Типы и организационные формы ведомственных архивов реферат

Обновлено: 03.07.2024

Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

ü комплектование документами, законченными делопроизводством;

ü учет и обеспечение сохранности документов;

ü создание к ним научно-справочного аппарата;

ü использование хранящихся в архиве документов;

ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;

ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

ü центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;

ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.
В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Содержание

Работа содержит 1 файл

Основные виды и функции ведомственных архивов.doc

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им. А.М. Горького

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

студентки 4 курса

Кошельковой Анастасии Андреевны

Бакшаев Александр Алексеевич

1. Виды ведомственных архивов. …………………………..…………………… ……….…. 4

2. Функции ведомственных архивов. . ………………………. . …….6

Список используемой литературы…………………………………………….…… ………. 13

В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.

ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива.

Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.

Понятие "ведомственный архив" довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

Таким образом, цель данной работы - раскрытие виды и функции ведомственных архивов.

1. Виды ведомственных архивов.

Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Как было сказано выше, ведомственный архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим

учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.

Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.

Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество.

Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

- архив управленческой документации;

- архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят:

а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

2. Функции ведомственных архивов.

Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями,

установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.

Функция комплектования архива:

1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.

2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

Функция обеспечения сохранности документов:

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.

4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).

5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.

зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента

рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее

учебное заведение, затем устраиваясь на работу. В них зафиксирован брак и

Использование документов – сложная и ответственная работа, которая

требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-

справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной

эвристики. Поэтому в архивах использование документов считают

Использование архивных докум ентов в нашей стране основывается на

принципах от крытости и доступности. Это знач ит, что любой отказ в

предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста

одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и

Исходя из этого целью курсовой работы, является изучение вопроса

использования документов государственного и ведомственного архива.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1. Изучение понятия государственный архив и ведомственный архив;

2. Изучение основных задач государственного и ведомственного архива;

3. Изучение направления использования документов государственного и

4. Изучение форм использования документов государственного и

Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших

резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших

времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные

архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при

регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка

использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения,

организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных

Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор,

хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего

В государственные архивы документы поступают на постоянное,

Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и

специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной

территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные

историческим периодом, тематикой содерж ания или способом и техникой

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся

(исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Прим ер

некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних

Помимо архивных учреждений, т.е. государственных учрежде ний,

специально соз данных для работы в области архивного дела, в каждой

организации существует свой архив. ГОСТ дает определе ние видового понятия

"ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную

часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы,

но являются источни ками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с

госархивами ф ункции, работают в соответствии с правилам и, разработанными

ГАС, обеспечивая преем ственность в некоторых направлениях дея тельности

госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или

ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их

использование для информационного обеспечения их работы[11, c.37].

Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и

учет документов, приведение их в порядок, организацию использования,

создание страхового фонда особо ценных докумен тов (при их наличии), а также

своевременную передачу их на го сударственное хранение не только в своем

архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в

ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил,

Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:

 центральный отраслевой архив министерства, ведомства;

В городах и районах, где много небольших организаций, эконо мически

целесообразно создавать межведомственные архивы на ко оперативных

началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование

документов, имеющих справочное зна чение, которые поступают от

1.3. Общие черты и различия между государ ственными и

Общими чертами, присущими государственным и ведомствен ным

 их целевое назначение (хранение доку ментов и использование для

 единство методики архивной работы (все виды научно-технической

обработки доку ментов, описание дел, порядок нумерации листов и составление

заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи

 осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и

Преемственность в работе архивов заключается в том, что госархив по -

лучает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с

соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со

сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив

определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу

документов за счет учреждений - источников комплектования.

Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой

статус: государственные архивы являются самостоятель ными учреждениями,

ведомственные (за неб ольшим искл ючением) - ст руктурными

подразделениями, не всегда организационно оформленными[11, c.37].

Различен и порядок комплектования: ведомственный архив при нимает

документы от структурных подразделений и подведомствен ных учреждений

всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в

ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе

ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех

этапах, от составле ния номенклатуры дел до выделения из архива документов с

4 4 Предисловие Учебно-методический комплекс (УМК) совокупность учебнометодических материалов, способствующих эффективному освоению студентами учебной дисциплины. Разработка и использование УМК в учебном процессе нацелена на решение следующих основных задач: - четкое определение места и роли учебной дисциплины в образовательной программе данной специальности; фиксация и конкретизация на этой основе учебных целей и задач дисциплины; - отражение в содержании учебной дисциплины современных достижений науки, культуры и других сфер общественной практики, связанных с данной учебной дисциплиной; - последовательная реализация внутри- и междисциплинарных логических связей, согласование содержания и устранение дублирования изучаемого материала с другими дисциплинами специальности; - рациональное распределение учебного времени по разделам курса и видам учебных занятий; - распределение учебного материала между аудиторными занятиями и самостоятельной работой студентов; -планирование и организация работы студентов с четом рационального использования времени, отведенного на самостоятельную работу; - определение круга источников, учебной, методической и научной литературы, необходимых для освоения дисциплины, и формирование библиографического списка; - определение оптимальной системы текущего и итогового контроля знаний студентов. От наличия и качества учебно-методических комплексов по всем дисциплинам учебного плана профессиональной образовательной программы во многом зависит качество образования выпускников, их конкурентоспособность. А это, в свою очередь, определяет место вуза на

7 7 1.1.Цели освоения дисциплины дать студентам углубленное и цельное, комплексное представление о том, как осуществляется взаимодействие государственных, муниципальных и ведомственных архивов в решении задачи концентрации, сохранения и использования документов Архивного фонда РФ (АФ РФ); о проблемах, возникающих в процессе такого взаимодействия, опыте их решения в целях своевременного и качественного формирования АФ РФ в системе национальных информационных ресурсов, а также изучение проблем, связанных с собиранием и освоением наследия прошлого в конкретной исторической обстановке (развитие отечественного архивов, возникновение и модернизация структуры архивов, формы и методы управления архивами, изменения работы архивов в зависимости от исторических условий; комплектование, отбор дел на постоянное хранение или уничтожение, организация хранения документов, разработка учетносправочного и научно-справочного аппарата; использование документов в научных, культурных, практических и политических целях). Задачи курса: освещение основных этапов формирования Архивного фонда РФ многоуровневой информационной системы, истории создания государственных, муниципальных и ведомственных архивов, их видов, функций, состава документов, законодательной нормативно-правовой и методической базы, проблем и мер по совершенствованию их деятельности на современном этапе; - изучение взаимодействия государственных и ведомственных архивов в решении задач концентрации, сохранения, обработки и использования документов АФ РФ; - исследование основных проблем, возникающих в процессе такого взаимодействия и ознакомление с отечественным опытом их решения. Данные цель и задачи последовательно излагаются в пяти взаимосвязанных темах.

9 9 способность принимать участие в работе по проведению экспертизы ценности документов (ПК-27); знание требований к организации обеспечения сохранности документов в архивах (ПК-40); знание принципов организации и функционирования архивного аутсорсинга (ПК-41); владение принципами и методами организации хранения документов (ПК-47). 1. Знать: - правовые и организационные основы, принципы деятельности государственных, ведомственных и муниципальных архивов, их типологию; - основные проблемы становления и тенденции развития хранения документов в государственных и ведомственных архивах СССР и постсоветской России; - современную организацию и перспективы развития государственных, ведомственных и муниципальных архивов Российской Федерации; - виды государственных, ведомственных и муниципальных архивов РФ: организационное положения, цели и задачи их деятельности, основные функции; - характер и направления взаимосвязи и преемственности в работе государственных, ведомственных и муниципальных архивов. 2. Уметь: - использовать информационные технологии в поиске архивных источников, использовании баз данных государственных, муниципальных и ведомственных архивов; - анализировать и оценивать процессы и явления, характерные для всех видов хранения архивных документов в государственных, муниципальных и ведомственных архивах РФ; - применять полученные знания в практической работе. 3.Владеть:

10 10 - навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске архивных источников и использовании баз данных государственных, муниципальных и ведомственных архивов; - профессиональными знаниями основных проблем государственных, муниципальных и ведомственных архивов; - способностью организовать архивное хранение документов. Общая трудоёмкость дисциплины составляет 3 зачётных единиц и 108 часов на дневном и заочном отделениях. 1.4.Структура и содержание дисциплины (модуля) п/п Раздел дисциплины Семестр Неделя семестр а Вс е- го по теме Виды учебной работы, включая самостоятельную работу студентов, трудоёмкость в часах Лекции В т.ч. Семинар/ Практич. занятия Самос тоятельная работа активн. интеракт. форме Таблица 1. Формы текущего контроля успеваемости (по неделям семестра). Форма промежуточной аттестации (по семестрам) Т1.Предмет и 2 -/2 12 задачи курса. 1. Архивный фонд 6 16 Российской Федерации. Т2. Становление 4 2/ Тестирование и развития 2. ведомственного хранения документов 6 28 Т.3. Государственные 4 2/ Тестирование 3. архивы федерального значения Т.4. Муниципальные 4-14 Контрольный письменный 4. архивы на 6 18 опрос современном этапе. 5. Т.5. Архивы 2 2/ Контрольный Москвы и 6 20 письменный Московской опрос области. 6. Всего

22 22 КПСС. Проблемы интеграции архивных комплексов бывших партийных архивов в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Семинар 2. Исторические этапы развития и особенности функционирования современной сети государственных архивов России.2 час. Т.4. Муниципальные архивы на современном этапе: правовое, организационное регулирование, задачи и направления деятельности История создания архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, обеспечивающих хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и фондов органов местного самоуправления, включая архивные фонды поселений, а также муниципальных организаций. Виды архивов. Общие черты и различия между государственными и муниципальными архивами. Комплектование муниципального архива. Муниципальный архив как структурное подразделение органа местного самоуправления, обеспечивающее сохранность, учет, комплектование и использование архивных документов. Муниципальный архив как информационная система в структуре информационных ресурсов РФ. Правовая база деятельности муниципального архива. Муниципальный архив: правовые, организационные и научнометодические вопросы деятельности. Виды архивов. Общие черты и различия между государственными, ведомственными и муниципальными архивами. Основные задачи и функции муниципального архива. Комплектование муниципального архива. Источники комплектования. Экспертиза ценности документов в муниципальном архиве. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов. Организация проведения экспертизы ценности документов и оформление её результатов.

23 23 Учет документов в муниципальном архиве. Общие требования к учету документов. Система учетных документов. Порядок передачи документов архив на постоянное хранение. Организация работы муниципального архива. Права архива. Ответственность архива. Планирование работы. Требования к архивохранилищу. Контроль за состоянием архива организации со стороны уполномоченных органов. Правонарушения и юридическая ответственность в области архивного дела. Нормы и источники административной, уголовной, гражданской ответственности за правонарушения в сфере архивного дела. Действия в случае проверки и изъятия документов в организации. Действия архивистов в чрезвычайных ситуациях. Т.5. Архивы Москвы и Московской области Архивы Москвы и Московской области: история создания и развития, современное состояние. Основные законодательные акты Москвы и Московской области, регулирующие архивное дело в субъектах федерации. Общая характеристика системы архивных учреждений субъектов РФ, тенденции их развития, состав документов, основные функции. Взаимоотношения с органами управления архивным делом, государственными архивами. Состав документов, подлежащих передаче в архив. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Составление и оформление описей дел. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений. Проблемы современных архивов Москвы и Московской области, меры по дальнейшему совершенствованию деятельности архивов. Семинар 3. Особенности функционирования архивов Москвы и Московской области. 2 час.

Читайте также: