Сообщение на тему язык управленческих документов

Обновлено: 02.07.2024

Презентация на тему: " Язык управленческих документов Лекция 6. Свойства управленческой информации ПолнотаДоступностьОперативностьДостоверность Полнота информации позволяет." — Транскрипт:

1 Язык управленческих документов Лекция 6

2 Свойства управленческой информации ПолнотаДоступностьОперативностьДостоверность Полнота информации позволяет сделать на её основании правильные выводы и принять продуманные решения Доступность информации означает, что информация должна поступать к исполнителю в виде, удобном для восприятия и обработки Оперативность информации позволяет выработать на её основании решение до того, как она устареет или утратит свою силу Достоверность информации означает, что она лишена двусмысленно сти и соответствует истинному положению дел

3 Общие требования к тексту специфика построения предложений; ограничение употребления глаголов в личной форме; употребление сокращений; употреблений специальной терминологии.

6 Употребление сокращений Графические (рис, см, кг, и т.д.) Аббревиатуры НазваниеОписание Инициальн ые Состоят из начальных букв или звуков (МЧС, МЖК, ГОСТ, вуз, ТЭЦ, АЭС, СМИ, МГП) СлоговыеСостоят из слогов, слов и их частей (Ленгаз, Мосторг, главбух, хозрасчет, комбат, командарм) УсеченныеПредставляют собой части слов (зам., зав., пом.) Смешанног о типа При составлении используются и инициалы, и слоги, и части слов (ВНИИатоммаш, СПбэнергосбыт)

7 Употребление специальной терминологии Термином называется слово или устойчивое словосочетание с четко определенным значением, употребляемое в различных областях деятельности человека. Существует как общепринятая в управлении терминология, так и отраслевая – отражающая содержание той специальной области, которой посвящен документ.

В ГОСТ Р 6.30-2003 достаточно четко прописаны требования и к языку, которым должны составляться документы. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма и заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

• от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, секретариат считает возможным).

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

2.5. Использование Интернета для получения маркетинговой информации с целью принятия управленческих решений

2.5. Использование Интернета для получения маркетинговой информации с целью принятия управленческих решений В данном случае речь идет об использовании Интернета для проведения маркетинговых исследований. Обратите внимание – не об исследованиях для интернет-проекта, а

11. Деловая экология открытых исходных текстов

11. Деловая экология открытых исходных текстов Сообщество разработчиков открытых программ организовало себя таким способом, который имеет тенденцию усиливать производительность при разработке. В мире Linux, в частности — экономически существенным является тот факт, что

ПЕРЕПИСКА: Так ли страшен PowerPoint?

ПЕРЕПИСКА: Сдвинуть махину косности

ПЕРЕПИСКА: Фобомания

ПЕРЕПИСКА: Как я провел лето

ПЕРЕПИСКА: Миссия ИТ

ПЕРЕПИСКА: Термин в клетке

ПЕРЕПИСКА: Термин в клетке Автор: Константин КурбатовРедакция нашего журнала поглядывает на серьезные научные журналы (SciAm, Nature) с уважением и сочувствием. К счастью, наши публикации не решают судьбу Нобелевских премий, поэтому нас не засыпают массой возмущенных откликов

ПЕРЕПИСКА: Прикольно, гламурно, пафосно

ПЕРЕПИСКА: Из тени в тень перелогинясь

ПЕРЕПИСКА: Мультимедийная логарифмическая линейка

ПЕРЕПИСКА: Велосипед против урагана

ПЕРЕПИСКА: Измерение интеллектов


Язык управленческих документов [c.67]

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [c.77]

Учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—97. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. [c.2]


Служебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др., в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения. [c.130]

Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый вид документации имеет текстовую форму. Однако независимо от их вида документы характеризует тенденция к унификации языка. ГОСТ 6.15.1—75 Организационно-распорядительная документация. Основные положения устанавливает следующие способы унификации текстов трафарет, таблица, анкета и сплошной связный текст. Кроме того, необходимо еще выделить тексты-аналоги. [c.5]

Лексика. Слово в тексте документа употребляется только в одном из тех значений, которые приняты в официально-письменной речи. Грамматическая форма его должна быть такой, какая признается нормативной для языка управленческой документации вообще, и для вида конкретного документа в частности. [c.15]

Специфику языка служебных документов изучает документная лингвистика — сравнительно новая научная дисциплина, цель которой — разработка правил составления служебных документов. Конечно, трудно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции и справочниками по литературному редактированию. [c.22]


В течение длительного времени стилистика занималась анализом индивидуальной речевой исполнительской техники (языком мастеров слова). В XX веке в связи с огромным размахом работ по стандартизации управленческой и научно-технической информации предметом изучения стилистики стали тексты коллективного генезиса и коллективного пользования. Предметом стандартизации стал и язык официальных документов. [c.13]

Неупорядоченность терминологии в документах. Современный русский язык содержит около 600 тыс. слов, имеющих свыше 7 млн. значений, и его применение в управленческих документах без каких-либо ограничений вызывает немало трудностей. [c.14]

Формирование положительной обратной связи — это составление текста управленческого документа на основе знаний правил современного русского литературного языка и норм официально-делового стиля, учета психологических механизмов восприятия человеком письменного текста. [c.64]

Бизнес-план — это документ, который должен комплексно, системно обосновывать управленческие решения, связанные с предпринимательской деятельностью — ясно представить цели и вытекающие из этого задачи, объективно оценить внешние и внутренние условия, определить ресурсы, необходимые для достижения этих целей, описать все это языком цифр и доказать эффективность данного решения для всех вовлеченных в бизнес участников (начиная с потребителей и тех, кто вложил в него деньги, и кончая обществом, которое вправе также ожидать положительного результата — будь то социальный эффект, например — рабочие места, или фискальный — поступления налогов в бюджеты разного уровня). [c.88]

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д. [c.78]

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней. [c.136]

Работа по унификации и стандартизации документов должна предусматривать терминологическое упорядочение названий видов и разновидностей документов, их реквизитов, а также содержащихся в документах управленческих текстов на естественном языке. В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства отражены результаты такой работы для ОРД [38]. [c.24]

К настоящему времени разработан ряд ИПЯ, носящих как общеотраслевой, так и специальный характер, например, Универсальная десятичная классификация (УДК), классификаторы документов, отраслевые дескрипторные языки. Однако разработка ДИПС для управленческих документов, как правило, требует разработки собственного информационно-поискового языка, адекватного данной предметной области. [c.502]

Под текстом управленческого документа следует понимать выраженное средствами служебно-делово-го языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данно- [c.31]

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов. [c.80]

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.). [c.7]

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом. [c.9]

Унификацию языка и стиля официальных документов можно рассматривать и как социальный заказ. Унификация документов оправдана с экономической точки зрения (сокращаются трудозатраты на процесс составления официальных документов), с правовой точки зрения (адресант письма почти всегда лицо юридическое), с социологической точки зрения (адресат и адресант письма — лица коллективные), с технической точки зрения (открывается возможность машинной обработки информации), с психологической точки зрения (облегчается процесс восприятия документа), с культуроведческой точки зрения (повышается культура управленческого труда), с лингвистической точки зрения (унификация языка и стиля официальных документов совпадает с задачей их нормализации). [c.4]

В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]

Большую роль в деле упорядочения работы с документами и в оптимизации документационных процессов в масштабе страны сыграла Единая государственная система делопроизводства, которая представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. Здесь сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложен принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, построению текстов документов, их языку и стилю. [c.7]

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.[1]

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.[2]

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

- бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

- бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Стиль − это особенность языка, проявляющаяся в отборе, со­четании и организации языковых средств в связи с задачами об­щения. Различают такие функциональные стили, связан­ными с той или иной сферой деятельности человека, как публи­цистический, научный, художественно-литературный, разговор­но-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет за­фиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии − ос­новного компонента любого функционального стиля. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содер­жанию, по объему и языковому выражению. Стиль офи­циально-делового общения людей в разных сферах жизни: эконо­мической, социально-политической и культурной − сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точнос­тью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль − это такая разновидность литературного языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом.

Функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.

Официально-деловой стиль подразделяется на две разновидности:

2. Обиходно-деловой подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.).

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично-объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально-деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально-деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов − воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив. ).

2. Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной терминологии, не имеющей синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация. ).

4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен существительных.

6. Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение).

7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, обязать).

8. Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола.

9. Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела).

10. Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части).

11. Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения.

12. Использование прямого порядка слов в предложениях.

Рассмотрим лексические и грамматические проблемы, которые -возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

Читайте также: