Информация электронное сообщение документированная информация

Обновлено: 02.07.2024

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

1) наличие материального носителя информации.
В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты
материального мира, включая вещи и физические поля, в которых
находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же
сведения могут быть зафиксированы на различных материальных
носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители,
документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

2) идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это
достигается путем присовокупления к содержательной стороне
сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют
установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

3) возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Оборот документированной информации

Под реквизитами, позволяющими определить Д.и., обычно понимаются: наименование документа, имя автора, время и место изготовления (издания). В делопроизводстве - также реквизиты, позволяющие определить отсутствие искажений информации. К таким реквизитам для случая бумажного носителя относятся: собственноручная подпись ответственного за информацию лица, атрибуты прошивки многостраничных документов, для случая носителя - номер защищищенного от подделок бланка, для случая электронных документов - это электронная цифровая подпись или иной аналог собственноручной подписи.

Понятие информационных ресурсов и их правовой режим

Информационные ресурсыдокументы и массивы документов винформационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационныхсистемах). Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации"

Правовой режим информационных ресурсов - нормы, устанавливающие порядок документирования информации, право собственности на нее, категорию информации по уровню доступа к ней и порядок правовой защиты информации

В содержание правового режима информационных ресурсов включаются:

1)порядок документирования информации;

2)положения о доступе к информационным ресурсам в зависимости от их категорий;

3) принятие мер по охране информации (способы охраны и порядок их применения).

Понятие и особенности электронного документа

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

1. электронный документ не может быть непосредственно воспринят человеком, следовательно, возможны изменения(случайные или преднамеренные) при преобразовании его в доступный для восприятия вид. Здесь следует пояснить, что распечатанный или, допустим, выведенный на экран монитора экземпляр электронного документа является уже не электронным документом в собственном смысле, а его аналоговым отображением. На объемы информации, не способные быть представленными в доступной для человека форме, как уже отмечалось выше, статус электронного документа не распространяется.

2. возможность его копирования. Это его свойство порождает два вида проблем. Первые связаны с определением правового режима подлинника, дубликата и копии электронного документа.

3. может быть легко изменен без ведома создателя.

4. электронный документ легко подделывается. В настоящее время эта проблема частично решается путем применения электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись

Свидетельство электронно-цифровой подписи – документ, содержащий сведения о пользователе закрытого ключа, выдаваемый ему Удостоверяющим центром.

Свидетельство электронно-цифровой подписи выдается Удостоверяющим центром пользователю закрытого ключа по получении от него открытого ключа и сведений, подлежащих включению в Свидетельство.

Срок действия Свидетельства электронно-цифровой подписи определяется договором между пользователем закрытого ключа и Удостоверяющим центром и не может составлять менее 3 лет..

Сертификат ключа ЭЦП

Сертификат ключа проверки – электронный документ (либо документ на бумажном носителе), который выдаётся удостоверяющим центром и подтверждает, что ключ подписи действительно принадлежит владельцу сертификата.

При генерации ключа данные о его владельце сохраняются, и полученный таким образом файл именуется сертификатом ключа подписи. Данный документ обязательно включает открытый ключ, а также информацию о владельце ЭЦП и удостоверяющем центре, выдавшем этот ключ.

В сущности, сертификат ключа подписи является электронным паспортом любого участника документооборота. Он позволяет идентифицировать пользователя, обмен электронными документами возможен лишь при наличии у всех участников действительных сертификатов.

Сертификат ключа подписи выдаётся на 1 год, и по истечении данного срока более не действует, а обмен документами становится невозможен. Для того чтобы продолжить работать в системе электронной документации, следует продлить сертификат.

Государственное дело и сфера делопроизводства являет собой важнейшее ответвление общественной жизни любого государства. Документированная информация - это узаконенные данные. Правотворческая деятельность содействует построению гражданского правопорядка и благополучия, которые очень важны.

Понятие документированной информации

Подобное обозначение, на первый взгляд, используется в правоведении не особо часто, но при этом оно является очень важным. Исходя из федерального законодательства, документированная информация - это такой вид свода определенных данных, которые занесены на материальный носитель с целью сохранности.

Также этот материал предполагает наличие реквизитов об имеющихся исходниках его происхождения, которые в целом позволяют определить характер этих данных или их носителя, независимо от формы представления. Без них понятие документированной информации фактически теряет смысл. Реквизиты по своей сути выполняют две основоположные функции - информационную и защитно-удостоверительную. Иными словами, с одной стороны, они содержат нужные данные, а с другой стороны, делают невозможной процедуру фальсификации документов.

Международная организация по стандартизации

Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.

Признаки документированной информации

Первый признак и самый главный - наличие материального носителя. В таком качестве может выступать абсолютно любой объект окружающего мира, включая предметы и физические поля, где находят отображение определенные действия либо сведения. Одинаковые данные могут быть зафиксированы на различных носителях. Также справедливым будет и тот факт, что разные материалы могут быть задокументированы на одном объекте.

Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.

Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.

Управление документированной информацией

В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:

регулярный анализ уровня доступности информации в той мере, в которой нужно, в том месте, где необходимо, и в то время, когда необходимо;
регулярная оценка степени защищенности документированных данных;
решение вопросов относительно организации процессов распространения, поиска, проверки доступа и использования информации;
оценка воздействия эффективных процессов защиты и хранения документов от различных ошибок, к примеру, гарантирована ли их читабельность;
проверка соблюдения правил изъятия и хранения.

Какой бывает?

Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:

бумажная;
звукозаписи;
видеоматериалы;
электронная документированная информация.

Разновидности данных на материальных носителях

Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?

Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.

За критерием доступности информация бывает:

с ограниченным кругом доступа;
материал, являющийся государственной тайной;
конфиденциального рода;
с неограниченным доступом, общедоступной.

По возможности распространения бывает:

свободно распространяемая;
данные, разглашение которых строго запрещено;
информация, разглашение которой допускается в соответствии с федеральным законодательством;
материал, разглашение которого возможно по согласию определенного круга лиц.

Свойства документированной информации

Документированная информация - это данные, которые существуют в определенных объективных условиях и обладают рядом признаков.

К ее свойствам относятся:

фиксированный характером, то есть обладание своим источником, моментом документирования и обязательностью к хранению;
релевантность - способность отвечать требованием потенциального потребителя, соответствовать запросам;
ценность - соответствие данных целевому назначению;
полнота - оптимальное соотношение между полученной и необходимой информацией;
полезность - степень ее необходимости;
достоверность - отображает уровень объективности информации;
новизна - актуальность, поскольку документированные материалы - это разъяснение сведений, которые могут устаревать или перестать действовать;
своевременность;
доступность - возможность потребителя свободно получить данные;
защищенность - отсутствие возможности несанкционированного доступа;
эргономичность - оптимальное соотношение объема и формы данных для конкретного потребителя;
адекватность - соответствие информации действительности, готовность отображать реальные объективные условия.

Защита документированной информации в российском законодательстве

В трех источниках федерального законодательства предоставляется обозначение документированной информации. В первом источнике приведена узкая трактовка. Она гласит о том, что документированная информация - это фиксация важных данных при помощи материального носителя посредством процесса документирования необходимых данных, где есть реквизиты, которые дают возможность ее идентифицировать, обозначить либо определить ее материальный носитель (закон об информации, статья № 2).

В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.

Примеры документированных данных

Документированная информация - это законные акты, бумаги, архивы, которые хранятся для различных целей. Хранимая информация в подавляющем количестве случаев предназначается для общественного использования. Примерами могут быть:

законные акты, нормативно-правовая база;
документы, которые содержат сведения об чрезвычайных ситуациях экологического, демографического, санитарно-эпидемиологического, метеорологического характера;
документы, которые содержатся в библиотечных фондах и других различных фондах информационных систем;
сведения средств массовой и другой публичной информации в соответствии с законодательством РФ.

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей сложности документы и документированная информация - это важнейшие элементы государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом обусловленных государственным законодательством требований.

Цель Программы - получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе

Задачи Программы - повышение качества жизни граждан и улучшение условий развития бизнеса в информационном обществе, в том числе:

развитие сервисов для упрощения процедур взаимодействия общества и государства с использованием информационных и телекоммуникационных технологий;

перевод государственных и муниципальных услуг в электронный вид;

развитие инфраструктуры доступа к сервисам электронного государства;

повышение открытости деятельности органов государственной власти;

В современном мире документ стал неотъемлемой частью жизни как отдельного человека, так и общества в целом.

12. Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденные приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 определяют состав документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях. В Рекомендациях приведен список документов, которые рекомендуется включать в Перечни электронных документов, определена их структура. Перечни электронных документов ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

В приложении представлен Рекомендуемый перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

Электронные документы, содержащиеся в СЭД федеральных органах исполнительной власти, необходимо наделить следующими свойствами: аутентичность, целостность и таким состоянием электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

В таблице 1 представлены термины и определения, которые даются в рассмотренных выше нормативных актах.

Таблица 1 – Термины и определения

Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Информационный объект, состоящий из двух частей: реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и ЭЦП и содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого.

ГОСТ Р 52292-2004

Форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ

Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Распоряжение Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р

Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Приказ ФНС от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@

Документ, представленный в электронном виде, в соответствии с требованиями формата для данного вида документа. Также в Приказе указаны требования к хранению электронных документов.

ФЗ от 27.07.2006 №149-ФЗ

Информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами.

ФЗ от 10.01.2002 №1-ФЗ

Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Из таблицы видны существенные различия в трактовках, это связано с тем, что каждое из определений ограничено областью применения отдельного закона или стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи. Изучение нормативной базы необходимо, т.к. именно в нормативно-правовых актах даются термины, определения, принципы, требования, регламентирующие конкретную отрасль деятельности. Правильное выполнение операций с документами невозможно без знания нормативных актов и соответствующих понятий.

Однако, несмотря на то, что значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не дает, так как хотя документы и создаются на компьютере, но в дальнейшем работа с ними в большинстве организаций происходит по традиционным технологиям

1 Кузнецов, С.Л. Проблемы организации межведомственного электронного взаимодействия /С.Л.Кузнецов// Делопроизводство. – М, 2011, № 2.

2 Кузнецов, С.Л. "Электронное правительство" и организация межведомственного электронного документооборота / С.Л.Кузнецов// Делопроизводство, М., 2010, № 3.

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации[5].

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение[6]. Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать. Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

· зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий[7]. Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости - установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства[8].

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти[9].

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

· порядок документирования информации;

· право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

· категорию информации по уровню доступа к ней;

· порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждения, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей - производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему - от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными.

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

· порядок документирования информации;

· категорию информации по уровню доступа к ней;

· порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными.

Читайте также: