Язык и стиль распорядительных документов реферат

Обновлено: 02.07.2024

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении предприятиями, организациями. К ним относятся постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Многие виды таких документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. В деловой практике используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.

От назначения документа зависит и его лексический состав, определяющий смысл данной деловой бумаги. Текст распорядительных документов в основной части также излагается в повелительной форме, даже если это не прямой приказ, а рекомендация.В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, организации и должностные лица, которых касается приказ.

Что касается распоряжений, то они представляют собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов. Все распорядительные документы направлены от вышестоящих должностей к нижестоящим. И в отличие от деловых писем, в них не содержится просьб, а следовательно, распорядительные документы не могут излагаться в изъявительном наклонении.

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

К коммерческой корреспонденции относятся документы, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок. Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) – общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.

В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка – ограниченная сочетаемость слов.

Владение деловым стилем – это во многом знание языковых формул, моделей речевых оборотов и умение употребять их. В том случае, если автор Лявляется юридическим лицом, действия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Коммерческая корреспонденция – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция либерализации языка и стиля деловых писем, в первую очередь нерегламентированных, усиление личностного начала в письменном деловом общении. Так, например, в деловой корреспонденции адресат и адресант не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие у партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей в деловых письмах широко используются оценочные конструкции, которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста, придают ему конструктивную тональность.

Целью данной работы является изучение языка и стиля распорядительных документов.
Для реализации цели были поставлены следующие задачи:
 Анализ понятия документ
 Изучение распорядительных документов
 Рассмотрение правил оформления на отдельных видах распорядительных документов

Содержание

Введение
1. Основные понятия
1.1. Официально-Деловой стиль речи
1.2. Способы классификации документов.
1.3. Распорядительные документы
2. Правила оформления документов
2.1. Решение
2.2. Приказ
2.3. Служебная записка
2.4. Протокол
Заключение
Список используемой литературы

Вложенные файлы: 1 файл

реферат_Р ЯЗ.doc

Нижегородский государственный университет

им. Н.И. Лобачевского

по дисциплине: Русский язык и культура речи

на тему: Язык и стиль распорядительных документов

Нижний Новгород

1. Основные понятия

1.1. Официально-Деловой стиль речи

1.2. Способы классификации документов.

1.3. Распорядительные документы

2. Правила оформления документов

2.3. Служебная записка

Список используемой литературы

Введение

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Вопросы культуры речи в профессиональной сфере стали особенно актуальны в настоящее время. Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка, знание правил оформления распорядительных документов.

Целью данной работы является изучение языка и стиля распорядительных документов.

Для реализации цели были поставлены следующие задачи:

 Анализ понятия документ

 Изучение распорядительных документов

 Рассмотрение правил оформления на отдельных видах распорядительных документов

Для решения целей и задач реферата использовался метод изучения и анализа научно - и учебно-методической литературы по проблеме исследования.

1. Основные понятия

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.[1] Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

В начале рассмотрим что же такое деловой стиль речи и его основные особенности.

1.1. Официально-Деловой стиль речи

Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности[2].

Среди книжных стилей деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты – придают ему в целом консервативный характер.

Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт:

1) В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта делового стиля – это языковые штампы, или так называемые клише (франц. clich). От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться (например, за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);

2) Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);

3) Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);

4) Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);

5) Преобладание имен существительных;

6) Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);

7) Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);

8) Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;

9) Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);

10) Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);

11) Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;

12) Использование прямого порядка слов в предложениях; точность, исключающая двоякое понимание;

13) Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;

14) Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;

15) Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур;

16) Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);

17) Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;

18) Слабая индивидуализация стиля;

19) Достоверность и объективность;

20) Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

21) Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Итак, деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

1.2. Способы классификации документов.

Существует несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

1. По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

2. По содержанию: простые и сложные. Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

3. По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

4. По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

5. По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

6. По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.

Дубликат - это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.

Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.

7. По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.

К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;

к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.

Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно - информационным.

1.3. Распорядительные документы

Распорядительные документы – документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Традиционно распорядительным документом – локальным нормативно - правовым актом, определяющим и документально фиксирующим процедуры управления документацией организации, - является положение о документационном обеспечении управления (положение об управлении документацией, инструкция по делопроизводству). Если в организации отсутствует такой локальный нормативно-правовой акт, как положение о ДОУ, или существующее положение (инструкция по делопроизводству) не обеспечивает решения задач по проектированию и внедрению систем управления документами, соответствующих текущим потребностям организации и нормативной среде, разработку нового положения должен возложить на себя руководитель службы ДОУ.

ГОСТ

Основные виды распорядительных документов

Распорядительные документы – это жанровые разновидности официально-делового стиля, к которым относятся приказы, распоряжения, постановления, резолюции, указания, а также инструкции.

Общие свойства распорядительных документов заключаются в следующем:

Носят официальный характер и регламентируют сферу организационно-правовых отношений.
Являются основной формой коммуникации между органами власти и руководством учреждений, предприятий и гражданами или сотрудниками.
Носят обязательный характер для тех, кому они адресованы.
Имеет фиксированную структуру и однотипное содержание.

Классификация распорядительных документов представлена следующими их видами:

Приказ – вид распорядительного документа, издаваемый представителями органов власти или руководителями учреждений для решения задач, связанных с организационной деятельностью и (или) кадровыми вопросами. Круг вопросов, регулируемых приказами, достаточно широк: утверждение сроков и порядка проведения каких-либо мероприятий, указание на необходимость соблюдения регламента работы, ротация персонала, утверждение сведений о поощрениях и дисциплинарных наказаниях. Приказ имеет жесткую структуру, обязательными компонентами которой являются его название (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, об утверждении графика работы в выходные и праздничные дни), регистрационные данные (дата и номер), содержание (раскрывает характер распоряжения), подпись руководителя и сведения об ознакомлении с содержанием приказа лиц, которым он адресован.
Распоряжение – управленческий нормативно-правовой акт, издаваемый государственным органом власти или ведомством, а также субъектами хозяйственной деятельности и регламентирующий деятельность лиц, которым он адресован. В отличие от приказа, носящего общий характер, распоряжение является более конкретным, обозначая какую-либо административную и производственную задачу и сроки её решения. В качестве примера можно привести распоряжения Роспотребнадзора, касающиеся устранения выявленных санитарных нарушений, или внутренние распоряжения на предприятии о премировании сотрудников.
Резолюция – документ, принятый органом коллегиального управления и содержащий решение по какому-либо производственному, административному или организационному вопросу. Резолюция выносится по результатам собрания акционеров или представителей правления, а также по итогам проведения общих собраний на предприятиях. Иногда резолюцией называется собственно подпись руководителя организации, подтверждающую одобрение содержания документа.
Инструкции – многочисленный вид распорядительно-управленческих документов, регламентирующих поведение и трудовую деятельность работников предприятий и учреждений. Выделяют следующие разновидности инструкций: 1) должностная инструкция – перечень норм и требований к трудовой дисциплине работника; 2) инструкция по охране труда, предписывающая правила безопасного поведения на производстве; 3) инструкция о поведении при чрезвычайных ситуациях, поясняющая, как сохранить жизнь и здоровье при возникновении стихийных бедствий и техногенных катастроф.

Готовые работы на аналогичную тему

Язык и стиль распорядительных документов

Распорядительные документы оформляются в соответствии с требованиями официально-делового стиля, поэтому особенности их содержания и языкового оформления должны соответствовать нормам официального общения.

Композиция распорядительных документов имеет двухкомпонентную структуру:

Констатирующая часть, разъясняющая цели создания документа.
Распорядительная часть, содержащая сведения о предписываемых мероприятиях и действиях и сроках их исполнения.

Языковые особенности распорядительных документов:

Стиль распорядительных документов характеризуется следующими особенностями:

Язык и стиль распорядительных документов отражают особенности практики делопроизводства и подчиняются стилистическим требованиям официально-деловой коммуникации.

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

Институт Бизнеса и Политики

Студент 3 курса

Язык и стиль коммерческой коресспонденции.-4

Реклама деловой речи.-6 Правила оформления документов.-6 Речевой этикет в документах.-9

Заключение.- 11Список использованной литературы.- 12 Введение. «Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции. Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.

Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления.

ГЛАВА II. Унификация и стандартизация управленческих документов….…7

ГЛАВА III. Распорядительные документы и требования к составлению

3.1. Назначение и состав распорядительной документации…………………. 8

3.2. Процедура издания распорядительных документов в условиях

3.3. Процедура издания распорядительных документов в условиях

3.4. Составление и оформление распорядительных документов…………. 13

3.4.2. Приказ, требования к составлению и оформлению…………………….15

Рис. 2. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях

Рис. 4. Стадии процедуры издания распорядительных документов в условиях

Рис. 6. Основные реквизиты приказа на угловом бланке……………………..27

Представленная работа посвящена теме: «Распорядительные документы. Их

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности,

существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные

специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения

Некоторые функции являются типовыми, присущими любому

аппарату управления (например, организационно-распорядительную

Все формы управленч еской деятельности находят отражение в

соответствующих докум ентах, которые выступают способом и средством

реализации возложенных на аппарат управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным

образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате

реализуются на основе использования документов, относящихся к различным

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве

разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от

конкретной деятельности того или иного учреждения, его м асштабности,

места в системе федерального управления и ряда других причин.

Однако в любой организации используют документы, отражающие

организационную, распорядит ельную и исполнительскую деятельность.

Их совокупность составляет систем у организационно-распорядительной

документации. Государственный стандарт определяет организационно-

распорядительные документы как письменные документы, в которых

фиксируются решения адм инистратив ных и организационных вопросов, а

также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования

деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их

ГЛАВА I. Осно вные пол о жен ия по доку ментиро ванию

Документирование управленческой деятельности охватывает все

процессы, относящиеся к записи ( фиксации ) на различных носителях и

оформлению по установленным правилам информации, необходимой для

осуществления управленческих действий. Документирование

осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные

документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а

также на искусственных языках с использованием новых носителей

(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Со став управ ленче ских доку ментов определяется к о мпетенцией и

ф ункциями организации, порядк ом решения вопро сов, объемо м и харак теро м

взаимо св язей с другими организациями и закрепляет ся в табеле доку мент ов.

Единство правил доку ментирования управленч е ских действий на всех

уровнях управления обе спе чивается применением Г о с у дарственной системы

доку ментационног о обе спе чения управ лением (ГС ДО У) и унифициров анных

У н ифицированные системы доку ментации – эт о к омплек с

взаимо увязанных доку ментов, соз данных по единым правилам и

требованиям, содержащих информацию, необ х о димую для управления в

определенной сфере деятельности. УС Д предназн а чены для использ ования,

как с по мощью средств вычислительной те хники, так и при традиционных

У прав ленческие доку менты по наименованию, форме и со став у

реквизитов до лжны соо тветствов а ть УС Д, т ребов аниям Г С ДО У , поло жениям

(уставам) об организации, другим норма тивным доку ментам, со держащим

правила доку ментирования. В соответствии с действ ующим

зак оно да тельством и к омпетенцией органы управления издаю т следующие

распорядительные доку менты: решения, по становления, распоряжения,

Р ешения, пост ановл ен ия и прика зы издаю т во всех случаях, к ог д а

необ х о димо принять нор ма тивный или индивидуальный ак т по о сновным

вопрос ам к о мпетенции органи зации. Р аспоряж ения и указания издаю тся по

опера тивным вопро сам и для организации исполнения по становлений,

Совм е стные распорядительные док у менты организ аций, из дающих

о динак овые по форме документы (приказы, пост анов ления и др.),

оформляю тся как совме стное решение, к от орое имеет правов ую силу

распорядительног о документа в каждой организации, принимавшей этот

Дове дение до све дения подв едо м ств енных организ аций, ст р укт урных

по драз делений доку мент ов выше ст о ящих органов или документ ов других

организаций о суще ств ляется в форме, установленной авт оро м доку мента.

Если спо соб не указан, организация решает это т вопро с само сто ят ельно.

Прот ок ольные решения к оллег иальных органов могут дово диться до

сведения испо лнителей в фор ме, установленной по ло жением об этих орг анах.

Распорядительный док умент мо ж ет быть о тменен (изменен)

распорядительным доку мент о м с амой организации или выше ст о ящей.

Действие распорядительног о документа мо ж ет быть прио становлено

Проекты док у ментов , за т рагивающих интере сы др угих организаций,

должны предв арительно сог ласовыва ться с этими организациями. В случае

разног ласий к про ек т у прилаг аются замечания и ли форму лировка с ути

Х о д обсу ждения вопро сов и решения, принимаемые на зас ед аниях

к оллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксир ую тся в

проток олах. Прот ок олы оформляю тся на о сновании записи х о да заседаний,

стенограмм, зв ук овых записей (текст ов докладов; выступлений, справок,

проектов пост ановления или решений, пове стки дня, списк ов приг лашенных

и др.). Если х о д зас е дания стенографир у ется, текст стенограммы

расшифровывается, пе ча тает ся, зав еряется и храни тся вме сте с про ток оло м.

В пределах своей к омпетенции организации всех уровней управ ления

могут направ лять письма при о с уще ств лении оперативных связей с

выше ст о ящими о траслев ыми и ф ункциональными органами,

по две до мственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Письма, как правило, должны со ставляться в т о м случае, к ог да невоз мо жен

или затру днен бездок ументный обмен информацией: устные раз ъяснения,

указания (личные или по телефону), инст р уктиров ание и т .д. При

необ х о димо сти сро чной переда чи инфор мации сост ав ляются тел е граммы и

те лефон ограммы, документ передается чере з мо демную связ ь, по факс у или

Организации на о сновании поло жений о них и других акт ов,

определяющих их к о мпетенцию, издаю т и иные доку менты: планы работ ,

отчеты, прейскуранты, стандарты, уст авы, поло жен ия, правила и др.

Проект управленче ск ого док умента долж ен быть сог ласован с исполнителями

(ав торами текста), рук ово дителями заинтересованных структ урных

Внутреннее сог ласование проекта доку мента должно прово диться в

по драз делениями, совеща тельными органами и при необ х о димо сти с

• с работник ами, ответственными за разрешение ф ункциональных

• с финансовым по дразделением или г лавным б ухгалтером

• с заме стителем председа теля к оллегиальног о органа или

заме стителем рук ово дителя организации, ведающими вопро сами,

Внешнее сог ласование в зависимо сти от со держания доку мента

• с по дчиненными организациями, а т акж е непо д чиненными, к ог да

по сле дние выст упают об язанной стороной в прав оотношениях, воз никаю щих

вследств ие из дания правовог о акта, или к ог д а со держание документа

• с организациями и на учно-произво дственными объ единениями,

занимающимися исследов аниями в той об ласти, к к оторой и меет отношение

• с обще ственными организациями – при необ х о димости или в

• с органами, осуще ств ляющими госу дарственный надве до мтвенный

к онтроль (над зор) в опре деленной об ласти (санит арный, противопо жарный и

• с выше ст о ящими органами общей или отраслевой к о м петенции в

случае, к ог да зак онода тельство м предусма тривается возмо жно сть совершения

управленческих действий тольк о с разрешения этих органов.

У прав ленческий док умент по дписыв ается или утверждает ся

рук ово дителем организации или замещающим ег о должностным лицо м в

соответствии с его к омпетенцией, уст анов ленной прав овыми ак тами: уставом

или по ло жением об организации, ст р ук турно м по драз делении, до лжностной

инструкцией, приказо м о распределении обязанностей и т .п. Две или более

по дписи ст ав ятся в то м случае, е сли за со держание док у мента отв етственны

Доку менты денежног о, мат ериального и кредитног о харак тера,

служащие основанием для приема и выда чи денег , тов арно-ма териа льных и

других ценностей, а также из меняющие кредитные и расчетные

об яза тельств а с другими организациями, по дписываю т

рук ово дитель организации и г лавный б ухгалтер (б ухгалтер).

Совместные док у менты н е ск о льких организаций по дписывают р ук ово дители

Доку менты, с ост ав ленные к о миссией, по дписыв ают все члены

к о миссии. Решения (по становления) к оллегиальных органов по дписываются

председа телем и секрет арем. Распоряжения, изд аваемые рук ово дителем

к оллегиальног о орган а в е динона чальном порядк е, имеют о дну по дпись.

Право под писи распорядительных документ ов в форме указаний или

распоряжений мож ет пре до ставляться заме стителю р ук ово дителя, г лавно му

инженер у , рук ово дителям структ урных по дразделений.

Утверждаемые доку менты (инст р укции, поло жения, уставы и др.)

по дписыв ает должностно е лицо, о тветственное за их по дг о т овку .

Прот ок ол по дписыв аю т предсе да тельств ующий на заседании

к оллегиальног о орган а (сов ета, к оллегии, собрания, совещания) и секрет арь.

Доклады, докладные записки, справки и другие доку менты

инфор мационног о, справо чного или аналити ческ ого характера могут быть

по дписаны исполнителем, е сли разрешаемые в них вопрос ы не вых одя т за

пределы ег о прав и к омпетенции, установленных до лжно стной инструкцией.

С уществ уют т акж е доку менты-прило ж ения. Они могут быть т ре х

видов: утверждаемые или вво димые в действие соо тветств ующим

распорядительным документ о м (прилож ения к правовым актам, имеющие

само сто ятельное зна чение); по ясняющие или дополняющие со держание

друг ого док у мента; направляемые с письмо м в др угие организации.

На прило жениях к распоряди тельны м доку ментам и прило жениях,

дополняющих или поясняющих содержание друг ого доку мента, в право м

При рассылке прилож ений без распорядительных док у мент ов на

прило ж ениях про ставляется гриф утверждения с указанием наименования

распорядительног о доку мента, его да ты и номера. Со став реквизитов и

порядок оформления документ ов-прило ж ений должны соответствова ть

требованиям унифицированной системы док ументации, к к оторой относитс я

В целях сокращения к оличе ств а применяемых ф орм док у ментов

министерства и ве до мства разра ба тывают отраслевы е т аб ели доку мент ов,

необ х о димых и до ста то чных для реа лизации функций и зада ч организаций. В

табель вклю чаю тся доку менты как традиционные, так и создав аемые

средств ами вычислительной техники. Табель по дписыв ается ответственным

за ег о со ставление и утверждается р ук ово дителем ве до мства. Ведение табеля,

вне сение в него изменений осуще ств ляется служ бой доку ментационног о

обеспечения. Со став ление доку мент ов, не указанных в табеле, за прещается.

Г ЛАВ А II. У нификация и стандартизац ия управленческих доку мент о в.

У н ификация доку мент ов заклю чает ся в уст анов лении единообразия

со става и фор м управ ленче ских док у ментов, фик сирующих о с уще ств ление

о дно типных управленч е ских функций. Стандартизация док умент ов – это

форма юридиче ск ого закрепления проведенной унифик ации и уровня ее

об яза тельности. У ст анов лены следующие ка тег ории стандарт ов:

г о с у дарственные ст андар ты (ГОСТ), отраслевые ст андар ты (ОСТ),

ре спу б лик анские ст андар ты (Р СТ). У нифик ация доку ментов прово дит ся в

целях сокращения к олич е ств а применяемых доку мент ов, типизации их фор м,

повышения ка че ств а, снижения т р у до емк ости их обраб о тки, достижения

инфор мационной совм е стимос ти различных систем док у ментации по

о дноименным и смежным ф ункциям управления, более эффективног о

• разработк у унифицированной системы доку ментов едения (УС Д),

к от орая осуще ств ляется министерствами и ве до мств ами, отв етственными за

• внед рение меж о трасле вых (м ежведо м ств енных) УС Д в рамк ах

• в ед ение УС Д и Отраслевог о классифика тора техник о-эк оно миче ск ой

Читайте также: