Как выделить красным сообщение в аутлуке
Обновлено: 02.07.2024
Итак, как же отметить цветом некоторые письма, чтобы они сразу бросались в глаза?
Если это письма от начальника, то это очень даже полезно.
Как это сделать?
Сначала нужно добавить отправителя себе в Контакты . Если, конечно, у вас его ещё там нет. Иначе ничего может не сработать.
Откроем письмо и щёлкнем правой кнопкой на адрес. Выбираем "Добавить в контакты Outlook":
Сохраняем контакт:
Переходим непосредственно к настройке. Она находится под кнопкой "Настройка представления" на закладке "Вид:
В открывшемся окошке выбираем "Условное форматирование" :
На следующей картинке отмечены 4 шага , которые нам нужно пройти.
- Добавить правило условного форматирования
- Дать ему название
- Выбрать шрифт отображения (в том числе и нужный нам цвет)
- Установить условие, по которому будет применяться форматирование
На картинке уже нажата кнопка "Добавить" и введено название (пройдены 2 шага):
При нажатии на кнопку "Шрифт" , открывается окно выбора шрифта. Выбираем цвет, и полужирность (параметры на свой вкус). В окошке "Образец" видно, как это будет выглядеть в итоге. Нажимаем ОК :
После возврата в окно условного форматирования, нажимаем кнопку "Условие" (шаг 4). Мы хотим отмечать письма "От" адресата. Поэтому нажимаем кнопку "От. " :
Выбираем нашего адресата из Контактов. Нажимаем внизу кнопку "От ->" и ОК :
Переходим на закладку "Другие условия" . Зачем? Скажу по секрету, для того, чтобы добавить условие. Отмечать только те элементы, которые не прочитаны . Иначе все письма от этого адресата будут всегда "жирно-розовыми". А вам это надо?😉
Вот. Поэтому отмечаем галочку "Только элементы, которые:" , и справа выбираем "не прочтены" :
Потому что письмо уже прочтено . А вот если пометить его как непрочтённое , то всё сработает!
См. картинку ниже. Результат налицо:
Теперь все новые и непрочитанные письма от 4CIO Клуб будут отмечены согласно настройкам
В качестве дополнительного совета могу предложить вам поэкспериментировать с настройкой разных условий . Вы обязательно настроите подходящий для себя формат отображения писем от вашего начальника, бизнес-партнёра, и пр.
Ну и стоит отметить, что выбирать адресата можно и из глобальной адресной книги (например, адрес начальника), и не нужно его сначала добавлять в контакты.
Друзья, спасибо, что дочитали. Надеюсь, инструкция окажется вам полезной.
А вам приходилось настраивать условное форматирование списка входящих. Поделитесь опытом, какие есть секреты?
Поставьте лайк 👍, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.
Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.
Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.
К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.
Использование условного форматирования в Outlook
В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,
Создание нового правила условного форматирования
Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.
Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.
Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.
Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.
Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .
Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.
Форматирование по адресу электронной почты
Форматирование с помощью поиска по ключевым словам
Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.
Расширенные правила условного форматирования
Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.
Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.
На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.
Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.
Использование категорий электронной почты
Хотя можно классифицировать электронные письма Outlook с помощью папок поиска, еще один способ подчеркнуть ваши важные электронные письма — это применить категорию. Категории имеют отдельное имя и цветовую метку, что позволяет просматривать их отдельно.
Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.
Создание или редактирование категорий
Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.
Ok чтобы сохранить свою категорию.
Применение категории к электронным письмам Outlook вручную
Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.
Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.
Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.
Автоматическое применение категорий Outlook
Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,
в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.
Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.
Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.
Если Outlook может найти адрес электронной почты в существующем почтовом ящике, выберите его в появившемся списке и нажмите Ok, если нет, нажмите Отмена. Правило будет создано независимо. Жемем Далее.
Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.
Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.
Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.
Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.
Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook
Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.
7. Выберите синий жирный.
Иногда хочется настроить автоформатирование по нескольким признакам сразу – по проекту, человеку, категории и т. п. В таких случаях, если правила автоформатирования конфликтуют (например, одно пытается раскрасить письмо в красный цвет, другое – в зеленый), приоритет будет отдан тому, которое стоит ближе к началу списка правил. Поэтому можно применить маленькую хитрость: например, письма от руководителя выделять крупным шрифтом, а по приоритетному проекту – красным цветом. Тогда письмо от руководителя по приоритетному проекту окажется одновременно и крупным, и красным.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Структура и форматирование основного текста рекламы
Структура и форматирование основного текста рекламы С точки зрения структуры выделяют четыре составляющие основного текста рекламы: первый, или вводящий, абзац; центральные, внутренние, абзацы; предпоследний абзац и последний
Использовать условное форматирование можно в различных случаях, вот некоторые из них:
Читайте также: