Как делать электронное сообщение

Обновлено: 05.07.2024

Электронная почта – это специальный канал связи, который необходимо анализировать отдельно от других каналов деловой переписки.

В этой статье мы научим вас создавать электронные письма, которые будут прочитаны от заголовка до самого файла, вложенного в письмо. Мы рассмотрим несколько советов, касающихся понимания того, когда и как использовать электронную почту. Сосредоточимся на написании индивидуальных и выделяющихся писем, которые оставят благоприятное впечатление у читателя. Наконец, рассмотрим этикет электронной почты, включая копирование и пересылку.

Советы по правильному написанию электронного письма

оно отправлено своевременно и только тем людям, которые действительно нуждаются в информации;
читатель знает, что он или она должны делать;
у письма есть четкий, конкретный заголовок;
первое предложение определяет его цель. Тело письма выглядит легко читаемым и звучит организованно;
перед отправкой письмо должно быть перепроверено на ошибки и наличие вложений.

Чтобы ваше электронное письмо было наверняка прочитано, требуется соблюдать сроки его отправки. В этом направлении были проведены многочисленные исследования и как выяснилось, четверть всех электронных почтовых ящиков открывается с 8:00 до 9:00 утра и с 15:00 до 16:00. Это показывает, что большинство деловых людей открывают и читают электронные письма, когда приходят на работу и перед уходом.

Запрашивать лучшее время для отправки электронного письма всегда хорошая идея. Возможно, ваша система даже позволяет вам составить email и затем выбрать подходящее время для его фактической отправки. Сроки также могут быть связаны с получением правильной информации в нужное время.

Использование смайлика, маленьких смайликов или удивленных лиц, например, поможет вам достичь желаемого тона. Опять же, подумайте о своем читателе, чтобы определить, если они уместны. Даже если ваша корпоративная этика использует смайлики, их следует использовать экономно.

Кроме того, что тема письма должна быть, она еще должна обладать понятным содержанием, чтобы в рабочем процессе, читатель разобрался, стоит ли письмо его внимания или нет. Примерами эффективных тем могут быть: стоянка закрыта на следующей неделе или нужны волонтеры на 1-ое Мая. Подробнее мы будем разбирать этот вопрос чуть далее.

Если вы пишете деловое письмо, тогда содержание должно соответствовать бизнес-среде. Использование текстовых сокращений не является подходящим контентом для деловой электронной почты, для вашего коллеги, подчиненного, начальника или клиента. Избегайте слишком большого количества разных цветов, размеров текста, стилей и изображений. Также избегайте спам-слов, таких как бесплатное, бонусное и ограниченное предложение в строке темы и самого письма. Сохраняйте содержание простым и последовательным.

Написание правильных электронных писем

Вы знакомы с выражением: подумайте, прежде чем действовать? В этом случае подумайте, прежде чем создавать электронное письмо. Старайтесь придерживаться трех ключевых этапов в написании правильного электронного письма:

Мы все достаточно заняты в это время года. Как вы хорошо знаете, наша компания ожидает от вас соблюдения всех сроков. Возможно, вам нужно проводить больше времени в офисе, чтобы вы могли уложиться в сроки. Тот факт, что наша компания прошла через этап сокращения сотрудников не является оправданием для несоблюдения этих сроков. Возможно, вам будет полезно пройти несколько курсов по управлению временем, которые доступны на нашем портале. Вы должны понимать, что у вас еще два отчета, которые вы должны сдать к концу месяца, несмотря на то, что мы уже ждем от вас три отчета с прошлой недели. Как вы планируете соблюдать предстоящие сроки?

Давайте найдем способ помочь вам завершить три отчета, которые вы должны были предоставить на прошлой неделе, и своевременно подготовить два предстоящих.

На всех нас оказывает влияние сокращение штата нашей компании, и нам приходится совершенствовать свои навыки управления временем, чтобы придерживаться сроков, установленные в компании. Рассмотрите возможность реализации одного или нескольких из этих предложений по управлению временем:

старайтесь чаще пользоваться онлайн-календарем;
разделяйте крупные задачи на более мелкие проекты;
делегируйте мелкие проекты Андрею и Кристине;
пройдите курсы по управлению временем на нашем портале.

Если у вас есть вопросы и предложения по соблюдению сроков выполнения отчетов, дайте мне знать.

Этикет электронной почты

Все, что было написано в предыдущих главах направлено на эффективность ваших электронных писем. В данной главе мы затронем этикет электронной переписки, который дает вашим контактам удобство общения с вами, не тратя время на ожидания вашего ответа, не гадая о срочности вашего запроса и т.д.

Данный этикет состоит из пяти небольших правил:

Заключение

Любое ваше электронное письмо будет прочитано, если вы будете соблюдать нормы, описанные в данной статье. Следите за тем, кому вы пишете, что вы пишете и как вы пишете. Если вам интересна данная тема, тогда читайте нашу статью о написании электронных деловых писем .

Это абсолютно бесплатно. Не обязательно совершать междугородние звонки. Можно вести ежедневную переписку с нужным вам человеком.

Письма приходят в почтовый ящик. Так же, как и по обычной почте. Только у электронной почты почтовый ящик – на экране компьютера. И доставляют почту не почтальоны, а специальная программа. Ваше электронное письмо отправляется с вашего компьютера на сервер (это как почтовое отделение), где программа автоматически распознает адрес получателя и отправляет ваше письмо адресату.

Электронные адреса

Любой электронный адрес состоит из четырех частей.

Имя пользователя @ (собака) название почтового сервера. (точка) домен

Как зарегистрировать электронный почтовый ящик

Процесс регистрации одинаков во всех почтовых службах.

Описание электронного почтового ящика

После регистрации вы сможете отправлять и получать почту. На странице почтового ящика слева разделы – папки, где будут храниться письма.

7.1

Чтобы посмотреть, какие письма в какой папке лежат, нажмите левой кнопкой мыши на соответствующий раздел.

Вы можете создать свои папки и сортировать корреспонденцию по своему усмотрению.

Сверху находится еще несколько кнопок. Они позволяют управлять корреспонденцией. Вы можете написать письмо, проверить, вся ли почта дошла, переслать письмо другому адресату, удалить.

В верхнем правом углу ваш адрес электронной почты.

Здесь же кнопки дополнительных настроек. Можете поставить свою фотографию, выбрать оформление.

Как написать электронное письмо

7.2

Обратите внимание, что на многих почтовых сервисов появилась возможность писать в отдельном окне. Это удобно. Можно окно свернуть и посмотреть какую-либо дополнительную информацию в письмах в почтовом ящике, которой вы хотите дополнить свое письмо.

7.3

Как узнать, что вам пришло письмо

В основном поле вверху увидите письма. Жирным шрифтом будет выделено имя отправителя и тема. Это значит, оно не прочитано вами, то есть вы его не открывали. В самом конце строки можете посмотреть, во сколько пришло письмо. Кликайте на него и читайте 7.4 .

7.4

После создания письма, перед его отправкой, обратите внимание, что вверху и внизу страницы есть изображение скрепки. Нажмите на него, если хотите прикрепить файлы 7.5 .

7.6

Каждый файл имеет свой размер. Видеофильм по своему размеру больше, чем фотография или песня. Не отправляйте с использованием электронной почты слишком большие файлы - письмо в таком случае не будет доставлено.

Как скачать на компьютер присланные в письме файлы

Ваш собеседник может вам прислать какие-то документы или фотографии, которые вам необходимо сохранить себе на компьютер.

Действия с письмами в почтовом ящике

Слева от каждого письма размещен маленький квадратик. Если кликнуть по нему один раз левой кнопкой мыши, то письмо выделится. В списке писем вы можете выбрать несколько писем, а затем производить действия с одним или несколькими письмами.

7.8

7.9

Как работать с почтой в интернете

Электронная почта или электронный ящик – это адрес в интернете, на который получают письма. Также с него отправляют письма, причем, не только текст, но и вложения – файл или несколько файлов.

Такой адрес пользователь получает после регистрации на почтовом сайте. Для доступа к нему используется браузер: Google Chrome, Яндекс Браузер, Opera, Mozilla Firefox или другой. А еще ящиком можно пользоваться через специальную программу – почтовый клиент.

Каждый электронный ящик уникален и принадлежит только своему владельцу. Чаще всего адреса заводят на следующих сайтах:

Для работы с письмами нужно знать данные для входа: почтовый сайт, логин и пароль. Почтовый сайт и логин указаны в названии самого ящика. Логин – до знака @, сайт – после.

Принцип работы с почтой следующий:

Открываем сайт
Вводим логин и пароль
Попадаем в личный кабинет

В личном кабинете происходит получение и отправка писем. Вот как выглядят такие кабинеты на популярных сайтах:

На заметку . На компьютере люди обычно работают с письмами в личных кабинетах. Заходят в них через программу для интернета: Google Chrome, Яндекс.Браузер, Opera, Mozilla Firefox, Edge или другую. Но некоторые предпочитают пользоваться почтовым клиентом. Это отдельная программа: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird или другая. На телефоне же наоборот: люди чаще пользуются отдельным приложением, а не мобильным браузером.

2 . Откроется форма отправки. Заполняем ее.

Чтобы напечатать знак @ нажмите Shift на клавиатуре и, не отпуская, цифру 2 в верхнем ряду клавиш.

Тема . В это поле нужно напечатать заголовок письма, его суть. Чем точнее, тем лучше. Примеры:

Предложение по закупкам
Отчёт о работе
Напоминание об оплате счета
Запись на прием

Многие люди не открывают такие письма, так как в них могут быть вирусы и реклама. По той же причине не стоит писать шуточные или неконкретные темы.

Срочно
Я к вам пишу — чего же боле?
Открой меня!

Также не пишите в эту строку текст самого письма. Во-первых, это не принято, а, во-вторых, данное поле имеет определенную длину. И если слов будет много, часть обрежется.

Не забудьте поздороваться, старайтесь писать кратко и по делу. Если боитесь допустить ошибки в словах, настройте проверку орфографии.

Пример письма

Через приложение

Почтовое приложение – это отдельная программа для телефона. Она помогает работать с письмами: быстро их получать и отправлять.

У каждого почтового сайта есть свое официальное приложение. Установить его можно бесплатно через Play Market (Google Play) на Андроиде и App Store на Айфоне. После установки нужно открыть программу и ввести данные от ящика: его название (логин) и пароль.

Приложения для Андроида:

Приложения для Айфона:

Яндекс.Почта

1 . Откройте приложение.

2 . Нажмите на иконку карандаша в нижнем углу.

3 . Заполните форму:

1 . Откройте приложение.

2 . В правом верхнем углу нажмите на иконку карандаша.

Приложение автоматически добавляет цифровую подпись. Ее можно изменить в настройках.

Приложение Gmail

1 . Откройте программу.

2 . Нажмите на значок + в нижнем углу.

3 . Заполните форму.

4 . Для отправки нажмите на иконку вверху справа.

Через мобильный браузер

5 . Откроется окошко:

6 . Для отправки нажмите на иконку конверта в правом углу.

3 . Напечатайте логин.

4 . Напечатайте пароль.

6 . Заполните форму:

Отправка писем с вложениями

В предыдущих разделах я показал, как отправлять письма в популярных сервисах. В этом разделе мы научимся прикреплять файлы к письму. Это могут быть документы, фотографии, музыка и другие файлы.

Все примеры мы рассмотрим на компьютере в браузере Google Chrome.

Один или несколько файлов

3 . Откроется окошко, через которое нужно выбрать файл.

4 . Щелкните по файлу два раза левой кнопкой мыши, и он автоматически прикрепится к письму.

5 . Чтобы добавить другие файлы, нажмите еще раз на значок скрепки. Откроется окошко для загрузки.

Их можно загружать по одному, а можно, зажав клавишу Ctrl, щелкать левой кнопкой мышки по каждому. Таким образом выделится сразу несколько элементов.

Файлы успешно загрузились.

3 . Откроется окошко для выбора.

Вот в каком видео оно поступит:

Много файлов (папку)

Чтобы не добавлять каждый файл отдельно их можно запаковать в архив. Тогда получится всего один файл, внутри которого будут находиться все нужные данные. Таким образом можно пересылать целые папки.

Мы рассмотрим архивацию (добавление в архив) двумя способами:

через программу WinRaR
через архиватор 7-Zip

Используйте ту программу, которая установлена на вашем компьютере.

Если нет ни одной, скачайте и установите 7-Zip с официального сайта. Это бесплатно.

Нажмите OK, и архив будет создан рядом с папкой.

Если его открыть, внутри будет нужная папка с файлами. Теперь зайдите в ящик и прикрепите архив к письму, как мы это делали ранее.

Откройте каталог с нужной папкой. Щелкните по ней правой кнопкой мыши, выберите 7-Zip – Добавить к архиву.

Появится окошко с настройками архивации:

Полученный файл-архив отправьте по почте как обычный вложенный файл.

Файл большого размера

На заметку . Популярные почтовые сайты имеют свое облако (диски) и бесплатно раздают их пользователям.

Также большой файл можно переслать при помощи архиватора, разделив его на несколько частей.

Появится окошко, через которое выберите нужный файл. Он добавится в Диск.

При переходе по ссылке откроется страница для загрузки файла.

Вот в каком виде оно придет:

При переходе по ссылке откроется страница для просмотра и скачивания файла.

Вот как оно будет выглядеть:

При переходе по ссылке получатель сможет скачать файл.

При помощи архиватора

Если вы решите прикрепить объёмный файл как вложение, его придется разделить на части. Иначе почтовый сервис выдаст предупреждение о превышаемом размере. Рассмотрим, как это сделать с помощью архиваторов WinRaR и 7-ZIP.

Разделение на части через WinRaR

3 . Будет создано несколько архивов по указанному в настройках объему.

Разделение на части через 7-Zip

В архиваторе 7-ZIP размеры указываются в байтах, но можно ввести объем и в мегабайтах, просто добавив в конце английскую букву М.

3 . После нажатия на кнопку ОК архив будет разделен на части по указанному размеру.

Ответы на частые вопросы

Как переслать ссылку

Затем вставьте ее в тело письма: правой кнопкой по большому текстовому полю – Вставить.

Главный инструмент менеджера — коммуникация. Сегодня размышляю о самом интересном её виде — переписке, где канал обмена информации один — смысловой.

Переписка — как документ. В отличие от личной встречи, сохранённая в электронном ящике переписка не поменяет свой смысл через время. Это может сыграть однажды хорошую роль, если договорённость закреплена перепиской, поэтому желательно закреплять результаты любых переговоров отчётом о встрече.

Смысл коммуникации — передача информации для получения нужной реакции. Отличие переписки от живой речи: у тебя только один канал для передачи информации — текстовый. Чтобы не случилось недопонимания, избегай двусмысленностей. Можно давать собеседнику возможность сделать собственные выводы, но не позволяй додумывать содержание письма.

Главное правило письма — оно должно быть понятным, кратким и по делу.

Тема письма должна отражать его содержание. Если содержание переписки изменилось с момента назначения темы, она меняется.

Приветствие оформляется одной фразой, без расшаркиваний. Если в письме несколько получателей и письмо обращено всем — используем общее приветствие. Если пишем конкретному человеку — обращаемся к нему по имени, вне зависимости от количества людей в копии письма. В случае, когда вы пишете одному человеку, обращаясь по имени, и по какой-то причине отвечает другой человек из копии — приветствуем его в ответе на письмо.

Вступление желательно делать, если в самом тексте три-четыре абзаца. Выписываем в самом начале письма суть всего содержания. Вступление не должно быть сложным, не должно содержать вопросов или предложений. Оно служит продолжением темы письма, цель — вкратце рассказать о предмете разговора.

Абзац должен содержать одну идею и несколько предложений, дополняющих основное высказывание. Следует вычищать все мысли из абзаца, не доказывающие и не дополняющие основное высказывание — выносить в отдельные абзацы или удалять из письма. Абзац из одной строки ломает ритм письма. Желательно такого не допускать.

У каждого абзаца может быть собственный подзаголовок, особенно, если тем в письме несколько. Обязательно, если в одном письме несколько тем, и одна из них выходит за рамки одного абзаца.

Вопросы и предложения к обсуждению выносятся в конец письма. Находясь в середине, они рискуют быть незамеченными.

Подпись — технический элемент письма, который не должен быть больше всего остального письма. Туда обращаются пару раз в жизни, когда нужно узнать номер телефона автора письма. То, как тебя зовут и какая у тебя почта, видно и без подписи.

Подпись должна быть информативна и минималистична. Что уж точно не нужно в неё включать — логотип компании и почтовый адрес. Иногда в подписях встречаются тексты о конфиденциальности переписки и просьбы не распечатывать письма, чтобы не портить экологию — это клиника.

Если прикладываем картинки, как иллюстрацию к письму — лучше выложить их в тело письма, нежели выкладывать ссылкой или вложением с отсылкой к файлу из текста. В таком случае регулируем размер картинки до такого состояния, чтобы она считывалась, но не занимала весь экран. Если картинки высылаются для использования их вне переписки — вкладываем во вложение.

Если файлов много — добавляем в архив. Лучше использовать архивы ZIP — формат по умолчанию для macOS и Windows. Для работы со специфическими форматами наподобие RAR потребуются дополнительные средства, что неудобно.

Если архив файлов большой — воспользуйся файлообменником. Особенно актуально, если файл высылается на почту человеку из большой бюрократической компании. В них часто стоит ограничение на размер принимаемых файлов.

Отличие электронной почты от мессенджеров — допускается задержка с ответом. Однако нет смысла допускать задержки больше нескольких часов, если можешь дать ответ сразу. Если ответ требует времени на подумать — сообщи об этом собеседнику, сориентируй по времени ответа. Нет ничего хуже неопределённости, особенно, если у собеседника что-то зависит от твоего ответа.

Избегай технических терминов и аббревиатур, если нет уверенности, что на той стороне тебя поймут правильно. То же самое с профессиональным жаргоном и тяжёлой лексикой. Наша цель — получить требуемое, а не показать собственную эрудицию. Умные слова не сделают тебя профессиональнее. В случае, если без профессиональной лексики не обойтись, и нет уверенности, что собеседник правильно прочтёт её, можно дать пояснение. Но если есть возможность упростить письмо — упрости его.

Вне зависимости, пишешь ли ты клиенту, деловому партнёру или коллеге — не допускай панибратства, сокращений и просторечия. Коллега — такой же человек и тоже может неправильно тебя понять. Почему-то считается, что если человек работает с тобой, он может и должен терпеть иное отношение, нежели внешний клиент. Однако, если внешнему клиенту плевать на то, как ты общаешься, с коллегой тебе работать. То, что человек работает с тобой в одном офисе, не даёт права переходить на личности и общаться без уважения.

Конфликты лучше решать лично — канал передачи информации перепиской недостаточен. При решении конфликта через электронную почту каждый точно будет видеть в словах что-то своё.

Ни в коем случае не отвечай на гневное письмо тут же — дай собеседнику выпустить пар. Если гневное письмо пишешь сам — сохрани его в гуглдоке, перечитай через пару часов, а там реши, стоит его отправлять или нет.

Восклицательный знак в электронной переписке, выражение эмоций капслоком — моветон. Смайлики-улыбочки — только если уверен, что там тебя правильно поймут.

Письмо призвано передавать смысл, а не эмоции — человек всё равно прочитает его по-своему. Если очень хочется передать эмоции, лучше позвони.

Будь проще, пиши понятно.
Думай о том, кто прочитает твоё письмо.
Не выясняй отношения по электронной почте.
Почисти подпись.

Фраза "в продолжение телефонного разговора" ужасно бесит. Каждый менеджер считает себя очень умным и вставляет это в письмо. Особенно бесит, когда звонят по телефон с какой-то ненужной хренью, ты говоришь спасибо нет, кладешь трубку, и в след приходит письмо: здравствуйте, в продолжение телефонного разговора. Да бля, не было никакого разговора!! Накипело уже, постоянно такая хрень!

Тут в значении, если действительно говорил с человеком по телефону – для напоминания и закрепления результатов разговора. Почему нет?

Для меня в любом контексте эта фраза очень избита, и лично для меня говорит о том, что менеджер только начинает работу с клиентами и общается скриптами. Сугубо личное мнение. Это не придирка к статье, статья полезная!

Если ненужная хрень знает и ваш телефон, и вашу почту, следует пожаловаться на хрень в Роскомнадзор (хранение и обработка персональных данных).

Переадресация с сайта на мобильный, на сайте же есть и почта, все доступно.

Помогу вам.
У меня фильтр стоит: если письмо содержит "в продолжение телефонного разговора" - > автоматически в спам. Все почтовые клиенты и веб-интерфейсы давно могут в условия обработки входящей почты.

Расскажите автору о том, как работают подписи в почтовых программах.

или про регламент подписей в крупных компаниях :)

Как работают подписи в почтовых программах? :-)

Вставляют подпись автоматом (сюрприз!).

Не придумывает же подпись за вас, вставляет ранее заданную.

Комментарий удален по просьбе пользователя

Я думал, подпись в крупных компаниях описывает корпоративная этика. Подпись через почтовый сервер – это сильно, буду иметь ввиду.

Комментарий удален по просьбе пользователя

Эмоции

Обожаю вставлять смайлики в деловые письма. Прямо представляю как бомбят пуканы у таких серьезных и правильных синих воротничков, которые боятся "что их неправильно поймут", ах беда-беда огорчение.

Файлы во вложении

Архивы это же дико неудобно и вообще анахронизм, намного удобнее смотреть вложения сразу, а любой веб-интерфейс и почтовые клиенты позволяют без проблем сохранить большой пак файлов сразу на диск, веб-интерфейсы - сразу в архиве.

Читайте также: