Как будут работать с документами в будущем сочинение

Обновлено: 02.07.2024

Актуальность работы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Целью работы является определение роли документа в жизни человека в обществе.

Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии, выявить современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества.

Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также роль и значение документа в жизни человека в обществе.

Документ - явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.

В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ -- материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78

Свойства и признаки документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

- атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;

- функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

-структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.-с.15

- документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

- документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека;

- документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

- документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.-с.17

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

К отличительным признакам документа относятся:

- наличие смыслового семантического содержания;

- стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

- предназначенность для использования в социальной коммуникации.;

Значение документа для человека и общества

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д. Кузнецова Т.В. Специальность -Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1 . С. 16

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Кушнаренко Н.Н. Документоведение . - Киев.: Знание, 2000.- с.25 .

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.). Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.- с. 27

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Булатова А.Т. Документоведение : учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М. : Инфра-М. 2005.- с.27

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005.- с.37

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. № 1. С.41

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.). Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Заключение

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43

Анализ роли документа в жизни человека в обществе позволяет выделить важнейших особенностей. Некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

Функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 1. С.20

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Список используемой литературы

1. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004

2. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы доку-ментоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное по-собие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

3. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. -- Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002

4. Кузнецова Т.В. Специальность -Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16-19

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев.: Знание, 2000

6. Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М.: Инфра-М. 2005

7. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу Документоведение.- Краснодар: 1995

8. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроиз-водство. 1999. № 1. С.41-44

9. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.

10. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005

От редакции: Йерун ван Роттердам, технический директор Группы Информационной Аналитики компании EMC, выпустил серию блогов, в которых поделился своими соображениями по поводу будущего в области управления документами. Представляем вам перевод части их них

От редакции: Йерун ван Роттердам (Jeroen Van Rotterdam), технический директор группы информационной аналитики компании EMC, выпустил серию блогов, в которых поделился своими соображениями по поводу будущего в области управления документами. Представляем вам перевод части их них.

Документы как хранилища

Что такое документ?

Перед тем, как начать обсуждение будущего в области управления документами, нам стоит разобраться с пониманием сущности самого документа. Большинство людей определяют его как нечто навроде файла Word, презентации PowerPoint или электронной таблицы. Но это очень ограниченный и старомодный взгляд на мир, тем более что контент постоянно и быстро меняется.

В будущем управление документами потребует от нас модификации определения документа. Понимание его на данном этапе как логического хранилища– неплохое начало.

Использование контекста

Объем информации вокруг нас увеличивается с огромной скоростью, и это не может не отражаться на том, как мы с ней работаем. Мы тратим большое количество времени на попытки найти нужную нам информацию.

Почти все конечные пользователи обращаются к одному и тому же количеству поисковых результатов, которое обычно ограничивается первой парой страниц выпадающего списка. Однако в условиях постоянного увеличения объемов информации поисковики не успевают соответствовать растущему количеству требований к качеству поиска.

Существует большое разнообразие поведенческих моделей поиска по одному и тому же термину в зависимости от национальной принадлежности. Однако гораздо более интересна в этом контексте эффективность поисковой стратегии. Шанс, что вы найдете именно то, что ищете, используя один поисковый термин, снизился за многие годы на 18%. Именно это повышает значимость многофункционального поиска – благодаря ему пользователь может использовать запросы, состоящие из нескольких слов. Но со временем в условиях быстрого роста информации эта методология неминуемо рухнет. Нам необходимо выработать другой подход, вот здесь и появляется контекст.

Чтобы иметь дело с большим объемом информации, нужно понимать контекст конечного пользователя. В системах по управлению документами цели конечных пользователей известны. В системах, ориентированных на задачи новые алгоритмы предиктивной аналитики могут спрогнозировать, какая именно информация необходима в рамках заданного контекста.

Противоборствующие силы

Появляется все больше информационных шаблонов и моделей использования информации. Хороший пример – увеличение нетекстового контента, в частности видео. С возможностями по применению нетекстового контента системы управления документами смогут находить такой контент, понимать его связь с бизнес-контекстом и отображать его на нужном устройстве и с учетом возможностей каналов связи.

Что еще непосредственным образом влияет на использование контента, так это появление все большего количества различных устройств. Но интереснее даже не количество устройств, а непродолжительность их жизненного цикла. Ноутбуки превращаются в планшеты, планшеты уступают дорогу фаблетам, а носимые устройства тем временем вот-вот перейдут в разряд имплантов, вживляемых в мозг. Ввиду всего этого я бы не советовал покупать золотую версию часов Apple.

Продолжительность жизненных циклов устройств быстро меняется, и традиционные циклы развития тут не работают. Как не работают и жизненные циклы поддержки. Поддерживать решение в течение 7 лет тогда, когда жизненный цикл устройства гораздо короче этого срока - бессмысленно.

Быстрые перемены хороши до тех пор, пока мозги не заменят мозговыми имплантами…

Будущим системам по управлению документами придется значительно упростить функционал для пользователей, расширяя понимание нетекстового контента, особенно видео.

Информационные правила

Появляется все больше опасений по поводу безопасности данных. С момента последнего финансового кризиса нововведения в законодательствах по всему миру стимулируют спрос на новые решения. Интересным аспектом этой проблемы является необходимость понимания контекста конечного пользователя.

Вот пример важности контекста. Вы, скорее всего, не хотите, чтобы каждый санитар мог при желании просматривать вашу медицинскую карту. Однако если с вами вдруг приключится несчастный случай, и вам будет необходима срочная медицинская помощь, вы, наверное, не будете против того, чтобы медработник, находящийся к вам ближе всего, получил доступ к вашей медкарте. Модели получения доступа к контенту должны стать более динамичными и контекстно-зависимыми.

В США действует любопытный закон – так называемый Патриотический Акт. Согласно ему правительство США может иметь доступ к любым данным, хранящимся на территории страны. Такие законодательные инициативы влияют не только на хранение информации, но также и на место ее обработки, кэширования и предоставления конечным пользователям. Становится еще интереснее, когда разделительная линия между обработкой, хранением и оперативной памятью начинает размываться.

Изменения в законодательстве приводят к возникновению новых барьеров для управления документами, особенно в условиях повышенного спроса на упрощение процесса для конечного пользователя с одновременным усложнением глобальной архитектуры. Часто в подобных сценариях именно инновации помогают разрешать такие дилеммы как с помощью изменения подхода к вопросу, так и с применением новых технических решений.

Постоянная коллективная работа

Социальное пространство всячески способствует развитию коллективной работы. Проводится игрофикация пользовательских интерфейсов, в том числе и систем управления документами. Лично я считаю, что социальные технологии часто оказываются неэффективными в части применения в бизнес-контексте. Тем не менее, адаптировать процесс управления документами проще в условиях, когда информационные системы поддерживают коллективную работу, невзирая на корпоративные границы.

Еще одним большим аспектом коллективной работы является персонализация как информации, так и поведенческих характеристик систем. На это поведение влияет все тот же контекст, а регулирует его конечный пользователь.

Любая организация, государственная или частная, пользуется бумажными документами. Их количество, производимое в год, зависит от множества факторов - имеют значение размер компании, численность сотрудников, объём продаж и закупок, финансовый оборот. Но, в любом случае, без бумаги не обойтись. Сейчас, с развитием и массовым внедрением в жизнь электронного документооборота, многие задают вопрос: а возможен ли полный отказ от бумаги в делопроизводстве? Ведь недавно даже от классических трудовых книжек отказались, перешли на электронные на законодательном уровне. Госзакупки проходят практически без использования бумаги. Введены обязательные электронные акты выполненных работ, и можно вспомнить ещё несколько примеров.
Это, конечно, так. Но, представим ситуацию - происходит нечто (атака террористов, инопланетян, заокеанских партнёров, похмельного электрика), из-за чего случается масштабный сбой электроники, серверных систем, хранилищ информации, в том числе и резервных. Файлы исчезают. Мы не говорим о каких-либо коммерческих сделках, процесс можно восстановить, так же, как и производство - заново посчитать, измерить, вспомнить. А если дело касается, например, электронных медицинских карт? Информацию о здоровье человека, собранную за многие годы, просто так не восстановить, а зачастую, именно в прошлом пациента кроются причины заболевания в настоящем. Даже при безвозвратной утере файлов трудовую историю, например, восстановить можно - есть данные в пенсионном фонде и фонде соцстраха, а вот утраченную информацию о здоровье где взять? Медкарта, как правило, есть в единственном экземпляре. Так что, здесь бумажного архива не обойтись. Зарплатные документы - то же самое. Многие знают, как в 90-е обращались с документами. Фирма закрывалась - документы на помойку. Об Архиве трудовых отношений и о том, что при ликвидации фирмы нужно туда сдавать документы по зарплате, многие руководители и владельцы компаний даже не знали. Теперь бывшие работники не могут восстановить данные по зарплате за тот смутный период, соответственно, и расчет пенсии страдает.

Таким образом, полностью электронный документооборот и электронный архив возможны, но весьма ненадежны. Важные кадровые, бухгалтерские и документы, регламентирующие основную деятельность необходимо иметь в бумажном, классическом виде. Целесообразно создание электронных образов (скан-копий) документов, из которых и создаётся электронный архив, доступ к которому возможен любому пользователю (разумеется, с определенным уровнем доступа) из любой точки мира. Для повседневной работы с документами это очень удобно. Но полный отказ от бумаги в документообороте невозможен и просто опасен, по крайней мере, сейчас и в ближайшее время. Это наше мнение.

Подписывайтесь на наш канал, если вам интересны темы, которые мы поднимаем. Мы пишем не только на профессиональные архивные темы. Также почитайте другие наши статьи - возможно, они вас заинтересуют .

Электронное правительство и электронный документооборот — одни из самых популярных трендов в мире. Предоставление услуг в электронном виде при работе государственных и муниципальных служб считается признаком их обновления.

С точки зрения пользователя, нет ничего сложного: достаточно установить компьютер, и информация сама польется бурным потоком. Следует просто запросить информацию, нажать на кнопку и получить готовый результат. Именно так часто представляют себе граждане работу электронного документооброта в "едином окне" госуслуг. Однако за кажущейся простотой лежат сложнейшие технологии, выстроенные в строгое архитектурное решение. И только при слаженной работе всех его механизмов можно рассчитывать на получение ожидаемого результата.
Государственные услуги начинаются для гражданина с… "окошка", куда он обращается за получением той или иной справки или документа. Раньше оно имело вполне реальные физические размеры и место расположения: находилось в учреждении, за окошком сидел операционист, рядом была картотека. Сегодня многое изменилось. Появился компьютер и "невидимая" база данных, где уже собрана информация. Параллельно у граждан появилась "виртуальное окно" — Интернет-портал государственных услуг.

Но вне зависимости от того электронный или бумажный способ взаимодействия был выбран, граждане всегда обращаются к единой информационной системе, где накапливаются, систематизируются и отыскиваются данные, касающиеся той или иной деятельности государственных служб.

Первая сложность, с которой сталкивается организация при построении системы электронного документооборота, — перевод уже существующих архивов в электронный вид. Это необходимо для обеспечения сохранности документов и возможности получить к ним быстрый доступ по требованию. Данная задача предполагает два варианта решения. Первый — найм компании, специализирующейся на подобных услугах. Здесь есть несколько плюсов: во-первых, наличие ресурсов (профессиональная команда, оборудование, помещение и пр.); во-вторых, вы будете знать достаточно точные сроки реализации проекта. К минусам можно отнести разовость проекта. Другой вариант — создание внутреннего подразделения. Для этого потребуется нанять управляющего проектом и встроить эту структуру в бизнес-процессы (в процессы документооборота) организации.

Следующим препятствием, которое подстерегает при строительстве таких систем — это их масштаб. Немногие знают, что в среднем за год россияне обращаются в государственные и муниципальные органы за получением различных документов и справок 81 млн раз. Заметьте, что здесь учтены только те запросы, которые система получает и обрабатывает. В реальности число обращений оказывается в несколько раз больше, потому что далеко не каждый запрос формулируется правильно и доходит до системы.

Человек ищет документ, но часто он не знает ни по каким признакам его найти, ни в каком разделе хранилища он лежит. Ему неизвестны параметры, по которым следует выделить искомый документ из потока информации, непрерывно поступающей от каждой организации. Чтобы такая система заработала, необходима правильная организация потоков документов и информации, ее надлежащий сбор и систематизация. Создать такую систему моментально невозможно. Поэтому строительство общегосударственной автоматизированной системы электронного межведомственного документооборота, который затрагивает все ступени федеральных, региональных и местных органов власти, ведется поэтапно. И конечно, обеспечить "нужный объем и качество" можно только на базе современных компьютерных технологий.

Первые шаги

Начало построения электронных систем документооборота для государственных организаций было положено в середине 1990-х гг. Первые шаги в этом направлении сразу выявили бесперспективность, если отсутствовал системный подход при решении задачи. Для построения функциональной системы недостаточно приобрести сканер и программу OCR (оптическое распознавание символов). Требовалось наладить учет документов, научиться выделять нужную информацию в потоке данных и многое-многое другое.

Превращение первичного бумажного документа в полезные данные происходит через длинную серию последовательно выполняемых операций. Сначала производится сбор первичных документов, их регистрация, предварительная обработка. Затем выполняется сегментация информации с разделением ее на тематические разделы и выделение общей структуры документа. Но собранная информация еще не готова для практического использования. Требуется извлечь нужные параметры, провести классификацию и кластеризацию данных, осуществить окончательную обработку, чтобы учесть требования, предъявляемые хранилищем.

На сцену выходят профессионалы…

В мире есть ряд компаний, которые работают на рынке автоматизации ввода документов и данных. Пожалуй, наиболее известная отечественная компания — "ABBYY". К моменту, когда "ABBYY" приступила к решению задач построения систем электронного документооборота, у нее уже был накоплен солидный багаж собственных программных наработок. Первый опыт построения больших систем был получен в проекте создания системы потокового ввода налоговых деклараций.

Опыт получился весьма успешным: создана система, которая была внедрена у заказчика и доказала свою работоспособность на практике. Для обслуживания созданной системы документооборота был построен первый Центр обработки документов (ЦОД). Там была решена задача обеспечения массового ввода документов. Для этих целей были поставлены профессиональные программные средства, приобретено пять скоростных потоковых сканеров, запущено в работу несколько серверов автоматического распознавания, набран штат из 40 сотрудников, которые стали заниматься верификацией введенных документов.

Здесь следует ввести уточнение. Принято считать, что механизмы потокового ввода, являющиеся одним из элементов систем документооборота, строятся только на технологиях OCR. Если это так, то практическая ценность возводимых систем сильно сужается. Под OCR понимается оптическое распознавание только печатных символов.

На практике предлагается гораздо более широкий спектр технологий. Например, вместе с OCR также может применяться технология ICR (Intelligent Character Recognition), которая обеспечивает распознавание рукописных символов. Без нее невозможно обойтись, когда входящие документы заполняются на бланках от руки. Встречаются и другие инструменты: технология распознавания одномерных и двухмерных штрих-кодов, технология распознавания меток (check marks) и др.

Работы по созданию первой промышленной системы для обслуживания документооборота для государственных услуг проводились компанией "ABBYY" в 1998 — 2000 гг. Качество возведенной тогда системы отражает следующий факт: только в 1999 г. в рамках ЦОД средствами технологий "ABBYY" было введено и обработано более 28 млн бланков документов поданных гражданами.

Созданная десять лет тому назад система продолжает развиваться. Сегодня она имеет общенациональный масштаб. Данные поступают из более 2000 филиалов. В каждом регионе имеется собственное управление, а количество ЦОДов и центров подготовки документов возросло на порядок.

Замена бумажной технологии на электронную

За последние годы значительно выросли объемы информации, которые обрабатываются государственными организациями. Оригинальные документы сегодня все чаще передаются на электронных носителях, минуя бумажную форму. Изменились и сами граждане, для которых адресована собираемая информация.

Наиболее сильное влияние оказывает сейчас Интернет. Согласно оценкам, численность российской части Интернета составляет около 59,7 млн человек или 48% взрослого населения России. Больше половины из них, 39 млн человек, пользуются Интернетом ежедневно. Это не просто наиболее активные пользователи — они готовы к активному использованию государственных услуг в электронном виде. Единый информационный Интернет-портал государственных услуг станет для них более естественным способом для взаимодействия с государством, нежели поход к традиционному "окошку".

Электронный документооборот стал сегодня не просто "оригинальной функцией", он отражает глобальный переход общества на безбумажные технологии.

Совершенствование системы документооборота

Задача обработки бумажных документов является многогранной, и ее нельзя так просто свести к одному упрощенному бизнес-процессу. Любое предприятие, особенно крупное, имеет ярко выраженные специфичные особенности в организации и правилах работы со своими документами в бумажной форме. Всегда приходится учитывать, что входные документы часто бывают недостаточно хорошо структуированы, что затрудняет их обработку.

Индивидуальные особенности организаций являются основной проблемой на пути быстрого перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Переделать реально существующие процессы в одночасье практически невозможно. Поэтому внедрения обычно проходят в несколько этапов.

Сначала формируется понимание, что электронный документ значительно более технологичен и удобен для обработки и извлечения информации, чем бумажный. Если информация переведена в электронный вид, то скорость работы с полученными данными возрастают многократно. Качественно меняется задачи, связанные с обеспечением сохранности документов и их доступности.

Очевидные достоинства архива, представленного из бумажных документов и их копий в электронном виде, со временем тускнеют на фоне "новых" недостатков: нельзя редактировать текст, отсутствуют средства для полнотекстового поиска. Постепенно приходит понимание, что редактируемый текст в электронной форме дает преимущества перед "фотографией документа", характерной для начальной стадии построения системы электронного документооборота.

Позднее приходит понимание, что удобно не просто сохранять текстовую часть архивируемых документов, но и иметь возможность решать аналитические задачи, опираясь на собранные данные. Для перехода на этот уровень требуется обеспечить структурированный ввод исходной информации с бумажных носителей. Это следующая стадия развития таких систем.

Мировой опыт подсказывает…

Требования, заставляющие переходить на электронные формы документооборота, возникают не только под давлением рациональных взглядов руководителя организации, который своевременно задумывается о повышении эффективности работы своей компании. Особо действенную силу оказывает поддержка со стороны законодательства.

Интересно показать влияние, которое имел в США законодательный акт Сарбанес-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, 2002). Он был принят после серии скандальных разбирательств, связанных с разоблачениями в компаниях "Enron", "Tyco International", "Adelphia", "Peregrine Systems" и "WorldCom". Смысл сводился к следующему: причиной возникших финансовых махинаций стали неразвитые системы предоставления отчетности по рабочим документам и недоступность оригинальных документов для публичного анализа. Для борьбы с этими упущениями были введены специальные законодательные меры.

В результате в практику государственных служб были добавлены коррективы, которые обязывали любую организацию в случае обращения к ней с запросом на предоставление определенных документов, выдавать их быстро, в очень жесткие сроки. Процедура получила название "электронного расследования" (E-Discovery) и стала мощным стимулом для развития корпоративных систем документооборота.

Благодаря этим нововведениям, развитие законодательства США послужило мощным стимулом для наращивания технологической оснащенности компаний и повышения уровня их информационной "культуры".

Аналогичные законы, стимулирующие развитие систем корпоративного документооборота, были приняты и в России. Например, Федеральный закон № 137-ФЗ и Налоговый кодекс Российской Федерации, а также последующие поправки к ним расширили права граждан по выбору способа доставки документов в государственные органы. Законной формой стала подача документов по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде. Эти нормативные правовые акты формируют сегодня в России законодательную базу для перехода системы приема документов от граждан на безбумажную технологию.

Вместо послесловия…

Накопленный опыт внедрений позволил выработать наиболее эффективные приемы "ноу-хау" при построении корпоративных систем документооборота. Это касается внедрения определенных бизнес-процедур и регламентов по работе с бумажными документами, которые позволяют собирать максимум полезной информации и при этом исключать типовые ошибки, которые может совершать персонал при обслуживании таких систем.

В настоящее время обмен документами между организациями чаще всего осуществляется в двух параллельно существующих потоках — электронном и бумажном. При поступлении каждого документа ему присваивается собственный уникальный номер. Если это бумажный документ, то номер печатается в виде штрих-кода на специальном стикере и наклеивается на первую страницу документа, если электронный, то он автоматически привязывается к учетному номеру вводимого файла. После этого запись о существовании нового документа становится единой в общей базе данных системы.

Очевидно, что с электронными копиями документов работа строится эффективнее, чем с бумажными. Их можно дешево доставлять, удобно согласовывать и хранить, легко осуществлять поиск в электронном архиве. Таким образом, задача перевода бумажных документов в электронный вид не теряет своей актуальности с введением электронного документооборота, а скорее, наоборот, становится еще более насущной.

Читайте также: