Оперативные способы передачи информации телефонограмма факсимильное сообщение
Обновлено: 05.07.2024
Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715; 2012, N 6, ст. 695).
Телеграммы, пересылаемые в пределах территории Российской Федерации, в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:
"Президент Российской Федерации";
"Председатель Правительства Российской Федерации";
Передаваемая телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должна содержать данные и реквизиты, располагаемые в следующей последовательности:
отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
отметка о виде (видах) телеграммы (с отметкой "уведомление телеграфом", с отметкой "уведомление телеграфом срочное" и т.д.);
адрес телеграммы (получателя);
наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу);
фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя;
текст документа (телеграммы);
наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма;
адрес и официальное наименование Службы;
регистрационный номер документа (телеграммы);
дата документа (телеграммы);
наименование должности лица, подписавшего документ;
подпись (личная подпись должностного лица, подписавшего документ, и ее расшифровка - инициалы и фамилия);
отметка об исполнителе.
Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Перед адресом телеграммы печатается почтовый индекс отделения, куда необходимо ее доставить. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.
В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже.
В адресе телеграммы перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно - "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно - "кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "пер" и "д" или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.
Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием знака "/" (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). Количество экземпляров многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом должно соответствовать количеству адресов получателей. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.
Допускается подготовка одного экземпляра многоадресной телеграммы, содержащего один текст, со списком рассылки, имеющего в своем составе не более 20 адресов получателей.
Список рассылки должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку рассылки прилагается 1 экземпляр телеграммы.
Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Адрес телеграммы (получателя), наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу), фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя, текст телеграммы, наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма, печатаются прописными буквами и шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.
Под наименованием должности и фамилией лица, от имени которого направляется телеграмма, проводится черта. Под чертой на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервала печатаются адрес и официальное наименование Службы, регистрационный номер и дата телеграммы, а также наименование должности лица, подписавшего документ, и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия). При оформлении данных реквизитов используется указанный выше шрифт, а также прописные и строчными буквы. Личная подпись ставится в реквизите "Подпись", оформленного под чертой, и заверяется печатью управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре.
Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 3.2.26 настоящей Инструкции.
Телеграммы категории "правительственная" согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233; N 12, ст. 1355; N 26, ст. 3363; 2011, N 51, ст. 7526; 2013, N 38, ст. 4826; 2014, N 18, ст. 2176; N 41, ст. 5540; 2015, N 10, ст. 1523; N 33, ст. 4842) подписываются руководителем Россельхознадзора.
Если телеграмма подписывается руководителем Россельхознадзора и руководителем другой организации (руководителями других организаций), то их подписи заверяются печатями возглавляемых ими организаций.
Поздравительные телеграммы, направляемые в адрес руководителей дипломатических представительств, консульских учреждений, торговых представительств Российской Федерации, находящихся за рубежом, печатаются латинскими буквами.
Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе и записывается получателем.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа"; "Регистрационный номер документа"; "Дата документа"; "Адресат"; "Текст документа"; "Наименование должности"; "Подпись"; "Отметка об исполнителе".
Наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) печатается прописными буквами вразрядку шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и выравнивается по центру.
Регистрационный номер и дата документа указываются ниже предыдущего реквизита документа.
Адресат оформляется в соответствии с пунктом 3.2.14 настоящей Инструкции и печатается ниже предыдущего реквизита на расстоянии 2 межстрочных интервала.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.
Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, его подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктами 3.2.20, 3.2.21 и 3.2.26 настоящей Инструкции.
Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов и содержать трудновыговариваемые слова.
После сверки текста телефонограммы с принимающим телефонограмму работником, передающий телефонограмму работник заполняет таблицу со справочными данными, расположенную над реквизитом "Наименование вида документа". В графе "Принял" указывает наименование должности, фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона, время приема телефонограммы (часы и минуты), а в графе "Передал" - наименование должности и фамилию лица, передавшего телефонограмму, а также номер телефона, по которому она была передана, и время ее передачи (часы и минуты).
Датой телефонограммы является дата ее передачи адресату.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список с номерами телефонов.
Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭД Россельхознадзора.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в управлениях и приемных руководства Россельхознадзора.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе документов с пометкой "Для служебного пользования".
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению документов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее документ.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию конфиденциального характера, в том числе имеющую пометку "Для служебного пользования".
1. Телеграмма— документ, отличающийся от других способом передачи, — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом — в разные пункты.
Порядок телеграфной связи установлен Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:
"Президент Российской Федерации";
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:
"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");
"с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");
"с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
"с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
"на художественном бланке" (с отметкой "люкс");
"на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
"на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
"на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
"на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");
"на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
"заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
"криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
"криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");"метео" (с отметкой "метео");
"переводная" (с отметкой "переводная");
"схемная" (с отметкой "схема (номер)").
Телеграмма может иметь один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).
Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким ("телеграфный язык"), без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Пример оформления телеграммы:
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/30
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
2. Телефонограмма— оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об". Например, "Об изменении времени заседаний Совета", "О прибытии участников семинара".
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма телефонограммы:
Справочные данные об организации Должность___________
00.00.0000 № 00 И. О. Фамилия_________
Заголовок к тексту
Наименование должности_______________________ И. О. Фамилии
Передала — секретарь Ф. И. О. Приняла — секретарь Ф. И. О.
Тел. 000 00 00 Тел. 000 00 00
Время передачи 00 час. 00 мин. Время приема 00 час. 00 мин.
3. Факсограмма(телефакс, факс) как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факсограммы. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Приведем один из вариантов оформления факса.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:______________
Справочные данные об организации Должность___________
И. О. Фамилия_________
00.00.0000 № 00 Телефон_____________
На № от 00.00.0000 Факс________________
Заголовок к тексту
Должность__________________________________ И. О. Фамилия
1. Телеграмма— документ, отличающийся от других способом передачи, — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом — в разные пункты.
Порядок телеграфной связи установлен Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:
"Президент Российской Федерации";
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:
"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");
"с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");
"с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");
"с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");
"на художественном бланке" (с отметкой "люкс");
"на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");
"на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");
"на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");
"на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");
"на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");
"заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");
"криптограмма" (с отметкой "криптограмма");
"криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");"метео" (с отметкой "метео");
"переводная" (с отметкой "переводная");
"схемная" (с отметкой "схема (номер)").
Телеграмма может иметь один или несколько видов. Телеграмма, не имеющая особенностей по назначению, способу оформления, подачи или доставки, ни к одному из указанных видов не относится (без отметки).
Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким ("телеграфный язык"), без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Пример оформления телеграммы:
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЯ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/30
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК (личная подпись) И. О. Фамилия
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
2. Телефонограмма— оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом "о" или "об". Например, "Об изменении времени заседаний Совета", "О прибытии участников семинара".
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Рекомендуется следующая форма телефонограммы:
Справочные данные об организации Должность___________
00.00.0000 № 00 И. О. Фамилия_________
Заголовок к тексту
Наименование должности_______________________ И. О. Фамилии
Передала — секретарь Ф. И. О. Приняла — секретарь Ф. И. О.
Тел. 000 00 00 Тел. 000 00 00
Время передачи 00 час. 00 мин. Время приема 00 час. 00 мин.
3. Факсограмма(телефакс, факс) как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факсограммы. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в тех случаях, когда требуется их срочное исполнение. Порядок оформления и отправки телеграмм должен соответствовать правилам оказания услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 222.
1. Вне категории;
4. Высшая правительственная
5. Правительственная (от высших должностных лиц);
Скорость прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.
1. С уведомлением о вручении (уведомление передается только после доставки (вручения), до востребования – после востребования адресатом);
2. С доставкой почтой;
3. С доставкой в срок, указанный отправителем (только в пункты, имеющие телеграфную связь); не принимаются для отправки в войсковые части, полевые почты, морские и речные суды. Столицы – не менее чем за сутки до даты вручения, другие пункты – не менее чем за 3 суток.
4. С оплаченным ответом;
5. Письмо-телеграмма и др.
Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на бумаге светлых тонов. Допускается оформлять в рукописном виде без наличия технических возможностей. Телеграмма строится из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.
Первая часть содержит реквизиты:
- Отметка о категории и виде телеграммы. Указываются составителем перед адресом. Обыкновенная – отметка о категории не делается.
- Текст. Излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (кроме частицы “не”), если при этом не искажается содержание. Знаки препинания приводятся сокращенно:
Цифровые данные пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Текст печатается прописными буквами через два интервала без абзацев. Исправления и перенос слов не допускаются. Расстояние между словами – два удара пробела. Не следует заканчивать текст телеграммы цифрами, чтобы не перепутать их с регистрационным номером. Длина телеграммы не более 300 слов (если больше – разбивается). Текст не должен превышать 2 машинописных страниц.
- Регистрационный номер (индекс). Следует сразу после текста.
- Наименование организации-отправителя. Указывается сокращенное или условное, если они неизвестны адресату.
- Подпись должностного лица, от имени которого передается текст. Печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.
Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
- Наименование и почтовый адрес организации-отправителя.
- Наименование должности, подпись, расшифровка подписи должностного лица, подписавшего текст телеграммы.
- Печать. Подпись должностного лица заверяется печатью организации или специальной печатью “для телеграмм”.
- Дата. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.
Телеграммы составляются в 2-х экземплярах:
1- Подписанный и удостоверенный печатью направляется на телеграф;
2- Содержит почтовый штемпель, фиксирующий дату, время передачи и номер отделения связи, подшивается в дело.
Телекс
Телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети (телетайп, телепринт – аппарат телеграфной связи, абонируемый организациями). телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек и запятых – и разных шрифтов. требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм
Факсограмма
Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа, переданного по каналам факсимильной связи.
По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.
Телефонограмма
Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).
Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:
- Наименование вида документа;
- Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.
- Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);
Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.
При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:
1. Передается срочная и краткая информация;
2. На передаются логически сложные тексты;
3. Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;
4. Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.
Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:
2. Дата телефонограммы;
3. Регистрационный номер;
5. Подпись (должность, подпись, расшифровка);
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.
Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Существуют следующие разновидности телеграммы:
телеграмма с заверенной печатью,
телеграмма с оплаченным ответом,
телеграмма, посылаемая на отдельном бланке, и т.д.
По срочности доставки адресату телеграммы подразделяются на следующие категории:
правительственные (Президент Российской Федерации, Высшая правительственная, Правительственная),
В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата простой (обыкновенной) телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.
Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграммы.
Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
указание категории телеграммы;
отметка о виде телеграммы;
наименование организации – автора документа;
адресат (телеграфный адрес получателя); если ранее он не был известен, то в первый раз адрес указывают полностью;
условный или полный текст (содержание телеграммы);
подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность).
Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ.
При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.
Только словами указывают знаки: тире, восклицательный и вопросительный знаки, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (номер или нр).
Текст над чертой печатают крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала.
Все цифровые данные в тексте, в том числе даты, следует писать словами, чтобы избежать искажений при передаче. Сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой (тчк). Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.
В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, предпочтение отдается коротким словам, которые должны быть нейтральными по стилю и конкретными по значению (во избежание двусмысленности).
Текст печатают без абзацев. Переносы слов и исправления не допускаются (14).
Вторую часть телеграммы (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. Она содержит следующие реквизиты:
адрес отправителя (адрес пишут без сокращений, со знаками препинания);
наименование структурного подразделения (без сокращения);
дата документа (дата подписания должна соответствовать дате ее отправления);
подпись с указанием должности лица, от имени которого посылается телеграмма;
Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Адресат от текста отделяется 3-4 интервалами.
Телеграмму печатают на чистом листе бумаги или на лицевой стороне бланка в трех экземплярах, на одной стороне листа. Первый экземпляр передают на телеграф, второй - подшивают в дело, третий – передают в бухгалтерию. При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера: для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях.
Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы,
наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму,
должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму,
подпись лица, принявшего телефонограмму,
дата и время передачи (приема),
входящий регистрационный номер полученной телефонограммы,
номера телефонов организаций (фирм), передавших и получивших телефонограмму (15).
В телефонограмме следует передавать только краткую и срочную информацию. В тексте должно быть НЕ более 50 слов. Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Для записи телефонограмм используются листы бумаги формата А5 (или А6). В организации могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:
вначале указать наименование своей организации и телефон,
указать вид документа,
записать должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.
При приеме телефонограммы необходимо:
записать наименование организации и номер телефона;
указать должность и фамилию лица, подписавшего телефонограмму;
дату и время приема;
повторить звонящему весь записанный текст;
представиться полностью самому.
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.
Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получатель подтвердит правильность ее записи и свою фамилию.
В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью.
Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме.
Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4, поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для переписки между деловыми партнёрами, организациями (16).
Факсы для исходящих документов оформляются аналогично деловому письму, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело.
Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат, – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код организации получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, количество полученных страниц; результат.
Факсограмма является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, однако при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой. В этом ее отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении (17).
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы, и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) для гарантии хранится 10 лет.
Электронная почта все чаще используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и между разными организациями, при условии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной почте присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляется через них.
Стандартный формат адреса состоит из:
имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя),
дОмена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится
Имя и дОмен разделяются знаком @. Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками, например:
имя пользователя. @машина. имя сети. имя домена. код страны
Читайте также: