Типы и виды перечней реферат

Обновлено: 02.07.2024

В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003; далее – Перечень 2000). Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень 2007). Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.

Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.

При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Обратите внимание

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.

К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.

Структура Перечня 2000

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.

Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:

1.Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1.2. Организационные основы управления

1.4. Правовое обеспечение деятельности

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

2.Планирование деятельности

2.2. Текущее планирование

3.Финансирование деятельности

3.1. Финансирование, кредитование

4.Учет и отчетность

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

4.2. Статистический учет и отчетность

5.Экономические, научные, культурные связи

5.1. Организация связей

5.2. Осуществление связей

6.Информационное обслуживание

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

6.2. Распространение информации (реклама)

7.Трудовые отношения

7.2. Организация труда

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

7.4. Охрана труда

8.Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

9.Материально-техническое обеспечение деятельности

9.1. Снабжение деятельности

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

10. Административно-хозяйственные вопросы

10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

11. Социально-бытовые вопросы

11.1. Социальное страхование

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

11.3. Организация досуга

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

12.1. Организация деятельности

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)

Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.

Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.

Структура Перечня 2007

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:

1. Научно-исследовательская деятельность

2. Разработка технологических процессов

3. Конструирование изделий промышленного производства

4. Проектирование объектов недвижимости

5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности

6. Учет и мониторинг природных ресурсов

7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости

9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок

10. Качество и безопасность продукции

11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства

12. Охрана окружающей природной среды

13. Автоматизированные системы

Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.

Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.

Ведомственные перечни

Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.

Перечни представлены в виде системы: чем различаются их разновидности? какие перечни еще действуют, а какие утратили силу? какие сейчас разрабатываются (т.е. вполне вероятно, что номенклатуры дел за 2010 год мы уже будем составлять на их основе)? Автор обращает внимание на то, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют, потому для ряда документов сейчас нужно использовать не Перечень типовых управленческих документов 2000 года, а его предшественник – Перечень 1989 года. Комментируется ситуация с разными сроками хранения для различных организаций, предусмотренная Перечнем 2000 года. Даны советы в отношении документов по личному составу.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (пункт 3 статьи 6), или
отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством (пункт 1 статьи 23).

При определении сроков хранения документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) рекомендуют руководствоваться:

перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями);
перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения (отраслевыми перечнями).

В ряде случаев для документов сроки хранения могут устанавливаться законодательными актами.

Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежала именно перечням. Их задача – стать ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны. Раньше они успешно с ней справлялись, но сейчас требования к срокам хранения документов прописаны не только в перечнях, но и во многих законодательных и подзаконных актах, полного списка которых никто не составлял, причем эти требования являются обязательными! В этом и заключается проблема.

Разновидности перечней в историческом контексте

Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных структур, которые входили в ту или иную ведомственную систему. Каждое ведомство управляло учреждениями, организациями, предприятиями определенной отрасли, для которых разрабатывались свои ведомственные или, как их называют сегодня, отраслевые перечни. Было подготовлено более 100 таких документов.

Обобщающий характер носят типовые перечни. Они включают документы по управленческим, кадровым, бухгалтерским и другим функциям, при реализации которых образуются типовые документы во всех организациях. Создавались и создаются перечни типовых документов не только по управленческой документации, но и по другим, специфическим комплексам, например, по научно-технической документации.

Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, возникли организации иных форм собственности (негосударственные). В конце 1990-х годов – начале 2000-х появились несколько новые по характеру перечни, которые разрабатываются конкретными организациями для определения сроков хранения своей документации. Такие перечни можно отнести к видовой группе корпоративных перечней. В ряде случаев корпоративные перечни по сути начинают представлять собой сводные номенклатуры дел, рассчитанные на длительный срок применения и имеющие иную компоновку видовых характеристик документов, а именно: в номенклатуре дел приводятся конкретные заголовки дел, а в перечне – виды и разновидности документов. Они разрабатываются на базе типовых и отраслевых перечней, а также включают требования законодательства и различных ведомственных подзаконных актов и создаются часто в электронном виде для удобства поиска информации.

Современная система перечней

Итак, что же представляет собой современная система перечней документов? Внутреннее.

Будущая жизнь документа в архиве, его хранение, учет и использование, определяется еще в момент его создания в делопроизводстве, когда выбирается порядок подготовки и оформления документа для отражения в нем управленческой ситуации. Таким образом определяется преемственность между делопроизводством и архивом, основанная на методическом и технологическом единстве работы с документом. Основными нормативными и справочными пособиями, реализующими принцип преемственности, являются перечни документов со сроками хранения.

Содержание

1. Введение 3
2. Что такое Перечень документов со сроками хранения 4
3. Типы и виды перечней 6
4. Перечень как классификатор 8
5. Структура Перечня 9
6. Заключение
7. Список источников и литературы

Вложенные файлы: 1 файл

Перечни документов со сроками хранения.docx

ВИДЫ ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ И КАКОВА ИХ РОЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ

Контрольная работа по основам документоведения

Что такое Перечень документов со сроками хранения

Типы и виды перечней

Перечень как классификатор

Список источников и литературы

Таким образом определяется преемственность между делопроизводством и архивом, основанная на методическом и технологическом единстве работы с документом. Основными нормативными и справочными пособиями, реализующими принцип преемственности, являются перечни документов со сроками хранения. Их применяют при проведении экспертизы ценности в делопроизводстве, в архивах организации, в государственных и муниципальных архивах. А ценность документов, как известно, выражается в настоящее время в сроке их хранения.

ЧТО ТАКОЕ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Перечень документов со сроками хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения 1 .

Перечни документов со сроками хранения помогают:

систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;
выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению;
применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения;
определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов;
соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (если это дело – не досье);
обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;
обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации и в конечном итоге – качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации.

Нормативный характер перечней означает, что срок хранения соответствующих перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем.

ТИПЫ И ВИДЫ ПЕРЕЧНЕЙ

Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются при документировании управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному направлению или виду деятельности), выполняемых организациями независимо от их уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.

Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.

Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням.

В практике делопроизводства известны действующие в настоящее время Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень ТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень НТД).

Ведомственные перечни могут использоваться и другими организациями в качестве справочников межотраслевого значения при определении сроков хранения документов, относящихся к специальных систем документации (налоговых, финансовых, медицинских и т.п.). Ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г. также могут применяться в настоящее время в качестве справочников межотраслевого значения при условии подтверждения установленного срока решением экспертной комиссии организации.

Примерные перечни документов со сроками хранения в настоящее время активно разрабатываются архивными органами в субъектах Российской Федерации в процессе работы с организациями-источниками комплектования с целью правильного формирования и хранения соответствующих архивных фондов.

ПЕРЕЧЕНЬ КАК КЛАССИФИКАТОР

Перечень как систематизированный список видов и категорий документов представляет собой классификатор, имеющий определенную схему построения, которая закрепляется в так называемой главной таблице. В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы) перечни документов со сроками хранения разрабатываются как:

перечни функционального типа, в главной таблице которых закрепляются направления деятельности и функции. Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные общие и инфраструктурные функции независимо от направления деятельности организаций и их организационно-правовой формы;
перечни производственно-отраслевого типа, в главной таблице которых закрепляются специальные направления деятельности организаций по отраслям. По такому принципу разрабатываются ведомственные перечни. В их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – организация (группа организаций), осуществляющих определенные направления деятельности (функции) в ведомстве, что связано с процессом выявления всех уровней управления организацией, отраслью, иерархией и схемой организационной структуры или схемой управления отраслью).

Структура перечня документов со сроками хранения состоит из следующих частей:

общие положения;
собственно перечень, т.е. систематизированный список категорий и видов документов со сроками хранения (статей перечня);
список сокращений;
указатель видов документов, который составлен по алфавитному признаку (наиболее удобный в использовании вид указателя).

Главное в Перечне - описательная статья, которая оформляется по графам. Элементами описательной статьи являются:

номер статьи (нумеруются в валовом порядке);
категория (вид, т.е. обобщенное наименование цели издания) документа;
срок хранения документа;
примечания.

Все описательные статьи располагаются по степени значимости функций, вопросов и видов документов в логической последовательности. Статьям присваивается единая сквозная нумерация, а сроки хранения указаны единые для всех организаций, независимо от того, является организация источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. Причем:

Список сокращений, как правило, закрепляет условные сокращения, применяемые в описательных статьях перечня: г. – год; Пост. – постоянно; ЭК - экспертная комиссия и т.п.

Указатель видов документов (а вообще в перечнях могут быть и тематические, и предметные указатели) представляет собой алфавитный список, в который включены виды и разновидности документов (оформлены во множественном числе) и номера описательных статей, в которых они упоминаются в связи с установленным сроком хранения.

Перечень документов со сроками хранения – основной документ, содержащий нормативный сроки хранения, который используется для проведения экспертизы ценности документов.

Перечень типовых документов для конкретной организации имеет значение нормативного, но все-таки справочника, т.к. на его основе определяются нормативные сроки хранения созданных в организации документов.

При этом ведомственный перечень имеет более выраженный нормативный, обязательный характер для организаций при условии полного выявления конкретных видов, разновидностей и комплексов документов по всем направлениям деятельности отрасли и по всем уровням управления (включая филиалы, представительства и т.п.).

В соответствии со стандартами (ISO 15489, серия ISO 30300; ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1 – 2008 и т.д.) и в связи с внедрением систем электронного документооборота каждая организация должна стремиться к разработке своего индивидуального перечня документов со сроками хранения.

Федеральные органы исполнительной власти должны разработать ведомственные перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения 2 . В современных условиях перечни документов со сроками хранения в организациях могут рассматриваться в качестве базовых в системе классификаторов и справочников, поддерживающих электронный документооборот.

Для практического осуществления экспертизы ценности архивисты готовят научные разработки: перечни и номенклатуры дел, методические рекомендации, пособия и др.

Ведущее место среди них занимают перечни документов — систематизированные списки документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Перечни обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют освобождению архивов от дел с малоценной информацией. Они служат средством унификации в учреждениях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы ценности документов, значительно облегчают ее проведение.

Сложилась система перечней, т.е. совокупность взаимосвязанных между собой справочных пособий. По целевому назначению можно выделить две группы перечней. К первой относятся перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов и разновидностей документов, например Перечень документов Национального банка Республики Беларусь, учреждений и организаций его системы с указанием сроков хранения (Мн., 1995).

Вторую группу составляют перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной передаче в государственные архивы, например Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973).

По характеру документации перечни делятся на, перечни типовых документов и перечни документов конкретных учреждений или ведомств. Первые, выявляя типовой состав документов, характерный для всех или абсолютного большинства учреждений, позволяют четко классифицировать их применительно к отдельным отраслям жизни общества и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений. Среди этих перечней наиболее используемый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения материалов (М., 1989).

Ведомственные перечни содержат информацию о документации, характерной именно для данного ведомства, что дает возможность организовать его документальный фонд с учетом общетиповых и специфических категорий материалов. Вышеназванный перечень Национального банка характерен для этой группы.

Любой перечень состоит из описательных статей и вспомогательного справочного аппарата.

Описательная статья перечня включает следующие графы:

1) порядковый номер статьи в перечне (используется валовая нумерация статей);

2) название категорий документов;

3) сроки хранения документов;

4) примечание (в ней уточняются отдельные сведения о документах).

Основной частью описательной статьи является графа "Название категорий документов". В ней в сжатых, обобщенных формулировках перечисляются виды документов, раскрывается содержание, например: протоколы совещаний и семинаров по вопросам деятельности банков на рынке ценных бумаг.

В одной статье перечня не допустимо объединение одинаковых по форме, но разных по содержанию документов, если их научная или практическая значимость, следовательно, и сроки хранения различны. Например, приказы по основной

деятельности и приказы по личному составу нельзя объединять, так как первые хранятся постоянно, вторые — 75 лет.

В статьях перечня не следует употреблять неконкретные формулировки, не раскрывающие состав и содержание документов, например: "регистрационные журналы" (не отражено содержание); "строительство промышленных объектов" (не указан вид документов).

Документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения перечисляются в литерных обозначениях после основного текста статьи, например: сводные отчетные ведомости по доходам и расходам Республики Беларусь:

Термин "документы" рекомендуется употреблять только, когда он предусматривает объединение документов но одному вопросу и одинаковой научно-исторической или практической ценности. При этом в каждом случае следует раскрывать в скобках виды документов, например: документы (отчеты, справки, информации) по вопросам кредитной деятельности банков.

Описательные статьи систематизируются по разделам и подразделам в соответствии с классификационной схемой перечня, которая составляется по производственно-отраслевому принципу и представляет собой последовательное расположение наименований основных отраслей и вопросов деятельности всех учреждений, отраженных в документах. Каждая из отраслей деятельности является самостоятельным разделом. Разделы делятся на подразделы, в которых отражаются основные вопросы по каждой отрасли. Последовательность расположения разделов перечня определяется значением и взаимосвязью отдельных отраслей деятельности ведомства. Например, Перечень Национального банка Республики Беларусь содержит следующие раздела и подразделы:

1. Руководство и контроль.

2. Организационные вопросы.

3. Кредитно-экономические вопросы.

4. Денежное обращение.

1) денежные операции;

2) валютные операции.

5. Эмиссионно-кассовые операции, инкассация и перевозка ценностей.

1) эмиссионно-кассовые операции;

2) инкассация и перевозка ценностей.

6. Операции с ценными бумагами.

7. Вопросы внешнеэкономической деятельности.

8. Бухгалтерский учет и отчетность.

1) бухгалтерский учет;

2) бухгалтерская отчетность;

3) статистическая отчетность.

10. Правовые вопросы.

11. Административно-хозяйственное обслуживание.

12. Организация Документационного обеспечения управления и ведомственного хранения документов.

13. Деятельность общественных организаций.

Систематизация статей внутри подразделов производится

по вопросно-предметным группам, внутри групп — по степени важности документов.

При систематизации следует не допускать дублирования статей в различных разделах перечня.

В перечнях документов нередко рядом со сроком хранения ; проставляется отметка ЭПК, которая свидетельствует о возможной научно-исторической ценности документов. Однако предусмотреть ее заранее без непосредственного ознакомления с документами трудно. Отметка ЭПК означает, что окончательное решение о целесообразности передачи таких документов на государственное хранение или их уничтожение может быть принято только после экспертизы документов и утверждения принятого решения ЭПК. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь отметка ЭПК установлена для дел с перепиской по вопросам кредитной политики, утверждения и изменения штатов и структуры учреждений НБ РБ.

Срок хранения документов исчисляется с момента окончания их делопроизводством.

В перечнях срок хранения документов зависит не только от научно-исторической ценности документов, но и места их создания. Поэтому в большинстве перечней сроки хранения документов дифференцированы не только по номинальному признаку, но и по уровням управления или группам однородных

по целевому назначению учреждений ведомства. В Перечне Национального банка Республики Беларусь выделены три группы учреждений банка; 1) НБ РБ; 2) главные управления НБ РБ; 3) отделения НБ РБ.

Такая группировка учреждений ведомства позволяет установить, какие виды и разновидности документов создаются в учреждениях ведомства и какое время они должны храниться на каждом уровне управления, от каких организаций они принимаются на постоянное хранение, в каких — подлежат выделению к уничтожению. Например, документы отделений Национального банка Республики Беларусь не принимаются на государственное хранение. Поэтому для всех их документов установлен временный срок хранения независимо от категорий и видов документов. Деятельность отделений Национального банка республики отражается в документах вышестоящих учреждений банка, которые принимаются на государственное хранение.

Важной частью описательной статьи перечня является графа, где указываются сроки хранения документов.

Срок хранения в перечне определяется для каждой статьи. Он устанавливается в результате оценки научно-исторического значения документов, которая производится по их содержанию, назначению, виду и другим признакам при обязательном учете роли и значения учреждения, в деятельности которого они создаются. Поэтому шкала сроков хранения документов должна быть гибкой, учитывающей как научное, так и практическое их использование. Кроме того, сроки хранения необходимо определять таким образом, чтобы они не вынуждали учреждение хранить большое количество документации, имеющей лишь практическое значение.

Как правило, в перечнях устанавливаются постоянный и временный сроки хранения документов (от 6 месяцев до 75 лет). Для ряда документов, имеющих практическое значение, вместо установления конкретного срока хранения определяется срок хранения "до минования надобности". Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь такой срок установлен для законов и постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Беларусь, присланных в учреждения банка.

Постоянный срок хранения, как правило, устанавливается для документов, имеющих научно-историческую ценность. К ним относятся документы, образовавшиеся в процессе документирования основных функций учреждений: указы, постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, годовые планы и отчеты, положения, уставы, правила, инструкции, докладные записки и другие важные документы по основной деятельности учреждения.

Временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от того, в течение какого времени они используются в практических и справочных целях, а также с учетом юридической силы документов. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь предусмотрен трехлетний срок хранения для смет операционных расходов учреждений банка, дел с перепиской по сметно-штатным вопросам, пятилетний — для квартальных прогнозов кассовых оборотов учреждений банка, журналов учета драгоценных металлов и др.Для документов по личному составу устанавливается срок хранения — 75 лет хранения. В течение этого срока в учреждении должны храниться приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела сотрудников и др.

К перечням составляется впомогательный справочный аппарат, который, как правило, включает указания по применению перечня, указатели и списки сокращенных слов.

Указание по применению перечня состоит из нескольких разделов: 1. Общие положения; 2. Структура и порядок применения перечня; 3. Организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Указатели могут быть предметные, тематические, видов документов и др. Наиболее распространенным и удобным в пользовании является указатель видов документов.

Списки сокращенных слов и указатели обычно готовятся только для больших по объему перечней.

Перечни типовых документов утверждаются Госкомархи-вом. Ведомственные перечни разрабатываются министерствами, ведомствами, республиканскими центральными учреждениями и утверждаются их руководством и Госкомархивом.

В Беларуси, за небольшим исключением, практически не велась работа по созданию перечней, использовались всесоюзные разработки.

Рефераты знакомы каждому со школьной скамьи. Не оставит этот вид работ нас и в университете. Правда, в вузах они становятся сложнее и больше.

А какие вообще бывают виды рефератов? Чем отличаются школьные рефераты от университетских, как написать реферат, учитывая требования по ГОСТу, чтобы получить за него высший балл? Об этом мы расскажем в статье.

В нашем телеграм-канале есть масса информации о разных типах работ и их оформлении. Так что подписывайтесь и получайте полезные материалы. И не забывайте следить за акциями и скидками от компании.

Доверь свою работу кандидату наук!

Узнать стоимость бесплатно

Реферат: определение

Реферат — это короткий доклад на заданную тематику, в котором автор передаёт важную информацию из одного или нескольких источников. В данной работе можно сделать краткое изложение научной статьи, учебника, официального документа и так далее.

Чтобы разобраться с разновидностями реферата, нужно понимать, что собой представляет этот вид работы. А для этого обратимся к значению этого термина.

доклад на заданную тему, который включает обзоры соответствующих литературных и других источников;
изложение содержания научной работы, книги и других документов.

Виды рефератов: таблица

При написании реферата важно понимать, к какому виду он относится. Типы рефератов и их характеристики классифицируют по-разному. В таблице мы собрали образцы классификаций по разным признакам, а ниже приведём их описание:

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы.

Виды рефератов и их особенности: классификации

А теперь подробнее рассмотрим классификации и разные типы рефератов, которые в них входят.

По новизне материала различают:

Продуктивные: обзор, доклад. Это типы рефератов, которые представляют собой творческое или критическое осмысление источника, на который ссылается автор. Реферат-обзор пишут на основе нескольких материалов. Здесь сопоставляют разные мнения по выбранному вопросу. Реферат-доклад содержит не только анализ информации первоисточника, но и объективную оценку проблемы.
Репродуктивные: резюме, конспект. Это виды рефератов, особенность которых заключается в том, что они воспроизводят содержание первичного текста. В реферате-конспекте отображается фактическая информация в общем виде, иллюстрации, информация о методах и результатах исследования, а также возможности их дальнейшего использования. В реферате-резюме представлены только основные положения выбранной темы.

Вот так выглядит титульный лист реферата, оформленный по ГОСТу:

По количеству первичных источников различают:

монографический — доклад на основе одного источника: книги, журнала или статьи;
обзорный — доклад на основе нескольких источников, в центре которого основной и конспект к нему;
фрагментный — доклад на основе лишь одной или нескольких глав источника;
аспектный — доклад на основе главных аспектов источника.

По полноте изложения бывают:

информативные рефераты — доклады, в которых тщательно излагается информация из первичного источника;
индикативные рефераты — доклады, в которых выделяют основные моменты, описывают проблемы и перечисляют факты.

По назначению рефераты могут быть:

По методу подготовки рефераты могут быть:

творческие — автор приводит собственное мнение о проблеме;
служебные — вид реферата, в котором собирают данные по конкретной проблеме, вызывающей затруднения в работе;
контрольные — доклад, в котором присутствует личная точка зрения и мнение по теме, подходит для аспирантов, которым важно показать заинтересованность в проблеме;
учебные — доклад, в котором перечисляют сведения о конкретной проблеме и высказывают собственное суждение по теме.

Мы разобрали, какие виды рефератов бывают, посмотрели их описание и примеры, а значит, теперь вы не запутаетесь в разных классификациях. А если нет времени и желания писать реферат самостоятельно, поручите эту задачу сервису студенческой помощи. Поверьте, оно того стоит!

Читайте также: