству

У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле

Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.

Ошибки при составлении

Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.

Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.

Почему нужно писать сопроводительное письмо

Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.

Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.

Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.

В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:

если вы начинающий специалист и не имеете опыта работы. В письме вы сможете показать мотивацию и потенциал к работе;
если отправляете резюме в западную компанию;
если отправляете резюме в серьезную компанию с известным именем;
если претендуете на высокую позицию.

Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.

Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.

Looking for a job? Highlight your ability, not your experience | Jason Shen (Февраль 2022).

Что включать в электронную почту менеджеру по найму

Напишите два или три абзаца, тщательно соответствующие вашей квалификации требованиям работы. Чем ближе вы отражаете эти заявленные квалификации в своем сопроводительном письме, тем выше ваши шансы на выбор для собеседования.

Вот как подписать сопроводительное письмо.

Образец письма с сопроводительным письмом

Тема : должность помощника редактора - Джейн Джонс

Уважаемый менеджер по найму,

Я хотел бы выразить глубокую заинтересованность в позиции редактор-редактор вашей издательской компании.

Как недавний выпускник с опытом написания, редактирования и администрирования, я считаю, что я сильный кандидат на должность в издательской компании 123.

Вы указываете, что ищете кого-то с сильными навыками письма. Являясь английским специалистом в Университете XYZ, преподавателем письменности и редактором-редактором как для правительственного журнала, так и для офиса маркетинга в колледже, я стал квалифицированным писателем с множеством публикаций.

Моя зрелость, практический опыт, внимание к деталям и стремление войти в издательский бизнес сделают меня отличным редактором. Я хотел бы начать свою карьеру в вашей компании, и я уверен, что буду полезным дополнением к издательской компании 123.

Я приложил свое резюме и позвоню в течение следующей недели, чтобы посмотреть, можем ли мы договориться о времени.

Большое вам спасибо за ваше время и внимание.

Джейн Джонс
111 Главная улица
Город, Нью-Йорк 11111
Электронная почта: janejones @ gmail. com
Ячейка: (555) 555-5555
LinkedIn: linkedin. com / in / janejones

Прикрепите свое резюме к своему электронному письму в формате, запрошенном работодателем. Если конкретный формат не требуется, отправьте резюме в виде прикрепленного документа PDF или Word.

Дополнительные примеры сопроводительных писем
Здесь вы найдете образцы сопроводительных писем для различных карьерных областей и уровней занятости, включая образец сопроводительного письма на стажировку, начальные, целевые и почтовые письма.

Образец Email Cover Письмо для волонтерской позиции

Образец сопроводительного письма для волонтерской позиции, что включить в ваше письмо и советы по написанию электронной почты для волонтерства.

Должен ли вы обратиться к менеджеру по найму в LinkedIn?

Для создания отличного сопроводительного письма(СП) серьёзно отнеситесь к следующим советам.

Сделайте его удобным для чтения и сопоставьте его со своим резюме

Как бы красиво вы ни писали, как бы убедительна ни была ваша история, уродливое СП никогда не привлечет внимания.

Шрифт: выберите один из рекомендованных шрифтов. Не устанавливайте размер ниже 12 пунктов. Деловые письма в целом должны выглядеть консервативно.

Поля: установите поля на 1-2 см. В зависимости от размера текста, подберите ширину поля. Убедитесь, что ваш текст выглядит заполненным, но не переполненным словами.

Объём: у менеджеров по найму мало времени. Они не будут читать многостраничное сочинение — его длина будет указывать на то, что вы бессвязный, неточный и, следовательно, непривлекательный кандидат.

4 совета для вступления

Вот как начать письмо, чтобы привлечь внимание менеджера по найму и заставить его прочитать до конца:

Узнайте имя менеджера по найму и отправьте ему документ. Если это не указано в объявлении о вакансии, проверьте сайт компании. Вам лучше позвонить или написать по электронной почте в отдел кадров компании, чтобы узнать правильное имя.

Даже если вы ошиблись, адресовать письмо реальному человеку всегда лучше, чем не делать этого.

Не открывайте СП этим избитым предложением. Оно скучное и не привлечёт внимания менеджера по найму.

Начните с уверенности, но не будьте высокомерны.

Никогда не извиняйтесь ни за что, будь то отсутствие опыта или пробел в работе, который трудно объяснить. Никогда не хвастайтесь и не делайте необоснованных заявлений о своих навыках и способностях.

Если вы знаете работника фирмы, который порекомендовал вам подать заявку, то ваше сопроводительное письмо — место, где это стоит упомянуть.

Это один из самых быстрых способов наладить отношения с менеджером по найму и заставить их обратить внимание на ваше приложение.

7 советов по составлению основной части

Расширьте свое резюме, а не повторяйте его.

В вашем резюме подробно изложена ваша история работы, навыки и достижения. Сопроводительный текст должен расширять список, объясняя, насколько ваш опыт имеет отношение к целевой компании и почему нанять вас — хорошая идея.

Расскажите подробнее об одной (или нескольких) из ваших побед.

Сосредоточьтесь на личных академических достижениях, жёстких и мягких качествах и навыках.

Без количественной оценки ваших достижений ваше СП (и резюме) произведут слабое впечатление. Сотрудник, который просто выполняет механические задания, явно ничего не добившись, не станет претендентом на вакансию.

Продемонстрируйте, что вы соответствуете традициям.

Компании предпочитают нанимать людей, которые вписываются в их корпоративную культуру.

Чтобы убедиться, что вы хорошо соответствуете культуре компании, и что ваше СП отражает это, проверьте их веб-сайт и профили в различных социальных сетях.

Это распространенные клише, которые портят сопроводительные письма, лишают их жизни и смысла. Не используйте их. Вместо этого опишите свой опыт работы в конкретных терминах, и представьте доказательства своих заслуг.

Выберите сильные глаголы действия, чтобы описать свой опыт.

Один из способов избежать использования клише — использовать сильные глаголы действия, которые точно описывают ваш опыт работы и производительность.

Проявите немного индивидуальности

Работодатели хотят нанять реального человека, которому они могут доверять, и с кем им понравится работать. Ваше сопроводительное письмо — это место, где подробно описывается, что вас интересует в должности, и даёт работодателям представление о том, какой вы сотрудник.

Кроме того, объясните, почему вы лично заинтересованы в этой работе, будь то культура компании или сама работа.

Продемонстрируйте свой удаленный опыт.

Если у вас есть опыт работы удаленно, ваше сопроводительное письмо — отличное место, чтобы показать работодателям, что вы способны добиваться результатов как лично, так и онлайн. Просто упомяните то, чего вы достигли на работе, работая дистанционно.

3 совета по окончанию сопроводительного письма

Не пропускайте ни одного пункта: убедитесь, что ваше сочинение завершено профессионально и убедительно.

Скажите менеджеру по найму, чтобы он с вами связывался.

Не стесняйтесь требовать интервью. В конце сопроводительного письма предоставьте менеджеру по найму свою контактную информацию (адрес электронной почты и номер телефона) и укажите, что вы с нетерпением ждете собеседования (желательно лично).

Закончите общей подписью и добавьте настоящую подпись.

Подпись: Не нужно здесь фантазировать. Завершите свое сопроводительное письмо любым из выражений:

искренне;
спасибо;
с уважением;
с наилучшими пожеланиями.

Роспись: чтобы внести штрих профессионализма, оставьте достаточно места под вашей подписью и напечатанным полным именем, чтобы добавить собственноручную подпись. Вот как это сделать:

Вариант 1. Распечатайте СП и в этом месте подпишите свое имя черной или синей ручкой. Отсканируйте подписанное сопроводительное письмо на свой компьютер.

Вариант 2. Подпишите свое имя на листе бумаги, отсканируйте его на свой компьютер и сделайте свою подпись изображением (сохраненным как png). Просто вставьте это изображение для подписи в каждую версию вашего сопроводительного послания.

(Необязательно) Используйте привлекательный постскриптум (PS).

Более 90% читателей читают PS, когда он короткий и удобоваримый.

3 совета по отправке сопроводительного письма

Не торопитесь. Не отправляйте письмо с ошибками.

Даже не думайте об отправке СП, пока вы не изучите его тщательно. Проведите проверку орфографии, прочтите его не менее трех раз (и один раз вслух) и даже используйте другой шрифт, прежде чем читать снова.

Попросите кого-нибудь прочитать сочинённое послание, чтобы оценить его ясность, эффективность и удобочитаемость. Скорее всего, они заметят и пропущенные грамматические ошибки или опечатки.

Изучите требования к подаче объявлений о вакансиях

Прочтите все требования в должностной инструкции и точно следуйте правилам. Не упускайте мелкие детали, вложения и нужный формат.

Написание сопроводительных писем не особенно увлекательно, но нужно потратить время и силы, чтобы представить себя профессионалом. Неряшливое сопроводительное письмо сделает обратное — следуйте советам, и найдите на карьерист.ру работу, которую вы заслуживаете!

Прежде чем сесть писать резюме, необходимо понять, кто его будет оценивать и на что эти люди обратят внимание.

Обычно в процессе участвуют три человека:

Рекрутер. Он решает, отправлять ли CV нанимающему менеджеру на рассмотрение. На этом этапе осуществляется лишь беглый скрининг резюме без погружения в технические детали.
Нанимающий менеджер. Решает стоит ли звать кандидата на техническое интервью и в итоге делать ли ему оффер.
Разработчик-интервьюер. Технический эксперт чья главная задача — определить квалификацию кандидата.

Итак, каждому из этих людей нужно дать информацию о себе, которая его заинтересует.

Что интересует рекрутера

Прежде всего, ему хочется узнать о наличии у кандидата нужных навыков — и сделать это быстро, потому что в день такой специалист просматривает по 100-150 резюме.

Несколько утрированно ход его мыслей в этот момент можно проиллюстрировать примером:

Вторая задача — отслеживаются такие моменты, как наличие в карьере специалиста длительных и ничем не обоснованных перерывов, большое количество коротких периодов работы в разных компаниях, общая адекватность — если человек с таким же именем, как у соискателя ведет блог, где пишет о свержении правительства, это может насторожить рекрутера.

Что интересует нанимающего менеджера

Представим, что руководителю отдела необходимо найти Perl-разработчика. В таком случае его будет интересовать, насколько кандидат знаком с этим языком, есть ли у него опыт коммерческих разработок, или Perl — не основной его язык.

Кроме того, технического руководителя вполне может заинтересовать и дополнительная информация, демонстрирующая тот факт, что кандидат действительно любит свое дело. Участие в opensource-проектах, интересный блог о технологиях, выступления на конференциях — лучшая иллюстрация своей страсти к программированию.

Что интересует разработчиков-интервьюеров

Разработчики, которых руководство привлекает к проведению собеседований, также ждут от кандидата определенных вещей. Прежде всего, им хочется узнать его реальный уровень — в нашем примере, насколько хорошо он разбирается в Perl. Также в резюме стоит указать список технологий, которыми кандидат увлекается и с которыми хотел бы поработать — это может стать еще одной интересной темой для разговора как на собеседовании, так уже и после приема на работу.

Помните: никто не любит читать резюме, обычно их бегло просматривают. Поэтому следует постараться максимально упростить задачу тем, кто будет это делать. Лучше убирать все, что может замедлить процесс оценки.

Теперь поговорим о том, из каких элементов должно состоять резюме, и что должен содержать каждый его компонент.

Основные характеристики

Главное правило составления резюме — оно должно быть кратким, но при этом объективно отражать опыт и достижения соискателя.

Никого это не волнует. Информация о высокой мотивации, стрессоустойчивости и тому подобных вещах не заинтересует ни рекрутера, ни нанимающего менеджера, ни привлекаемых к проведению собеседований программистов. Эти данные ничего не говорят о реальных навыках кандидата, поэтому не нужно тратить на них время.

Хорошая новость в том, что даже эту часть резюме можно написать так, чтобы она никого не раздражала. В ней необходимо прописать три ключевых момента.

Для рекрутера: Следует указать уровень позиции, на которую вы претендуете, а также несколько ключевых навыков, которые также были упомянуты и в вакансии — это важно.

Для нанимающего менеджера: Нужно не просто перечислить свои навыки, нужно доказать их наличие. Для этого потребуются некоторые подробности. Хорошая идея для соискателя — написать о том, что ему нравится и не нравится в инструментарии, которым он пользуется. Это гораздо убедительнее, чем простое перечисление таких инструментов.

Для разработчиков: Им следует дать интересные темы для будущего разговора. Так соискатель продемонстрирует свою заинтересованность, а им на собеседовании не придется задавать тривиальные вопросы, чтобы как-то вести беседу. Хорошо бы рассказать о прошлых и текущих проектах.

Если все сделать верно, поместив в начало резюме самую важную информацию, то вероятность получить приглашение на интервью значительно возрастает.

Описание навыков

Лучше всего начинать описание навыков с наиболее важных пунктов. Если в резюме кандидата на вакансию программиста описание опыта работы с Java Server Pages занимает столько же места, как и с библиотекой Template Toolkit – все плохо. Если разработчик в своем резюме уделяет Java Server Pages столько же внимания, как и факту изучения документации класса Class::MOP — это тоже ошибка.

Не стоит также сбиваться на простое перечисление: Perl (7 лет), Java (2 года), Linux (5,5 лет), SGI (2 года), FTP (12 лет).

Рассказывать об опыте нужно так, чтобы было понятно, что соискатель действительно им обладает. Работодатель должен видеть, что у кандидата есть свое мнение по поводу этих инструментов.

Если удастся сделать это кратко, то можно попробовать включить в резюме не только достижения, но и проблемы, с которыми приходилось сталкиваться в работе.

Опыт участия в opensource-проектах

Рассказ об участии в open source – отличный способ подтвердить свою искреннюю страсть к программированию.

Здесь есть три варианта:

У соискателя есть свой профиль на GitHub.
Он время от времени участвует в opensource-проектах.
Такой опыт незначителен или вовсе отсутствует.

В первом случае кандидат получает мощный бонус. Но важно сосредоточиться лишь на ключевых проектах со своим участием, не стоит проговаривать все, чем вы когда-либо занимались.

Здесь же можно рассказать о любых своих публикациях в профильных изданиях. Дать ссылку на свой блог, если в нем есть, что почитать по теме, интересующей работодателя.
Во втором случае, также не повредит указать все значимые, с точки зрения соискателя, достижения. Единственное, чего не стоит делать, — это давать ссылки на пустой профиль на GitHub, StackOverflow или CPAN.

Для тех, у кого нет опыта участия в opensource, можно посоветовать упомянуть интересные проекты или конференции, в которых удалось поучаствовать помимо основной работы.

Вот несколько основных принципов, которые нужно учитывать при описании своего опыта работы:

Как уже было сказано выше, рекрутеры очень трепетно относятся к следующим вещам:

Ничем не объяснимым перерывам в работе.
Наличию в резюме множества краткосрочных периодов работы в разных компаниях.

Нанимающий менеджер, скорее всего, также будет ими обеспокоен. Но ему все можно будет объяснить при личной встрече. Но чтобы оправдать такие пробелы трудовой биографии, нужны серьезные аргументы. К примеру, вот чем можно их заполнить:

Для разработчика образование — не такой важный фактор, как непосредственный опыт. Поэтому подробно писать об этом стоит только в том случае, если действительно есть, чем гордиться. К примеру, наличие научной степени или диплом действительно престижного вуза, конечно, произведут впечатление. В остальных случаях эту информацию можно упомянуть совсем кратко.

* При подготовке статьи использовались материалы из презентации на сайте Perl Careers

Пишите письма

Иногда лучше написать имейл, чем позвонить или связаться в мессенджере. Прежде всего, это солиднее. Это важно, если вы ищете кандидата на топовую позицию.

Электронное письмо не обязывает получателя прочитать его сразу, оно дает возможность отложить коммуникацию и подготовить ответ.

В имейле можно разместить больше информации и правильно структурировать ее, выделив наиболее важные части и добавив вложения: тестовое задание, оффер и другие документы.

О чем нужно помнить

Прежде чем писать имейл, решите, зачем, кому и как вы его напишите.

Определитесь с целью письма

Письмо — это инструмент рекрутера, который позволяет добиться определенных целей. Поэтому прежде чем писать письмо, решите, чего вы хотите с помощью него достичь, например:

пригласить кандидата на собеседование или телефонное интервью;
предложить кандидату, который уже знаком с вами и находится в кадровом резерве, новую вакансию;
оповестить кандидата о том, на каком этапе рассмотрения находится его резюме.

Электронное письмо может быть и просто приглашением к общению. Если вы увидели резюме подходящего кандидата, не спешите ему звонить. Напишите письмо, где подробно расскажете о вакансии и компании и пригласите кандидата на телефонное интервью. Так человек подготовится к собеседованию, будет знать, о чем вас спросить, — это поможет избежать неловкости.

От цели письма зависит его содержание!

Выберите соответствующий стиль

Стиль письма должен соответствовать tone of voice вашей компании и уровню позиции. В письме кандидату на должность копирайтера в рекламное агентство уместен креатив в формулировках, шутки, эмоджи. В поиске маркетолога для большой корпорации вроде Газпрома свобода в формулировках допустима, но тон письма должен соответствовать стилю компании. А если в тот же Газпром вы нанимаете топ-менеджера, то лучше выбрать официально-деловой стиль и следовать корпоративным гайдлайнам. Так уже при первом контакте кандидат сможет немного познакомиться с культурой вашей компании и понять, подходит ли она ему.

Придерживайтесь единого стиля во всех типах писем. Даже если вы вынуждены отказать кандидату, пишите имейл с той же интонацией, как было написано письмо с приглашением на собеседование. Эту линию нужно продолжать, чтобы у кандидата сложилось цельное восприятие вашей корпоративной культуры, а от общения с вами осталось приятное впечатление.

Каким бы ни был tone of voice вашей компании, старайтесь писать письмо простым и понятным языком. Для этого представьте, что вы разговариваете с человеком вживую. Так сразу станет понятно, от каких слов и конструкций лучше отказаться.

В качестве проверки прочитайте письмо два раза: первый раз с той интонацией, какую подразумеваете вы, а второй раз так, как это письмо, вероятно, прочитает кандидат. Вы удивитесь, как в зависимости от интонации нейтральные и безобидные фразы могут зазвучать сухо и грубо.

Поймите, кто ваш получатель

Узнайте, к кому вы обращаетесь, что важно для этого человека. Изучите его резюме, профили в социальных сетях. Так вы поймете, что может заинтересовать кандидата: высокая зарплата, возможность релокации или большое поле для исследований и освоения интересующей его сферы.

Зная это, вы сможете персонализировать письмо и сделать акцент на действительно значимых для получателя вещах. Вот несколько примеров того, как вы можете использовать информацию из резюме в письме:

Образование. Если кандидат первым делом рассказывает о своих академических достижениях, значит, он надеется, что на новом месте работы будут ценить его профессиональные знания. Напишите соискателю, что вы всему его обучите, а для вас важнее его теоретическая подкованность. Если компания оплачивает обучение на курсах или посещение профильных конференций, не забудьте упомянуть и это.
Опыт работы. Если вы увидели, что соискатель подробно описывает свой опыт работы с перечислением полученных навыков и обязанностей, используйте это в своем обращении. Сделайте комплимент его успехам и подчеркните, что вам нужен сотрудник с подобным опытом работы.
Условия работы. Если кандидат указал, что ищет удаленную работу или готов к переезду, подчеркните это в письме. Расскажите о режиме работы или возможности релокации.
Стек технологий, который используется в компании. Разработчики часто стремятся освоить новые инструменты и технологии. Если в вашей компании используется стек, который может быть близок кандидату, укажите это в письме.
Клиенты. Некоторые кандидаты перечисляют в резюме или сопроводительном письме компании, в которых они работали или для которых они реализовывали проекты. Даже если ваша компания не на слуху у соискателя, расскажите про своих ключевых известных клиентов.

Такой подход сработает, если ожидания кандидата совпадают с вашими требованиями к нему и его резюме.

Как написать письмо, которое прочитают

На примере письма холодному кандидату с приглашением на интервью разберем структуру и правила составления рекрутинговых писем.

Тема письма

Хорошо сформулированная тема письма:

привлекает внимание;
информативная — из нее сразу понятно, о чем пойдет речь в письме;
соответствует tone of voice компании и уровню позиции.

Прехедер

Прехедер — текст, который отображается в почтовом клиенте после темы. Это своеобразный анонс письма одной строчкой, в нем немного раскрывается тема. Он должен быть кратким и информативным. Обычно именно прехедер заставляет открыть письмо.

Здесь тема письма — это название вакансии, а в прехедере — приглашение на собеседование.

Тело письма

Вот пример такого письма:

Можно написать и более короткое письмо:

Конверсия короткого письма может быть выше, потому что соискатель вероятнее дочитает его до конца. Однако без AB-тестов на большой выборке кандидатов сложно определить, какое письмо будет эффективнее.

Оформление письма

Придерживайтесь основных принципов:

Отделяйте смысловые части друг от друга — с помощью отступов между абзацами или подзаголовков.
Наиболее важные мысли можно выделить полужирным начертанием. Главное — не переусердствовать.
Предложения длиннее 2–3 строк лучше не писать.
В одном абзаце достаточно 3–4 предложений.

Подготовьте шаблон заранее

Когда вам нужно ответить нескольким десяткам кандидатов сразу и времени на персонализацию нет, используйте текстовые заготовки.

Какие еще письма нужно и важно писать кандидатам и сотрудникам

Письма с описанием вакансии и приглашением на телефонное интервью — это самое начало общения с соискателями, многие из которых станут вашими сотрудниками, а другие пополнят кадровый резерв. Писать имейлы кандидатам можно и нужно не только на протяжении всего процесса подбора, но и после его завершения — каким бы ни был результат. Так вы дадите понять кандидатам, что они не брошены на произвол судьбы, о них помнят.

Правильно написанные имейлы могут стать эффективным инструментом формирования эйчар-бренда и повышения лояльности ваших сотрудников.

Отказы

Бывают случаи, когда неподошедшему соискателю лучше позвонить. Но иногда звонку с отказом стоит предпочесть письмо. Так у кандидата будет возможность прочитать имейл в спокойной обстановке, обратить внимание на детали.

Одна из целей такого письма — добиться того, чтобы кандидат снова откликнулся на вашу вакансию, набравшись опыта или изучив дополнительные технологии. Чтобы не превращать отказ в простую отписку, следуйте этим правилам:

Письма сотрудникам компании

А такие письма читают те счастливчики, которые получают оффер от Email Soldiers и становятся частью их команды.

Цепочка приветственных писем

Новый сотрудник получает шесть писем: два письма в первый день работы, а затем по одному в день.

Из первого письма сотрудник узнает, что ему нужно сделать и с чем ознакомиться в первую очередь. Во втором письме — рассказ о том, чем компания занимается. В такое письмо могут быть включены ссылки на дополнительные ресурсы, статьи и материалы. Так в течение пяти дней новичков вводят в курс дела, знакомят с компанией и новыми коллегами.

Поздравления с днем рождения

Письма именинникам в Email Soldiers — отличный пример нешаблонных писем по шаблону. У эйчара есть несколько текстовых заготовок с поздравлениями в зависимости от должности сотрудника.

Такие письма написаны живым языком без канцелярита, но возможность выбора из нескольких готовых текстов экономит время эйчара.

Письма о прохождении испытательного срока

Дайджесты

Еженедельные или ежемесячные дайджесты с новостями компании и забавными историями — отличный инструмент, который позволяет поддерживать и развивать корпоративную культуру. Сотрудникам компании приятно узнавать себя, видеть в таких рассылках свои смешные фотографии или упоминания личных успехов.

Приветственные письма от новичков

Если вы не хотите поручать эту задачу новичку, то составьте для него опросник, на основе которого самостоятельно напишите письмо-анонс.

Читайте также: