Схема документационных потоков как основа детального рабочего обследования сообщение

Обновлено: 17.05.2024

Результаты анализа первичного документального потока (ПДП) зависят во многом от базы их выявления. Пути формирования ПДП различны. Выявить документопоток можно путём анализа пристатейных списков литературы – массива-цитированной литературы (МЦЛ) одного или нескольких профильных для конкретной отрасли журналов. При этом предполагается, что вся ценная литература отражена в этих списках. Другой способ выявления документопотока заключается в анализе требований, полученных от специалистов конкретных отраслей науки информационными службами и библиотеками.

Однако, как указывают многие исследователи, наиболее достоверную картину даёт анализ потока, выявленного путём сплошного просмотра текущих библиографических пособий (указателей, реферативных журналов) или использования баз данных. Текущий вторичный документопоток (ВДП) является единственным источником, позволяющим достоверно судить об объёме, структуре и характере первичного документопотока. Полнота отражения документов, отсутствие субъективных факторов при их отборе, устранение повторений публикаций при их статистическом подсчёте создают возможности для получения объективных результатов исследования. Визуальный просмотр печатных указателей для сбора данных делает процесс достаточно трудоёмким. Статистический подсчёт облегчается наличием в некоторых вторичных источниках (ИНИОН, ВИНИТИ) буквенных индексов, обозначающих вид документа, указанием в библиографическом описании документа языка и страны оригинала, дополнительными перечнями определённых видов литературы, а также названий стран, в которых изданы данные виды литературы и т.п.

Проведённые к настоящему времени исследования документальных потоков по гуманитарным наукам показывают, что период 5 – 7 лет вполне достаточен для установления закономерностей формирования и развития этих потоков. (15).

Библиографические пособия обследовались за 7 лет. С учётом дублирования выявлен интегральный ПДП составивший 963 единицы.

За единицу измерения в исследовании принята отдельная публикация (статья, книга, автореферат, рецензия) как реальный показатель научного знания и результат научной деятельности.

Анализ документального потока был проведён по следующим основным параметрам:

Ø динамика роста потока,

Ø содержательная структура,

Ø видовая структура,

Ø авторский состав,

Ø издательский состав,

Ø рассеяние публикаций.

В последующих параграфах, нами даётся описание результатов анализа. Материалы представлены в табличной форме и описаны в тексте.

2.3 Закономерности функционирования документопотока

Особенности функционирования включают в себя рост, рассеяние.

Закономерности развития документального потока одной тематики помогают выяснить особенности развития, определить повторяющиеся свойства, что в свою очередь подтвердит структурную целостность потока.

Одной из характеристик функционирования потока является изучение динамики роста публикаций.

Динамика роста документального потока – это тенденция измерения годового объёма потока с течением времени (16).

За единицу измерения в исследовании принята отдельная публикация (статья, книга, автореферат, рецензия), как реальный показатель научного знания и результат научной деятельности.

В целом выявлено 963 публикации. В таблице 1 представлен ранжированный ряд числа публикаций по годам.

Таблица 1. Динамика документопотока

Для потока характерен пульсирующий характер. В исходном, 1996 году выявлено 159 публикаций. В 1997 происходит резкий спад числа публикаций до 53. Начиная с 1998 года, количество статей возрастает – выявлено 63 единицы. В 1999 году наблюдается рост документопотока – выявлено 207 публикаций. Это вполне объяснимо, поскольку прошли две крупные научно-практические конференции в Самаре и Кемерово. Прошли конференции в Смоленске, Комсомольск–на–Амуре, Братске. В 2000 году происходит небольшой спад, но в 2001 году картина восстанавливается. Выявлено 131 публикация. В конечном обследуемом году число статей увеличилось до 266 единиц.

На рисунке 1 (Прилож. 1) представлена динамика числа публикаций.

Поток имеет положительную динамику. Средняя скорость роста за 5 лет (с 1998 по 2002 год) составляет 0,06 единиц. Средняя скорость роста высчитывается по формуле:

V =, где:

N – количество документов в базовом году;

Δ N – прирост за период;

Δ t – временной интервал.

Например: V = – = 0,06

В документопотоке основу составляют отечественные документы. Зарубежных публикаций всего 123, что составляет 12,7% потока.

В период 1996–1997 гг. изменений числа иностранных публикаций не происходит. Небольшой рост наблюдается в 1998 году, число документов возросло по сравнению с предыдущим годом и составило 23 публикации (37%). В 1999 г. наблюдается положительная динамика иностранных публикаций – выявлено 28 публикаций (14%). С 2000 года количество документов падает примерно в 1,5 раза. С 2000–2001 годы микропоток носит монотонный характер, количество публикаций составило по 17 единиц. В 2002 году выявлено всего 6 иностранных статей, что может быть объяснимо низкой оперативностью опубликования зарубежных документов. Пик числа работ зарубежных авторов наблюдается в 1998 году, их количество 28 единиц (приложение 2, рис. 2).

В приложении 3 показан ранжированный ряд числа отечественных и зарубежных публикаций по годам. Показатели публикаций представлены как в абсолютной цифре, так и в процентном соотношении.

Средняя скорость отечественных документов за 7 лет составляет 0,17 единиц.

Анализ динамики роста показал, что документопоток по информационной культуре несомненно растёт. Это происходит за счёт увеличения числа отечественных публикаций. Скорость роста отечественных документов положительная. Однако не следует сбрасывать со счёта наличие зарубежных публикаций. Их в потоке безусловно меньше. Но для более полноценного изучения темы ведущим авторам и коллективам необходимо изучать наряду с отечественными публикациями, статьи зарубежных авторов.

Распределение числа публикаций по годам даёт возможность охарактеризовать особенности функционирования. Дополнительную информацию можно почерпнуть из анализа рассеяния публикаций по периодическим изданиям.

Периодические издания являются самым распространенным видом документа любой тематики. Для организации обслуживания важно знать, какие из периодических изданий содержат наибольшее число публикаций и те, в которых статьи необходимой тематики появляются случайно. Получить информацию об этом можно, изучив закономерность концентрации рассеяния.

Рассеяние публикаций – это факт опубликования статей определённой тематики в непрофильных, тоесть не относящихся к данной отрасли журналах.

Дальнейшие исследования показали, что интенсивность рассеяния зависит от стадии разработки проблемы. На этапе возникновения нового научного направления отсутствие специализированных журналов приводит к рассеянию публикаций. На этапе его становления возникают сначала тематические сборники, публикации могут появляться в различных журналах, а затем появляются периодические издания.

Для специалистов, интересующихся данным направлением, рассеяние статей по широкому кругу непрофильных изданий – потеря ценнейшей информации.

Благодаря проведённым исследованиям ясно, что чем более интенсивно теории, методы, материалы, оборудование одной отрасли используются в других отраслях человеческой деятельности, тем более интенсивного рассеяния публикаций следует ожидать и тем важнее обращение к библиографическим пособиям и БД, это рассеяние преодолевающими.

В приложении 4 представлен ранжированный ряд периодических изданий по информационной культуре.

Ореол рассеяния (R) составляет 257.

n ₁ = 7= 3,6

n₃ 88

n ₂ = 25 = 3,5

n ₁ = ₇ = 12,6

Анализ рассеяния позволил увидеть межпредметную связь изучаемой темы в библиотечном деле и образовании. Наличие зарубежных журналов свидетельствует об интересе к теме не только отечественных, но и зарубежных авторов.

Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 106175
Количество таблиц: 1
Количество изображений: 0

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ – документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:

входящие;
исходящие;
внутренние.

Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации.

Основной вид входящего документа – письмо. Иногда в организацию поступают и другие виды документов.

Движение входящих документов включает, как правило, следующие этапы:

прием и первичное рассмотрение;
регистрация;
передача на рассмотрение;
вынесение резолюции;
исполнение.

Исходящие документы – это документы, направляемые из вашей организации в любую другую.

Движение исходящих документов включает, как правило, следующие этапы:

подготовка проекта документа;
согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
подписание;
регистрация;
отправка.

Внутренние документы. Внутренние документы создаются в организации и в ней же проводят весь свой жизненный цикл. Несмотря на многообразие видов внут-ренних документов, схема их движения одинакова для всех: сначала они проходят путь исходящего документа, затем, на этапе исполнения, – входящего.

Движение внутренних документов включает, как правило, следующие этапы:

подготовка проекта документа;
согласование проекта документа и доработка по замечаниям (при их наличии);
подписание;
регистрация;
вынесение резолюции (для некоторых видов документов);
исполнение.

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Конечно, потоки документов циркулируют по организации не сами по себе. Их направляют работники, у каждого из которых своя роль в делопроизводстве и документопотоке.

Автор документа. Работник, который создает документ. Он может делать это как по собственной инициативе, так и исполняя задание руководства, то есть будучи исполнителем.

Согласующие лица. Должностные лица, которые просматривают проект документа на предмет возможных ошибок в рамках своей компетенции.

Руководитель. Должностное лицо, обладающее полномочиями для подписания документов. Обычно это кто-то из топ-менеджеров компании: генеральный директор (может подписывать абсолютное большинство документов) или должностное лицо, которому по доверенности передается право подписи определенных их видов.

Регистратор. Секретарь или работник канцелярии, который вносит входящий или подписанный руководителем документ в информационную базу данных, направляет его на исполнение согласно резолюции и, при необходимости, осуществляет контроль исполнения.

Исполнитель. Работник, назначенный руководством для выполнения задания по документу. Исполнитель, выполняя задачу, часто становится автором нового документа.

Только в частных случаях указанные функции могут пересекаться, например, если руководитель лично работает над документом, являясь одновременно и автором, и подписантом, либо секретарь выступает в роли регистратора и автора (или исполнителя). В стандартной ситуации приема, подготовки или исполнения документа один работник выполняет одну функцию.

Описание потоков документов

Описание потоков документов – внутренняя работа отдела делопроизводства, которая нужна для анализа и вряд ли выйдет за пределы отдела. Это всего лишь один из этапов оптимизации системы делопроизводства в целом, который заключается в том, чтобы тем или иным методом показать, кто из работников на каком этапе выполняет тот или иной процесс.

Пока документопоток не будет описан, выявить проблемы на его маршруте и устранить их не получится.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приёмника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток— совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации.

Документопотоки являются отражением социально-политических, культурных, производственно-технических, управленческих процессов в обществе и предназначены для реализации соответствующих конкретных задач. Этим обусловлены основные характеристики, свойства документных потоков, к числу которых учёные (Ю. Н. Столяров, Н. Б. Зиновьева и другие) относят:

— содержание или функциональную принадлежность до-кументопотока (определяется составом документированной информации и видами документов);

— структуру потока — языковую, географическую и т. п. (зависит от информационных и иных потребностей общества, которые обусловливают видовое разнообразие и процентное соотношение отдельных видов документов в общем потоке);

— мощность (объём), исчисляемую количеством документов, перемещаемых (транслируемых) в единицу времени;

— направление потока (зависит от технологии обработки документов, способов их оценки и удостоверения и т. п.). Поток может быть поступательным, поступательно-возвратным (челночным), возвратным, маятниковым;

— длину потока (зависит от территориальной удалённости коммуниканта и реципиента). В настоящее время основная часть документов учреждений, организаций, предприятий (по некоторым данным, до 93 %) движется внутри, от руководителей к исполнителям. На долю внешних контактов с поставщиками и потребителями приходится, следовательно, лишь малая часть информации (около 7%). Иначе говоря, длина потока для большинства документов в организации невелика. В ряде случаев поток настолько короток, что бывает едва заметен (например, для таких документов, как дневниковые записи, за-

Документоведение

метки на память, ежедневники). В случае, если источник и приёмник документированной информации находятся на большом расстоянии друг от друга, возникает необходимость в промежуточных перевалочных пунктах на пути документопо-тока. Создаются специальные транзитные службы, порой весьма разветвлённые, оснащённые соответствующей техникой, для оптимальной организации документопотока;

— ритм (режим) — степень насыщенности потока в единицу времени. Может быть связан с цикличностью планирования и отчётности, сезонными изменениями производственной, учебной, политической и другой активности, внутренними особенностями работы предприятий, учреждений, организаций; \

— шум — излишняя, ненужная документированная информация (например, так называемый спам — массовые рассылки рекламы по е-таП, достигающие порой 60-70 % объёма получаемой электронной почты). Семантический шум создаёт помехи в работе с документами, приводит к дополнительным затратам сил и времени. В частности, убытки от того же спама составляют в США ежегодно до 10 млрд. долларов.

Потоки документов имеют достаточно сложную разветвлённую структуру, так как включают в себя отдельные группы документов, различающиеся по виду, способу документирования, материальному носителю, отраслевой принадлежности, языку и т. п. В структуре потока могут быть выделены микропотоки, состоящие, к примеру, из опубликованных и неопубликованных, первичных и вторичных документов, из документов открытого и ограниченного доступа и т. п. Однако главной, системообразующей основой документного потока является семантическая (содержательная) составляющая, которая придаёт ему целостность и целесообразность.

Изучение документопотоков позволяет оптимизировать процесс работы с документированной информацией, способствует принятию более эффективных управленческих решений. В частности, исследование структуры документопотока даёт возможность определить количественную распространённость, соотношение отдельных видов документов в данном потоке, их функциональное значение.

___________________________Документная коммуникация

В науке анализ документопотоков позволяет судить о состоянии и перспективах развития отдельных научных отраслей _и направлений, так как установлено, что преобладание определённых видов и разновидностей документов в той или иной отрасли науки зависит от интенсивности её развития. В частности, зарождение и развитие какого-либо нового научного направления сопровождается, как правило, интенсивным выходом в свет статей в периодических и продолжающихся изданиях. Наибольший удельный вес такого рода публикаций в потоке документов связан с необходимостью оперативного информирования заинтересованных читателей о научной проблеме, а также с интенсивным процессом накопления эмпирического материала и осмыслением различных её аспектов. Периодические и продолжающиеся издания традиционно являются наиболее важной составной частью системы научной коммуникации, через них проходит до 90 % всего потока научной информации 1 .

Следующий этап связан с более глубоким и всесторонним исследованием этой проблемы на фоне частичного снижения общественного интереса к ней. В результате в документопото-ке уменьшается количество оперативных публикаций и нарастает число монографий и других изданий, отличающихся аналитической глубиной, универсальностью и фундаментальностью содержания.

Для дальнейшего развития научного направления характерно уже появление учебников и справочников, аккумулирующих в себе устоявшееся, апробированное знание. Вместе с тем это свидетельствует о постепенной утрате данным научным направлением своей актуальности и снижении интереса к нему 2 .

В науковедении исследование структуры отраслевых документопотоков необходимо для оценки состояния, выявления тенденций и перспектив развития тех или иных научных отраслей.

1 Иванов С. А. Статистические закономерности уникального информационного массива (по материалам палеобиологии) // Науковедение. 2003. № 3. С. 187.

2 Зиновьева Н. Б. Документоведение. М, 2001. С. 201-203.

Документоведение

— отрасли ускоренного развития (радиоэлектроника, авт матика, телемеханика, связь);

— отрасли средних темпов развития (отрасли промыщлен-ности);

— отрасли, развивающиеся медленными темпами (с пержк дом удвоения свыше 20 лет— история, литературоведение, педагогика и другие);

— затухающие отрасли (характеризуются снижением объёма выпускаемых документов— классическая филология, изучающая латинский, древнегреческий языки).

Однако в целом, несмотря на быстрое развитие науки,-.' среднее время удвоения размеров массива документированной : научной информации составляет 35 лет 1 .

Изучение потоков научной документации осуществляется также с помощью метода анализа цитирования. Это даёт возможность измерения процесса старения документов, а также позволяет более объективно оценивать научные исследования. Снижение частоты цитирования, как правило, свидетельствует о старении документов в потоке. Вместе с тем следует иметь в виду, что практически в любой отрасли имеются секретные исследования, доступ к информации о которых ограничен. В таких случаях индекс цитирования утрачивает свою действенность.

В 1960 е гг. учёные Р. Бартон и Р. Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наиболь-

1 Иванов С. А. Указ. соч. С. 201; Зиновьева Н. Б. Указ. соч. С. 204-

Документная коммуникация

шую общественную значимость, сосредоточена в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал в среднем оказался равен полупериоду формирования научных представлений в общественной ристеме, т. е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определённой её области, научного направления 1 .

Вместе с тем существуют такие виды информации, в том числе и научно-технической, для которой трудно указать сроки утраты ею своей значимости. Более того, в ряде случаев ценность информации со временем может даже возрасти. К примеру, гидрометеорологическая информация позволяет объективно анализировать изменения в окружающей среде и природных ресурсах, происходящие на протяжении десятков и сотен лет, равно как и оценивать степень влияния человеческой деятельности на среду его обитания. То же самое относится и к медицинской информации, анализ которой за длительные промежутки времени позволяет выявлять тенденции в развитии тех или иных групп людей, проявления различных заболеваний, их динамику и т. д.

1 Ефимов А. Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М., 1978. С. 55.

— мощность (объём), исчисляемую количеством документов, перемещаемых (транслируемых) в единицу времени;

Документоведение

___________________________Документная коммуникация

2 Зиновьева Н. Б. Документоведение. М, 2001. С. 201-203.

Документоведение

— отрасли ускоренного развития (радиоэлектроника, авт матика, телемеханика, связь);

— отрасли средних темпов развития (отрасли промыщлен-ности);

В 1960 е гг. учёные Р. Бартон и Р. Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наиболь-

1 Иванов С. А. Указ. соч. С. 201; Зиновьева Н. Б. Указ. соч. С. 204-

Документная коммуникация

1 Ефимов А. Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М., 1978. С. 55.

В соответствии с этапами проведения исследований, могут подразделяться на три основных группы:

- методы исследования объекта – сбора исходных данных;

- методы количественного и качественного анализа;

Учитывая многообразие применяемых методов, их можно классифицировать по ряду признаков:

1) по полноте охвата исследования:

2) по степени участия проектантов в обследовании объектов:

3) по времени исследования:

- периодические (и всё это зависит от объектов исследования)

4) по отображению обследуемого объекта:

На практике перечисленные методы, как правило, используются в совокупности, так как только с помощью одного метода не всегда удаётся осуществить полноценный анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

С целью сбора количественных и качественных исходных данных о технологических процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы:

1. Методы привлечения исходных данных:

- изучение документов (нормативно-правовых, организационно-трудовых документов);

- методы опроса (интервью, анкетирование);

- методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего дня: групповая, индивидуальная; самофотография, хронометраж: выборочный, сплошной, целевой);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения, моментальные наблюдения);

- расчётные прогнозы (количественные);

-методы привлечения исходных данных непосредственно от сотрудников характеризуются тем, что исследователи запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали – методы опроса: интервьюирование, анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное). Источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержание и организация труда может быть организационно-правовая и др. документация (орд, документы для изучения и анализа документооборота (статистические отчеты).

Расчетные методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуется тем, что исследователи получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это, в основном, статистическая обработка результатов путем выборки, анализ исходных данных и т.д. Что же служит критериями выбора методов исследования? Экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов. Вероятность и возможность отклонений при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

Методика исследований – одна часть совокупности работ по оргпроектированию, 2-ю часть составляют методы проектирования: приемы, разработки новой рациональной организационной структуры аппарата, технологических процессов управления и делопроизводства. К этим методам относятся следующие: моделирование, конструирование, экспериментирование. Такие методы используются при оргпроектировании.

Метод сплошного наблюдения

По степени охвата изучаемого объекта различают наблюдение сплошное и выборочное. Метод сплошного наблюдения является наиболее полным, дает наиболее достоверные данные, но проведение сплошного наблюдения требует более длительного времени и больших затрат труда.

К сплошным непрерывным наблюдениям относятся:

· фотография рабочего времени

б) индивидуальная фотография

в) групповая фотография

ФРВ целесообразна тогда, когда в обязанности сотрудников аппарата управления входит выполнение нескольких видов работ, для их изучения составляются короткие циклы (напр. 1 день). ФВР проводится гласно, сотрудники д.б. мотивированы и предупреждены. ФРВ необходимо документировать, для этого составляются: карта ФРВ, наблюдательный лист, баланс рабочего времени

Этот вид наблюдений используется для изучения циклически повторяющихся элементов работы сравнительно небольшой продолжительности. Хронометрировать целесообразно вспомогательно-технические операции, как ручные, так и машинно-ручные. Х применяется при установлении нормативов времени на выполнение отдельных элементов операции, для проверки и уточнении норм времени, рассчитанных по нормативам, для выявления причин невыполнения норм. Составляется специальный документ – хронокарта

Используется при нормировании

19.4. Метод выборочного наблюдения(типическая, серийная выборка)

Когда сплошное наблюдение не может быть проведено, прибегают к выборочному наблюдению.

Учитывая огромные массивы документов, многие операции можно назвать массовыми, у нас есть стабильность производственных процессов, все это делает более эффективным использование выборочного метода в изучении делопроизводства.

При выборочном наблюдении исследуют специально выбранные участки, операции на основании которых можно охарактеризовать всю их совокупность в целом. Это требует проведения отбора изучаемых частей объектов на основе принципов, обеспечивающих получение достоверных данных.

Выборочный метод является наиболее экономичным. Такой метод является практически достоверным. Кроме того, позволяет произвести выборочное наблюдение объекта с большей тщательностью.

Существует несколько способов отбора единиц для изучения. Выборка может осуществляться случайно, при этом все единицы совокупности имеют одинаковую вероятность попадания в выборку – такой отбор является индивидуальным.

Если перед началом отбора объекты разбивают на группы, а из каждой группы производится выбор единиц, такая выборка называется типическая.

Из каждой группы может отбираться в случайном порядке целые серии единиц, которые будут подвергаться сплошному наблюдению. Такая выборка называется серийной.

Для анализа делопроизводства наибольшее значение имеет типическая выборка.

Формирование дел

Изучение данного вопроса проводится в двух направлениях:

1) анализируется состояние методической работы по формированию дел;

2) анализируется практика формирования дел в структурных подразделениях;

Преследуют две цели:

1) подготовка предложений по наиболее целесообразному формированию в дела;

2) разработка системы организации дел в делопроизводстве, которая сводится в первую очередь к подготовке номенклатуры дел.

Анализируется также, соблюдаются ли основные требования НПА по этому вопросу, где имеются отклонения.

В ходе исследования выясняется наличие и качество имеющейся в организации номенклатуры дел, наличие номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел, схема построения сводной номенклатуры дел.

В случае отсутствия номенклатуры дел или её качества, используют примерные или типовые номенклатуры дел как основу для разработки индивидуальных номенклатур дел.

Что изучаем, чтобы сделать совершеннее номенклатуру дел:

1) номенклатуры дел предыдущих лет;

2) ведомственные перечни;

3) задачи организации;

4) пути, которыми будут решаться те или иные вопросы.

5) если заголовки некачественно составлены, изучают, насколько полноценно заголовок отражает содержание дела.

Данные о количестве дел, сформированных по каждому признаку и комбинации этих признаков полезно представить в процентах к общему числу дел, заведённых в организации или раздельно по структурным подразделениям в течение того или иного периода времени (года).

Позволяет установить, какие признаки группировки имеют наибольшее применение и чем это вызвано. Особое внимание должно быть уделено приходящим делам. Поэтому уточняют состав переходящих дел, выясняют, сколько переходящих дел собирается ежегодно, меняется ли это количество. Изменения в количестве переходящих дел целесообразно проследить за несколько лет.

26. Табель является локальным нормативным правовым актом организации.

Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это ограничивает возможность появления непредусмотренных видов и форм документов, позволяет регламентировать порядок работы с ними и содержание технологических этапов их обработки.

Разработка табеля осуществляется службой ДОУ организации. Но при необходимости для этого может быть создана рабочая группа, состоящая из:

— руководителя организации или его заместителя;

— работников службы ДОУ и архива организации;

— работников структурных подразделений, имеющих длительный стаж работы в организации и знающих специфику деятельности и состав документации, образующейся в деятельности соответствующих структурных подразделений.

К разработке табеля в качестве членов рабочей группы или экспертов могут привлекаться специалисты сторонних организаций.

Руководитель организации или его заместитель, курирующий вопросы ДОУ, определяет руководителя и состав рабочей группы, а также утверждает план проведения работ по разработке табеля. В плане определяются перечень работ, сроки и порядок их проведения, ответственность исполнителей по отдельным видам работ, включенным в план, форма фиксирования и представления результатов.

Разработка и внедрение табеля в практику работы организации проводится в несколько этапов:

— предпроектное обследование (сбор и анализ данных);

— отбор и унификация форм документов для включения в табель;

— составление табеля (выбор формы, определение структуры);

— согласование, утверждение табеля;

— внедрение, организация ведения табеля.

Табель составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие включенные в него формы документов и порядок их обработки по ряду признаков. Форма и структура выбираются с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке. Он также может содержать графы, отражающие сведения об адресате, лице, ответственном за контроль исполнения, тираже документа, месте хранения подлинника (первого экземпляра) и др. Перечень граф табеля зависит от глубины проводимой систематизации документов и детализации порядка работы с ними.

Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.

Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.

Утверждение может осуществляться двумя способами: посредством проставления грифа утверждения, содержащего личную подпись руководителя организации, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Распорядительный документ издается в случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения по внедрению и применению табеля. При утверждении посредством проставления на нем грифа утверждения он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, формируется в самостоятельное дело, которое включается в раздел номенклатуры дел, содержащий дела службы ДОУ организации.

Утвержденный табель доводится до сведения работников организации, создающих (использующих) в своей деятельности документы, наименования форм которых включены в табель.

Для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении с табелем допускается оформлять отдельный лист ознакомления, прилагаемый к документу.

Все работники организации обязаны соблюдать требования табеля при работе с документами.

27. Комплексный проект рационализации делопроизводства в организации представляет собой описание организации делопроизводства, технологии выполнения работ на научной основе с учетом последних достижений в этой области.

Разработчики проектов рационализации делопроизводства должны быть знакомы с нормативными и методическими документами по делопроизводству, новейшими достижениями в области автоматизации делопроизводства, типовыми решениями по организационному проектированию, опытом учреждений, организаций и предприятий в сфере изучения, проектирования и рационализации делопроизводственных процессов.

Практика работы по проектированию организации делопроизводства в аппарате управления показывает, что комплексный проект по рациональной организации делопроизводства состоит из следующих разделов:

1. Структура, штатный состав делопроизводственной службы.

2. Экспедиционная обработка документов.

4. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

5. Составление и оформление документов.

6. Текущее хранение документов, формирование дел, составление номенклатур дел.

7. Организация архивного хранения документов.

8. Организация рабочих мест, оснащение их оборудованием и средствами организационной и вычислительной техники.

Основные методы обследования делопроизводства

В соответствии с этапами проведения исследований, могут подразделяться на три основных группы:

- методы исследования объекта – сбора исходных данных;

- методы количественного и качественного анализа;

Учитывая многообразие применяемых методов, их можно классифицировать по ряду признаков:

1) по полноте охвата исследования:

2) по степени участия проектантов в обследовании объектов:

3) по времени исследования:

- периодические (и всё это зависит от объектов исследования)

4) по отображению обследуемого объекта:

1. Методы привлечения исходных данных:

- изучение документов (нормативно-правовых, организационно-трудовых документов);

- методы опроса (интервью, анкетирование);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения, моментальные наблюдения);

- расчётные прогнозы (количественные);

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Читайте также:

Схема документационных потоков как основа детального рабочего обследования сообщение

Основные действующие лица, участвующие в направлении потоков документов

Описание потоков документов

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Свойства управленческой информации

Основные понятия делопроизводства

Функции документа

Основные задачи делопроизводства

Нормативная база делопроизводства

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей