Унифицированные системы документации реферат
Обновлено: 05.07.2024
Целью данной курсовой работы является рассмотрение влияния унификации документов на систему делопроизводства.
Задачи курсовой работы:
охарактеризовать систему делопроизводства;
определить роль унификации документов в системе делопроизводства;
рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства.
Содержание
Введение
3
Теоретическая часть
Система документации
5
Унифицированные системы документации
7
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
9
Практическая часть
Письмо-просьба
10
Письмо-запрос
11
Докладная записка
12
Приказ
13
Справка
14
Заключение
15
Список использованной литературы
Работа состоит из 1 файл
курсовая.docx
федеральное бюджетное учреждение
среднего профессионального образования
МИНИСТЕРТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(ФБУСПО Колледж МИД России)
Кафедра
специальных и общепрофессиональных дисциплин
Цикловая комиссия
по документационному обеспечению управления и архивоведению
Амеличкина Юлия Андреевна
Система документов,
унифицированная система документов
и унифицированная система
организационно- распорядительной документации
Москва – выпуск 2013
- Унифицированная система организационно-распорядительно й документации
- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и её дальнейшего развития;
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической
информации, отражающих специфику отрасли. - охарактеризовать систему делопроизводства;
- определить роль унификации документов в системе делопроизводства;
- рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства.
- титульного листа;
- оглавления;
- введения;
- разделов с теоретической и практической частями;
- заключения;
- списка использованной литературы.
- организационно-правовая документация;
- плановая документация;
- распорядительная документация;
- отчётная документация;
- информационно-справочная документация;
- договорная документация;
- документации обеспечивающего типа.
- Унифицированная система организационно-распорядительно й документации.
- Унифицированная система первичной учётной документации.
- Унифицированная система банковской документации.
- Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
- Унифицированная система отчётно-статистической документации.
- Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.
- Унифицированная система документаций по труду.
- Унифицированная система документации Пенсионного фонда России.
- Унифицированная система внешнеторговой документации.
- установление ограничительных номенклатур действующих форм;
- создание типовых форм;
- построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
- стандартная форма построения,
- приспособление к автоматизированной обработке,
- минимизация показателей,
- исключение дублирования,
- включение всех необходимых для целей управления показателей
- Создание общей модели построения документов (формуляр-обраезц, шаблон формы.
- Сокращение числа форм документов, числа лиц, работающих с документами.
- Ориентация на информационные технологии обработки документов.
- Применение единой терминологии в документах (наименований реквизитов, показателей, типовых текстов, терминов и определений профессионального применения).
- Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные тексты — в виде наборов бланков).
- Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах.
- Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или ввода.
- использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
- применение унифицированные терминов и единиц измерения;
- учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
- учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
- единообразия построения форм документов;
- регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
- исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
- сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
- единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
- определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;
- установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
- Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях. Например: общероссийский классификатор продукции (ОКП); общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.
- Классификаторы информации об организационных структурах: общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) и др.;
- Классификаторы информации о населении и кадрах: общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
- ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированная Система Документации. Унифицированная система организационно-распорядительно й документации. Требования к оформлению документов
- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.
- Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
- установление ограничительных номенклатур действующих форм;
- создание типовых форм;
- построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
- стандартная форма построения,
- приспособление к автоматизированной обработке,
- минимизация показателей,
- исключение дублирования,
- включение всех необходимых для целей управления показателей
- Создание общей модели построения документов (формуляр-обраезц, шаблон формы.
- Сокращение числа форм документов, числа лиц, работающих с документами.
- Ориентация на информационные технологии обработки документов.
- Применение единой терминологии в документах (наименований реквизитов, показателей, типовых текстов, терминов и определений профессионального применения).
- Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные тексты — в виде наборов бланков).
- Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах.
- Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или ввода.
- использование кодов в соответствии с классификаторами ТЭИ (ОК или др. уровня);
- применение унифицированные терминов и единиц измерения;
- учет размерности реквизитов (ширины граф), необходимой точности значений;
- учет требований технической эстетики (удаление графических излишеств, применение стилей шрифтов, сочетание размеров линий и т.д.) и др.
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечивают защиту
интересов компании, увеличивают эффективность управленческого труда.
В этой связи очень важными становятся вопросы унификации документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава
и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости
различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает в себя:
Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчётных). Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании
Генерального регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органах управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления.
Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации
документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением
исследования.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение влияния унификации документов на систему делопроизводства.
Задачи курсовой работы:
Я считаю, что унификация очень важна для документоведения во всём мире и поэтому я выбрала эту тему и считаю её очень актуальной. Курсовая работа состоит из:
1.1. Система документации
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.
Виды систем документации:
К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.
Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом и по отдельным направлениям
деятельности подразделений. Плановые документы могут иметь разную
периодичность: год, полгода, квартал, месяц.
Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности организации необходимо для выполнения поставленных задач, программ, планов. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Документы, входящие в систему отчётной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля деятельности. Система отчётной документации представлена такими видами документов, как
отчёт, справка отчётного характера.
Система информационно-справочной документации. Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия
решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения. Система
организационной документации включает документы, содержащие решения
организационного типа; система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения.
Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы для реализации целей и задач организации. Её взаимоотношения с внешними организациями, лицами осуществляются с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.
Системы документации обеспечивающего типа можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции. Состав этих документов
определяется содержанием основной деятельности организации. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов представляет собой документы учётного характера, то есть документы, реализующие функцию учёта. Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения.
1.2. Унифицированная система документации
Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения, организации и предприятий документов, типизации и формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих
документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций
и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действуют восемь УСД:
Разработка УСД ведётся соответствующими ведомствами и министерствами, которым поручена эта работа.
Для поддержки УСД в актуальном состоянии производится их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать
документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу
с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.
Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
1.3. Унифицированная система
организационно- распорядительной документации
Организационно- распорядительная система документации – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных
и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Специалисты, работающие в службах ДОУ (секретариатах, канцеляриях, управлениях делами и т.п.), обрабатывают преимущественно документы,
входящие в Унифицированную систему организационно-распорядительно й
документации (УСОРД). Система организационно- распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Содержание работы
Введение. 3
1. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией…………………………………………………………………….5
1.1. Унифированные системы документации………………………….…….5
1.2. Унифицированные формы документов…………………………….….12
1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов……………………………………………………….………18
2. Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации……………………………………………………………………23
2.1. Анализ недостатков унифицированные системы документации……. 23
2.2. Перспективы развития унифицированные системы документации….25
3. Виды приказов по личному составу. 34
3.1. Унифицированные формы приказов по личному составу…………….36
3.2. Виды приказов по личному составу…………………………………….38
Файлы: 1 файл
При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:
Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:
Структура унифицированного документа представлена в виде таблицы (таблица 1.1)
Структура унифицированного документа
| Заголовочная часть | Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего) | Характеристика документа (индекс, код по ОКУД) | |||
| Наименование документа | |||||
| Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов- признаков | |||||
| Содержательная часть | Заголовок графы таблицы | Заголовок графы таблицы | |||
| Название количественно-суммового основания документа | Значение | Значение | |||
| Название количественно-суммового основания документа | Значение | Значение | |||
| Примечание | |||||
| Оформляющая часть | Дата заполнения документа | Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа | |||
Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов
Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.
Цели создания УСД:
1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также нормативные и методические материалы по работе с документами.
Основные направления развития унификации и стандартизации документов
Требования к формам документов
1. Унифицированные формы документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А по ГОСТ 9327-60.
2. Однократная регистрация (запись) информации в документе.
3. Документы должны иметь структуру расположения реквизитов в соответствии с формуляром-образцом.
5. Построение форм документов должно обеспечить выполнение необходимых операций машинной обработки информации, в том числе:
Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно- распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:
Состав реквизитов ОРД:
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Анализ недостатков унифицированной системы документации
Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно- методического обеспечения на общегосударственном уровне.
Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.
ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.
В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.
ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.
ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление знаний о роли унифицированных систем документации в управлении.
В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:
- рассмотреть унифицированные системы документации, их характеристику и роль;
- изучить унифицированные формы документов;
- рассмотреть унифицированную систему организационно-распорядительной документации
- охарактеризовать недостатки и перспективы УСД;
- проанализировать перспективы развития УСД.
Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.
Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3
ГЛАВА 1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ…………………………………………………………5
1.1Унифицированные системы документации…………………………….……5
1.2 Унифицированные формы документов………………………………….…13
ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ…………………………….…..19
2.1 Характеристика ГОСТ Р 6.30-2003………………………………….……19
2.2 Требования к реквизитам служебных документов…………………..……22
2.2 Требования к бланкам служебных документов……………………………25
ГЛАВА 3. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ…………….…….28
3.1 Анализ недостатков унифицированной системы документации……….28
3.2 Перспективы развития унифицированной системы документации……31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………….…………………………………………39
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………. ………………..41
Файлы: 1 файл
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.doc
ГЛАВА 1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ……………………………………………… …………5
1.1Унифицированные системы документации………………………… ….……5
1.2 Унифицированные формы документов…………………………………. …13
ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ…………………………….…..19
2.1 Характеристика ГОСТ Р 6.30-2003…………………………………. ……19
2.2 Требования к реквизитам служебных документов…………………..……22
2.2 Требования к бланкам служебных документов……………………………25
ГЛАВА 3. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ…………….…….28
3.1 Анализ недостатков унифицированной системы документации……….28
3.2 Перспективы развития унифицированной системы документации……31
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Основным направлением совершенствования документации является унификация форм документов.
Сосредоточив свое внимание на данной проблеме, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.
Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление знаний о роли унифицированных систем документации в управлении.
В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:
- рассмотреть унифицированные системы документации, их характеристику и роль;
- изучить унифицированные формы документов;
- рассмотреть унифицированную систему организационно- распорядительной документации
- охарактеризовать недостатки и перспективы УСД;
- проанализировать перспективы развития УСД.
Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.
Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.
1.1 Унифицированные системы документации
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно- распорядительной документации. Система организационно- распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно- распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно- распорядительной документации.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
К настоящему времени на общеуправленческом уровне было унифицировано свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.
Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
. разработку УСД, которая осуществляется министерствами и
ведомствами, ответственными за соответствующие системы
. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в
республиканских и отраслевых УСД:
. внедрение разработанных ОКТЭИ;
. ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами коммерческих и некоммерческих организаций (законы, указы, распоряжения, постановления и др.)
Составление, изготовление и оформление документов требуют много времени, труда и материальных затрат. При решении однотипных управленческих функций появляется неоправданное многообразие документов, которые фиксируют выполнение идентичных управленческих действий. Чтобы уменьшить количество, разнообразие состава и форм и снизить трудоемкость обработки документов, проводится их унификация.
В настоящее время разработано и действует около 20 общероссийских унифицированных систем документации. Например:
- унифицированная система организационно- распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
- унифицированная система внешнеторговой документации и др.
Определение, назначение и состав УДС устанавливаются ГОСТами. На каждую систему издается ГОСТ. Например: ГОСТ Р 6.30 – 97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов и др. Унифицированные формы документов, созданные в разных системах и используемые в управлении различного уровня, проектируются на основе ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
Стандартизация – это юридическое закрепление проведенной унификации, т. е. возведение в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов в виде государственных стандартов (ГОСТ).
Унификация и стандартизация документов связаны, так как, требования унификации получают правовое закрепление стандартизацией.
Кроме стандартов, разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации (нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, и присвоенные им коды); они обеспечивают автоматизированную обработку данных.
В зависимости от области применения делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию они подразделяются на три группы.
С помощью этих документов осуществляется работа по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г., является наиболее полным межотраслевым документом по организации документного обеспечения управления.
ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в системе государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. На основании положений ГСДОУ разрабатываются и издаются стандарты, инструкции по документному обеспечению управления и др. методические и нормативные материалы.
Таким образом, основным общегосударственными и нормативно – методическими документами по организационно - документному обеспечению управления, действующими сегодня, являются следующие:
Основными принципами унификации документов являются:
- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
- единообразие форм документов и правил их построения, составления,
оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации;
- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и
Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно – распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются
предпосылки для копирования информации.
Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному
принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).
Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и
характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья;
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией;
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в
единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Содержание работы
Введение. 3
1. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организацией…………………………………………………………………….5
1.1. Унифированные системы документации………………………….…….5
1.2. Унифицированные формы документов…………………………….….12
1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов……………………………………………………….………18
2. Недостатки и перспективы развития унифицированные системы документации……………………………………………………………………23
2.1. Анализ недостатков унифицированные системы документации……. 23
2.2. Перспективы развития унифицированные системы документации….25
3. Виды приказов по личному составу. 34
3.1. Унифицированные формы приказов по личному составу…………….36
3.2. Виды приказов по личному составу…………………………………….38
Файлы: 1 файл
При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:
Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:
Структура унифицированного документа представлена в виде таблицы (таблица 1.1)
Структура унифицированного документа
| Заголовочная часть | Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего) | Характеристика документа (индекс, код по ОКУД) | |||
| Наименование документа | |||||
| Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов- признаков | |||||
| Содержательная часть | Заголовок графы таблицы | Заголовок графы таблицы | |||
| Название количественно-суммового основания документа | Значение | Значение | |||
| Название количественно-суммового основания документа | Значение | Значение | |||
| Примечание | |||||
| Оформляющая часть | Дата заполнения документа | Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа | |||
Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
1.3. Основные направления развития унификации и стандартизации документов
Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.
Цели создания УСД:
1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также нормативные и методические материалы по работе с документами.
Основные направления развития унификации и стандартизации документов
Требования к формам документов
1. Унифицированные формы документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А по ГОСТ 9327-60.
2. Однократная регистрация (запись) информации в документе.
3. Документы должны иметь структуру расположения реквизитов в соответствии с формуляром-образцом.
5. Построение форм документов должно обеспечить выполнение необходимых операций машинной обработки информации, в том числе:
Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов", которая распространяется на организационно- распорядительные документы (УС ОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) устанавливает:
Состав реквизитов ОРД:
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
2.1. Анализ недостатков унифицированной системы документации
Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно- методического обеспечения на общегосударственном уровне.
Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.
ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.
В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.
ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.
ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Читайте также: