Сочинение документационное обеспечение управления

Обновлено: 04.07.2024

служебном документе. На наших глазах изменилась сама терминология.

Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На

смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание

Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-

распорядительные докум енты (с которыми в основно м им еет дело

традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или

иначе используется в организации - научно-техническую, проектную,

конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые

виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" -

реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В

современных условиях порядок обращения со всеми этими видами

документации и условия доступа к ним должны быть едиными.

Управленческое решение принимается не только на основании

распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной

информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой

информации, доступный руководителю в реальном реж име времени, тем

С этим связана и вторая, г лавная особенность ДОУ по сравнению с

делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных

технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило,

задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы

создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По

мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В.

Ларина, термин ДОУ характеризует "переходную стадию от традиционного

делопроизводства к управлению документацией", которое он понимает как

"полноценную управленческую функцию организации". Другими словами,

вырисовывается перспектива слияния функций документационного

Цель исследования. Рассмотреть роль и значение ДОУ в системе

Для достижения поставленной цели сформированы следующие задачи:

- рассмотреть сущность доку ментационной систем ы управ ления;

- исследовать документационное обеспечение управления в условиях

- осветить основные нормативно-методические материалы по

- рассм отреть документы, регламентирующие процесс делопроизводства на

Объект исследования. Документационное обеспечение управления в РФ.

Предмет исследования. Роль и значение ДОУ в системе управления РФ.

Глава 1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

Делопроизводство сегодня определя ется стандартом как "отрасль

деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с

документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и

до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель но в XVII

в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить"

(решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали

документы, чтобы закрепить достигнутую договорён ность, принятое

решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено

при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб ляется слово дело как

"собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые

в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать

ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель ство,

Закон об инф ормации, информатизации и защите информации опре деляет

информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях

По определению специалистов - документоведов документ представляет

собой результат отображения фактов, событий, предм етов, явлений

объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он

создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и

видеозаписи. Документ изготавливается на специ альном материале (бумаге,

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания

регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это

подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа ции,

информатизации и защите информации": "документированная информация

(документ) -зафиксированная на материальном носит еле информация с

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес печивает

ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу,

многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информ ации документ выступает в качестве непрем енного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприя тия, фирмы,

обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля ется основанием

для принятия управленческих решений, слу жит доказательством их

исполнения и источником для обобщений, а также м атериалом для

справочно-поисковой работы. В управленческой дея тельности документ

выступает и как предмет труда, и как результат тру да, так как принятое

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством

соответствующих докум ентов: планирование - посредством подготовки

различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес кой,

бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -

изданием распорядительных документов; организация - организационных

документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес ких указаний;

Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности, созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт. Документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [1, с. 7]

Документы служат носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени управленческих работников. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования значительна и постоянно возрастает. [2, с. 5]

Эффективность деятельности любого учреждения в большой степени зависит от рациональной организации работы с документами в ней — правильности и точности их оформления, соответствия принятым государственным стандартам, своевременного выполнения всех видов работ с документами, соблюдения правил их использования и хранения.

Управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до их передачи на государственное хранение или уничтожения. [3, с. 3]

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Систематизация архива документов (экспертиза ценности, классификация, контроль обращения, ведение фонда).

Рост масштабов деятельности постоянно ставит вопрос об повышении эффективности ДОУ. Основные проблемы, возникающие при этом, можно охарактеризовать как:

1) нарушение целостности представления деловых процессов, повышение количества нештатных ситуаций;

2) недостаточная координация деятельности структурных подразделений и подчиненных организаций, снижение качества управления и способности поддерживать внешние контакты;

3) падение производительности труда (ощущение недостатка в ресурсах: трудовых, материально-технических, коммуникационных, информационных и т. д.)

В рамках современных концепций ДОУ важно учитывать ряд вопросов, определяющих эффективность их реализации, — технических, технологических, нормативно-правовых и организационных. Технические вопросы, определяющие формирование соответствующей инфраструктуры (компьютерные сети, программные комплексы, коммуникации и т. д.), во многом уже решены и определяются лишь финансовыми возможностями организаций. Технологические проблемы в основном также решаемы имеющимися средствами (СASE, CALS, workflow и др.). Существенные проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы и особенно в решении организационных вопросов. Необходимо наличие квалифицированных (и понимающих необходимость перемен) исполнителей, а самое главное — руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами — документы изготавливают сами их авторы. [4, с. 64]

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести:

− осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

− регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

− ведение информационно-справочной работы по документам организации;

− машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

− копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

− разработка и проектирование бланков документов;

− подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

− подготовка к докладу руководству поступающих документов;

− организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

− регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

− организация хранения документов в структурных подразделениях;

− организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

− повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

− организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

− организация делопроизводства по обращениям граждан;

− разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

− контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

− контроль за сроками исполнения документов;

− осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

− организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

− обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

− обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

− разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

− проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

− проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. [5, с. 21]

Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:

− высокое качество документов;

− оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);

− оперативность в составлении и прохождении документов.

Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:

− внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;

− распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;

− оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.

Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность. [6]

Основные термины (генерируются автоматически): документ, делопроизводственная служба, CALS, вид работ, документационное обеспечение управления, организация работы, управленческая деятельность.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

системы управления базами данных;
системы поиска документов и анализа текстов;
системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
среду клиент-сервер;
Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации :

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Альбом форм документов организации . Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ :

Управление делами.
Общий отдел.
Канцелярия.
Секретарь.

Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

Развитие мирового бизнеса изменило не только экономическое положение стран мира, но и активно повлияло на изменение в профессиональной сфере, создав спрос на ранее непопулярные профессии. Одной из них оказалась профессия документоведа, то есть специалиста по работе с различной документацией в сфере делопроизводства. Должностная иерархия профессии также значительно расширилась, представив собой такие посты как документовед I и II категорий, директор архива, специалисты I и II категорий, ведущие и главные специалисты, консультанты, управляющие делами и его заместители. Более того, документовед может выступать в роли помощника министра или его личного секретаря.

Основа существования любого предприятия – это документы. Без них и без налаженной системы документооборота возникнет хаос и неразбериха. Документовед и есть тот специалист, который обеспечивает порядок в бумагах и помогает мобильной работе организации.

Еще одна обязанность документоведа – создание базы документов. Каждой бумаге необходимо присвоить электронный адрес хранения и регистрационный индекс. А чтобы все сотрудники организации без труда могли найти нужный документ в этой базе, требуется создать эффективную классификацию. Документы, вышедшие из оборота, попадают в архив.

Социальная значимость профессии документоведа состоит в фиксировании, систематизации и хранении важных документов различного уровня важности. Наибольшая ответственность лежит на документоведах, работающих непосредственно в министерствах и ведомствах в должности руководителя федерального архивного агентства или директора государственного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. Важно также отметить, что одной из сфер применения профессии документоведа является подготовка документов для руководства государственного правительства и самого президента.

Используя владение информационными технологиями, документовед ответственен за организацию деятельности службы документационного обеспечения и контроль за состоянием делопроизводства в определённой организации. В его компетенции также находится разработка унифицированных форм документов и упорядочивание их состава. Особой внимательности требует произведение отбора документов, отправляемых на государственное хранение, организация самого хранения и экспертизы ценности поступающих и имеющихся документов.

Сегодня профессия документоведа преимущественно женская. Это специалист, который знает все о документах и о работе с ними. Главное в его работе – составление и оформление деловых бумаг. Документовед ведет их учет и регистрацию, контролирует работу справочно-информационной службы своей организации или предприятия. Следит за соблюдением порядка и условием хранения любых деловых бумаг в зависимости от уровня их важности. Учитывая, что предприятия и организации массово переходят на электронный документооборот, что во многом упрощает работу специалистов.

В будущем работа документоведа не утратит своей значимости. Специалисты в этой области всегда будут сопровождать процесс управления. А овладение новыми техническими средствами позволит поднять эту работу на более высокий уровень. Всегда будут цениться такие качества, как внимательность, аккуратность и усидчивость людей, работающих с деловыми бумагами. Ошибка в цифрах, датах, тем более потеря документов могут привести к большим штрафам при кадровом аудите.

Документовед – порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы. Ему могут поручать готовить документы для государственных руководителей или самого президента. Это требует высокой ответственности и знания действующего законодательства, постановлений, распоряжений, касающихся документооборота.

Я считаю, что данную профессию не следует называть скучной и незначимой. От аккуратности и грамотности документоведа зависит четкость функционирования организации, а правильно составленные документы – лицо фирмы.

Читайте также:

Сочинение документационное обеспечение управления

Похожие статьи

Документационное обеспечение управленческой.

Теоретические основы эффективного функционирования системы.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.

Законодательная база деятельности службы.

Направления совершенствования документационного.

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.

Совершенствование документооборота как фактор эффективности.

Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.

Документационное обеспечение управленческой.

Теоретические основы эффективного функционирования системы.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.

Законодательная база деятельности службы.

Направления совершенствования документационного.

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.

Совершенствование документооборота как фактор эффективности.

Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.

Похожие статьи

Документационное обеспечение управленческой.

Теоретические основы эффективного функционирования системы.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.

Законодательная база деятельности службы.

Направления совершенствования документационного.

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.

Совершенствование документооборота как фактор эффективности.

Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.

Документационное обеспечение управленческой.

Теоретические основы эффективного функционирования системы.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения.

Законодательная база деятельности службы.

Направления совершенствования документационного.

Достоинства и недостатки профессионально ориентированных.

Совершенствование документооборота как фактор эффективности.

Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции