Какими характеристиками должно обладать убедительное сообщение

Обновлено: 08.07.2024

Принцип 1. Вы скорее убедите аудиторию, если сможете конкретно и четко выразить то, во что должны поверить слушатели или что они должны сделать

Ваша убеждающая речь, скорее всего, будет предназначена либо для того, чтобы сформировать или изменить мнение слушателей, либо для того, чтобы побудить их к действию. Вы декларируете желание, чтобы ваши слушатели что-то делали. Вот два заявления о целях, в которых выражается стремление добиться действий:

Я хочу, чтобы мои слушатели внесли денежные пожертвования на избирательную кампанию этого кандидата.
Я хочу, чтобы мои слушатели пришли на спектакль, поставленный студентами нашего колледжа.

Принцип 2. Вы скорее сможете убедить аудиторию, если будете формулировать цели и подавать информацию, ориентируясь на установки, которых придерживаются ваши слушатели

Вам необходимо выяснить, какие позиции занимают будущие слушатели. Чем больше вы соберете данных о своей аудитории и чем больше у вас опыта в области анализа аудиторий, тем выше ваши шансы сделать правильную оценку.

Установки аудитории (выраженные в виде мнений) можно распределить по непрерывной шкале, от исключительно благосклонных до враждебных. Хотя во всякой аудитории некоторые мнения могут располагаться почти что в любой точке этого распределения, в целом мнения аудитории обычно концентрируются вокруг определенной точки. Эта точка концентрации представляет собой обобщенную установку аудитории по отношению к предмету.

Вы должны охарактеризовать вашу аудиторию как имеющую позитивную установку (слушатели уже придерживаются данной точки зрения), не имеющую определенного мнения (слушатели не информированы, нейтральны или безразличны) или имеющую негативную установку (слушатели придерживаются противоположной точки зрения). Тогда вы сможете разработать стратегию адаптации своей речи к этой установке.

Континуум мнений можно представить следующим образом:

Враждебное
Несогласное
Умеренно несогласное
Ни за ни против
Умеренно благосклонное
Благосклонное
Исключительно благосклонное

2. Отсутствие определенного мнения. Если вы считаете, что у слушателей нет определенного мнения по вашей теме, вы можете поставить себе цель сформировать их мнение или убедить их действовать:

Если вы думаете, что аудитория не имеет никакого мнения, потому что она не информирована, то ваша стратегия должна состоять в том, чтобы дать достаточно информации, которая поможет слушателям понять суть дела, прежде чем вы обратитесь к ним с убедительным призывом, агитирующим за определенное мнение или побуждающим к действиям.
Если вы считаете, что аудитория нейтральна по отношению к предмету, значит, слушатели способны рассуждать объективно и воспринимать разумные доводы. В этом случае ваша стратегия должна включать представление наилучших из возможных аргументов и подкрепление их самой лучшей информацией, какую вы только сможете найти. Если ваша оценка окажется правильной, с такой стратегией вы имеете высокие шансы на успех.
Если вы полагаете, что слушатели не имеют никакого мнения, потому что предмет им безразличен, все ваши усилия должны быть направлены на то, чтобы сдвинуть их с этой безразличной позиции. Вместо того чтобы сосредоточиваться на информации, выступая перед такой аудиторией, вам лучше сделать акцент на мотивации. Вам нужно будет использовать меньше материала, подтверждающего логическую цепочку ваших доказательств, и больше — обращенного непосредственно к нуждам слушателей.

Принцип 3. Вы скорее убедите аудиторию, если речь будет содержать в себе хорошие, разумные доводы и доказательства в поддержку вашей цели

Люди гордятся своей рациональностью. Мы редко делаем что-либо без какой-нибудь реальной или воображаемой рациональной причины. Чтобы удовлетворить эту потребность слушателей, основные положения направленной на убеждение речи обычно формулируются как доводы, то есть заявления, объясняющие, почему предложение оправдано.

Как найти хорошие доводы? Доводы — это заявления, которые отвечают на вопрос, почему мы должны верить во что-то или делать что-то. Если вы хорошо знакомы со своим предметом, у вас, скорее всего, уже есть в распоряжении какие-то доводы.

Как только вы составите список возможных доводов, взвесьте и оцените их, чтобы выбрать из них три или четыре хороших. Вот несколько критериев для оценки предполагаемых доводов.

Хорошие доводы должны быть подкреплены фактическими доказательствами. Некоторые доводы звучат внушительно, но не могут быть подкреплены фактами. Вы можете удивиться, обнаружив, как много доводов, упоминаемых в различных источниках, при подготовке речи вам придется отбросить из-за того, что им не находится достаточного подкрепления.
Хорошие доводы должны иметь отношение к предложению. Иногда заявления выглядят как доводы, но на самом деле не несут в себе никаких реальных доказательств.
Хорошие доводы должны оказывать воздействие на предполагаемую аудиторию. Даже если довод хорошо подкреплен, он не будет эффективно работать в такой аудитории, где большинство не считает использованный вами критерий главным для оценки ситуации. Хотя вы и не всегда точно знаете, какое воздействие окажет ваш довод на аудиторию, вы можете приблизительно оценить его воздействие на основе сделанного вами анализа аудитории.

Из какого источника взяты сведения? Подобно тому как мнения некоторых людей более достойны доверия, чем мнения других, так и некоторые печатные источники являются более надежными. Если доказательство взято из ненадежного или предвзятого источника, поищите подтверждение в других источниках или исключите это доказательство из своей речи.
Современны ли сведения? Продукты, идеи и статистические данные лучше всего свежие. Сведения пятилетней давности могут оказаться неверными сегодня. Более того, в статье вышедшей на прошлой неделе газеты могут использоваться сведения пятилетней давности.
Имеют ли эти сведения отношение к делу? Убедитесь, что доказательство служит непосредственным обоснованием ваших доводов. Если это не так, отбросьте его.

Принцип 4. Вы скорее сможете убедить аудиторию, если будете выстраивать свои доводы в соответствии с предполагаемой реакцией слушателей

Самыми распространенными схемами, по которым вы будете строить вашу убеждающую речь, являются методы изложения рациональных доводов, решения проблемы, сравнительных достоинств и мотивации.

Пример предложения. Я хочу, чтобы мои слушатели голосовали за введение школьного налога во время ноябрьского голосования:

Полученные средства позволят школам возродить важные программы (второй по силе довод).
Полученные средства пойдут на прибавку к зарплате учителям, в которой они очень нуждаются, так как стоимость жизни выросла.
Реальные издержки для каждого члена общества будут очень маленькими (самый сильный довод).

есть проблема, которая требует действий;
данное предложение поможет разрешить проблему;
данное предложение является наилучшим решением проблемы, потому что оно обеспечивает позитивные результаты.

Пример предложения. Я хочу, чтобы мои слушатели голосовали за введение школьного налога во время ноябрьского голосования.

Нехватка денег приводит к серьезным проблемам в общественном образовании (постановка проблемы).
Предполагаемого дохода от введения налога будет достаточно, чтобы решить эти проблемы (решение).
На сегодня, введение школьного налога — наилучший метод решения проблем общественного образования (позитивные результаты).

Метод сравнительных достоинств. Структура метода сравнительных достоинств позволяет оратору сместить акцент на преимущества предлагаемого курса действий. Вместо того чтобы представлять предложение как способ разрешения серьезнейшей проблемы, этот метод изображает его как нечто, что должно быть принято только по причине его преимуществ перед тем, что в настоящее время делается.

Наиболее действенной эта схема оказывается в случае, когда аудитория согласна либо с тем, что существует проблема, которая должна быть разрешена, либо с тем, что предложение лучше всех альтернативных, даже если на данный момент нет никаких конкретных проблем. Подход к вопросу введения школьного налога с позиций сравнения достоинств будет выглядеть примерно так.

Доходы от этого налога позволят школам повысить качество их программ (достоинство 1).
Доходы от этого налога позволят школам приглашать на работу более квалифицированных учителей (достоинство 2).
Доходы от этого налога позволят школам закупить более современное оборудование (достоинство 3).

Метод мотивации. Сочетает в себе решение проблемы и мотивацию слушателей. Он следует схеме решения проблемы, но при этом включает в себя необходимые шаги, предназначенные для того, чтобы усилить мотивационный эффект речи. Мотивационная схема, как правило, состоит из пяти шагов:

шаг привлечения внимания;
шаг утверждения потребности, полностью раскрывающий природу проблемы;
шаг удовлетворения потребности, дающий объяснение того, как предложение удовлетворительным образом разрешает проблему;
шаг наглядного представления, показывающий, что значит предложение лично для каждого слушателя;
шаг — призыв к действию, выделяющий конкретное направление, в котором слушателям следует действовать.

Принцип 5. Вы скорее убедите своих слушателей, если будете говорить так, чтобы мотивировать их

1. Сила стимулов. Люди скорее склонны воспринимать стимулы как значимые, когда эти стимулы указывают на благоприятное соотношение издержек и вознаграждений. Предположим, вы просите своих слушателей пожертвовать час в неделю своего времени на то, чтобы поучаствовать в благотворительной программе. Время, которое вы предлагаете им потратить, вероятнее всего, будет воспринято как издержки, а не как стимулирующее вознаграждение; однако вы можете описать данную благотворительную работу таким образом, что она сама будет восприниматься как дающий вознаграждение, значимый стимул.

Например, вы можете сделать так, чтобы ваши слушатели, уделяя время столь важному делу, чувствовали себя людьми с сознанием гражданского долга, социально ответственными или благородными помощниками. Если вы покажете в своей речи, что эти вознаграждения или стимулы перевешивают издержки, ваши слушатели с большей вероятностью захотят принять участие в поддерживаемой вами программе.

2. Использование стимулов, соответствующих основным потребностям. Стимулы наиболее действенны, когда служат удовлетворению основных потребностей. Одна из самых популярных теорий в области потребностей принадлежит Абрахаму Маслоу (Maslow, 1954). Согласно этой теории, люди проявляют большую склонность действовать, когда стимул, предлагаемый оратором, способен удовлетворить одну из важных неудовлетворенных потребностей слушателей.

В чем смысл такого анализа для вас как для оратора? Во-первых, она описывает типы потребностей, к которым вы можете обращаться в своей речи. Во-вторых, она позволяет понять, почему некоторая линия развития речи может хорошо работать в одной аудитории и приводить к неудаче с другой аудиторией. Например, в трудные с экономической точки зрения времена люди больше озабочены удовлетворением физиологических потребностей и потребностей безопасности, и поэтому будут менее склонны реагировать на обращение к общественным чувствам и альтруизму.

Третий и, возможно, наиболее важный момент состоит в том, что если ваше предложение вступает в конфликт с ощущаемой потребностью, вы должны иметь наготове сильную альтернативу из той же самой или из более фундаментальной категории потребностей. Например, если реализация вашего предложения будет стоить людям денег (скажем, будут повышены налоги), вы должны показать, что эти меры удовлетворяют какие-то другие, сравнимые по значимости потребности (например повышают их безопасность).

Принцип 6. Вы скорее сможете убедить аудиторию, когда она видит в вас заслуживающий доверия источник

Чтобы речь была эффективной, важно доверие слушателей к оратору. Если вы намерены убеждать своей речью, кроме того, чтобы быть хорошо подготовленными, подчеркивать вашу заинтересованность в благополучии слушателей, своим видом и манерой говорить демонстрировать энтузиазм, вы должны вести себя этично. Следующие четыре правила лежат в основе этичной убеждающей речи.

Говорите правду. Из всех правил это, возможно, самое важное. Аудитория, которая соглашается слушать вас, оказывает вам доверие и ожидает, что вы будете честны по отношению к ней. Следовательно, если люди считают, что вы лжете, или позднее узнают, что вы солгали, они отвергнут вас и ваши идеи. Но говорить правду значит не только избегать намеренной, прямой лжи. Если вы не уверены, что информация правдива, не используйте эту информацию до тех пор, пока не проверите ее. Неведение редко принимается в качестве извинения.
Давайте вашу информацию в перспективе. Многие люди бывают настолько взволнованы содержанием сообщаемой ими информации, что преувеличивают ее значение. Хотя небольшое преувеличение может восприниматься совершенно естественно, когда оно начинает выглядеть искажением, многие рассматривают это как ложь.
Воздерживайтесь от личных нападок на тех, кто не согласен с вашими идеями. Кажется, почти все согласны с тем, что оскорбления в адрес противника и другие, не относящиеся к делу, личные нападки пагубно сказываются на образе оратора как достойного доверия человека. Ответственные слушатели понимают, что такая тактика не добавляет силы доказательствам оратора и представляет собой злоупотребление привилегированным статусом человека, стоящего на трибуне.
Приводите источники любой негативной информации. Происхождение идей часто не менее важно, чем сами по себе идеи, особенно если заявление содержит порицание или компрометирующую информацию. Если вы собираетесь обсудить какие-то проступки отдельных граждан или организаций или ниспровергнуть идею, основываясь на словах или идеях, почерпнутых вами где-то со стороны, приводите источник, из которого вы берете свои сведения и аргументы.

Резюме

Убеждающие речи произносятся для того, чтобы сформировать или изменить мнение аудитории или мотивировать слушателей совершить какие-то действия. Принципы, которыми следует руководствоваться при составлении и презентации публике такой речи, соответствуют описанным нами шагам подготовки информационной речи.

Запишите четкую цель убеждающей речи — заявление, говорящее о том, чего вы хотите добиться от аудитории: что она должна думать или делать.
Проанализируйте область интересов и уровень знаний аудитории и ее возможное отношение к вашей цели.
В основной части речи приведите веские доводы — заявления, отвечающие на вопрос, почему предложение должно быть принято.
Постройте свою речь так, чтобы ее организация соответствовала вашей цели и вашему анализу аудитории. Есть четыре общепринятые организационные схемы для убеждающих речей — это изложение рациональных доводов, решение проблемы, сравнение достоинств и мотивация.
Постарайтесь мотивировать слушателей, дополнительно поработав над своим языком, так чтобы вы могли пробудить их эмоции, особенно в ключевых местах вашей речи, в ее начале и заключении.
Оправдывайте доверие, которое вам оказывают. Одна из наиболее важных вещей, необходимых для того, чтобы завоевать доверие слушателей, особенно в случае убеждающих речей, это этичное поведение. Преподносите вашу речь в убедительной манере. Хорошая подача материала особенно важна, когда вы хотите своими словами убедить других.

Открыт набор на уникальный курс повышения квалификации по управленческому учету, в котором своим опытом делятся не один, а три преподавателя-практика.

На курсе вы найдете вдохновение и новые смыслы в каждодневной работе.

Рудольф Вердербер (Rudolph F. Verderber), профессор коммуникаций университета Синсинати (University of Cincinnati). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского

Главное — любым способом уменьшить когнитивное напряжение, так что для начала следует сделать все возможное для повышения читабельности. Сравните два утверждения.

Адольф Гитлер родился в 1892 году.

Адольф Гитлер родился в 1887 году.

Вместе горевать — меньше враждовать.

Понемногу рубить — большой дуб погубить.

В вине сознаться — наполовину оправдаться.

Другие студенты читали те же поговорки без рифмы:

Вместе горевать — меньше соперничать.

Понемногу рубить — свалить большой дуб.

В вине сознаться — наполовину ее искупить.

Рифмованные афоризмы показались участникам более глубокими.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Убедительное доказательство при помощи аргументации

Убедительное доказательство при помощи аргументации Деловая беседа не может быть эффективной, если она лишена содержания и, следовательно, аргументов.В фазе аргументирования участники деловой беседы занимают определенную позицию. Можно пытаться изменить

Написать книгу?!

Глава 41 Как заставить его написать СМС?

Глава 41 Как заставить его написать СМС? Этот раздел заключительный, и в нем я постаралась дать больше приемов, как добиться того или иного. Очень советую внимательно ознакомиться с материалами этих глав, даже если некоторые пока вас не касаются. Никогда неизвестно, как

Речь - одно из видов деятельности, обычно используемых на уроках языка. Выступления проводятся по теме важного события или события и должны обсуждаться с широкой публикой.

Речь бывает разных типов. Один из них - убедительная речь. Убедительная речь становится речью, которая содержит приглашения или убеждает слушателей сделать что-то в соответствии с темой.

Определение убедительной речи

Убедительная речь - это речь, которая используется, чтобы убедить аудиторию или слушателей поверить в нее, чтобы они захотели что-то сделать по определенной теме.

Убеждение - часть экспозиции. Изложение используется, чтобы убедить слушателя или читателя, представляя аргумент с одной проверенной точки зрения.

Таким образом, содержание убедительного речевого текста должно быть основано на логических, логических, логических и достоверных аргументах.

У убедительной речи есть те же характеристики, что и у ее определения, а именно: приглашение, влияние и побуждение слушателей делать то, что считается полезным для их общих интересов.

Характеристики или характеристики убедительных речевых текстов

Ниже приведены 3 (три) характеристики убедительной речи:

Используйте конструктивные предложения
По характеру заказа, приглашения или рекомендации относительно того, что необходимо сделать.
Включите проблемные темы, которые будут обсуждены и объяснены

Убедительная структура речи

Разумеется, после знания вышеперечисленных характеристик убедительная речь также имеет формирующую структуру, поскольку убедительная речь включается в текст изложения.

Таким образом, эти тексты обычно начинаются с введения, в котором излагается позиция, излагающая мнение или точку зрения автора. Ниже приводится объяснение каждой структуры.

1. Заявление о позиции

Мнение или позиция, которую автор использует при рассмотрении вопроса.

Например, какова позиция выступающего по проблеме? Это жертва, эксперт или просто кто-то, кому небезразлична проблема?

Чтобы сделать сильное позиционное заявление, мы можем задать несколько вопросов ниже.

Кто убедится?
В чем убедишься? (изменение взглядов? отношения? поведения?)
Какие аргументы привлекут их внимание? (этика будет иметь гораздо большее влияние на определенных людей в обществе, а ученые должны быть более логичными и реалистичными).
Четко ли изложена позиция в заявлении?

2. Стадия аргументации

Приведенные аргументы должны быть логически объяснены и подтверждены причинами, примерами, экспертными данными и достоверными статистическими данными или информацией.

3. Заявление об усилении позиции

Значение В этом разделе выделено расположение аргумента. Позиционные выводы, основанные на представленных аргументах, усиливают позицию. Этапы включают:

Укрепите формулировку позиции и подчеркните основные мысли с помощью голоса, высоких и низких тонов, выражений, языка тела и жестов в соответствии с аргументом.
Аргументы развиваются логически и подтверждаются доказательствами, а не только на основе эмоций и интуиции.
Таблицы, изображения, диаграммы или фотографии доказательств из исходных данных могут быть использованы для составления более надежного заявления.

Этапы составления убедительной речи

При составлении убедительного речевого текста существуют другие правила, поскольку написание убедительной речи требует тщательной подготовки и хорошего владения материалом, в том числе:

Знайте и изучайте темы, которые будут представлены. Как можно больше изучайте вещи, связанные с этой темой.

Найдите время, чтобы прочитать книгу по теме, которая будет представлена. Перечислите важные данные и источники, которые можно использовать для усиления аргументов.

Убедитесь, что цели, которые необходимо достичь, понятны и соответствуют актуальности темы.

Узнай, кто слушает выступление, у каждой аудитории свои потребности.

Примеры убедительной речи

Для получения дополнительных сведений в разделе Составление убедительной речи вот несколько примеров убедительной речи, на которые вы можете вдохновить:

Пример 1: убедительная речь о наркотиках

Открытие

Наркотики - сложная проблема в мире и даже в мире. Его существование беспокоит многие партии.

Состояние жертв, упавших в черную бездну, также было очень тревожным. Наркотики нанесли вред многим молодым душам, которым предстоит долгий путь.

Содержание

Заявление о позиции

Решительное действие полного игнорирования его - единственный способ избежать этого.

Поскольку мы совсем недалеко от этого объекта, мы упадем в черную дыру, которая будет мучить нас физически и психологически.

Аргумент Стадия

Как я мог не попробовать, однажды попробовав наркотики, эта штука будет продолжать преследовать нас каждый день, каждый час, даже каждую секунду! Наркотики вызывают привыкание, а это значит, что наш организм будет продолжать спрашивать их, когда они их попробуют.

Дело не в том, что наши тела действительно хотят их, но наркотики манипулируют нашим телом, чтобы попросить их. Наше тело будет введено в заблуждение, заставив продолжать принимать эти опасные наркотики, даже если содержащиеся в них вещества действительно разрушают наши тела.

Это еще не все, наркотики также атакуют нас психологически. Это означает, что наши сердца будут продолжать беспокоиться, если мы не попробуем этого. Наши головы будут покрыты тьмой, которую она несет. Пока мы не сможем даже кричать и даже причинять боль людям, которых мы любим.

Говоря о людях, которых мы любим, жертвами становятся не только мы. Но самые близкие нам люди, которым небезразлична наша жизнь.

Представьте, что чувствовали ваши родители, видя, что вы страдаете от этого опасного вещества. Они не смогут увидеть, как мы страдаем. Они также получат клеймо общества на всю жизнь!

Заявление об усилении позиции

Кажется достаточно, что 3 000 000 человек в Мире погрязли в своих фанатичных удовольствиях. Да, вы не ослышались, в эту харамскую черную дыру попали 3 миллиона человек и еще больше, согласно данным, собранным Национальным агентством по наркотикам или Национальным агентством по наркотикам в 2019 году.

Закрытие

Поэтому я твердо заявляю, пожалуйста, не приближайтесь к этому хараму! Это не только вопрос закона, и даже закон - всего лишь посредник. Следует избегать употребления наркотиков, потому что они действительно разрушительны и разрушат вашу жизнь! Спасибо.

Пример 2: Краткое выступление о нравственном воспитании

Мир вам, милость и благословение Аллаха

В этот день позвольте нам поблагодарить Аллаха SWT за милость и благословения, которые Он дал, чтобы мы могли встретиться в этом месте. В речевом материале, который я представлю, речь идет о важности нравственного воспитания.

В последнее время мы часто видим плохое поведение всех элементов нашего общества, будь то средний класс, верхний средний класс и наши чиновники.

Плохое поведение, которое они совершают, включает кражу, изнасилование, убийство, мошенничество, злоупотребление наркотиками и коррупцию. Все это плохое поведение нанесло стране большой моральный и материальный ущерб.

Такое плохое поведение вызвано слабой моралью, существующей в нашем обществе. Поэтому неудивительно, если такое поспешное поведение по-прежнему широко практикуется, и его трудно выполнять.

Один из способов или усилий минимизировать это - проводить нравственное воспитание. Само нравственное воспитание - это образование, основанное на нравственном развитии учащихся, чтобы у учащихся была хорошая мораль, помимо умного мозга.

Способ, которым мы можем применить моральное воспитание к нашим детям, - это сделать нас хорошим моральным образцом для подражания перед нашими детьми.

Кроме того, с раннего возраста необходимо прививать нашим детям воспитание нравственных ценностей. Процесс обучения должен быть максимально интересным и вовлекать ребенка в процесс обучения, чтобы изучение моральных ценностей не шло в одном направлении, чтобы дети чувствовали себя вовлеченными и имели гораздо лучшее понимание моральных ценностей, которых необходимо придерживаться.

Может быть, процесс нравственного воспитания непростой и непростой. Однако полученные результаты стоят долгого и трудного процесса нравственного воспитания.

Для этого давайте отныне применять нравственное воспитание к нашим детям, как в семейной среде, в обществе, так и в различных образовательных учреждениях.

Таким образом, наши дети позже станут поколением, которое будет умным и обладающим хорошими моральными принципами, так что плохое поведение, которое часто происходит в последнее время, не будет выполняться будущими поколениями.

Может быть, это все, что я могу сказать в этой короткой речи. Со всем смирением приношу извинения, если в моей речи есть ошибки и недостатки. Да пребудут с нами Его милость и благословения. Аминь, о Владыка миров.

Убедительное письмо — это любой текст, написанный с целью получения определенного результата. В бизнесе это касается практически всего, что вы пишете. Если вы не пытаетесь добиться результата, то зачем писать?

• письмо с резюме на открывшуюся вакансию;

• электронное письмо персоналу для ознакомления его с новой корпоративной политикой;

• письмо с заявкой на тендер;

• письмо с требованием возврата безнадежного долга.

Все эти письма предполагают какой-то ответ от адресата; следовательно, они должны быть убедительными. Даже беллетристика должна быть убедительной. Автор должен убедить читателей в том, что вымысел вполне реален. Если у читателя возникли сомнения — автор потерпел неудачу.

В двух словах, убедительное письмо — это все, что вы пишете для определенного адресата. [1]

В этой главе мы поразмышляем над следующими важнейшими вопросами.

1. Зачем вы пишете?

2. Кто будет это читать?

3. К какому результату вы стремитесь?

4. Какой ответ вам нужен от адресата, чтобы добиться этого результата?

Зачем вы пишете?

Может, обойдемся без этого?

Считается, что лишь 7 % личных коммуникаций (лицом к лицу) можно назвать вербальными. Хотя это, скорее всего, неправда, за исключением некоторых, вполне конкретных ситуаций, [2] общение лицом к лицу имеет множество преимуществ. При написании письма вы лишены тех инструментов убеждения, которые доступны вам при личном общении. Вы не можете закатывать глаза, например, демонстрировать сарказм, жестикулировать или казаться человеком, вызывающим доверие. Если вы обладаете шармом и харизмой, вам намного легче убедить человека в чем-то при личном общении.

Однако письмо обладает многими преимуществами, которых лишено личное общение: у вас есть время подобрать слова; вы можете отредактировать текст и спросить совета у других; можете писать, сидя в пижаме, наевшись чеснока и не мывшись хоть целую неделю.

Письмо — неторопливый процесс, взвешенный, обдуманный и точный, в то время как личный контакт — быстрый, динамичный и происходящий в свободной форме. Хорошенько подумайте и, если у вас есть выбор, выберите самое убедительное средство коммуникации.

Как мы отметили, убедительное письмо должно давать результат. Следовательно, нужно определить этот желаемый результат, прежде чем начать писать.

Для приведенных ранее примеров желаемые результаты могут быть следующими:

• приглашение на собеседование по поводу вакансии;

• 90 % сотрудников адаптируются к новой корпоративной политике в течение семи дней;

• победа в тендере;

• выплата всего безнадежного долга в течение 28 дней.

Хотя постановка цели — вполне очевидный процесс, здесь все же есть некоторые трудности:

1) поставить слишком много целей;

2) забыть о цели;

3) не отвечать на вопрос.

Слишком много целей

У вас могут быть промежуточные цели, но они должны быть реалистичными. Например:

Даже в длинных документах (таких, как годовые отчеты или торговые предложения) должна быть одна-единственная цель, даже при наличии промежуточных задач.

Если вы забыли о цели

Такое случается со всеми. Мы пишем длинные документы или электронные письма, которые, как нам кажется, должны поразить любого читателя, а потом выясняется, что никто так и не понял, что имелось в виду. Значит, мы забыли о своих целях.

Жалобы — прекрасный пример. Почему вы жалуетесь? Чего вы ждете? Если вы хотите получить обратно свои деньги, именно на этом должны сосредоточиться все ваши послания компании, а не только первое письмо. Очень легко отвлечься на цифры, даты и поиск виноватых и забыть основную цель письма. Так что, если ваша задача — разразиться пламенным негодованием, так и сделайте.

Если вы не отвечаете на вопрос

В бизнесе пишут в основном в ответ на вопрос или заявку. Это также относится к внутренней переписке по электронной почте и тендерам. Человек, которому вы отвечаете, ожидает конкретного результата. Если он ясно сформулировал свои ожидания, убедитесь в том, чтобы он получил то, что ему нужно. Точно так же, если вы заявляете, что покажете что-то, сделайте это.

Вот пример тендера.

2.2.7. Облегчение выполнения задач благодаря прямому доступу к ключевому оборудованию.

Так как разработка проекта X в первую очередь зависит от специального оборудования, основные партнеры берут на себя ответственность за обеспечение данным оборудованием. Разделение обязанностей в каждой компании консорциума делает их единственными ответственными лицами за приобретение/аренду необходимой аппаратуры для выполнения их задач.

Во-первых, это ужасный кусок абсолютно бессвязного текста. Более того, автор начал абзац с вполне определенного заголовка, но не сумел раскрыть его. Автор должен был показать, что ключевое оборудование доступно, но вместо этого он стал разъяснять, что каждый партнер ответственен за приобретение оборудования, а это совсем другая тема.

Повторюсь: возможно, все это кажется вам простым и само собой разумеющимся, но именно о простых вещах мы чаще всего забываем, когда торопимся.

Кто ваша аудитория

Если это адресовано четырехлетнему ребенку (который хорошо разбирается в комитетах по вознаграждениям), то все в порядке. Но если вы извиняетесь перед советом директоров за невыполненную работу, то дела обстоят не так радужно. Если вы не понимаете, чего ожидает аудитория, то никогда не сможете ее убедить.

Что нужно помнить о своей аудитории

Независимо от того, кто входит в вашу аудиторию, можно выделить несколько общих моментов.

• У вашей аудитории есть внутренний критик. Когда мы читаем, в голове у нас звучит циничный голос, критикующий каждую фразу. Постарайтесь утихомирить этот голос, сформулировав свои идеи ясно, доступно и правдоподобно. Полезно использовать риторические вопросы. [3] Эффективно также задавать вопросы, которые задал бы внутренний голос читателя, а затем сразу же на них отвечать. Это позволяет установить связь с аудиторией, добиться доверия и сопереживания.

• Смысл написанного зависит от аудитории. Слова — всего лишь каракули на бумаге, пока их не наделили определенным значением. Люди интерпретируют ваши слова, опираясь на собственный опыт и склонности (см. главу 3), следовательно, могут понять что-то абсолютно не так, как вы задумывали. Поэтому два человека могут ссылаться на один и тот же документ при отстаивании абсолютно разных точек зрения, и каждый из них будет верить, что документ подтверждает именно его позицию.

• У вашей аудитории есть дела поинтереснее. Удивительно, но это так. Честно скажу, иногда мне было бы приятнее прибить свой язык к столу, чем читать некоторые документы. Если хотите, чтобы аудитория прочитала ваше творение, сделайте его интересным.

• Аудитория читает по диагонали. Это прямое следствие того, что у людей есть дела поважнее. Информация должна быть максимально доступной. На самом деле я удивлюсь, если вы дочитали этот абзац.

• Читатель хочет попасться на крючок. Когда читатель тратит время на чтение текста, он хочет убедиться в том, что сделал это не зря. Утратив интерес с самого начала, он разозлится и на себя, и на вас. Чем дольше вы держите его на крючке, тем больше он будет доверять вам (почему так происходит, см. в главе 3).

Оценивая аудиторию, обдумайте следующие моменты:

• имя (если оно известно);

Составив мысленный образ читателя, подумайте, как это отразится на вашем тексте.

Убеждайте аудиторию, а не самого себя

Мир захламлен рекламными кампаниями для аудитории, состоящей из одного-единственного человека. На веб-сайтах тоже можно найти кучу примеров. Следующий отрывок заимствован с типичного консалтингового веб-сайта:

Выживание в стремительно развивающемся корпоративном мире зависит от умения быстро адаптироваться к внешним изменениям с помощью продуктизации неиспользованных информационных ресурсов, которые неравномерно распределены между различными игроками на многочисленных платформах. Acecorp Consulting — мировой лидер по выявлению и использованию информационных ресурсов с помощью синергичных методов работы.

Если вы IT-консультант, все замечательно. К сожалению, клиенты этой компании — не IT-консультанты. Я стал читать этот текст после просмотра заголовка только потому, что выбора у меня не было. Думаю, автор хотел сказать примерно следующее:

Ваш бизнес зависит от вашей способности реагировать на изменения. Собрав воедино опыт и знания, рассредоточенные по всей организации, вы сможете реагировать намного быстрее. Acecorp Consulting — мировой лидер в области информационного менеджмента, и мы готовы предложить простые решения, которые помогут выявить и использовать ваши корпоративные знания.

Помните: надо убедить аудиторию, а не самого себя.

Адаптируйте стиль — от академичного к бизнес-стилю

В Великобритании примерно половина сотрудников, которым приходится писать по работе, учились в университете. Высшее образование прививает определенный стиль письма, идеально подходящий для научных исследований. Однако некоторые особенности, которые делают этот стиль столь подходящим для его прямого назначения, мешают в бизнесе.

Постарайтесь выражаться более определенно и позитивно, если, конечно, вы не убеждены в том, что это абсолютно невозможно. Если же в текст необходимо вставить оговорки и предостережения, не заостряйте на них внимание; сначала надо убедить читателя, а затем уже пугать его оговорками.

От третьего лица

Это очень строгий, объективный стиль, но ему не хватает тепла. Первое лицо намного сердечнее, дружелюбнее и позволяет говорить о читателе.

В научных статьях помимо непонятных слов употребляются еще и профессионализмы (специфические слова и выражения). Как мы выясним в главе 5, если убрать из текста тяжеловесные слова, он получится гораздо более понятным и ясным, а читателям будет намного легче уяснить вашу мысль.

Конечно, если вы пишете для ученых мужей, академический стиль будет более убедительным. Главное — адаптировать стиль к конкретной аудитории.

Реакция читателя = Результат

Мы знаем аудиторию. Мы знаем цель. Теперь задача посложнее: как убедить читателей помочь нам добиться своих целей? Все сводится к реакции читателя, которая формируется из двух составляющих.

Эмоциональная реакция — чувство, возникающее у читателя (жалость, грусть, восторг и т. д.).

Намерение — то, что читатель собирается сделать вследствие возникших чувств (купить что-то, перестать что-то делать и т. д.).

Возьмем пример тендера. В хорошо составленной заявке будут раскрыты все необходимые пункты. А замечательная заявка помимо этого вызовет еще и эмоциональную реакцию адресата, и, возможно, он выберет именно ее.

Главная цель убедительного текста — вызвать следующие эмоциональные реакции:

Разные реакции разных читателей

Какую цель вы ставите перед собой при описании вакансии? Вы можете составить его так, чтобы привлечь внимание кандидатов определенного типа. Более того, вы наверняка захотите отсеять неподходящих соискателей, иначе вас завалят резюме.

Итак, убедитесь в том, что вы создаете позитивную и негативную реакции читателей, в зависимости от того, от кого вы ждете результатов.

Призыв к действию и вознаграждение читателей

Правило 1: включите в свой документ призыв к действию.

Призыв к действию состоит из двух частей:

1) вот, что можно сделать;

2) вот, как это сделать.

Первый пункт опирается на намерения читателя. Он хочет сделать что-то в связи со сложившейся ситуацией, но не всегда знает, что (или чего именно вы от него ждете), поэтому вы должны четко сформулировать свои ожидания.

Если вы не спешите, [5] то можно расширить процесс убеждения. Интерес читателя растет, если он что-то получает взамен. Это важнейшее правило беллетристов, однако оно также применимо к деловому письму.

Например, нужно написать письмо вашему боссу с просьбой помочь в решении проблемы. Возможно, вы уже нашли решение и можете просто попросить начальство реализовать его. Однако вы можете рассчитывать на более выгодную ответную реакцию, если опишете проблему и подведете начальство к решению, не формулируя его напрямую. Это даст начальству шанс поучаствовать, решив проблему для вас. Ваш босс получит свое вознаграждение (интеллектуальное стимулирование) и с большой радостью примется за внедрение вашего решения, а вы добьетесь своей цели. Самое главное — это будет его идея, что сильно повысит ее шансы на реализацию (это мы обсудим в главе 3). Конечно же, нужно понимать аудиторию, чтобы знать, сработает этот метод или нет.

Убедительное письмо — это любой текст, который вы пишете для того, чтобы кто-то его прочитал. Прежде чем начать, продумайте следующие моменты.

Читайте также: