Управление поставками проекта реферат

Обновлено: 04.07.2024

Управление проектами (англ. project management) – область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании объемом работ, ресурсами (такими как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях.

Управление проектом – применение знаний, навыков, инструментов и методов для планирования и реализации действий, направленных на достижение поставленной цели в рамках проектных требований.

Управление проектами включает такие этапы, как:

– оценка необходимых ресурсов;

– привлечение людских и материальных ресурсов;

– контроль над ходом выполнения (для измерения и контроля эффективности выполнения проектов используется метод освоенного объема);

– отчет о ходе выполнения;

– анализ результатов на основе полученных фактов.

Области знаний по управлению проектами. Революционная 4й редакция PMBОК

Руководство PMBOK распределяет все процессы управления проектами по 9 областям знаний:

– управление интеграцией проекта;

– управление содержанием проекта;

– управление сроками проекта;

– управление стоимостью проекта;

– управление качеством проекта;

– управление человеческими ресурсами проекта;

– управление коммуникациями проекта;

– управление рисками проекта;

– управление поставками проекта.

План управления является основным документом, с которого должен начинаться любой проект.

В Плане управления проектом должно быть отражено:

– содержание и границы проекта;

– ключевые вехи проекта;

– плановый бюджет проекта;

– предположения и ограничения;

– требования и стандарты.

Тройственная ограниченность описывает баланс между объемом, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэтому изначально именована как тройственная ограниченность.

Как того требует любое начинание, проект должен протекать и достигать финала с учетом определенных ограничений. Классически эти ограничения определены как объем, время и стоимость. Они также относятся к Треугольнику Управления проектами, где каждая его сторона представляет ограничение. Изменение одной стороны треугольника влияет на другие стороны. Дальнейшее уточнение ограничений выделило из объема качество и действие, превратив качество в четвертое ограничение.

Ограниченность времени определяется количеством доступного времени для завершения проекта. Ограниченность стоимости определяется бюджетом, выделенным для осуществления проекта. Ограниченность объема определяется набором действий, необходимых для достижения конечного результата проекта. Эти три ограниченности часто соперничают между собой. Увеличение объема обычно вызывает увеличение сроков (времени) и стоимости. Сжатые сроки (время) могут вызвать увеличение стоимости и уменьшение объемов. Небольшой бюджет (стоимость) может вызвать увеличение сроков (времени) и уменьшение объемов.

Управление проектами является наукой о применении инструментов и технологий, которые дают возможность команде (не только управляющему проектом) организовать работу с учетом этих ограничений.

Иной подход к управлению проектами рассматривает следующие три ограниченности: финансы, время и людской ресурс. При необходимости сократить сроки (время) можно увеличить количество занятых людей для решения проблемы, что непременно приведет к увеличению бюджета (стоимость). За счет того, что эта задача будет решаться быстрее, можно избежать роста бюджета, уменьшая затраты на равную величину в любом другом сегменте проекта.

К первому типу можно отнести Microsoft Project (Microsoft) и Suretrak (Primavera).

Профессиональнымисчитаются Artemis Project Views (Artemis International), Open Plan (Welcom Corp.), Primavera P4 (Primavera).

MicrosoftProject (или MSP) – программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.

MicrosoftProject создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ.

MicrosoftProject создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта.

Под маркой MicrosoftProject доступны сразу несколько продуктов и решений: MicrosoftProjectStandard– однопользовательская версия для небольших проектов

MicrosoftProjectProfessional– корпоративная версия продукта поддерживающая совместное управление проектами и ресурсами, а также управление портфелями проектов с помощью MicrosoftProjectServer.

MicrosoftProjectWebAccess– Web-интерфейс для отчетности о выполении задач, а также просмотра портфелей проектов

MicrosoftProjectPortfolioServer– продукт для отбора проектов для запуска на основе сбалансированных показателей

Корпоративная редакция MicrosoftProject вместе с методикой внедрения на базе MicrosoftSolutionFramework составляет решение по управлению проектами от корпорации Microsoft под названием MicrosoftEnterpriseProjectManagementSolution (MSEPM).

Программа MVP по MSProject позволяет пользователям продукта через экспертов MVP получать доступ к ряду уникальных информационных ресурсов по технологиям управления проектами на базе MicrosoftProject.

– Формирование структуры проектов и синхронизация работ;

– Управление финансами проекта: планирование доходов и расходов проекта в разрезе статей доходов / затрат и ресурсов; календарное планирование поступлений и расходов денежных средств; контроль исполнения плана движения денежных средств по проекту.

– Управление нефинансовыми ресурсами проекта (оборудование, материалы, персонал);

– Управление документооборотом проекта;

– Мультипроектный анализ и графические средства изображения структуры проекта.

Решение предназначено для компаний всех форм собственности, независимо от отраслевой принадлежности предприятий.

Формирование структуры проектов и синхронизация работ

Типовое решение позволяет:

Формировать структуру проекта с заданным числом этапов и задач проекта;

Поддерживать логические связи между работами;

Выстраивать иерархию проектов компании;

Поддерживать связи между работами и временными характеристиками;

Описывать весь комплекс работ и ресурсов, требующихся для выполнения работ;

Использоватьчетыретипасинхронизацииработ (finish to start, start to start, finish to finish, start to finish).

Управление финансами проекта. Календарное планирование доходов и расходов проекта

Календарное планирование денежных потоков

Типовое решение позволяет отражать плановые и фактические движение денежных средств, запаздывание платежей, планировать поступления и расходов денежных средств, контролировать исполнения плана движения денежных средств по проекту. Управление уровнями иерархии проекта Типовое решение позволяет задавать доходы, расходы, а также поступления или оттоки денежных средств для любого уровня иерархической структуры проекта.

Управление документооборотом проекта

Типовое решение дает возможность контролировать:

Оборот документов, связанных с проектом;

Ключевые события и мероприятия, связанные с проектом;

Поддерживать работу с документами любых типов.

Типовое решение предоставляет также графические средства изображения структуры проекта и средства создания различных отчетов по проекту или по группе проектов и отчеты, необходимые для планирования и контроля, а именно: Отчеты по использованию ресурсов, которые показывают загруженность ресурсов в разрезе задач проекта;

Отчеты для графического отображения данных проекта: диаграмма Гантта (2 варианта) и сетевой график: Диаграмма Гантта – горизонтальная линейная диаграмма. На ней задачи проекта (этапа) представляются протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания, связями между задачами;

Сетевая диаграмма отображает элементы планирования (проекты, этапы, задачи) в виде множества вершин, причем связующие линии показывают зависимости между элементами;

Отчеты по календарному плану проекта;

План-фактные отчеты (дерево этапов) и т.д.

Кроме того, пользователь может использовать аналитическую таблицу, которая позволяет самостоятельно настраивать и формировать различные аналитические отчеты (план доходов и расходов, планы и факт движения денежных средств и т.д.). Сформированные отчеты можно распечатать или сохранить как bmp-файл.

ЦУП-Управление проектами компании Лаконикс является одним из составных, но вместе с тем независимых модулей комплексного решения ЦУП (Центр Управления Предприятием), реализующего такие функции, как:

– Управление проектами и сотрудниками (ЦУП-Управление проектами)

– Интеграция разрозненных структур и филиалов в единое информационное пространство (ЦУП-Корпоративный портал)

– Автоматизация документооборота (ЦУП-Документооборот)

– А также дополнительные функции, реализуемые специализированными модулями

ЦУП-Управление проектами обеспечивает:

– Широчайший функционал управления проектами, работами, заданиями

– Оперативный контроль хода выполнения задач, поставленных перед сотрудниками – возможность формировать отчеты по любым срезам

– Возможность выполнять всю управленческую работу с сотрудниками и документами удаленно – находясь дома или в командировке

– Строго регламентированное разграничение уровней доступа для различных сотрудников, обеспечивает информационную безопасность

– Решение является поистине инструментом групповой работы над проектами. Имеются широкие возможности взаимодействия на любом этапе проекта с его участниками.

Система веб-ориентирована – устанавливается на сервер, после чего каждый компьютер готов к работе – через внутреннюю сеть или интернет. Для работы с системой используется стандартный веб-браузер. Не требуется устанавливать систему на каждое рабочее место. Это существенно повышает

удобство и снижает стоимость внедрения и обслуживания.

– ProjectMate – Российская PSA-система автоматизации профессиональной деятельности. Помимо модуля управления проектами имеет массу функций, востребованных в компаниях сферы консультационных услуг (юристы, адвокаты, аудиторы и пр.) – начиная от учета времени и заканчивая выставлением счетов (биллингом);

– TrackStudio Enterprise – система управления задачами. Есть экспорт в MS Project;

– eGroupWare бесплатное ПО для управления проектами;

– OpenProj – бесплатная, открытая альтернатива Microsoft Project;

– GanttProject – маленькая бесплатная программка с диаграмой Ганта и ресурсами;

2. Проектирование автоматизированных информационных систем (современные методы и технологии)/ Н.М. Абдикеев, Н.З. Емельянова Партыка Т.Л., В.П. Романов – М.: – КОС-ИНФ., Рос. экон. акад., 2004. – 140 с.

входы, выходы и другие процессы из других областей знаний.

Процессы управления поставками проекта включают в себя следующие

12.1 Планирование покупок и приобретений– определение того, что

необходимо купить или приобрести, а также когда и на каких условиях.

12.2 Планирование контрактов– представление в документальном виде

требований к продуктам, услугам и результатам, которые необходимо

приобрести, а также определение потенциальных продавцов.

12.3 Запрос информации у продавцов– получение информации, расценок,

оферт или предложений (в зависимости от поставки) от продавцов.

12.4 Выбор продавцов– анализ предложений, отбор потенциальных

продавцов и обсуждение условий контракта с каждым продавцом.

12.5 Администрирование контрактов– включает в себя 1) управление

контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом, 2)

анализ и документальное оформление текущей и прошлой деятельности

продавца для определения необходимых корректирующих действий и

обеспечения основы для будущих отношений с продавцом, 3) управление

изменениями, связанными с контрактом, и, при необходимости, 4) управление

контрактными взаимоотношениями со сторонним покупателем проекта.

12.6 Закрытие контрактов– завершение каждого контракта, включая

разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта,

относящегося к проекту или к фазе проекта.

Рисунок 10-1. Общая схема управления поставками проекта

Рисунок 10-2. Диаграмма зависимости процессов для процесса управления

Контракт – это взаимное соглашение, обязывающее продавца

предоставить указанные продукты, услуги или результаты, а покупателя –

предоставить продавцу денежное или иное надлежащее встречное

удовлетворение. Контракт фиксирует юридические отношения, все споры по

которым могу быть урегулированы в судебном порядке.

В обязанности команды управления

проектом входит участие в адаптации контракта к конкретным нуждам проекта.

В зависимости от области приложения контракты могут называться договорами,

субдоговорами или заказами на покупку. В большинстве организаций имеются

документально оформленные нормы и правила, определяющие, кто обладает

правом подписи и администрирования таких соглашений от имени организации.

Различные операции, входящие в состав процесса управления поставками

проекта, образуют жизненный цикл контракта. Активное управление

жизненным циклом контракта и тщательно выверенные формулировки

положений и условий контракта позволят избежать или ослабить некоторые из

идентифицируемых рисков проекта.

Сложный проект может предполагать управление – последовательно или

одновременно – несколькими контрактами или субконтрактами. В таких

случаях жизненный цикл каждого контракта может заканчиваться во время

любой из фаз жизненного цикла проекта

проекта рассматривается с точки зрения отношений покупатель-продавец.

В любом проекте отношения покупатель-продавец могут реализовываться на

разных уровнях и затрагивать как различные внутренние подразделения, так и

внешние организации по отношению к организации заказчика. В зависимости

от области приложения продавец может именоваться подрядчиком,

субподрядчиком, исполнителем, поставщиком или поставщиком услуг.

В зависимости от положения покупателя в цикле приобретений проекта

покупатель может называться:

· заказчиком услуг или

На протяжении жизненного

цикла контракта продавец может рассматриваться как:

· контрагент, предлагающий цену,

· затем как выбранный поставщик

· и наконец как поставщик или исполнитель, имеющий контрактные обязательства.

Обычно продавец осуществляет управление работой как проектом, если

предметом приобретения не являются материалы, изделия или обычные

продукты. В этом случае:

· Покупатель становится заказчиком и в силу этого является ключевым участником проекта для продавца

· Команда по управлению проектом со стороны продавца должна участвовать во всех процессах по управлению проектом, а не только в процессах из данной области знаний

· Положения и условия контракта становятся ключевыми входами для многих процессов управления со стороны продавца. Контракт может содержать непосредственно входы (например, основные результаты поставки, ключевые контрольные события, определение затрат) или ограничивать возможности выбора для команды проекта (например, в проектах по проектированию и дизайну часто оговаривается необходимость одобрения покупателем вопросов назначения персонала).

Презентация на тему: " Управление поставками Лекция 11. Управление поставками Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых." — Транскрипт:

1 Управление поставками Лекция 11

2 Управление поставками Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. Поставки рассматриваются с двух точек зрения: продавца и покупателя. Согласно условиям контракта организация может выступать в качестве продавца или покупателя продукта, услуги или результатов. Управление поставками проекта включает в себя процессы управления контрактом и управления изменениями, необходимые для администрирования контрактов или заказов на покупку, подготовленных членами команды проекта. Управление поставками проекта также предусматривает администрирование всех контрактов на приобретение проекта, заключенных сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией (продавцом), а также администрирование контрактных обязательств команды проекта.

3 Планирование покупок и приобретений: входы 1.Базовый план по содержанию 2.Необходимая документация 3.Договоры об участии в торгах 4.Контрактные соглашения о рисках 5.Требования к ресурсам 6.Расписание проекта 7.Оценка стоимости работ 8.Базовый план по затратам 9.Факторы среды предприятия 10.Активы организационного процесса

4 Планирование покупок и приобретений: инструменты и методы 1.Анализ "производить или покупать" 2.Экспертная оценка 3.Типы контрактов Контракты с фиксированной ценой. Контракты с возмещением затрат Контракт типа "Время и материалы"

5 Виды контрактов с фиксированной ценой FFP - Firm Fixed Price Fixed Price Incentive Fee (FPIF): если контракт будет выполнен на месяц ранее, к цене будет добавлено 5%, если на 2 месяца ранее, то 10% и т.д. Fixed Price with Economic Price Adjustments (FP-EPA): применяется для учета инфляции, увеличения или уменьшения стоимости ресурсов

6 Преимущества контрактов с фиксированной ценой Требует от покупателя меньших затрат на управление Продавец имеет сильные стимулы для уменьшения стоимости Большинство компаний имеют опыт работы с этим типом контракта Покупатель знает точную стоимость проекта в начале проекта

7 Недостатки контрактов с фиксированной ценой Продавец может умышленно уменьшить стоимость работы с целью получить основную прибыль на реализации необходимых изменений в следующем контракте Продавец может исключить часть работ, если он увидит, что начинает работать в убыток Покупатель тратит много времени на написание ТЗ Если ТЗ нечеткое, продавец увеличивает стоимость контракта, чтобы скомпенсировать возможные риски

8 Fixed-price: действия, требующиеся от менеджера проекта со стороны покупателя Контроль попыток продавца обрезать содержание Контроль попыток продавца обрезать качество Контроль попыток продавца выставить счета за работы, которые еще не авторизованы Контроль за реальной стоимостью изменений Контроль того, что продавец правильно понимает содержание проекта

9 Контракты с возмещением затрат Этот вид контракта предполагает оплату (возмещение) поставщику фактически понесенных затрат и, обычно, выплату вознаграждения, составляющего прибыль продавца. Затраты обычно подразделяют на прямые и косвенные. К прямым затратам относят расходы, непосредственно связанные с выполнением проекта (например, зарплата членов команды проекта). К косвенным затратам (их также называют накладными, общими и административными расходами) относятся затраты исполняющей организации на ведение проекта, отнесенные на него (например, зарплата руководителей, косвенно принимающих участие в проекте, оплата потребленной офисом электроэнергии). Косвенные затраты обычно рассчитываются в процентах от прямых затрат.

10 Виды контрактов с возмещением затрат 1.Возмещение затрат + фиксированное вознаграждение - Cost Plus Fixed Fee (CPFF) 2.Возмещение затрат + гибкое вознаграждение - Cost Plus Incentive Fee (CPIF) (Вознаграждение составит 2 млн. руб, если все работы будут выполнены в срок, и за каждый месяц просрочки снимается 10% (на объективной основе) 3.Возмещение затрат + вознаграждение за срочность - Cost Plus Awards Fee (CPAF) (Решение о вознаграждении принимается продавцом на субъективной основе) 4.Возмещение затрат + процент от затрат - Cost Plus Fee (CPF) или Cost Plus Percentage of Costs (CPCC) (Запрещен в США законодательно, т.к. стимулирует исполнителя к раздуванию объема работ и покупок)

11 Преимущества контрактов с возмещением затрат Большие полномочия покупателя по управлению участниками проекта, чем при контракте с фиксированной ценой. Меньшие затраты времени покупателя на создание ТЗ и самого контракта Меньшая стоимость контракта, поскольку все риски уже лежат на покупателе

12 Недостатки контрактов с возмещением затрат Необходимость проверки выставляемых исполнителем счетов Большие затраты времени покупателя на управление работами Продавец не имеет стимулов снижать стоимость Общая цена неизвестна

13 Действия, требующиеся от менеджера проекта со стороны покупателя при контракте с возмещением затрат Проверка того, что все объявленные расходы действительно относятся к проекту Проверка каждого выставленного счета Проверка прогресса в работе продавца Убирание из проекта людей, работа которых не приносит дополнительное содержание или не ведет к ускорению работ Проверка того, действительно ли заявленные люди работают на заявленных позициях (отсечение попыток использовать технических писателей в роли менеджера проекта) Проверка, были ли произведенные расходы поставщика оговорены заранее Оценивать актуальную стоимость проекта

14 Контракт типа "Время и материалы« (T&M) Контракты типа "Время и материалы" представляют собой гибридный тип контрактов, содержащих положения как контрактов с возмещением затрат, так и контрактов с фиксированной ценой. Такой тип контрактов имеет сходство с контрактом с возмещением затрат в том, что они допускают внесение изменений и поправок. На момент заключения контракта общая стоимость договора и точное количество предметов поставки еще не определены покупателем. Таким образом, общая стоимость таких контрактов может увеличиваться, как и в контрактах с возмещением затрат. Этот вид контрактов также имеет сходство с контрактами с фиксированной ценой. Например, в договоре могут быть установлены расценки за единицу поставки. Это возможно, когда покупатель и продавец договорились о ставках оплаты для определенной категории ресурсов.

15 Преимущества контрактов T&M Меньшие затраты времени на подписание контракта Контракт может быть прерван в любой момент Хороший способ получить сотрудника извне в свою команду

16 Недостатки контрактов T&M Продавец не имеет стимулов снижать стоимость Подходит только для маленьких проектов Требует больших затрат времени покупателя на контроль работ

17 Действия, требующиеся от менеджера проекта со стороны покупателя в проекте по T&M Осуществлять ежедневное управление работами продавца Стараться получить конкретные результаты Контролировать общую продолжительность проекта Проверять, что на оплату выставлено резонное количество рабочих часов Определять момент, когда имеет смысл перейти на другой тип контракта (на фиксированную цену)

18 Планирование покупок и приобретений: выходы План управления поставками Содержание работ контракта Решения "Производить или покупать" Контрактные документы Критерии выбора поставщиков Запросы на изменения

19 Критерии выбора поставщиков Риск Понимание потребностей заказчика Общая стоимость или стоимость жизненного цикла. Технические возможности. Управленческие возможности Финансовые возможности. Производственные мощности и заинтересованность Категория и величина предприятия Последний опыт взаимодействия Рекомендации и отзывы Права на интеллектуальную собственность. Права собственности

21 Проведение закупок: входы 1.План управления проектом 2.Контрактные документы 3.Критерии выбора поставщиков 4.Список аттестованных поставщиков 5.Предложения поставщиков 6.Проектные документы 7.Решения производить-или-покупать 8.Соглашения об участии в торгах 9.Активы организационного процесса

22 Проведение закупок: инструменты и методы Конференции контрагентов Техники оценки предложений Независимые оценки Экспертные оценки Реклама Поиск в Интернете Переговоры по контракту

23 1.Цель переговоров Получить честную и резонную цену Установить хорошие отношения с продавцом 2.Главные темы переговоров Полномочия Ответственность Применяемые законы Определение в общих чертах технических и бизнес-аспектов Финансирование контракта График Платежи и цены 3.Тактика переговоров

24 Тактика переговоров Атака Персональное нападение Добрый переговорщик / злой переговорщик Лимит времени Ложь. Явная или неявная Недостаточные полномочия Отсутствующий человек Честно и объективно Откладывание Чрезмерные требования Отзыв предложения Свершившийся факт

25 Проведение закупок: выходы Выбранные поставщики Решения по контрактам Календари ресурсов Запросы на изменения Обновления плана управления проектом Обновления проектных документов

26 Администрирование контрактов Администрирование контрактов - это процесс управления взаимоотношениями, мониторинга прогресса работ и внесение необходимых коррекций. И покупатель, и продавец при администрировании контрактов преследуют одни и те же цели. Каждая сторона желает убедиться в том, что он сам и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их юридические права защищены. Юридическая природа контрактных взаимоотношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования любого контракта. Именно в силу юридической природы контрактных взаимоотношений, многие организации рассматривают администрирование контрактов как административную функцию, отдельную от организации проекта. Администрирование контрактов предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил предусмотренные контрактом корректирующие действия.

27 Администрирование контрактов: входы 1.Контрактные документы 2.План управления проектом 3.Отчеты о производительности 4.Одобренные запросы на изменения 5.Отчеты о состоянии работ

28 Администрирование контрактов: инструменты и методы Система управления изменениями Подготовленный покупателем обзор выполнения работ Инспекции и аудит Отчетность по исполнению Система расчетов Урегулирование претензий Система оперативного учета

29 Администрирование контрактов: выходы Документация по контракту Обновления активов организационного процесса Запросы на изменения Обновления плана управления проектом

30 Закрытие контрактов Процесс закрытия контракта поддерживает процесс завершения проекта, поскольку включает в себя подтверждение того, что все работы и результаты выполнены в надлежащем виде и могут быть приняты. Процесс закрытия контракта также включает в себя и административные функции, например, обновление учетно- отчетных материалов для отображения в них окончательных результатов и архивирование этой информации для использования в будущем. Закрытие контракта относится к каждому контракту, затрагивающему данный проект или фазу проекта. Преждевременное расторжение контракта является особым случаем закрытия контракта и может наступать в результате соглашения обеих сторон или в случае невыполнения обязательств одной из сторон. Права и обязанности сторон в случае преждевременного расторжения договора определяются в статье контракта, описывающей условия расторжения договора.

31 Закрытие контрактов: входы План управления проектом Контрактная документация

32 Закрытие контрактов: инструменты и методы Аудит поставок Переговоры о завершении Система оперативного учета

33 Закрытие контрактов: выходы Закрытые контракты Обновления активов организационного процесса

Презентация на тему: " Управление поставками Лекция 11. Управление поставками Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых." — Транскрипт:

1 Управление поставками Лекция 11

31 Закрытие контрактов: входы План управления проектом Контрактная документация

33 Закрытие контрактов: выходы Закрытые контракты Обновления активов организационного процесса

Читайте также: