Приложить к письму сообщение взаимодействия сэд
Обновлено: 05.07.2024
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Системы электронного документооборота
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Electronic records management systems. Interoperability of records management systems. Electronic message specifications
Дата введения 2014-09-01
1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)"
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
В стандарте использованы нормативные ссылки на следующий стандарт:
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 атрибут XML-документа: Именованная уточняющая характеристика элемента XML, которая состоит из пары "название"="значение" и указывается при определении элемента XML в открывающем теге.
3.2 документ: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (1995), ГОСТ Р 51141-98.
3.3 документ в неструктурированном виде: Файл с документом в электронном виде, формат, логическая и физическая структуры которого не определяются настоящим стандартом.
3.4 дополнительные материалы к документу, дополнительные документы: Документ или совокупность документов, информация о которых разъясняет и уточняет отдельные вопросы, указанные в основном документе.
3.6 исполнение документа: Выполнение в установленные сроки поручений, определенных в документе (на основе пункта 8.1.12 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, М., 2001).
3.11 регистрационно-контрольная форма документа, РКФ: Совокупность реквизитов, формируемых в системе управления документами для регистрации документа и контроля его исполнения.
3.12 регистрационно-контрольная форма проекта документа, РКФ проекта документа: Совокупность реквизитов, формируемых в информационной системе управления документами для регистрации проекта документа и контроля его согласования и подписания.
3.13 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).
3.14 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98).
3.15 система управления документами: Комплекс программных и технических средств, организационных и распорядительных документов, позволяющих автоматизировать процессы управления документами.
3.16 сопроводительное письмо: Документ, содержащий информацию о заданиях на поступивший и переданный на исполнение документ.
3.17 структурированная часть документа: Набор реквизитов РКФ официального документа, определенный настоящим стандартом.
3.18 файл документа: Файл, обеспечивающий передачу документа в неструктурированном электронном виде.
3.19 электронная подпись: Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").
3.21 элемент XML-документа: Именованная структурная единица языка XML, ограниченная открывающим и закрывающим тегами; может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML.
3.22 язык XML (Extensible Markup Language): Расширяемый язык разметки данных, стандарт на структурированное описание данных, ориентированный, в частности, на обмен информацией между независимыми участниками.
3.23 XML-документ: Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML и состоящий из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов.
4 Общие положения
Настоящий стандарт распространяется на взаимодействие двух независимых систем управления документами СУД1 и СУД2, удовлетворяющих следующим условиям:
а) в системах имеются регистрационно-контрольные формы документов и проектов документов, содержащие значения реквизитов, и, возможно, хранятся сами документы и проекты документов в электронном виде;
- Doclnfo.xml предназначен для пересылки информации о документе, проекте документа или о частях документа или проекта документа.
В содержании зоны могут быть использованы элементы только из перечня, определенного настоящим стандартом для данной зоны, с установленным допустимым количеством (кратностью) и составом атрибутов. Исключение составляет зона Расширение, состав и структура ее элементов определяются разработчиком соответствующей передающей системы управления документами.
Зоны являются отдельными, самостоятельными элементами языка XML первого уровня иерархии.
Передаваемая в зоне информация оформляется как вложенные XML-элементы второго и последующих уровней иерархии.
Как и для элемента - описателя зоны, так и для вложенных элементов указываются имя типа, содержание и допустимые атрибуты.
При описании вложенных элементов (структуры элементов и зон) дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):
- 1 - обязательный, может присутствовать только один раз;
- 1-n - обязательный, может присутствовать несколько раз;
- 0-1 - необязательный, может встречаться только один раз;
- 0-n - необязательный, может встречаться несколько раз.
Для атрибутов элементов кратность устанавливается равной:
- 1 - обязательный атрибут;
- 0 - необязательный атрибут.
При описании атрибутов и содержания элементов используются следующие типы данных:
Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.
ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?
Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.
ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?
Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.
Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.
Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.
Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.
ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?
Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.
ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?
Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).
ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).
Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.
Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.
Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).
Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.
Модуль предусматривает
формирование уведомлений о регистрации или об отказе в регистрации;
обработку поступающих запросов;
Коммерческим организациям решения ЭОС позволят организовать прием заявлений клиентов на сайте и по электронной почте с последующим информированием заявителя о ходе рассмотрения и принятых решениях.
Общая информация
Информационное взаимодействие по обращениям (обмен электронными данными по работе с обращениями граждан) заключается в следующем:
пересылка обращения гражданина из УРОГ в ведомство;
направление из УРОГ в ведомство запроса по обращениям;
обработка в ведомстве запроса, формирование ответа на запрос и пересылка ответа на запрос из ведомства в УРОГ.
управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций (УРОГ),
федеральные органы исполнительной власти,
органы власти субъектов РФ,
иные государственные органы и организации.
Основные принципы взаимодействия по обращениям граждан:
использование в качестве транспорта МЭДО/VipNet;
Взаимодействие по обращениям граждан предполагает:
формирование уведомлений о регистрации или об отказе в регистрации;
обработку поступающих запросов;
Реализация взаимодействия (на примере Администрации Алтайского края)
создание и настройка дополнительных реквизитов рубрик и организаций;
ввод данных-идентификаторов (GUID) ведомств в ССТУ и рубрик на основе тематического классификатора обращений;
установка ограничений на размер и формат файлов;
настройка процедуры выгрузки, места расположения результатов выгрузки;
назначение прав пользователей.
разбивка обращений на вопросы;
присвоение вопросам кодов по классификатору обращений;
присвоение вопросам статусов рассмотрения;
фиксирование результатов рассмотрения вопросов (ввод данных об ответах заявителям, о направлениях вопросов по компетенции, об оставлении вопроса без ответа);
отметка вопросов, данные о которых подлежат передаче в РРО ССТУ.
выбор регистрационных карточек обращений для выгрузки;\
формирование файлов выгрузки установленного формата (zip-архивы);
контроль результатов выгрузки.
в интерфейсе КП (коммутационная платформа) ССТУ своего или вышестоящего органа;
в интерфейсе АРМ ЕС ОГ (автоматизированное рабочее место единой сети обращения граждан).
 Данные вводятся в СЭД |  |  Данные выгружаются из СЭД | |  Создается ZIP-архив | |  Данные загружаются (импортируются) в РРО ССТУ | |  Данные отображаются в РРО ССТУ |
Более подробно о возможностях модуля можно прочитать здесь .
Ольга Савко
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Акция
Переход на отечественную АИС МФЦ
Акция
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.
Создание в СЭД собственных документов
Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.
Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.
Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.
Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.
Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией
Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.
Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.
Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний? Ответ см. в № 7’ 2021
Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.
Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.
Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.
Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.
Читайте также: