Значение делопроизводства в профессиональной деятельности реферат

Обновлено: 02.07.2024

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Содержание работы

Содержимое работы - 1 файл

курсач.docx

Департамент образования и молодежной политики ХМАО – Югры

Автономное учреждение среднего профессионального образования

Ханты – Мансийского автономного округа – Югры

Ханты – Мансийский технолого – педагогический колледж

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: Делопроизводство и документооборот на предприятии

по дисциплине Документационное обеспечение управления

3 курса 208 группы

г. Ханты – Мансийск, 2010

Глава 1. Документооборот в организации

1.1. Понятие делопроизводства, документа, документооборота.

1.2. Документопоток. Понятие, характеристики, учет

Глава 2. Этапы документооборота

2.1. Прием и первичная обработка поступающих документов службой ДОУ

2.2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ

2.4.Организация внутреннего движения документов

2.5.Обработка исполненных и отправляемых документов

Глава 3. Порядок и сроки хранения документов

3.1. Номенклатура дел.

3.3. Обеспечение сохранности документов

Глава 4. Типы документов и их классификации

Глава 5. Исполнение документов

Глава 6. Подготовка дел к архивному хранению

При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Целью моей курсовой работы является рассмотрение ……………….

Глава 1. Документооборот в организации

Понятие делопроизводства, документа, документооборота

Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, связанный с обработкой документов. Оно осуществляется во всех учреждениях, в организациях и на предприятиях, где существуют документооборот и где производится регистрация получения и учет, изучение, анализ, изготовление и рассылка документов заявительного, информационного, уведомительного, распорядительного или иного официального характера.

Названный стандарт устанавливает термины и определения которые обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. В частности, в соответствии со стандартом:

делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

документированная информация (документ) признается как информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Внешние признаки документа отражают форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. По форме выражения информации выделяют следующие виды документов: изобразительный, графический, аудиовизуальный, кинодокумент, фотодокумент, иконографический, фоновый, текстовой, письменный, рукописный, машинописный, документ на машинном носителе, видеограмма документа. По особенностям оформления – документы черновые и документы беловые. В зависимости от автора – документы личные, официальные, служебные. Официальные документы, кроме того, подразделяются по юридической силе, которая зависит от компетенции органа или должностного лица, издавшего такой документ.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Порядок движения документооборота определяется процессом управления в организации. Анализируя документооборот, можно понять, какова система управления в организации. Эти два явления взаимосвязаны и взаимозависимы. Документооборот является формальной основой деятельности организации и бизнеса в целом. Правильно налаженная система документооборота в организации поможет избежать ошибок и недоразумений.

Документооборот можно разделить на две большие группы по видам документов : первая – организационно – распорядительная, в которую входят распоряжения, приказы, служебные записки, докладные, письма и т.д. ; вторая – технологическая, в которую входят документы, связанные с осуществлением организацией своих функций (бухгалтерская и налоговая отчетность).

В соответствии с масштабом документооборота можно выделить объем конкретного документооборота конкретного сотрудника организации, отдела организации, структурного подразделения, организации в целом, корпорации с определенным количеством филиалов, одной из отраслей управления или государства в целом.

Как правило, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления, рассматривают в качестве базовой единицы документооборот организации как юридически независимого элемента, обладающего полным набором технологических процессов. Возвращаясь к тому, что документооборот отражает систему управления в организации, нужно отметить важную роль анализа документооборота для совершенствования аппарата управления. Проводя анализ документооборота, можно выбрать разные по объему объекты исследования: один документ, документопоток, весь документопоток. Но наиболее удобным и чаще всего используемым объектом является документопоток.

Документопоток – движение документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально – множительной службой.

В каждой организации одновременно присутствуют несколько потоков документов. Эти потоки подразделяются по составляющей их документации. Документация в организации по своему происхождению делится на входящую, исходящую, внутреннюю. Соответственно потоки документов делятся на поток входящих, поток исходящих и поток внутренних документов организации. Что же составляет каждый поток?

Документы, поступающие в организацию извне, составляют поток входящей документации. Документы, направляемые организацией или предназначенные для отправки за ее пределы, составляют поток исходящей документации. А поток внутренней документации составляют документы, движение которых локализовано внутри организации, т.е. не предназначенные для выхода за ее пределы.

Под сущностью документопотока, его содержанием и предназначением понимают совокупность документов, входящих в его состав, совокупность информации, которую они содержат.

Неразрывно с содержанием, сущностью документопотока связана количественная составляющая, характеризирующая его объем. Под объемом документопотока понимают количество документов, как подлинников, так и копий. Иногда к объему документопотока относят и объем информации, содержащейся в документах организации.

Кроме объема и содержания документопоток характеризуется наличием определений структуры, которая тесно связана с назначением документопотока, с целью его функционирования. На основе структурных признаков осуществляется классификация документов в организации, формируются справочные базы по документам организации.

В зависимости от разных факторов, например времени года, сезонных увеличений или уменьшений рабочей активности, меняется насыщенность и временные составляющие информационных характеристик документопотока. Эти составляющие образуют режим документопотока.

Документы движутся в организации не хаотично, а в определенном направлении. Направление документопотока – еще одна характеристика, важность которой бесспорна. На направление документопотока влияют способ оценки документов и способ удостоверения документов. В соответствии с этими факторами документы направляются, например, на ознакомление, согласование, утверждение.

Направление документопотока зависит от сути конкретной технологической стадии обработки документов в нем. Например, входящие документы подразделяются на документы, подлежащие регистрации, и документы, не требующие регистрации.

Количество документов всех потоков, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, составляет объем документооборота организации. В зависимости от объема документооборота, как правило, выбирается организация формы делопроизводства (традиционная или автоматизированная).

Читайте также: