Что написать если не отвечают на деловое сообщение

Обновлено: 18.05.2024

Второй вариант событий — когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут — тоже может вывести из себя.

Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.

Не извиняйтесь

Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?

В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.

Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.

Пишите проще

Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.

Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.

Вот пример короткого письма:

График прироста клиентов
График производства

Попробуйте другие методы

Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.

Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.

Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.

Опишите ваши дальнейшие действия

Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.

Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:

Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.

Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.

Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.

а) выходит, вам не хватает креативности или вам просто лень написать другое, более интересное письмо;

в) многие из ваших коллег делают то же самое, и вы просто сольетесь с ними в одно целое.

Как нужно делать?

Важный момент

То есть речь не о том, что предпочитаете ВЫ, а о том, что предпочитают потенциальные КЛИЕНТЫ.

Смешивайте каналы коммуникаций, это повышает ваши шансы. Кроме того, так вы с большей вероятностью вызовите к себе интерес и уважение. При этом важно не задушить потенциальных клиентов, рассылая им информацию по всем каналам сразу.

Алина Сер - 13.09.2016 Соглашусь со Светланой. Ничего кроме раздражительности такие письма не вызывают. В порядке вещей иметь телефон известный ограниченному кругу лиц, то же дело и с почтовыми ящиками. Личные встречи? Не думаю . на много ли встреч вас хватит, да и как затянуть туда человека и главное зачем? Ответить

Светлана Белых - 05.09.2016 Мне кажется, что рассылка писем теряет эффективность, так как их стало слишком много. Письма уже вызывают раздражение и негодование получателей. Намного эффективнее личные встречи. Ответить

Я пишу забавные письма 2 раза в месяц ;) Ирина Лой
Посмотрите примеры

Быстрая регистрация в бесплатной CRM

Возможности

Помощь

Версии программы

Сотрудничество

Свяжитесь с нами

г. Москва, ул. Большая Серпуховская, д. 44,
пом. I, ком. 20

Мы в соцсетях

Я пишу забавные письма 2 раза в месяц ;) Ирина Лой
Посмотрите примеры

Задать вопрос

Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.

АВТОРИЗАЦИЯ

Согласие на обработку данных

Типовое согласие на обработку персональных данных

Сайт использует cookie с целью улучшения работы. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с условиями Политики.

Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку персональных данных на условиях Политики.

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

К слову, однажды переписка чуть не стоила мне работы, и неизвестно, сколько клиентов мы с тех пор потеряли из-за незнания основ и простых правил.

Поэтому я составил небольшой регламент правил для нашей компании, а потом подумал, что это может быть полезно и другим. Я бы рекомендовал вам доработать список, распечатать и повесить перед всеми сотрудниками.

1. Уважайте клиента, его имя и бренд.

Проверьте в интернете, проверьте в соцсетях, зайдите на Forbes. Позвоните и спросите дважды.

Почта не место для нравоучений: здесь должны быть сроки, пути решения, компромиссы, конкретика и конструктив. Не заставляйте клиента ненавидеть ваши письма. Мы подстраиваемся под клиента, а не подстраиваем клиента под себя.

3. Хорошая шутка должна быть коротк.

Письмо — это акт уважения: чем больше вы уважаете собеседника, тем больше следует экономить его время.

4. Досчитайте до 25 и отвечайте.

Ничто так не ценится, как вдумчивое отношение.

5. Обещанного три года никто не ждёт.

6. Судьи удаляются на совещание.

При этом важно действительно выполнить ваше обещание. Вам помогут:

7. Автоответ: за и против.

Если вы работаете в b2c, то используйте триггерные цепочки писем, личные ответы или ничего.

Если вы работаете в b2b, то используйте триггерные цепочки писем, личные ответы или ничего.

9. Одна цепочка — одна беседа.

Соблюдайте правило одной переписки для одной темы. Даже если у вас три параллельные задачи, ведите три параллельные беседы. Это позволит не потерять важное и легко находить нужные материалы без анализа десятков писем.

12. Я ДЛЯ ВАС СКИДОЧКУ НАМУТИЛ. )))

Если у вас соответствующие отношения с клиентом, то такая коммуникация имеет место.

13. Сначала перечитайте.

Перед отправкой снова прочитайте то, что написали. Ошибки? Вложения? Не ленитесь, второго шанса не будет.

14. Вложения или облако?

Для этого вам нужно знать клиента. У байера могут быть ограничения на почту 3 Мб и доступ только к одному определённому файлообменнику с рабочего компьютера.

15. Подпись информативная и не слишком большая.

Четыре-пять строчек в вашем стиле. Картинки — зло.Не забудьте настроить подписи для всех действий и почтовых клиентов, включая мобильные (там обычно другие настройки).

16. Письмо — не место для конфиденциальной информации.

Если вы предлагаете откат, уволить сотрудника, совершить гражданский переворот — письмо позволит мгновенно донести информацию любому абоненту с однозначной идентификацией автора.

17. Автоматизация оптимизации и оптимизация автоматизации.

18. Письмо на первое, звонок на второе.

19. Ответить всем.

20. Структура & действия & ответственные.

Если за получением вашего письма должно последовать какое-то действие, не делайте из этого секрета и не заставляйте людей додумывать: напишите об этом явно, доступно и по пунктам.

Выполнения требований CRM-системы и внутреннего контроля качества. Если у вас есть внутренний регламент — не забывайте его выполнять. Бизнес-процессы не должны простаивать из-за одного элемента.

23. Email — лицо вашей компании.

Следите за собой и за сотрудниками, соблюдайте правила и нормы. Допущенные ошибки сохранятся с клиентами надолго. Сделайте так, чтобы ваше письмо стало светом среди кромешного ******* (мрака) и спама.

Читайте также: