Табель форм документов реферат
Обновлено: 05.07.2024
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.
В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.
Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1 . (?)
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.
Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм документов организации предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
унификации форм документов в организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
В рекомендациях ВНИИДАД предлагается примерная форма Табеля форм документов организации. (Таблица 1.)
Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов
Наименование формы документа
Кем и когда утверждена форма документа
Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов
Наименование формы документа
Кем и когда утверждена форма документа
Сколько экз. готовится
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)
Таблица 3. Группы документов в организации
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации
Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации
Организационно-правовая документация организации
Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка
Распорядительные документы организации
Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами)
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов
Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения)
Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
полное наименование формы документа;
заголовок к тексту (тема), если он имеется;
код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Документ__ наименование вида документа _
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _ (есть или нет) _Код внутренний_ (есть или нет) ___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании
Периодичность подготовки ( количество документов в месяц) _________
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор
проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное
лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____ (какая и кто ставит) ________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,
должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____ кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рисунок 1. Форма карты документа
Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)
Наименование вида документа
Заголовок к тексту
Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения)
В каком случае создается документ
(постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая)
Количество доку-ментов в месяц
Кто готовит проект документа (должность, ФИО)
Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО)
Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо
Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)
Наименование вида документа
Основное должностное лицо, которое подписывает документ
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо
С кем согласуется содержание документ
(подразделение, должность, ФИО)
Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО)
Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)
Наименование вида документа
Кто утверждает документ
(подразделение, должность, ФИО)
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо
(подразделение, должность, ФИО)
Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется)
(подразделение, должность, ФИО)
Кто регистрирует документ, если это необходимо
(подразделение, должность, ФИО)
Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)
Наименование вида документа
Кому адресуется подписанный документ
(подразделение (организация, должность, ФИО)
Сколько экземпляров документа создается
Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров
Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?)
Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.
2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.
3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.
В продолжение разговора об управленческой документации paссмотрим функциональное назначение и порядок разработки табеля форм документов предприятия. Табель форм документов — это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешении к применению структурными подразделениями и должностным лицами предприятия.
Подготовка табеля форм документов предприятия производит на основе табелей форм документов структурных подразделений. Функциональное назначение табеля форм документов предприятия заключается в следующем:
1)закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
2)оптимизация состава управленческой документации предприятия, ее функциональности;
3)внедрение и обеспечение единого порядка подготовки управленческих документов предприятия
Нередко табель форм документов предприятия характеризуют справочник, включающий разрешенные к применению формы управленческих документов предприятия. Будет, однако, более верньи рассматривать его в качестве описания технологии подготовки документированной информации, потребность в которой, в зависимости от управленческой ситуации, испытывает предприятие.
В дополнение к табелю форм документов обычно разрабатывается альбом форм документов. Он представляет собой подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник униф
20. Состав документации пи оформлению дисциплинарных взысканий
Состав документации по учету труда и его оплаты
инрованных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лица ми предприятия.
Основное функциональное назначение альбома форм документов заключается в унификации форм представления документированной информации, востребованной предприятием. Кроме того, на основе форм в составе альбома в дальнейшем производится разработка (в необходимых случаях — доработка) бланков управленческих документов.
Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативно-правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в их состав вводятся и новые формы документов, разработанных предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации. Подготовка табеля и альбома форм документов предусматривает:
предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов;
уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом;
уточнение структуры табеля и альбома;
разработку проектов табеля и альбома;
согласование и в необходимых случаях уточнение проектов;
утверждение проектов табеля и альбома.
Предварительное изучение применяемых на предприятии форм управленческих документов имеет целью установить соответствие состава управленческой документации предприятия задачам управления его деятельности, а также текущим перспективным потребностям предприятия в различных видах документирован ной информации. В ходе предварительного изучения определяется (уточняется) состав и содержание задач управления деятельность предприятия, а также — в предварительном порядке — степень ответствия состава и вида форм управленческих документов, при меняемых на предприятии, этим задачам.
По результатам предварительного изучения формулируются предложения по оптимизации состава управленческой документации предприятия посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативно-правовы актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства (ДОУ). При этом принимаются во внимание и специфические потребности предприятия в отдельных видах документированной информации и (или) формах управленческих документов.
Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом, имеет целью:
выявить формы документов, не отвечающих установленным требованиям (в том числе устаревшие, несовершенные с точки зрения автоматизированной обработки и т.п.);
выявить формы документов, нуждающихся в корректировке;
включить в предварительные перечни, на основе которых в дальнейшем будут разрабатываться проекты табеля и альбома, новые формы документов, предусмотренные соответствующими актами (документами) 4 '.
Выполнение необходимых мероприятий производится на основе управленческой документации предприятия, образовавшейся за период от одного до трех предшествующих лет. По результатам данного этапа разработки табеля и альбома разрабатывается уточненный перечень форм документов, а также карты на каждый документ, подлежащий включению в табель (альбом). В картах указываются сведения:
о полном наименовании формы документа;
о функциональной (структурной) принадлежности формы документа;
об основных этапах подготовки документа, в том числе о структурном подразделении (должностном лице) — разработчике проекта, необходимости внешнего и внутреннего согласования, порядке Удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление оттиска печати и т.п.). а также об адресате (адресатах) документа, особенностях регистрации документа, обеспечении контроля за его подготовкой, месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается за пределы предприятия).
На основе последующего изучения совокупности карт устанавливается окончательный состав документов, подлежащих включению в табель (альбом).Кроме того, для формирования альбома производится предварительный отбор образцовых (эталонных) форм соответствующих документов в бумажном и (или) электронном представлении.
Уточнение структуры табеля и альбома предполагает выбор способа их структуризации, а также предварительное распределение форм документов в соответствии с предполагаемой структурой табеля (альбома). Наиболее часто структуризация производится либо по функциональному принципу, либо по принципу так называемой прямой связи.
Функциональный принцип предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с реальными функциями управление деятельностью предприятия и решаемыми в рамках соответствующих: функций управленческих задач. В свою очередь, принцип прямо! связи предусматривает структуризацию табеля (альбома) в соответствии с фактической организационной структурой предприятия.
По результатам уточнения формируется предварительный перечень разделов (частей) табеля (альбома). При этом для структуры, организованной по функциональному принципу, в качестве ра 1 чих названий заголовков разделов (частей) принимаются наименования соответствующих управленческих функций (комплексов управленческих задач), а для структуры, организованной по принципу прямой связи, — наименования соответствующих подразделении
Разработка проектов табеля и альбома включает:
выбор способа представления информации о формах документе!
определение состава данных о формах документов, порядка оформления;
определение способа оформления титульных страниц табеля (альбома), их служебных разделов (частей).
Уточним в этой связи, что табель форм документов обычно ставляется в табличной форме. В таблице, как правило, указываются: номер по порядку, наименование формы документа, коя форм документа в соответствии с ОКУД или локальным классификатором управленческой документации (ЛКУД), наименование структурного подразделения (должностного лица), готовящего проект документа, особенности подготовки проекта (необходимость его согласования, порядок представления на подпись пли утверждение, обязательность удостоверения посредством оттиска печати. Сведения о месте регистрации документа, обеспечении контроля за его исполнением, сроке исполнения документа, месте хранения его подлинника и копий, адресатах документа, сроках хранения и т.п. указываются в соответствующих графах таблицы по необходимости. Расположение документов в пределах разделов (частей) табеля производится либо в логической последовательности (основной документ и приложения к нему), либо в соответствии с нумерацией документов по ОКУД (ЛКУД) (по возрастанию номеров).
Составление альбома форм документов производится во вторую очередь и сводится к последовательному расположению форм документов в точном соответствии с окончательной структурой табеля.
Подчеркнем, что выбор окончательных вариантов проектов табеля и альбома производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к содержанию и оформлению управленческой документации, а также с учетом состава и содержания задач деятельности предприятия. Во внимание должны также приниматься и функциональное назначение табеля (альбома), и порядок их применения в повседневной работе.
Согласование и в необходимых случаях уточнение проектов табеля и альбома производится со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными липами, уполномоченными производить подготовку и (или) обработку управленческих документов. Общее методическое руководство подготовкой проектов осуществляет служба ДОУ и архив" предприятия. В процессе согласования заинтересованные стороны вправе вносить мотивированные предложения, направленные на совершенствование как проектов табеля (альбома) в целом, так и форм отдельных документов. Окончательно уточненные по содержанию, и структуре проекты надлежащим образом оформляются, после чего представляются на утверждение руководителю предприятия.
Утвержденные экземпляры табеля и альбома форм документов, а также их контрольные электронные копии подлежат хранению в службе ДОУ. Табель и альбом тиражируются в необходимом количестве экземпляров, после чего выдаются для руководства в повседневной работе по подготовке и обработке управленческих документов.
Изменения и дополнения в табель (альбом) форм документов вносятся в следующих основных случаях:
при изменениях в законодательстве;
при введении в действие нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти);
при изменениях в системе управления деятельностью предприятия и (или) его организационной структуре.
Кроме того, в табель (альбом) могут включаться формы документов, необходимость в применении которых обусловлена соображениями практической целесообразности.
Время от времени из состава табеля (альбома) выводятся формы документов, не отвечающих требованиям нормативно-правовой базы делопроизводства (ДОУ) либо не удовлетворяющих потребностям предприятия в обеспечении документированной информацией соответствующего вида. Все изменения и дополнения в табель (альбом) вступают в силу после утверждения руководителем пред-, приятия по представлению службы ДОУ.
В конечном счете применение табеля и альбома позволяет обеспечить соответствие применяемых форм документов задачам предприятия, сокращение затрат на подготовку и последующую обработку управленческих документов в сочетании с минимизацией, ошибок, совершаемых в процессе их подготовки и обработки, и: этой основе — более высокую оперативность и надежность управления деятельностью предприятия. Примерная форма табеля форм документов представлена в таблице 3, а пример титульного листа: альбома форм документов — на стр. 63.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку — в соответствии с управленческими функциями и задачами — предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более… Читать ещё >
Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )
Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:
- — по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п. );
- — структурным подразделениям.
Составление Табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагается на службу делопроизводства организации.
Табель может дополняться графами:
- — код формы документа по классификатору;
- — ответственный за контроль исполнения;
- — годовой тираж бланков и т. д.
Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля — это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку — в соответствии с управленческими функциями и задачами — предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности [24, "https://referat.bookap.info"].
Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу:
- 1 Организация системы и процессов управления
- 1.1 Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
- 1.2 Обеспечение законности деятельности
- 2 Прогнозирование и планирование деятельности
- 2.1 Прогнозирование деятельности организации
- 2.2 Планирование деятельности организации
- 3 Регулирование деятельности
- 3.1 Информационное обеспечение деятельности организации
- 3.2 Оперативное управление деятельностью организации
- 4 Контроль за деятельностью
- 4.1 Статистическая отчетность
- 4.2 Ведомственная отчетность
- 4.3 Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)
- 5 Финансовое обеспечение
- 5.1 Бухгалтерский учет
- 5.2 Бухгалтерская отчетность
- 6 Материально-техническое обеспечение
- 6.1 Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
- 6.2 Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
- 6.3 Обеспечение сбыта продукции
- 7 Научно-техническое обеспечение
- 7.1 Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
- 7.2 Внедрение и эксплуатация технических средств
- 7.3 Охрана окружающей среды
- 7.4 Научно-техническая информация
- 8 Международное сотрудничество
- 8.1 Командирование сотрудников за рубеж
- 8.2 Прием зарубежных делегаций
- 8.3 Информационно-справочное обслуживание международных связей
- 9 Обеспечение кадрами (персоналом)
- 9.1 Подбор, расстановка и использование кадров
- 9.2 Учет личного состава
- 9.3 Аттестация работников
- 9.4 Повышение квалификации работников
- 9.5 Командирование сотрудников
- 9.6 Нормирование труда
- 9.7 Охрана труда
- 10 Документационное обеспечение
- 10.1 Учет и контроль исполнения документов
- 10.2 Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень Табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретизируется с учетом функций и задач организации, отражающими ее целевое назначение. В этом случае функции управления, отражающие основное (целевое) содержание деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1−4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5−10).
В Табель форм документов включаются:
- — Формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.;
- — применяемые в организации формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- — внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами организации;
- — формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.
Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.
Табель форм документов организации – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их статуса, основных этапов подготовки и происхождения.
Он представлял собой таблицу со следующими графами:
- код формы по ОКУД;
- отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;
- наименование и индекс формы;
- разработка по линии ОАСУ.
В этом случае Табель уже рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.
В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов / ВНИИДАД. М., 1991):
| Наименование унифицированной формы документа | Код формы документа | Ответственный за подготовку и оформление | Срок подготовки | Периодичность | Согласование проекта документа |
| По ОКУД | По отраслевому классификатору | Внутреннее | Внешнее |
| Удостоверение | Куда представ-ляется | Срок представ-ления | Срок испол-нения | Тираж бланков в год | Структурное подраз-деление и должность ответст-венного за регистрацию | Структурное подраз-деление и должность ответст-венного за контроль | Местона-хождение первого экземпляра (второго экземпляра) | Приме-чание |
| Подпись | Утверж-дение | Печать |
Эта форма Табеля интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.
Примерная форма Табеля унифицированных форм документов министерства (ведомства)
| № п/п | Наименование формы документа | Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа | Периодичность издания | Подразделение, ответственное за подготовку | Примечание |
В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.). Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.
В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информации о Табеле форм документов.
Анализ существующих на сегодняшний день положений о порядке разработки Табеля, организации этой работы, ее содержании показал, что они крайне скупы, а если учесть, что методические документы по этому вопросу отсутствуют, становится понятным, что всякая попытка практической реализации идеи разработки Табеля в конкретном учреждении неизбежно сталкивается со множеством вопросов. Тем не менее многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидны тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.
Один из важнейших вопросов, связанных с Табелем, - его назначение. Разработка Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:
- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
- упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.
Последнее положение особенно важно: опыт показывает, что Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и инвентаризации форм документов именно в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он служит одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Как правило, наряду с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов, включенных в Табель, но это вполне самостоятельный вид работы, хотя и логически вытекающий из Табеля, и связанный с ним на содержательном уровне.
Разработка Табеля форм документов включает в себя несколько этапов:
- сбор и анализ материала;
- выбор формы Табеля;
- формирование структуры Табеля;
На первом этапе изучается документация организации и в первую очередь:
- документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъектов Федерации, органов местного самоуправления, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации;
- организационно-правовая документация учреждения: устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.;
- распорядительные документы организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации главным образом на предмет выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами;
- комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющие состав и технологию обработки документов: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
- документация организации как минимум за последний год ее существования.
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (см. образец), в которую вносится следующая информация:
- полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);
- сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
Читайте также: