Тайм менеджмент в предпринимательской деятельности реферат

Обновлено: 04.07.2024

Эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от затрат рабочего времени непосредственно на выполнение трудовых функций. Чем чаще сотрудник занимается сторонними задачами, тем ниже его производительность труда. Чтобы повысить продуктивность работников, крупные компании часто принимают решение о внедрении корпоративного тайм-менеджмента.

Что такое корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм менеджмент – это система методов управления рабочим временем. Если быть точнее, данная конструкция представляет собой комплекс приемов, которые помогают эффективно распределить рабочее время.

Как правило, продуктивность деятельности любой компании зависит не только от ее технологичности, слаженности производственного процесса и наличия требуемого оборудования, но и от того, сколько времени уделяют работники именно исполнению трудовых функций.

Часто решение задачи при соблюдении правил тайм-менеджмента требует намного меньше времени, чем на ее выполнение бесконтрольно тратят сотрудники. Внедрение конструкции в работу предприятия помогает сократить издержки рабочего времени и рационализировать его.

Назначение корпоративного тайм-менеджмента

Традиционный тайм-менеджмент отличается от корпоративного тем, что его внедряют для применения группой людей. Однако их основы имеют несколько различий. В том числе, и в их предназначении. Корпоративный тайм-менеджмент необходим для:

увеличения объема результатов деятельности сотрудников предприятия;
достижения максимального эффекта при наименьших затратах рабочего времени;
обозначения приоритетов;
выполнения важных задач в заданный промежуток времени.

Реализация корпоративного тайм-менеджмента заключается в разработке основных методов управления временем, обучении основам конструкции сотрудников предприятия и использовании приемов всеми работниками, начиная от разнорабочих и заканчивая главным звеном, на практике.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративный тайм-менеджмент базируется на следующих принципах:

Эффективность распределения рабочего времени напрямую зависит от умения бороться с пожирателями времени, которые в теории называют хронографами. К ним относят все бесполезные предметы и нематериальные вещи, которые отвлекают сотрудника от выполнения задач. Отличным примером служит любой гаджет, если он используется не для работы, а для развлечений. Просмотр любимого сериала, беседа со знакомыми, общение через мессенджеры, игры – все это является пожирателями времени.

Важно! Добиться повышения эффективности распределения рабочего времени можно при помощи сосредоточения на выполнении одной задачи.

Все дело в том, что, если человек пытается сразу достичь несколько целей, ему сложно переключаться с одного задания на другое. В результате, это приводит к наибольшим затратам рабочего времени.

Методы и инструменты корпоративного тайм-менеджмента

Корпоративный тайм-менеджмент – это совокупность методов и инструментов, направленных на управление рабочим временем. Чтобы более подробно разобрать понятие, важно познакомиться с основными приемами, применяемыми компаниями при внедрении тайм-менеджмента.

Методы корпоративного тайм-менеджмента

Методами корпоративного тайм-менеджмента называют приемы, при помощи которых сотрудник управляет рабочим временем:

Метод тайм-менеджмента	Описание метода	Результативность
Составление списка задач	Руководитель выдает план заданий. По мере выполнения работник вычеркивает из списка завершенные задачи.	Применение метода помогает сотруднику распределить рабочее время. Как правило, в конце отведенного периода все задачи должны быть выполнены.
Формирование распорядка дня	Пример, используемый в совокупности с составлением списка задач. Однако распорядок дня включает в себя не только поставленные цели, но и другие составляющие затрат рабочего времени, например отдых, прием пищи, сон и др.	Распорядок дня помогает сотруднику рационально использовать не только рабочее, но и свободное время.
Матрица Эйзенхауэра	Данный прием разработал американский военный деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Его реализация заключается в распределение задач по срочности и важности.	Метод необходим для формирования иерархического списка задач. При помощи него определяется последовательность выполнения заданий.
SMART прием	Метод заключается в формулировке конкретной задачи, ее измерения, возможности достижения, актуальности выполнения и ограничения сроков на реализацию.	При помощи разложения задачи по обозначенным критериям сотрудник конкретизирует ее, что помогает лучше понять сроки и важность реализации цели.

Также часто применяют методы, разработанные разными экспертами в области тайм-менеджмента, которые позволяют облегчить выполнение работы, что в результате приводит к ускорению сроков ее реализации:

Метод лягушки реализуется путем составления списка дел. Однако на первый план ставятся самые неприятные для исполнителя цели. То есть, работник сначала выполняет то, что ему не хочется делать, а затем приступает к осуществлению остального плана.
Пример слона используется для крупных сложно выполнимых задач. Его реализация заключается в разложении цели на этапы.
Метод швейцарского сыра разработан психологом Джеймсом Ризоном. Ученый предположил, что, выполняя сложную и непонятную задачу по частям, начиная с самых легких, можно добиться того, что задание будет выполнено быстрее.
Последней часто применяемой техникой корпоративного тайм-менеджмента является метод Помидора. Его осуществление заключается в четком разграничении времени работы и отдыха. Например, 25 минут сотрудник выполняет задачу, а затем в течение 5 минут отдыхает. Однако, чтобы метод был эффективным, важно не расширять временные рамки.

Инструменты корпоративного тайм-менеджмента

Инструментами тайм-менеджмента являются предметы, которые помогают управлять рабочим временем. Например, элементарные ручка и бумага, при помощи которых сотрудник составляет план задач, являются инструментами конструкции. Также, к таковым можно отнести:

бумажные органайзеры, блокноты;
электронные программы по планированию задач;
специализированные сервисы, помогающие не только составить распорядок дня, но и проконтролировать эффективность работы тайм-менеджмента.

К вспомогательным инструментам относят все предметы, которые участвуют в рационализации рабочего времени. В качестве таких объектов можно указать будильник, таймер, электронные таблицы, ментальные карты и другие.

Примеры компаний, применяющих систему корпоративного тайм-менеджмента

Традиционный тайм-менеджмент существует в любой компании. Работники, которые записывают задачи, составляют план мероприятий и работают по утвержденному распорядку дня, уже считаются частью конструкции.

Но корпоративный тайм-менеджмент немного отличается от традиционного. Все дело в том, что его внедрение происходит на уровне всей компании. Как правило, руководство составляет подробную инструкцию, с которой знакомит всех сотрудников. В дальнейшем работники обязаны придерживаться правил корпоративного тайм-менеджмента.

Существует сравнительно мало российских компаний, которые применяют корпоративный тайм-менеджмент на уровне всего предприятия. Одной из первых фирм, решивших внедрить систему, стала кредитная организация Банк24.ру. Руководство приняло решение о четком разграничении задач и отведении ограниченного времени на их выполнение.

Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя. Грамотное планирование рабочего времени и рациональное распределение обязанностей между сотрудниками. Методы рационального использования времени. Основные причины стрессов у предпринимателей.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	10.05.2012
Размер файла	23,3 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

В социологии управления в ХХI веке возрастает потребность в повышении адаптивности организации к неопределенности внешней среды, в повышении эффективности ее работы и скорости реакции на эти изменения. Такая адаптивность на данном этапе развития современного общества является ключевым фактором конкурентоспособности коммерческой организации, залогом ее выживания и развития. Одним из инструментов повышения эффективности работы коммерческого предприятия является внедрение в его организационную деятельность технологий тайм-менеджмента. Дисциплина тайм-менеджмент оформилось в самостоятельное направление менеджмента организации к концу 60-х гг. ХХ века. Тайм-менеджмент - это совокупность технологий планирования работы, которые человек применяет самостоятельно для повышения эффективности использования своего рабочего времени и для повышения контроля возрастающего количества задач. В настоящее время перед большим числом коммерческих организаций стоит задача внедрения технологий тайм-менеджмента. Причиной этому служат следующие факторы:

1) Тенденции изменений социальной и экономической среды диктуют руководителям коммерческих фирм необходимость пересмотреть в сторону повышения роль самоконтроля в принятии решений, расстановки приоритетов, в организации и планировании работы персонала, а также их самих.

2) В организационной системе коммерческого предприятия остро стоит проблема повышения эффективности работы и возрастает роль таких нематериальных активов, как интеллектуальный капитал, лояльность сотрудников по отношению к организации-работодателю, возможность творчества и самовыражения. В данном аспекте рассмотрения наиболее актуальной становится самостоятельность сотрудника в организации своей работы.

В научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоорганизации в работе персонала, поэтому руководство организаций централизованно не внедряло использование технологий тайм-менеджмента. Классики теории менеджмента (напр., Ф.У. Тейлор, К. Макхэм, М.Х. Мескон) впервые поставили вопрос о внедрении технологий персональной организации труда.

Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.

1. Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя

Управление временем, организация времени (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Планирование и доверие. Тайм-менеджмент предусматривает решение двух ключевых задач. Первая - грамотное планирование рабочего времени. Вторая - рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.

Контроль. Примерно раз в месяц важно анализировать, как сотрудники используют свое рабочее время. Это нетрудно. Самое главное - постоянно корректировать распорядок дня в фирме вслед за изменением производственной ситуации.

Плюсы. Контроль всех текущих дел. Концентрация на самых важных задачах.

Минусы. Чтобы научиться планировать время, придется остановиться и объективно оценить все, что вы делаете. Для многих это сложно. Ведь придется доверить частичное управление своим бизнесом другим людям. Для дела это будет полезно, но, возможно, для вас - эмоционально тяжело.

Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента.

1) правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;

2) четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;

2. Методы рационального использования времени

Время является важнейшим жизненным ресурсом, который расходуется нами по-разному, и успех в жизни в большей степени зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени, поэтому старались не разбрасываться этим ресурсом. Некоторые из них ограничивали время на сон, отдых, обеды и т.к. Но, это уже крайности. На самом деле можно не лишать себя простых бытовых радостей, а просто рационально распределить свое время. Но, как известно многие даже не понимают с чего начать.

На самом деле проблема нехватки времени беспокоит умы ученых и простых людей уже достаточно давно. Для выработки наиболее универсальных методов рационального использования времени был изучен опыт многих успешных людей, которые обычно успевали делать больше других. Это стало фундаментом для разработки простых правил по организации своего рабочего времени.

Итак, простые правила рационального использования времени:

1) Написать список важных дел в порядке их важности. Это элементарное планирование рабочего дня. Потом этот список дел можно легко анализировать для понимания правильности расходования времени. После выполнения какого-нибудь пункта в плане зачеркните его и поставьте рядом количество времени затраченного на дело.

2) В первую очередь уделите свое внимание только срочным и важным делам. Как правило, маловажные дела отнимают у нас 80% времени, а результативными мы занимаемся лишь 20% от своего времени. Также, есть маленькие вопросы, которые могут зародить довольно большие. Поэтому их нужно решать еще вначале. Здесь стоит опасаться, чтобы они не превратились в большую текучку малых дел, которые в итоге не принесут значимого результата и зародят ощущения зря проведенного дня.

Занимайтесь только одним делом, не набрасывайтесь на мелочи, не отвлекайтесь.

3) Не переходите на решение другого вопроса пока не решите первый. Ведь он по плану расположен выше и имеет статус важного. Переключая свое внимание от одного к другому, вы теряете прямую логику решения первого вопроса, в который позже придется вникать заново. При этом подобные действия плохо сказываются на здоровье. Мы быстро утомляемся, начинаем делать больше ошибок, раздражаемся, что в итоге приводит к низкому качеству работы.

4) Постарайтесь хотя бы на час спрятаться от текучки. Самым эффективным при решении серьезных вопросов, подготовке документов считается практика закрытых дверей. Запритесь, попросите не беспокоить вас, включите автоответчик или вообще отключите телефон. Для этого могут подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или любое другое свободное и относительно тихое помещение. Как показывает практика, во время уединения решаются наиболее важные и необходимые задачи.

5) Предпочитайте звонок самим посещениям. Бывает так, что личное посещение не имеет преимущества перед телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно узнать по телефону.

6) Учитесь читать быстро. Иногда много времени занимает чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и т.д. Поэтому, наиболее эффективно будет, если вы освоите специальную технику быстрого чтения. Благо, что сейчас достаточно много курсов и книг, которые учат технике чтения. Помимо всего, руководителю желательно поручать сортировку корреспонденции отдельному лицу. Это сократит время на просмотр и выборки важных для вас бумаг.

7) Не забивайте свой рабочий стол различными бумагами. Как правило, по большинству бумаг можно принять решения сразу после прочтения. Но такое происходит только в 30% случаев. Наиболее важные документы чаще всего откладываются, чтобы позже в спокойной обстановке поработать над ними. Но как оказывается, времени на их решение в итоге не достаточно, и важное дело превращается в срочное. Таких случаев желательно не допускать.

8) Применяйте метод эффекта мелочей. Записывайте нужную информацию, не надейтесь на память. Перед поездкой - позвоните, и уточните всю необходимую информацию. Выезжайте туда, где собралось несколько важных для вас дел. Работайте во время поездок, ожиданий приемов, в очередях. Старайтесь группировать свои звонки. Всегда носите с собой ручку и записную книжку для важной информации. Не жалуйтесь на неудачи. Проанализируйте их и сделайте выводы.

Еще один важный момент. После решения важной задачи - отдохните. Не хватайтесь сразу за решение новой. Расслабьтесь, соберите все мысли. Насладитесь своим успехом. Это позволит накопить новую энергию для работы. Не думайте, что все ваши методы работы лучшее. Постоянно ищете способы улучшить распределение своего времени. Постоянно анализируйте свои действия, успехи и неудачи. Алан Лакейн, один из лучших в мире консультантов по методике рационального использования времени, на основе собственного опыта составил великолепный список, который содержит 61 способ экономии времени.

3. Основные причины стрессов у предпринимателей

Что чаще всего становится причиной психологических перегрузок в работе предпринимателя и как с ними бороться с точки зрения обывателя, человек, владеющий собственной фирмой, должен быть надежно защищен от стрессовых ситуаций. Над ним нет начальства, которое запросто может лишить премии. Он работает в благоустроенном кабинете, который не нужно делить с десятком коллег. Наконец, его никто не может уволить. Но любой, кто хоть раз пытался наладить свое дело, знает, как далеки эти представления от реальности.

Любой бизнес - это риск и непредсказуемость, это десятки ответственных решений, которые приходится принимать ежедневно. И даже от самого успешного бизнесмена работа нередко требует очень высокого напряжения и эмоциональных и физических сил.

Психологи выделяют шесть основных причин, порождающих стресс у предпринимателей:

Причина №1. Финансовые проблемы. Вечный и, пожалуй, основной источник волнений для любого владельца фирмы. С финансовыми затруднениями сталкиваются даже самые удачливые бизнесмены. Причем чем перспективнее проект, тем больнее неудача и сильнее стресс, который она вызывает.

Причина №2. Плохая организация бизнеса. Стрессовую ситуацию порождают ошибки, связанные с управлением компанией. Например, важное поручение оказалось невыполненным из-за нечеткого разделения обязанностей между сотрудниками. И главный виновник этой неразберихи - руководитель, который не сумел наладить работу.

Причина №3. Человеческий фактор. Директор может стать жертвой конфликта с сотрудниками своей компании. Конечно, подчиненные редко идут на открытое противостояние, но быть объектом глухой ненависти - вещь весьма неприятная. Кроме того, шефу по долгу службы положено выступать миротворцем или третейским судьей, что тоже чревато изрядным нервным напряжением. Причина №4. Переутомление. Извечная беда подавляющего большинства российских руководителей, которые стремятся держать под личным контролем все участки работы компании. Не желая предоставить больше полномочий заместителям и менеджерам, начальники обрекают себя на работу по 15 часов в сутки. И стресс не заставляет себя ждать.

Причина №5. Гиперответственность. Руководители остро переживают любой, даже самый незначительный промах, допущенный кем-то из сотрудников фирмы. Они полагают, что это нормально. Но на самом деле, такая гиперответственность - явное отклонение от нормы. Люди, испытывающие такое чувство, постоянно недовольны собой и окружающими, и как результат часто испытывают стресс, который далеко не лучшим образом отражается на их работе. Причина №6. Повышенная восприимчивость. Не самый частый порок в среде успешных бизнесменов, но иногда и он становится причиной стресса. Руководители испытывают сильнейшее волнение от любого конфликта - с подчиненными, партнерами, клиентами, представителями государственных служб. Исследователи, изучающие стрессовые ситуации, выделяют в каждой из них три фазы: мобилизация, дезадаптация и дезорганизация. В целом, стресс разрушительно действует на человеческий организм. Но нет худа без добра: его начальная стадия нередко становится катализатором, позволяющим в считанные минуты собрать все силы и решить сложнейшую проблему.

Доктор медицинских наук, врач-психотерапевт Петр Новиков считает, что человек, научившийся управлять этим психологическим механизмом, может показать фантастические результаты: - Стрессы закаляют, помогая более эффективно действовать в последующих нестандартных ситуациях. Главное - избегать длительных, непрерывных стрессов, которые затрудняют адаптацию к постоянно изменяющимся условиям. Нужно уметь вовремя переключаться, давая организму возможность вернуть измененные стрессом функции к норме. В случае если стресс продолжается и усиливается, за фазой мобилизации следует фаза дезадаптации. Человеку становится сложно формулировать свои мысли, он начинает совершать многочисленные ошибки. Наконец, если стресс на этой стадии не удалось побороть, наступает фаза дезорганизации, когда полностью теряется контроль над ситуацией. Наступает состояние вялости, апатии, расслабленности, пассивности и безнадежности. Если стресс дошел до фазы дезадаптации, то высока вероятность серьезной депрессии.

предприниматель время стресс планирование

Управление временем (Time Management) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат - повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Подобные документы

Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.

контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010

Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.

реферат [81,4 K], добавлен 24.03.2013

Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".

дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015

Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".

дипломная работа [836,5 K], добавлен 17.08.2016

Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.

контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014

Исследование основных правил и функций тайм менеджмента, техники правильного использования времени. Реалистичное планирование рабочего времени. Систематизация заданий по важности и очередности. Организация рабочего дня. Согласование планов во времени.

презентация [453,1 K], добавлен 08.02.2015

Сущность, содержание и предпосылки возникновения тайм-менеджмента, основные этапы его зарождения и развития. Эволюция теории об эффективной организации времени во второй половине ХХ века. Период "классического" тайм-менеджмента в 50–90-е гг. ХХ века.

В современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Под тайм-менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Содержание

Введение 3
1 Характеристика тайм – менеджмента 4
1.1 Сущность и принципы тайм-менеджмента 4
1.2 Причины использования тайм-менеджмента 5
1.3 Современные приемы тайм-менеджмента 7
2 Применение тайм – менеджмента 11
2.1 Внедрение тайм - менеджмента в компании 11
2.2 Применение системы тайм-менеджмента в ОАО “Мегафон” 14
Заключение 16
Список используемых источников 17

Прикрепленные файлы: 1 файл

реферат по менеджменту.docx

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

3. Пронумеровать задачи.

4. Оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В:

а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;

б) последующие 20 процентов - задачи категории Б;

в) остальные 65 процентов - задачи категории В.

5. Перепроверить временной план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени - задачи А; 20 процентов запланированного времени - задачи Б; 15 процентов запланированного времени - задачи В.

6. Провести соответствующие корректировки, ориентируя план на задачи А.

7. Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Делегирование полномочий. «Общий смысл делегирования – перепоручение задач своим подчиненным или коллегам. Многие управленцы, считающие себя опытными и работоспособными, предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность, необразованность, некомпетентность подчиненных. Такое явление свидетельствует, скорее, об отсутствии опыта делегирования полномочий и неумении обучить персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца.

Основные преимущества делегирования:

1. У руководителя высвобождается время для более важных задач;

2. Использование и развитие профессиональных знаний и навыков работников;

3. Стимулирование раскрытия способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых;

4. Положительное воздействие на мотивацию труда сотрудников.

Для правильного делегирования необходимо придерживаться следующих правил:

1. подбирать подходящих сотрудников;

2. распределять сферы ответственности;

3. координировать выполнение порученных задач;

4. стимулировать и консультировать подчинённых;

5. контролировать рабочий процесс и результаты;

6. давать оценку своим сотрудникам;

7. пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Передача задач или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Руководитель ни в коем случае не передает своих управленческих функций, задачи высокой степени риска и ответственности за руководство.

Контроль итогов и корректировка целей. Контроль результатов служит для оптимизации трудового процесса, он охватывает три задачи:

1. Осмысление физического состояния. Приносит ли планирование результаты, способствует ли комфорту;

2. Сравнение запланированного с максимально возможным. Необходимо регулярно анализировать деятельность, определять моменты потери времени, составлять листки помех;

3. Корректировка по установленным отклонениям. Необходимо перепроверять планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Различают контроль результатов труда и контроль конкретных задач, нельзя пренебрегать ни тем, ни другим.

2 Применение тайм – менеджмента

2.1 Внедрение тайм - менеджмента в компании

То, что временем необходимо рационально управлять, сегодня является очевидным фактом. С нехваткой времени или его полным отсутствием сталкиваются все - от менеджеров низшего звена до управленцев и владельцев предприятий.

До недавнего времени тайм-менеджмент в основном рассматривался применительно к отдельно взятому человеку. То есть каждый специалист по собственному желанию может применять методы тайм-менеджмента относительно своего времени.

Последней тенденцией стало внедрение системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент – это новое направление в управлении предприятием. В большинстве российских организаций руководство не задумается над тем, на выполнение каких действий в течение рабочего дня его подчиненные тратят время, каким образом они выстраивают свою работу в рамках должностных обязанностей.

Объединяет все эти курсы одно – все они основаны на западных технологиях и не всегда соотнесены с российской действительностью. Кроме того, все-таки основная масса семинаров и тренингов по тайм-менеджменту носит индивидуальный характер, то есть скорее речь идет о персональном тайм-менеджменте, чем о корпоративном тайм-менеджменте.

Что же касается компаративного тайм-менеджмента, то на наш взгляд следовало бы выделить три его направления:

корпоративный тайм-менеджмент предприятия;

корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений;

индивидуальный тайм-менеджмент ведущих специалистов.

Так, например, применение системы MS Outlook позволяет существенно экономить время в процессе передачи необходимой информации. Происходит это за счет возможности более лаконично и четко формулировать суть проблемы. Написанная информация воспринимается быстрее и более точно, чем та, которая сообщается устно.

Кроме того, в процессе общения с использованием информационных технологий появляется возможность существенно экономить время в процессе передачи информации. Связанно это с отсутствием необходимости перемещаться из кабинета в кабинет, или из одной организации в другую.

Так же достаточно много времени экономиться на личном общении в процессе передачи информация через интернет, благодаря существующим шаблонам и символам, заменяющим фразы, являющиеся элементами вежливого общения.

В целом корпоративный тайм-менеджмент предприятия – это система правил и норм взаимодействия сотрудников на предприятии, правил и механизмов обмена информацией. Во многом такой тайм-менеджмент по смыслу дублирует коммуникационный процесс на предприятии. А соответственно его сложно отнести к абсолютно новому направлению в области управления предприятием.

Применение приемов совершенствования коммуникаций и оптимизации коммуникационного процесса на предприятии в рамках тайм-менеджмента позволит добиться большего организационного и экономического эффекта.

Корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений предполагает формирование единообразного алгоритма выполнения своей работы для сотрудников одного или нескольких подразделений, выполняющих однообразные обязанности.

Одной из основных проблем данного направления тайм-менеджмента является сравнительно небольшая численность сотрудников, которых можно объединить в группу людей, выполняющих идентичные обязанности, и достаточно большое количество таких групп на одном предприятии. Таким образом, для оптимизации работы во времени каждой группы специалистов требуется разработка рекомендаций и приемов тайм-менеджмента, присущих только для данной группы специалистов. Как правило, специалисты по тайм-менеджменту, либо просто не занимаются этим, предпочитая использовать коллективные семинары и тренинги, основанные на приемах индивидуального тайм-менеджмента, либо услуга по формированию системы тайм-менеджмента для каждого отдельно взятого подразделения предприятия обходится достаточно дорого.

Следует отметить, что, как правило, не во всех подразделениях предприятия возникает необходимость внедрения системы тайм-менеджмента. Проблема управления временем возникает там, где есть альтернатива его использования. В тех подразделениях предприятия, где сотрудники выполняют однообразную механическую работу скорее возникает необходимость в исследовании физиологических и психологических возможностях человека в выполнении заданного алгоритма действий при существующих условиях тяжести и напряженности труда.

Часто говорить о том, что управленческие процессы на предприятии не осуществляются и сотрудники не заинтересованы в наиболее быстром качественном выполнении своих служебных обязанностей неоправданно. Связано это с тем, что каждый сотрудник имеет свои должностные обязанности, зафиксированные в должностных инструкциях и трудовом договоре. В трудовом договоре так же, как правило, зафиксировано, то количество часов, которые он должен проработать в день и то количество дней, которые он должен проработать в неделю. То есть, есть определенный объем работы (обязанности, зафиксированные в трудовом договоре) и время на его выполнение (режим и график работы, зафиксированные в трудовом договоре).

Как правило, при разработке программ семинаров и тренингов по тайм-менеджменту внимания физиологическим особенностям человека и условиям тяжести и напряженности труда внимания уделяется не достаточно.

Что касается индивидуального тайм-менеджмента ведущих специалистов, то, по сути, он представляет собой индивидуальный тайм-менеджмент руководителя и человека. Данное направление в настоящий момент является наиболее проработанным и эффективным с точки зрения практического использования.

В целом корпоративный тайм-менеджмент представляет собой достаточно перспективное направление в управлении предприятием, хотя сложностей в его применении на практике на данный момент множество. Определяя потребность во внедрении корпоративного тайм-менеджмента и объемах его применения на отдельно взятом предприятии следует:

- в каких подразделениях (или для каких должностных единиц) внедрение тайм-менеджмента целесообразно;

- какого экономического и организационного эффекта позволит достигнуть внедрение корпоративного тайм менеджмента на предприятии. То есть речь идет о соотношении затрат и полученных результатов;

- какова вероятность того, что эффект от внедрения системы корпоративного тайм- менеджмента на предприятии окажется достаточно длительным, что бы позволить проявиться экономическому и организационному эффекту.

Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем в отдельно взятой организации. Система корпоративного тайм-менеджмента должна быть индивидуально разработана для каждого предприятия и должна сочетать в себе все три направления корпоративный тайм-менеджмента: тайм-менеджмент предприятия, корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений и индивидуальный тайм-менеджмент ведущих специалистов. Причем корпоративный тайм-менеджмент отдельных подразделений в ряде случаев скорее должен быть основан на физиологических особенностях человека и условиях тяжести и напряженности труда, чем на процессе грамотного распределения времени.

2.2 Применение системы тайм- менеджмента в ОАО “Мегафон”

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так: это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

Попытки человека контролировать время уходят корнями в глубочайшее прошлое. В период Древнего мира и Средневековья такого понятия, как тайм-менеджмент, конечно же, не существовало. Тем не менее, история развития тайм-менеджмента берет начало именно в Древнем мире. Около 2000 лет назад римский мыслитель Сенека уже предложил в письме поэту Люцелию следующие идеи:

разделять все время на потраченное хорошо, плохо и бесполезно;

вести постоянный учет времени в письменном виде;

прожив определенный период, оценивать его с точки зрения заполненности.

Итальянский ученый и писатель Альберти, живший в XV веке, утверждал, что люди, умеющие управлять временем с пользой, будут успешны всегда и в любом деле.

Заметно повлияло на историю развития тайм-менеджмента появление промышленности. Необходимость управлять слаженной работой сотен людей заставила искать новые способы управления временем. На производствах был введен строгий график, появились расписания, смены.

История тайм-менеджмента в СССР началась во времена НЭПа. Наработки в этой области назывались НОТ, что расшифровывалось как Научная Организация Времени. Следующая волна популярности тайм-менеджмента в СССР пришла вместе с другими новшествами уже во второй половине 80-х годов.

Основные принципы тайм-менеджмента

Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

умение верно ставить цели;

умение правильно определять жизненные приоритеты;

варьировать инструментами планирования;

наработка необходимых привычек.

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.
Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Самый главный принцип – это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.
Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных обстоятельств.
Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько.
Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.
Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.
Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.
Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.
Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

Корпоративный тайм-менеджмент

Существует 3 типа тайм-менеджмента: индивидуальный, ролевой и социальный. Мы остановимся на социальном типе, а именно – на корпоративном тайм-менеджменте.

Потребность внедрения корпоративного тайм-менеджмента в каждое структурное подразделение обусловлено следующими факторами:

быстрые темпы изменений внешней среды.

Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы;

нестабильность мировой экономики и постоянная потребность в изменениях и инновациях.

Для организаций становятся нормой разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для специалистов всех подразделений, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться;

рост удельного роста нематериальных активов. (Это те объекты, которые не обладают материально-вещественным воплощением, но при этом приносят прибыль и используются в производстве более одного календарного года.)

Эффективность работы специалистов каждого подразделения становится основным фактором успешности всей компании.

Можно сделать вывод о том, что успешная деятельность во многом зависит от умения применять в организации трудового процесса сотрудников инструменты тайм-менеджмента. Для внедрения тайм-менеджмента в деятельность каждого подразделения не требуются значительные затраты на приобретение необходимой программы, достаточно использование простого, доступного, но довольно эффективного софта.

дополнительные часы резервов времени;

ясность и определенность целей и их быстрое достижение;

более высокая мотивация и грамотно организованная трудовая деятельность;

повышение эффективности работы.

Выбор инструмента, позволяющего осуществлять эффективную деятельность всех сотрудников организации, определяется личным предпочтением каждого из них, а также спецификой самой организации и сложившейся в ней схемой организации труда. В некоторых же организациях не прибегают к использованию такой технологии, как тайм-менеджмент, что во многом затрудняет достижение поставленных задач и снижает конкурентоспособность предприятия в целом.

К примеру, по данным опроса,лишь 26 % работников пользуются каким-либо специализированным софтом для организации своего времени. Причем 7 % опрошенных предпочитают пользоваться только электронными видами планирования своей работы, 24 % выберет скорее электронный вариант, чем бумажный и 43 % работников не видят разницы в использовании определенного вида инструмента тайм-менеджмента.

Так в эпоху информационных технологий использование электронных носителей является наиболее популярным средством планирования своего времени, и вполне логично, что работники либо не пользуются никакими инструментами тайм-менеджмента, либо выбирают какой-либо софт. Так 15% использует MS Word , 38% опрошенных использует для удобства заметки в собственном телефоне и 47% проголосовало за MS Excel, как за лучшее средство планирования работы.

Невидимые резервы эффективности

Рассмотрим еще один важный аспект, напрямую относящийся к организации деятельности сотрудников и их взаимодействия. Это вопрос о стандартизации общего языка .

Внедрение кооперативного тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, делают свою работу с минимальными временными затратами. Управления временем в разы повышает личную эффективность.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения. Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем во всей компании в целом.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / ПИТЕР, СПб, 2008. — 152 с.

Читайте также: