При каких условиях электронное сообщение рассматривается как документ

Обновлено: 17.05.2024

Электронная почта - неотъемлемый элемент делового общения. Неудивительно, что е-мейл переписка нередко становится доказательством для подтверждения своей позиции в суде.

Материал подготовили

Электронная почта - неотъемлемый элемент делового общения. Часто е-мейл переписка становится доказательством для подтверждения своей позиции в суде.

В каких случаях можно использовать электронную переписку в судебном процессе? Что для этого требуется и какие особенности следует при этом учесть?

Прежде всего отметим, что для электронной переписки действуют общие правила о доказательствах. При этом, для установления достоверности электронной переписки необходимо:

А. Идентификация отправителя и получателя

Тем не менее, в судах удается доказать принадлежность электронного почтового ящика конкретному лицу. Например, если сторона в споре утверждает, что почтовый ящик ей не принадлежит, однако счета, которые были отправлены другой стороной на этот адрес, были оплачены, есть результат работ, за который и была произведена оплата, а также отсутствуют доказательства, подтверждающие выполнение таких работ каким-либо другим лицом, то такой стороне откажут в иске о неосновательном обогащении, так как отрицание стороной принадлежности почтового ящика противоречит другим доказательствам по делу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12).

Б. Установление полномочий отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки.

Однако если в электронной переписке будут указаны конкретные фамилия, имя и отчество отправителя письма, который и принимал непосредственное участие от имени предпринимателя в переписке с контрагентами (направлял проекты договоров, счета, экспертные заключения), а также, если это лицо выступает представителем предпринимателя (истца) в суде по делу о неосновательном обогащении, то такой представитель не может быть признан неуполномоченным лицом на принятие решений, составляющих предмет переписки (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012).

Избежать сложностей в доказывании допустимости электронных документов как доказательств в арбитражном процессе поможет подписание таких документов электронной подписью. В соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронная подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных правовых условий использования электронной подписи в процессах обмена электронными документами. На сегодняшний день использование электронной подписи является самым надежным способом идентификации электронного письма.

Еще одним вариантом является предложение суду самому произвести осмотр электронного почтового ящика с предоставлением ему паролей, а также технического устройства. Составляется протокол. При необходимости может быть привлечен специалист (Постановление ФАС Московского округа от 20.10.2010 N КГ-А40/12616-10 по делу N А40-17579/10-19-77). У стороны также имеется право ходатайствовать об исследовании и осмотре доказательств по месту их нахождения (ст. 78 АПК РФ).

Что следует учесть, если вы планируете использовать электронную переписку как доказательство в суде

Для того, чтобы не оказаться в ситуации, когда суд не признает в качестве доказательства электронную переписку сторон, необходимо соблюдать следующие правила: в самом договоре предусмотреть

Доверьте нам решение сложных юридических задач, и мы будем рады Вам помочь!

Законодательство РФ разрешает использовать электронные документы в качестве доказательств. Но на практике далеко не все электронные документы и не в каждом случае принимаются судами. Допустимость и достоверность таких доказательств — первое, что вызывает сомнения. Рассмотрим, какими нормативными требованиями нужно руководствоваться и как на практике суды оценивают электронные документы.

Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.

Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:

электронные документы в оригинале приравниваются к бумажным документам в оригинале;
электронные копии (образы) документов приравниваются к бумажным копиям документов.

Документ как доказательство в судебном процессе

Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:

письменными доказательствами, если в документе есть информация, имеющая значение для дела;
вещественными доказательствами, если документ, как предмет с определенными признаками, способен быть средством установления обстоятельств, имеющих значение для дела.

В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.

В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.

О достоверности говорят:

наличие всех обязательных реквизитов;
соответствие юридически значимого документа всем предъявляемым к нему требованиям;
действительность документа по срокам;
точность и полнота информации;
отсутствие признаков подделки;
подписание документа уполномоченным лицом;
действительность и достоверность подписи;
отсутствие сомнений или наличие подтверждений того, что документ исходит от конкретного лица.

Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.

Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идёт речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.

Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.

Обязательно представляются оригиналы документов, если:

конкретные обстоятельства дела в соответствии с законом должны подтверждаться только оригиналами документов;
дело, по мнению суда, нельзя разрешить без подлинных документов;
представленные копии документа отличаются по содержанию;
суд потребовал представить подлинники документов взамен представленных электронных копий.

В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.

Специальные требования к представлению документов в электронной форме

Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:

Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:

Формат файла должен соответствовать формату электронного документа на момент его подписания. Допустимые форматы: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT, а для документов с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF.
Один документ — один файл размером не более 30 Мб. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
Запрещается использовать средства защиты от копирования и печати.
Представляемый электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего электронный документ. Используется отсоединённая электронная подпись (в отдельном файле).

Требования к электронным образам документов (сканам):

Сканирование осуществляется в масштабе 1:1.
Основная цветовая гамма — чёрно-белая или серая. Цветные изображения допускаются, если это имеет значение для дела и для точной цветопередачи оригинала.
Качество должно обеспечивать возможность корректного прочтения документа, сохранение всех его реквизитов, графической подписи, печатей и штампов.
Формат файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб.
Один документ — один файл. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
Электронный образ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью или иным способом, если это допускает процессуальное законодательство.

Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:

Электронный документ распечатывается и заверяется в том же порядке, в котором он был подписан электронной подписью. Как вариант, возможно его заверение нотариусом. Суд может принять документ и в том случае, если бумажная версия будет заверена графической или простой электронной подписью лица, подписавшего электронный документ.
Электронный образ (скан) документа заверяется в нотариальном порядке. Хотя такого процессуального требования нет, это повышает уровень доверия к документу.

Практика применения разных видов электронных доказательств

Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.

Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:

договоры и дополнительные соглашения;
учётные и платёжные документы;
переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.

Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.

В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.

Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.

Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

Договоры;
Контракты;
Соглашения;
Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Рис. 1 Электронная подпись

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

П ри электронном документообороте документы создаются и обращаются в электронном виде, т.е. без использования бумажных носителей. Хотя в большинстве случаев мы имеем дело со смешанным документооборотом, в котором присутствуют и документы, выполненные на бумаге. Главным удобством электронного обмена информацией является скорость, однако в последние годы все чаще стали вставать вопросы правовых последствий электронного общения.

Не вдаваясь в юридические дебри, рассмотрим практические ситуации, на которые следует обращать внимание при организации работы корпоративной электронной почты. Более того, мы укажем, как можно подстраховаться путем включения определенных положений в локальные нормативные акты (ЛНА) вашей организации.

Но сначала придется разобраться с основополагающими понятиями.

Для юриста и суда документом (имеющим функцию доказательства) считается любая информация, зафиксированная на материальном носителе:

1. Иные документы допускаются в качестве доказательств, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, указанных в статье 73 настоящего Кодекса.

2. Документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменном, так и в ином виде. К ним могут относиться материалы фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи и иные носители информации, полученные, истребованные или представленные в порядке, установленном статьей 86 настоящего Кодекса.

2. Письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому административному делу имеет отношение только часть документа, может быть представлена заверенная выписка из него.

3. Подлинники документов представляются в суд в случае, если в соответствии с федеральным законом или иным нормативным правовым актом обстоятельства административного дела подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию суда, если невозможно разрешить административное дело без подлинников документов или представленные копии одного и того же документа различны по своему содержанию.

4. Документы, представляемые в суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

Все представленные доказательства всегда оцениваются судом в совокупности.

Разъяснения по вопросу копии и подлинника (первого экземпляра) электронного документа даны в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 20.09.2011 № 5365/11:

если документ первоначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму, причем путем сканирования, то копией документа является именно электронное изображение, так как сам документ изначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму путем сканирования. В данном случае оригиналом является документ на бумажном носителе, а документ в электронном виде – копией;
если электронный документ изначально создается в электронном виде, он и является оригиналом, а распечатка на бумажном носителе – его копией.

Однако и здесь все не так просто: если мы говорим о документе, имеющем юридическую силу, то он становится таковым лишь в случае его оформления в надлежащем порядке.

Таблица 1. Сравнение 3-х видов электронной подписи

К сожалению, многие, цепляясь только за ст. 6 закона об ЭП, наивно полагают, что подписание файла (например, вордовского файла с текстом договора) электронной подписью, особенно самой защищенной – усиленной квалифицированной, автоматически делает его полноценным электронным документом и неоспоримым доказательством в суде. Но здесь нужно учесть следующие тонкости:

Читайте также: