Отправленное по факсу сообщение является более личным

Обновлено: 17.05.2024

Шубин Н.В., юрисконсульт ООО "СевКавРемСтройПуть", аспирант Всероссийского научно-исследовательского института экономики и нормативов (ВНИИЭиН), г. Ростов-на-Дону.

В современном гражданском обороте передача документов посредством факсимильной связи (факса) получает все большее распространение как при заключении договоров, так и в процессе их реализации. Это обусловливает необходимость адекватной правовой оценки полученных таким образом документов, решения вопроса об их юридической силе и возможности использования в качестве средства доказывания при рассмотрении споров в суде.

Зачастую контрагенты в договоре прописывают условия о придании юридической силы соглашению, заключенному посредством факсимильной связи, либо о совершении таким образом юридически значимых действий в процессе исполнения сделки. Вместе с тем при возникновении спора стороны могут столкнуться с определенными неблагоприятными последствиями.

Статьей 75 АПК РФ установлено, что "документы, полученные посредством факсимильной. связи, допускаются в качестве доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором". Аналогичные положения содержатся в нормах гражданского процессуального законодательства. Данные доказательства относятся к категории письменных.

Собрание законодательства РФ. 2002. N 30. Ст. 3012.

Однако при использовании таких документов, как средства процессуального доказывания, необходимо принимать во внимание положения иных норм процессуального законодательства, а также норм материального гражданского права.

Гражданским законодательством в качестве обязательного критерия допустимости использования средств связи, в т.ч. факсимильной, для заключения, изменения договоров устанавливается возможность "достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору" (п. 2 ст. 434 ГК РФ ). В частности, в письме ВАС РФ от 7 июня 1995 г. N С1-7/ОЗ-316 разъясняется, что документ (факсограмма) может иметь юридическую силу при условии, что в автоматизированных и телекоммуникационных системах партнеров (предприятий, организаций, фирм) имеются программно-технические средства, обеспечивающие идентификацию подписи и соблюдение установленного режима их использования. Аналогичное положение содержала в себе ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ (утратил силу с 09.08.2006 ). Технические возможности используемых сегодня факсимильных аппаратов таковой возможности, как правило, не предоставляют. Полученный факс не позволяет установить, кем он был отправлен, то есть он может быть направлен любым лицом, в том числе и самой стороной, представившей факс в качестве доказательства.

Собрание законодательства РФ. 1994. N 32. Ст. 3301.
СПС "КонсультантПлюс".
Собрание законодательства РФ. 1995. N 8. Ст. 609.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Собрание законодательства РФ. 2006. N 31 (ч. 1). Ст. 3448.

СПС "КонсультантПлюс".
Розенберг М. По материалам решения МКАС при ТПП РФ от 10 июня 1999 г. N 55/1998 // СПС "КонсультантПлюс".

Вместе с тем необходимо отметить, что вся указанная информация, в том числе номер телефона отправителя, его название, относится к программируемой и с точностью может быть воспроизведена на любом факсимильном аппарате аналогичной модели в любое время, что опять-таки не позволяет идентифицировать отправителя. Поэтому подобные судебные доводы представляются необоснованными.

СПС "КонсультантПлюс".
СПС "КонсультантПлюс".

Розенберг М. По материалам решения МКАС при ТПП РФ от 30 марта 2001 г. N 56/2000 // СПС "КонсультантПлюс".
СПС "КонсультантПлюс".

Факсограмма не является документом в традиционном смысле этого понятия. Технически документ, полученный по факсу, является только копией документа, переданной посредством телефонной (факсимильной) связи, и не может заменить подлинник в случаях, когда другая сторона оспаривает достоверность данного документа. Применение оргтехники сегодня позволяет даже без особых навыков как угодно компоновать подписи и текст документа, при этом подпись берется из подлинного документа, а текст документа, в который помещается подпись, будет технически единообразным, что не позволяет в ходе судебной экспертизы выявлять факт подделки документа, переданного по факсу, поскольку невозможно установить, передавался ли по факсу оригинал документа или его копия, а подлинность копии в данной ситуации установить практически невозможно. Необходимо отметить, что в практике судебных экспертиз имеют место случаи определения подлинности копии при отсутствии оригинала документа. Однако в приводимых в специальной литературе примерах, в частности работы Северо-Западного регионального центра судебной экспертизы, это стало возможным только в результате установления источника подписи, т.е. после определения оригинала документа, откуда была взята подпись , что, учитывая современный объем коммерческого документооборота, становится если не невозможным, то весьма затруднительным.

Смирнова С.А. Судебная экспертиза на рубеже XXI века. Состояние, развитие, проблемы. 2-е издание, перераб. и доп. СПб.: Питер, 2004. С. 145.

В силу ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или форме надлежаще заверенной копии. Согласно ч. 6 ст. 71 АПК РФ нельзя считать доказанным факт, подтвержденный только копией документа, если суду не передан оригинал документа. Следовательно, переданный в обычном порядке факс не может являться допустимым письменным доказательством, поскольку не позволяет установить достоверность документа, а значит, не соответствует требованиям ч. 1 ст. 75 АПК РФ.

Проведенный анализ действующего правового регулирования факсового коммерческого документооборота позволяет выработать ряд практических рекомендаций.

Для придания факсимильному документу юридической силы необходимо одновременное соблюдение следующих условий.

Во-вторых, наличие возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В частности, данное условие достигается при отправке по факсу оригинала документа через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений).

Безусловно, факсимильный документооборот имеет существенное значение в современной коммерческой практике, требующей максимальной оперативности. Вместе с тем использование подобного рода документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных законодательством требований, необходимых для придания им юридической силы, либо сопровождаться одновременной почтовой отправкой оригиналов документов. В противном случае стороны рискуют при возникновении спора остаться без надлежащих письменных доказательств.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Для ускорения работы организации все чаще начинают использовать документы, полученные по электронной почте и по факсу, без их оформления на бумажном носителе с собственноручными подписями уполномоченных лиц и оригинальными оттисками печатей. Некоторые компании поступают так даже с договорами. Автор объясняет, какие процедуры необходимо соблюсти, чтобы потом быть уверенными в юридической силе подобных документов. Здесь в ход идут аппаратные отметки факса, подтверждения получения электронной почты, классические журналы регистрации исходящей и входящей корреспонденции, специальные условия в тексте договоров или соглашения об организации электронного документооборота между компаниями.

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е. в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;
а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Факсимильные документы

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Истец доказал, что:

Пример 1. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.

Документы, переданные по электронной почте

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

наличия согласия другой стороны или
наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Это едва ли можно признать правильным. Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами?

Практические рекомендации

прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами;
отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.

В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Приведем примеры возможных формулировок условий договора, предусматривающих обмен документами, передаваемыми по факсимильной и электронной связи:

3.1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств:

4.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц. Подписи уполномоченных представителей сторон на документах, переданных по факсимильной связи, имеют силу собственноручных.

Документы направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными лицами и обмена подписанными экземплярами.

По желанию одной из Сторон копия настоящего Договора может быть оформлена на бумажном носителе, заверена подписями и печатями Сторон.

В случае возникновения спора между сторонами о некорректности электронной цифровой подписи (в том числе компрометации электронной цифровой подписи) или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет сторона, сделавшая подобное заявление.

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

В каких случаях такие уведомление является надлежащими, а какие нет, можно узнать, тщательно проанализировав постановление Президиума Верховного арбитражного суда за № 5184/12.

В Постановлении, адвокат по уголовному делу видит очередную попытку дать разъяснения по часто возникающим вопросам между участниками судебных процессов, в частности - когда, конкретно и при каких условиях уведомление или извещение, направленное лицу, привлекаемому к отвественности посредством факса будет считаться надлежащим.

В случае невозможного установления по отчету факса убедиться в том, что по такому средству связи конкретное лицо привлекается к той или иной ответственности и в отчете отсутствуют - день, время, место рассмотрения дела, к тому же нет подтверждения того, что извещение или уведомление отправленное по факсу получено именно участником, такой факс следует считать ненадлежащим. Следовательно, уведомление или извещение, отправленное по факсу с указанием только времени и места где будет рассмотрено дело, не свидетельствует, что оно надлежащим образом вручено участнику и он лично уведомлен о событии. Примерно так трактуется надлежащее и ненадлежащее уведомление.

В качестве примера приводится административное дело, по которому в соответствии с Законом на Общество был наложен административный штраф. Ознакомившись с постановлением об административной отвественности Общество с решением не согласилось и оспорило его в арбитражном суде. В заявлении Общества указывалось, что постановление следует отменить как незаконное, так как по мнению заявителя должностное лицо не уведомило Общество надлежащим образом о времени и месте рассмотрения административного дела.

Суд первой инстанции в требовании заявителя отказал.

В Постановлении Президиума указано, что в Кодексе об административных правонарушениях РФ нет прямого указания о направлении уведомления или извещения лицу, привлекаемому к ответственности какими-либо определенным способам. Из чего следует, что извещение или уведомление можно признать надлежащим, в том числе отправленного по факсу, либо иными доступными средствами связи. Уведомлять разрешено участника с использованием любых иных средств связи. В данном конкретном рассматриваемом случае, в уведомлении, отравленном по факсу было указано место и время рассмотрения дела, более того извещение отправлялось в режиме автоматического приема, что подтверждается отчетом об отправке факса. В то же время Президиум Верховного арбитражного суда России считает, что в случае если из отчета факса нельзя установить текст уведомления, время и место рассмотрения дела, при том, что отчет факса не подтверждает фактического получения такого извещения участником процесса, то такой отчет не может доказывать надлежащее уведомление. Однако, в то же время в ранее вышедшем постановлении Верховного арбитражного суда РФ № 7830/06 было дано следующее разъяснение, что уведомление по факсу в автоматическом режиме нельзя признать надлежащим, потому как в дальнейшем в ходе рассмотрения дела нельзя было установить получения факса конкретным участником процесса.

Проведенный анализ действующего правового регулирования факсового коммерческого документооборота позволяет выработать ряд практических рекомендаций. Для придания факсимильному документу юридической силы необходимо одновременное соблюдение следующих условий.

Во-вторых, наличие возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В частности, данное условие достигается при отправке по факсу оригинала документа через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений). Безусловно, факсимильный документооборот имеет существенное значение в современной коммерческой практике, требующей максимальной оперативности. Вместе с тем использование подобного рода документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных законодательством требований, необходимых для придания им юридической силы, либо сопровождаться одновременной почтовой отправкой оригиналов документов. В противном случае стороны рискуют при возникновении спора остаться без надлежащих письменных доказательств.

Читайте также: