Управленческий контроль в таможенных органах реферат

Обновлено: 04.07.2024

Контроль в таможенных органах представляет собой систему мероприятий, направленных на осуществление функций управления по реализации в полном объеме управленческих решений. Основной задачей контроля является проведение проверочных мероприятий с целью удостовериться в полноте, своевременности и точности выполнения указаний, распоряжений и приказов вышестоящих звеньев системы управления таможенных органов.

К объектам контроля в таможенных органах относится вся сфера деятельности таможни: управленческая, таможенное оформление и таможенный контроль, правоохранительная, экономическая, финансово-хозяйственная и др.

Исходя из основной задачи контроля, при его осуществлении можно выделить следующие обязательные принципы, на которых он базируется:

Принцип целесообразности заключается в выборочности контроля, исходя из действующих на данный момент приоритетов, с целью более эффективного использования времени, сил и материальных ресурсов для осуществления контрольных функций на других направлениях.

Принцип своевременности заключается в том, что контроль должен осуществляться как можно более сжатые сроки по времени. Таможенное законодательство не стоит на месте, постоянно идет движение в перед, поэтому насколько более оперативно проводятся контрольные мероприятия настолько более эффективным и действенным должен быть результат контроля.

Принцип полноты контроля говорит о том, что недолжно быть поверхностных действий при осуществлении контрольных мероприятий. Такие действия могут привести к искажению итоговых результатов и дать не правильную оценку деятельности исполнителей или таможенного органа в целом.

Виды контроля в управлении таможенными органами бывают различными, но в основном используются: документальный контроль (путем получения письменного ответа, доклада и др.) и визуальный (когда руководитель своими глазами видит результаты проделанной работы).

В таможенной системе используются в основном следующие формы контроля:

Из всех вышеперечисленных форм контроля мы более подробно остановимся на инспектировании.

Инспектирование - как одна из основных форм контроля в таможенных органах.

Инспектирование - специальный вид деятельности ФТС России и региональных таможенных управлений (РТУ) по осуществлению ведомственного контроля таможенных органов с целью обеспечения соблюдения законодательства РФ, а также определения эффективности их функционирования.

Инспекторская проверка - система действий комиссии ФТС России или РТУ (далее - Комиссия), направленных:

а) на выявление нарушений законодательства Российской Федерации;

б) на выявление недостатков в организации работы таможенных органов;

в) на принятие мер по устранению выявленных недостатков и нарушений законодательства Российской Федерации;

г) на оказание методической и организационной помощи таможенным органам.

Основными направлением инспектирования является проверка организации деятельности таможенного органа по выполнению функций, определённых Таможенным кодексом Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ и ГТК России.

Продолжительность проведения инспекторской проверки (устанавливается приказом ФТС России (РТУ) с учетом конкретных задач проверки и особенностей проверяемого таможенного органа), как правило, не должна превышать 30 календарных дней.

Инспекторские проверки подразделяются на комплексные, целевые и контрольные (последующие).

Комплексная инспекторская проверка включает проверку всех направлений деятельности таможенного органа за определённый промежуток времени.

При этом обязательной проверке подлежат следующие виды деятельности:

- таможенное оформление и таможенный контроль;

- взимание таможенных платежей.

По решению ФТС России (начальника РТУ) перечень направлений деятельности и вопросов, подлежащих проверке, может быть расширен и сокращен.

Целевая инспекторская проверка включает проверку одного или нескольких направлений деятельности таможенного органа за определенный промежуток времени либо проверку конкретных фактов и обстоятельств, отмеченных в таможенном органе.

Контрольная (последующая) инспекторская проверка включает проверку устранения выявленных в ходе комплексной или целевой проверки недостатков, а также проверку деятельности по отдельным вопросам, не затронутым предыдущей проверкой.

Целевые и комплексные инспекторские проверки подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые комплексные и целевые инспекторские проверки проводятся в соответствии с ежегодным графиком инспекторских проверок ФТС России (РТУ), который готовит ГОргИУ (ОргИС) и утверждает руководитель ФТС России (начальник РТУ).

Внеплановые комплексные и целевые инспекторские проверки проводятся по мере необходимости по решению руководителя ФТС России (начальника РТУ).

Руководитель проверяемого таможенного органа обязан:

- обеспечить размещение и безопасность членов Комиссии, а также выделить для работы необходимые служебные помещения, средства связи, оргтехнику и автотранспорт;

- обеспечить членов Комиссии всеми необходимыми документами и материалами;

- информировать должностных лиц таможенного органа о предстоящей проверке;

- назначить ответственных должностных лиц для работы с членами Комиссии;

- оказывать содействие членам Комиссии в проведении проверки.

По окончании проверки таможенного органа в течение 10 календарных дней составляется акт инспекторской проверки (далее - Акт), который подписывают председатель, заместитель председателя и члены Комиссии.

Акт составляется в двух экземплярах, нумеруется постранично и прошнуровывается вместе с описью, которую подписывает председатель Комиссии.

Акт проверки состоит из вводной, описательной и итоговой части.

Вводная часть Акта (общие положения) содержит общие сведения о проводимой проверке и проверяемом таможенном органе:

- наименование проверяемого таможенного органа;

- наименование места проведения проверки (населенного пункта, на территории которого проводилась проверка);

- дату и номер приказа о проведении инспекторской проверки;

- дату начала и окончания проверки;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц, проводивших проверку, их должности, наименование таможенного органа, который они представляют;

- фамилии, имена и отчества руководителей проверяемого таможенного органа (для комплексной инспекторской проверки);

Если в течение проверяемого периода происходили изменения в составе руководства таможенного органа, то в Акте фиксируют данные изменения с указанием периода, в течение которого эти лица занимали соответствующие должности согласно приказам о назначении и об увольнении с занимаемой должности.

Описательная часть Акта, формируемая на основании справок каждого члена Комиссии, должна содержать:

- общую характеристику деятельности проверяемого таможенного органа и её результаты;

- сравнительные статистические данные о результатах деятельности таможенного органа (при необходимости);

- положительный опыт работы таможенного органа;

- выявленные недостатки в деятельности таможенного органа.

При составлении описательной части Акта следует соблюдать следующие требования:

1. Объективность и обоснованность. Отражаемые в Акте факты должны быть абсолютно точными, обеспечивать возможность вывода о несоответствии совершенных действий или бездействия таможенному законодательству. В Акте не должно быть необоснованных предположений членов Комиссии.

2. Полное и комплексное отражение в Акте всех существенных обстоятельств, имеющих отношение к фактам таможенных правонарушений. Каждый установленный в ходе проверки факт таможенного правонарушения должен быть проверен полно и всесторонне. Изложение в Акте обстоятельств допущенного таможенного правонарушения должно основываться на результатах проверки всех документов, которые могут иметь отношение к указанному факту, а также на результатах проведения других необходимых действий по осуществлению таможенного контроля.

3. Четкость, лаконичность и доступность изложения. Содержащиеся в Акте формулировки должны исключать возможность двоякого толкования, изложение должно быть кратким, чётким, ясным, последовательным и по возможности доступным для лиц, не имеющих специальных познаний в области таможенного дела.

4. Системность изложения. Выявленные в процессе проверки нарушения должны быть сгруппированы в Акте по разделам в соответствии с их характером.

В итоговой части Акта (заключении) указывают:

- вывод Комиссии об эффективности деятельности таможенного органа и ее оценку;

- рекомендации Комиссии по устранению выявленных недостатков.

Акт является документом, имеющим юридическую силу в качестве доказательства виновности лиц, их допустивших, и служит основанием для наложения на них дисциплинарного взыскания.

Итоги инспектирования председатель Комиссии представляет руководителю ФТС России (начальнику РТУ).

По итогам проверки издается приказ ФТС России (РТУ), в котором указывают:

- положительные аспекты работы таможенного органа, которые целесообразно довести до сведения других таможенных органов;

- выявленные нарушения и недостатки в работе таможенного органа;

- оценку деятельности таможенного органа;

- принимаемые меры в отношении виновных лиц;

- сроки устранения недостатков.

Руководство проверенного таможенного органа обязано принять в установленные сроки меры по устранению выявленных Комиссией недостатков (разработка плана мероприятий по их устранению и предотвращению и его исполнение).

В случае обнаружения в ходе инспекторской проверки признаков преступления и наличия оснований для привлечения виновных лиц к уголовной ответственности материалы проверки направляются, по решению руководителя ФТС России (начальника РТУ), в органы прокуратуры, судебные и в другие государственные органы.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….-3-
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ - 5 -
1.1 Сущность и формы управленческого контроля - 5 -
1.2 Процесс управленческого контроля - 8 -
1.3 Цели и задачи управленческого контроля - 10 -
ГЛАВА 2. ОСНОВЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЧАЛЬНИКА И ПОДЧИНЕННЫХ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ - 12 -
2.1 Организационные структуры управления в системе таможенных органов - 13 -
2.2 Личность начальника таможенного органа и принципы эффективности его управленческого контроля - 25 -
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - 34 -
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Вложенные файлы: 1 файл

СОДЕРЖАНИЕ.docx

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ - 5 -

1.1 Сущность и формы управленческого контроля - 5 -

1.2 Процесс управленческого контроля - 8 -

1.3 Цели и задачи управленческого контроля - 10 -

ГЛАВА 2. ОСНОВЫ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЧАЛЬНИКА И ПОДЧИНЕННЫХ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ - 12 -

2.1 Организационные структуры управления в системе таможенных органов - 13 -

2.2 Личность начальника таможенного органа и принципы эффективности его управленческого контроля - 25 -

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ - 37 -

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - 39 -

Эффективная деятельность любой системы, включающей человеческий фактор в виде отдельных исполнителей или групп людей, возможна лишь при наличии определенного организующего начала, направляющего и регулирующего активность этого компонента системы, управляющего им. "Отдельный скрипач, — писал К. Маркс, — сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере".

В условиях становления цивилизованных рыночных отношений в нашей стране перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий. Процессы глобализации, развития экономических связей, информатизация важнейших аспектов жизни людей и другие реалии современности приводят к усложнению ориентации не только коммерческих фирм, но и государственных служб, что предполагает, с одной стороны, возрастание роли управления ими, а с другой — качественные изменения во всей структуре и методах управления.

Поэтому проблема эффективного управления, а также проблема осуществления управленческого контроля являются одними из наиболее актуальных и практически значимых проблем в комплексе взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы. Контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает больший объем контрольной работы.

Проблематика темы заключаются в, зачастую, неосознанности того, что именно управленческие процессы взаимодействия руководителя на подчиненных предопределяют успех совместной деятельности таможенного органа. Ведь само по себе управление в системе таможенных органов во многом зависит именно от руководителя, его личных качеств, стиля управления, методов воздействия, организационной структуры, согласно которой осуществляются процессы управления и, конечно, осуществляемого им управленческого контроля за деятельностью подчиненных.

Объект исследования – управленческий контроль, осуществляемый начальником таможенного органа.

Цель данной курсовой работы – как освещение отдельных вопросов управленческого контроля, так и формирование представления о нем как о функции начальника таможенного органа.

Для достижения этой цели поставлены следующие задачи:

Методы исследования: сбор, анализ и систематизация научной литературы по выбранной теме.

Методологическую базу исследования составили идеи об управлении в таможенной системе Дегтярева В. Г., Толкушкина А.В. Коган М.В., Шабановой В.А.

Практическая значимость заключается в рассмотрении положений эффективного механизма совершенствования управленческого контроля в таможенных органах, позволяющего таможенной службе выполнять возложенные на нее задачи на более высоком качественном уровне, а так же повышении уровня заинтересованности руководителей органов таможенных служб в данной проблеме.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ

1.1 Сущность и формы управленческого контроля

Функция управленческого контроля – одна из основных функций любого руководителя, в том числе и начальника таможенного органа. Роль контроля трудно переоценить. При его помощи обеспечивается сохранность собственности, выявление и мобилизация имеющихся резервов в сфере производства и в финансах, формируются условия для повышения эффективности управления компанией.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей таможенного органа. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи своего структурного подразделения 1 .

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность таможенного органа до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая структура, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей данной структуры. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности структуры. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности таможенного органа наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать таможенный орган к динамичным требованиям внешней среды. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления 2 .

Предварительный вид контроля осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенной политики, процедур, правил и линий поведения. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в таможенных органах за счёт тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Практических во всех таможенных органах предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов на уровне достаточном для того, чтобы избежать дефицита. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что даёт уверенность: когда таможенному органу потребуются наличные средства, эти средства у него будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Текущий контроль обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, после проведения работы. Текущий контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в таможенных органах имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Хотя заключительный контроль и осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

1.2 Процесс управленческого контроля

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер 3 .

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом руководитель принимает еще очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

После вынесения оценки, процесс контроля переходит на третий этап. Руководитель должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела не всегда идут плохо. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система контроля показала, что в каком-то элементе все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя циклы контроля.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в структурах является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения структуры к правильному образу действий.

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться не реальными потому, что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

1.3 Цели и задачи управленческого контроля

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи. Основными целями являются:

сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала таможенного органа;
своевременная адаптация таможенного органа к изменениям во внутренней и внешней среде;
обеспечение эффективного функционирования таможенного органа, а также ее устойчивости и максимального развития.

Достижение целей системы, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления таможенным органом:

В условиях становления цивилизованных рыночных отношений в нашей стране перед государственными службами стоит задача создания целостной, эффективной и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном использовании организационных воздействий. Эффективное управление является одной из наиболее актуальных и практически значимых проблем в комплексе взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы. В связи с тем, что современные подходы к решению проблем, связанных с повышением эффективности управления сложными системами и процессами, не зависят от специфики деятельности и организационной структуры хозяйствующего субъекта, еще одной тенденцией трансформации менеджмента в государственной службе стало внедрение управленческих методов и технологий, доказавших свою эффективность в коммерческом секторе.

Успешное решение задач, стоящих перед государственными службами, в том числе и таможенной службой России, на современном этапе, возможно только на основе современных достижений в области теории и практики управления. Наибольший интерес, в связи с этим, представляет такая функция менеджмента, как управленческий контроль. Именно с помощью контроля руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации.

Актуальность темы курсовой работы объясняется тем, что без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий, поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей. Эта функция управления представляет собой всеобъемлющий элемент управления. Контроль пронизывает весь процесс управления, начиная от создания организации и формулировки целей. Контроль – функция жизненно необходимая для управления и эффективного функционирования организации. Контроль является тем связующим компонентом, который не дает процессам в организации принять критический и необратимый характер. Во внешнем проявлении контроль представляет комплекс мер наблюдения за подготовкой, принятием и реализацией принятых решений, а также оценку фактического состояния дел в подразделениях организации.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение и изучение такой важной функции управления в таможенных органах как контроль. Курсовая работа посвящена рассмотрению некоторых теоретических аспектов, которые характеризуют функцию контроля как одну из общих функций управления в любой формальной организации, и применение их в деятельности таможенных органов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, а именно:

- рассмотреть методы и формы контроля;

- изучить виды контроля;

- изучить общие принципы организации контроля;

- рассмотреть принципы эффективности контроля;

- рассмотреть применение функций контроля в таможенных органах.

Предмет исследования данной курсовой работы является процесс организации контроля в менеджменте, и в таможенных органах в частности.

Объект исследования - процессы управления в таможенных органах Российской Федерации.

Теоретико-методологической базой исследования явились разработки, концепции и гипотезы, обоснованные и представленные в современной экономической и юридической литературе.

Структура работы обусловлена ее целью и задачами, которые решались в процессе написания курсовой работы. Она состоит их введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.

Список использованных источников

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы

Введение
Системы управления в таможенных органах имеют своей главной целью достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Важнейшее место в управлении таможенными органами занимают функции управления, так как они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются отражением распределения обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства действий при их реализации для получения намеченных результатов.

Одной из таких функций управления является контроль.

Контроль — это основная функция управления, посредством реализации которой осуществляется наблюдение за процессом функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, условиях, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени.

1. Сущность и смысл контроля

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, при успешном функционировании организации. Без него начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становиться невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, направлен на достижение конкретных результатов, гибок, своевременен, прост и экономичен.
Широта контроля
Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Существуют три основных вида контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.
2. Основные виды контроля
Предварительный контроль
Некоторые наиболее важные виды контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя и планирование, и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путём установления справедливых размеров выплат и компенсации, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступить к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет разновидности: диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.
Текущий контроль
Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов. Полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль
При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.
3. Процесс контроля
В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.
Установление стандартов
Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок. В которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определённый период времени называются показателями результативности. Он точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: “Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?” и “Что осталось не сделанным?”
Сопоставление результатов

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе нужно определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом принимают и ещё одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля даётся оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передачи информации и её оценке.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на её функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Часто этот метод называется принципом исключения, и состоит он в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Развивая этот принцип, следует отметить, что те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже измерять.

Распространение информации играет ключевую роль обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо понятны сотрудникам. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Нужно решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация-это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.
Действия

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап.

Выбирается одна из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы её функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела идут не всегда плохо. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система контроля показала, что в каком-то элементе организации всё идёт хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьёзные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединённых усилий групп люде, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки может быть достигнуто путём улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов. Так, например, руководство может считать, что основной переменной величиной, вызывающей отклонение фактических результатов от желаемых, является структура организации.

Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношения к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации, так или иначе, связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему в начале нужно убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.
4. Характеристики эффективного контроля
Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т. е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами:

1. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т. е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.

3. Чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

4. Контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Как правило, эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

7. Экономичность - как одна из характеристик эффективности контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Никогда не следует забывать, что затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению её преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Конечно. Для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Если и существует какое-либо твёрдое правило контроля, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.

Заключение
Контроль за реализацией принятых решений направлен на выявление соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное внесение в зависимости от изменений обстановки необходимых коррективов в ранее принятые решения и утвержденные планы.

Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

Конкретные задачи и методы контроля производны от оперативно-служебной обстановки.

Контроль ведется в двух направлениях: с одной стороны, начальник таможенного органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой — совместно с ними по единому плану проверяет деятельность структурных подразделений.

Объектом контроля выступают различные таможенные организации. Внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы.

Субъектом контроля выступает контролирующее звено. Контроль таможенной деятельности осуществляют государственные органы.

Контроль необходим не только при рассмотрении результатов исполнения управленческих решений, но и для анализа и оценки управления в целом.
Список литературы

2.Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

3. Дегтярев В.Г. Принципы и методы организации процессов управления в таможенных органах – СПб., 2004.

4. Коган М.В., Молчанова О.В. Таможенное дело – М.: Издательство: Высшее образование, 2007.

5.Толкушкин А.В. Таможенное дело. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство: Высшее образование, 2009.

Роль руководителя таможенного органа в процессе принятия решения исключительна и незаменима уже потому, что именно он наделен полномочиями по принятию решений и поэтому обязан управлять деятельностью специалистов, привлекаемых к разработке данного вопроса. Говоря конкретнее, руководитель таможенного органа ставит перед специалистами задачу для решения, участвует в ее конкретизации и выборе оценочных критериев. Способность корректно сформулировать, поставить задачу в сложной, и противоречивой ситуации является существенной обязанностью руководителя, которая относится к числу его важнейших достоинств. В последующем он выполняет сложную работу по принятию решения и берет на себя ответственность за него, наконец, организует его выполнение.

Решение разрабатывается совместно руководителем и привлекаемыми им к этому процессу специалистами таможенного дела. Важнейшая задача последних состоит в том, чтобы оказать помощь руководителю. Вначале специалисты, исходя из имеющихся материалов анализа ситуации, данных прогноза, мнений отдельных экспертов и др., составляют список всех возможных целей, который первоначально не обязательно должен быть точным и полным, и проводят их систематизацию. В процессе обмена мнениями уточняются старые и выявляются новые цели. Специалисты помогают наметить наиболее рациональные подходы к их определению. Далее ими выявляются и первоначально оцениваются варианты решения проблемы. Проблема расчленяется с таким расчетом, что были видны все причинно-следственные связи, определяются тенденции в изменении поведения таможенных объектов в будущем, осуществляется выбор критериев и др. При этом важно, чтобы проблемы, подлежащие решению, выявлялись при участии самих руководителей таможенных органов. Такое участие, как правило, всегда служит важным фактором успеха.

Решение- это выбор альтернативы. Необходимость принятия решений объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности, возникает на всех этапах процесса управления и составляет часть любой функции менеджмента.

Принятие решений (управленческих) в организациях имеет ряд отличий от выбора отдельного человека, так как является не индивидуальным, а групповым процессом.

На характер принимаемых решений огромное влияние оказывает степень полноты и достоверной информации, которой располагает менеджер. В зависимости от этого решения могут приниматься в условиях определенности (детерминированные решения) и риска или неопределенности (вероятностные решения).

Принятие решения – не одномоментный акт, а результат процесса, имеющего определенную продолжительность и структуру. Процесс принятия решений – циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, выборе из них наилучшей и ее реализации.

Читайте также: