Сочинение на тему делопроизводство
Обновлено: 17.05.2024
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Я много лет мечтала поступить в педагогический колледж, социально-гуманитарное направление всегда меня привлекало – это еще одна возможность проявить себя как организатор, любитель работы с документами и как будущий работник архива.
Считаю, что мой опыт участия в различных мероприятиях и проектах и мои личностные качества: пунктуальность, энергичность, инициативность, самостоятельность, ответственность, быстрая обучаемость, коммуникабельность, оперативность, – помогут мне реализоваться в образовательной программе колледжа.
Учась в педколледже, я хочу овладеть углублённым пониманием профессиональных проблем документоведа. Это возможность получить новые компетенции и знания в области архивной работы, обучение здесь – это эффективный фактор развития личностного и профессионального роста.
Мне нравится работа с документами, нравится систематизировать базы данных, поэтому я выбрала социально-гуманитарный факультет. Основной целью обучения, на мой взгляд, является выявление индивидуальной успешной конструктивной траектории развития стиля будущего специалиста в качестве руководителя архивными проектами. Этого возможно добиться только посредством личностного профессионального роста специалиста в своем деле. Данная программа обучения позволяет расширить горизонты и выбрать другие направления подготовки в будущем.
В будущем я как специалист буду контролировать все этапы работы с документами, включая документирование, то есть. составление документов и различные этапы их обработки, оперативное и долговременное хранение документов. Обучение в педколледже научит меня видеть не просто задачи, а строить их эффективно и лаконично с точки зрения индивидуального и дифференцированного подходов к коллективу работников и аудитории. Ведь документоведы – это носители убеждений и ценностей современной жизни, это люди, способные транслировать гуманитарные ценности и доказывать их значимость.
Для меня значимо, что программа ориентирована на подготовку квалифицированных специалистов, владеющих компетенциями, позволяющими эффективно осуществлять организационно-управленческую деятельность с применением инновационных технологий.
Сегодня проблема систематизации документов актуальна, как некогда, так как современные стандарты развития общества ставят целью активность личности, системно-деятельностный подход является ведущим в развитии социума, а само общество постоянно требует мобильности, информационной обогащенности.
Роль архивного работника была и остается одной из важных в рамках управления документооборотом.
Современная наука ориентирована на воспитание личности многогранной, успешной, счастливой, гармоничной, но это осуществимо только в том случае, если подрастающее поколение вместе с традициями и инновациями воспримет мировоззренческие установки, которые заложены в социуме, педагогический колледж – это один из примеров этой траектории в обществе.
Делопроизводство или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе деловой деятельности. Управление документами в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности.
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий. Система делопроизводства или система документооборота позволяет создать ресурс информации о деятельности организации, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют предприятиям осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно; обеспечивать, документировать формирование политики; принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческо - деловой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях; соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности; обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон; документировать текущие или будущие научно-исследовательские/ опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях/ на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо а так же любой другой документ. ).
Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.
Поэтому вполне логично можно прийти к выводу, что самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами делопроизводство, делопроизводство и ещё раз делопроизводство!
Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства. Канцелярия, секретариат, кадровая служба, архивариусы, делопроизводители, менеджеры по персоналу, табельщики - все сотрудники, которые работают в сфере делопроизводства.
Делопроизводство - это термин, используемый в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются на правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота.
Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать основываясь на самом названии: Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).
Пример оформления методической разработки: Методическая разработка - разновидность учебно-методического издания в помощь.
управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Цель реферата - систематизация знаний о современном документировании
4. Объяснить как проводится подготовка документации по трудовым
Объект исследования - документационное управление деятельности.
Предметы исследования – современное делопроизводство.
1.1. История развития системы государственного делопроизводства в
(предположительно в XVII в.) и относится к про цессу решения (производства)
появлялись документы, которые закрепляли достигнутую договоренность,
В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство.
Приказами в то время именовались орга ны государственной власти. Документы
имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо лее прогрессивное по
сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения,
ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях
были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, по явилась
журнальная форма регистрации документов. В нача ле XIX в. коллегии были
заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась
единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки
служебных документов, началось внедрение механизации конторско го труда.
В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к
централизованному управлению народным хозяйством. Был установлен единый
порядок документирования, внедрены стандартные требования к форм е и
структуре документов, установлен типовой состав их информационных эле -
ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой госу дарственной системы
Актуальность работы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.
С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.
Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.
Целью работы является определение роли документа в жизни человека в обществе.
Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии, выявить современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества.
Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также роль и значение документа в жизни человека в обществе.
Документ - явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.
В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ -- материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
Свойства и признаки документа
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:
- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;
- функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
-структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.-с.15
- документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
- документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека;
- документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;
- документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.
Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.-с.17
Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.
К отличительным признакам документа относятся:
- наличие смыслового семантического содержания;
- стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;
- предназначенность для использования в социальной коммуникации.;
Значение документа для человека и общества
Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. Кузнецова Т.В. Специальность -Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1 . С. 16
Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.
Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Кушнаренко Н.Н. Документоведение . - Киев.: Знание, 2000.- с.25 .
Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.). Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.- с. 27
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.- с.27
Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.
Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.
Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005.- с.37
Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. № 1. С.41
Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.
Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.). Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78
К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.
Заключение
Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43
Анализ роли документа в жизни человека в обществе позволяет выделить важнейших особенностей. Некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
Функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 1. С.20
Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.
Список используемой литературы
1. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004
2. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы доку-ментоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное по-собие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004
3. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. -- Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002
4. Кузнецова Т.В. Специальность -Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16-19
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев.: Знание, 2000
6. Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М.: Инфра-М. 2005
7. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу Документоведение.- Краснодар: 1995
8. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроиз-водство. 1999. № 1. С.41-44
9. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.
10. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005
Читайте также: