Некорректно писать одно сообщение всем поставщикам

Обновлено: 05.07.2024

Область применения ЭП довольно широка. Например, многие специальные сервисы требуют верификации пользователя с её помощью: Госуслуги, онлайн-сервисы для управления средствами в банке и электронные площадки и другие. Поэтому любые технические неполадки, возникающие при использовании ЭП, могут вызвать различные серьёзные: от упущенной выгоды до материальных убытков.

Какие бывают ошибки

Проблемы при использовании ЭП, с которыми пользователи встречаются чаще всего, можно условно разделить на три группы:

Проблемы с сертификатом Они появляются, когда сертификат не выбран, не найден или не верен.

Проблемы с подписанием документа. Ошибки возникают при попытке подписать документ.

Проблема при авторизации на торговых площадках.

Рассмотрим неполадки подробнее и разберёмся, как их решать.

Сертификат не найден

У подобных ошибок могут быть следующие причины:

1. На компьютере не установлены корневые сертификаты Удостоверяющего Центра (УЦ), в котором была получена ЭП. Необходимо установить либо обновить корневой сертификат. Установка корневых сертификатов удостоверяющего центра подробно описана в нашей инструкции.

2. На ПК не установлено ни одного личного сертификата ЭП. Для применения ЭП необходимы и личные сертификаты. Об их установке мы писали в другой статье.

Для установки списка отозванных сертификатов:

В блоке Имя точки распространения скопируйте ссылку на загрузку файла со списком отзыва.

Не виден сертификат на носителе

Как правило, причина такой проблемы — сбой в работе программных компонентов. Для её решения достаточно перезагрузить компьютер. Однако иногда этого бывает недостаточно, поэтому требуется переустановка драйверов или обращение в службу техподдержки.

К наиболее распространённым причинам такой проблемы относятся следующие случаи:

Драйвер носителя не установлен или установлен некорректно. Для решения проблемы необходимо извлечь носитель электронной подписи из ПК и скачать последнюю версию драйвера носителя с официальных ресурсов. Если переустановка драйвера не помогла, подключите носитель к другому ПК, чтобы убедиться в исправности токена. Если токен определится другой системой, попробуйте удалить на неисправном компьютере драйвер носителя и установить его заново.

Долгое опознание носителя. Для решения проблемы необходимо дождаться завершения процесса или обновить версию операционной системы.

Некорректная работа USB-порта. Подключите токен к другому USB-порту, чтобы убедиться, что проблема не в носителе ЭП. Если система определила токен, перезагрузите компьютер. Если это не поможет, следует обратиться службу технической поддержки.

Неисправность носителя. Если при подключении токена к другому компьютеру или USB-порту система не определяет его, значит, проблема в самом носителе. Устранение неисправности возможно в данном случае лишь одним путём — нужно обратиться в сервисный центр для выпуска нового носителя.

ЭП не подписывает документ

Причин у подобной проблемы множество. Среди самых распространённых можно выделить следующие неполадки:

Закрытый ключ на используемом контейнере не соответствует открытому ключу сертификата. Возможно был выбран не тот контейнер, поэтому следует проверить все закрытые контейнеры на компьютере. Если необходимый контейнер по тем или иным причинам отсутствует, владельцу придётся обращаться в удостоверяющий центр для перевыпуска ЭП.

Сертификат ЭП определяется как непроверенный. В этом случае необходимо переустановить корневой сертификат удостоверяющего центра.

Истёк срок действия криптопровайдера. Для решения этой проблемы необходим новый лицензионный ключ к программе-криптопровайдеру. Для его получения необходимо обращаться к специалистам УЦ или к ответственным сотрудникам своей организации.

Подключён носитель с другим сертификатом. Убедитесь, что подключён правильный токен. Проверьте также, не подключены ли носители других сертификатов. Отключите другие носители в случае их обнаружения.

В этой ситуации помогает установка и регистрация библиотеки Capicom:

Распакуйте и переместите файлы capicom.dll и capicom.inf в каталог syswow64, находящийся в корневой папке ОС.

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

Современный мир трудно представить без цифровых носителей и переписки в интернете. Чтобы общение было комфортным, специалисты выработали свод правил, которые помогают сделать коммуникацию более эффективной, комфортной и быстрой для всех сторон. Эти правила назвали цифровым этикетом. О нем сегодня и поговорим.

Не устанавливать правила

Начать работу с новым клиентом и не узнать, что можно, а что нельзя – непростительная роскошь, которая может стоить денег.

Обязательно заранее обсудите следующие вопросы:

Многие могут удивиться второму пункту, а зря! Мы привыкли отталкиваться от собственных привычек, но у партнеров может быть иной распорядок дня. Так, например, вы всегда находитесь у компьютера и можете отвечать на электронную почту, а, например, юристы или люди творческих профессий не всегда имеют доступ к почте и предпочитают решать вопросы либо по телефону, либо в мессенджерах.

Не заботиться о ресурсах

В бизнесе есть два ресурса, которые нельзя тратить впустую. Это время и деньги. Зачастую, стараясь сэкономить свои ресурсы, мы тратим впустую время и деньги партнеров.

Генеральный директор компании в связи со своей занятостью и постоянным движением злоупотребляла голосовыми.

Оказалось, в конце материала она поставила для меня задачу, которая состояла в оперативной замене некоторых позиций в макете меню бара на другие. К моменту, когда меню напечатали и привезли, всё снова поменялось, и в итоге оставили первоначальные позиции, которые я, собственно, не исправила.

В деловом общении следует придерживаться следующих правил:

Забывать о юридической силе переписки

Запомните раз и навсегда: любая переписка может быть переслана другим людям, опубликована в интернете, отправлена нотариусу и будет иметь юридическую силу.

Об этом правиле важно помнить как тем, кто пишет письма, так и получателям.

Если с написанием писем проблем возникает все меньше (мы уже научились не указывать в переписках конфиденциальную информацию, а также не переходить на оскорбления и не обсуждать деловые махинации), то с получением писем проблемы все еще возникают.

Банальный пример, который знаком многим – случилось ЧП, что привело к нарушению условий договора. Вопрос необходимо решить быстро, поэтому проще созвониться и обсудить план действий и дальнейшие условия сотрудничества. Решение найдено, условия обговорены, а документального подтверждения нет!

Писать письмо сверху вниз

Странно звучит, не так ли? Но сейчас я вам докажу, что это правило может сберечь нервы и избавить от неловких ситуаций в переписке.

А в копии стоит 10 человек, и все руководители! Уверена, такое было абсолютно у каждого. Поэтому деловые письма надо писать снизу вверх.

В рамках передачи дел новому маркетологу компании я показывала, как пользоваться CRM и делать рассылку по базе клиентов.

Обладателей самых оригинальных посланий одарили бургерами. От руководства не прилетело. Они тоже посмеялись.

В данном пункте хочу поделиться одним лайфхаком, который, возможно, вам захочется внедрить и у себя на работе.

В некоторых компаниях принят стандарт, где тема письма обязательно начинается с приоритета. Приоритетность указывается по шкале от 1 до 4 и имеет следующие значения:

1 – срочно и важно;
2 – срочно, но неважно;
3 – не срочно, но важно;
4 – не срочно и не важно.

Для информационных рассылок в компании есть специальное обозначение – INF (information), а для вопросов, которые не терпят отлагательств – IMP (important).

Отправлять данные в формате картинки

Давайте я просто перечислю, что отправлять изображениями не надо, а вы прочувствуете эту боль на себе.

Банковские реквизиты. Те, кому приходили такие данные сканом, понимают, как волнуешься, когда перепечатываешь номер счета с кучей нулей.
Фото телефонного контакта.
Адрес электронной почты. Здесь вариантов ошибиться примерно столько же, сколько и в лицевом счете.
Пресс-релизы в формате PDF или JPEG. Что подумает журналист, которому придется перепечатывать информацию с пресс-релиза?
Отсканированные документы с просьбой внести правку, особенно если у получателя нет исходника.
Фотографию адресной строки в браузере.
Скриншот карты с указанием точки на местности. Отправьте лучше адрес или геолокацию (да здравствует 21 век!).

До вас дошло?

Во-первых, электронная почта сама уведомит получателя о том, что письмо пришло.

Во-вторых, лишнее напоминание будет только раздражать.

И в-третьих, есть 1 очень простой, но действенный прием – просто напишите в письме, что просите уведомить вас, что письмо было получено (если в нем содержится какая-то важная информация).

Безусловно, позвонить и уточнить можно, но только в том случае, если вы не получили ответ на письмо в течение 1-2 рабочих дней.

Не настраивать автоответы

Все мы можем оказаться в ситуации, когда у нас нет доступа к почте. Чтобы избавить коллег от лишнего беспокойства, установите автоответ. Обязательно укажите, сколько вы будете отсутствовать, к кому можно обратиться в случае необходимости альтернативный способ связи в экстренных ситуациях.

Поверьте, ваши коллеги будут благодарны за такие ответы, ведь вы сэкономите их время.

Стилистика и интонация

Для рабочей переписки уместен только деловой стиль общений. При этом, если вы ведете переписку с коллегой, с которым у вас сложились неформальные отношения, границы могут стираться и будут уместны простые речевые обороты.

Как бы ни было, стиль общения не так отпугивает клиентов, как отсутствие интонации в письмах. В реальной жизни мы воспринимаем только 40 % информации через слова. Остальное воспринимается невербально. Этот факт просто нельзя игнорировать в общении с клиентами и партнерами. Поэтому не забывайте о вежливости и посмотрите примеры ниже – какая разница между ними!

Однажды я делала большой проект по дизайну книжного издания и верстала заголовки прописными буквами. То есть, говоря простым языком, определенные места в макете многостраничной (более 300 страниц) книги я специально выделяла заглавными буквами, так как того требовал выбранный стиль верстки.

Одновременно с этим у меня шла коммуникация с веб-разработчиком сайта для одного из наших проектов. Мы активно общались через мессенджер. И вот я, не переключаясь из режима верстки заголовков, многие вещи писала веб-разработчику прописными. Из лучших побуждений выделяла таким образом определенные папки, категории сайта, на которые ему нужно обратить внимание. Мне казалось это логичным в свете параллельной работы над заголовками в книге.

Орфография и пунктуация

Мы же не на экзамене по русскому языку! Да, действительно, мы не на экзамене. Но какому подрядчику вам бы хотелось доверить свой проект: тому, кто пишет грамотно, или тому, кто пишет все сплошным текстом, да еще и с ошибками?

Ответ очевиден! Ваш профессионализм не будет оценен по достоинству, если ваши письма безграмотны, не структурированы и написаны сплошным текстом.

Если вы не уверены в своих знаниях русского языка, воспользуйтесь одним из этих сервисов, которые проверяют грамотность.

В бизнесе каждая деталь имеет значение, поэтому не стоит создавать себе проблемы там, где их можно избежать.

Также будьте очень аккуратны с использованием смайлов в деловой переписке. Смайлы помогают передать эмоции и настроение более ярко, но это атрибут неформального общения. Не используйте язык эмодзи при составлении деловых писем партнерам, но, если общаетесь с коллегами, улыбка в конце письма не повредит. Конечно, если она уместна.

Неправильная работа с Google-документами

Google-документы – это полезный инструмент, который позволяет экономить время на переписку, но при этом всем быть в едином инфополе. Сложности возникают, когда обе стороны работают с документом, а не просто просматривают его.

Когда открываете доступ, напишите сопроводительный текст, а также проверьте настройки приватности.

При работе с объемными файлами лучше помочь собеседнику разобраться в нем, показав структуру документа.

Безусловно, заучить все правила этикета невозможно, но есть 1, которое относится ко всем сферам жизни: думайте о вашем собеседнике.

В деловой сфере комфортную работу с подрядчиком ценят иногда гораздо выше, чем профессиональные качества. Синергия профессионализма и комфортной работы – залог долговременного и плодотворного сотрудничества!

Общаемся вежливо и по делу, но не дописываем нолики в договоре: рассчитываем стоимость услуг исключительно исходя из количества из сложности выполняемых задач.

Вот, к примеру, хотите вы написать человеку, что в одной щекотливой ситуации он поступил не очень хорошо, а правильнее сказать, некорректно. НО! Не слишком уверены в том, как правильно пишется: некорректно или не корректно. И действительно, в этом случае было бы особенно обидно: указывать человеку на его ошибку, а самому написать неверно. Вот чтобы не попасться в такую ловушку, нужно разобраться, как пишется это слово: слитно или раздельно? Разбираемся.

Употребление слова некорректно

правильно – неправильно, то есть ошибочно;
весело – невесело, то есть грустно;
сильно – несильно, то есть слабо

Ваше выступление в конце было (какое?) некорректное. – Ваше выступление в конце было (каково?) некорректно.

Примеры предложений

Ирина Петровна поступила некорректно, сообщив всем родственникам о том, что племянница собирается выйти замуж за кубинца Диего.
Павел заметил некорректно внесённые данные и велел срочно переделать квартальный отчёт.
Наталья обиделась на некорректно высказанное замечание в адрес её лучшей подруги.
Из-за некорректно записанных фамилий у журналиста возникли проблемы сразу же после записи интервью.
Иван выпил лишнего и в итоге повел себя крайне некорректно.

Употребление слов не корректно

Примеры предложений

— Ты поступаешь вовсе не корректно! – возмутилась Инга Антоновна.
Таблица была составлена не корректно, а с ошибками, что и привело к срыву контракта.
Это видение было далеко не корректно, но Павел не мог его отогнать.
Инна Петровна поступила отнюдь не корректно, сообщив все о свадьбе племянницы Татьяне Семёновне, своей соседке по подъезду.
Замечание, высказанное генеральным директором дочерней компании, было совершенно не корректно, так как данные оказались абсолютно верны.

Синонимы слова

Ошибочное написание

Заключение

Читайте также: