Стандартизация и унификация системы доу реферат

Обновлено: 05.07.2024

Нормативная база организации ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. государственные стандарты на документацию;

7. унифицированные системы документации;

8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

1. По наименованию (служебные записки; докладные записки; приказ; договор; протоколы; акты; служебные письма; гарантийные письма; и т.д.)

2. По составлению (внутренние документы; внешние документы.) Внутренний документ- это документы составляемые работниками данного предприятия.

Внешний документ- это документы, поступающие из фирм других предприятий, организаций или частных лиц.

3. По содержанию (простые и сложные)

Простой документ - рассматривает один вопрос.

Сложный документ - рассматривает более одного вопроса.

4. По форме изложения ( индивидуальная; трафаретная; типовая)

5. По виду оформления (подлинник; копия; выписка; дубликат)

Подлинник – это подписанный и надлежавшим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Выписка – в выписке обязательно указывается, из какого документа она сделана, подтверждается подписью должностных лиц и печатью.

6. По срокам исполнения (срочные и не срочные)

Срочные - с указанием даты

Не срочные – без указания даты

7. По срокам хранения (временного хранения(до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); бессрочные (постоянного срока хранения)).

Унификация и стандартизация документов.

Унификация – это проведения чего-либо к единой системе, форме и единообразию. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов. Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель). Существуют следующие виды стандартов:

1. ГОСТы – государственные стандарты.

2. ОСТы – отраслевые стандарты.

3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России. Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

Виды документов.

1 группа 2 группа

Документы по общим и Функции управления включает

административным вопросам финансовые документы

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, сводки, обзоры, докладные записки, письма и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы и др.).

По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного учреждения

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ

21.02.05 Земельно-имущественные отношения

Выполнила обучающаяся гр. ЗИ-274 ________ Пушкина Алёна Витальевна

Оценка за выполнение и защиту реферата _____________

Проверила ______________ Абрамович Анастасия Владимировна

Новый Уренгой 2020

Понятие документ 4

Виды документов 5

Стандартизация и унификация документов 6

Список использованных источников 9

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

Все документы подразделяются на несколько групп:

По способу документирования :

4. Кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

По месту составления:

По происхождению различают:

1. Официальные или служебные – составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации;

2. Личные – затрагивающие интересы определенного лица, именные документы.

По юридической силе:

1. Оригиналы (подлинники) – первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором;

2. Копия - документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников;

3. Отпуск - копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника документа;

4. Заверенные копии – копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу;

5. Выписки – части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать;

Стандартизация и унификация документов

Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Документы служат для обмена информацией между организациями, для осуществления руководящей деятельности внутри организации. Деятельность любой организации невозможна без документирования. Основной целью документирования делового общения организации или предприятия является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Список использованных источников

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

- законодательные акты в сфере информации и документации;

- постановления и распоряжения, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Украины, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, Гражданским кодексом устанавливаются виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными законами.

регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство ираспространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

2. Положения настоящего Закона не распространяются на отношения,возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной

деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации

1.1. Форма трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку

1.2. Инструкцию о порядке ведения и хранения трудовых книжек

1.3. Форму книги учета движения трудовых книжек и вкладьишей в них

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Главного государственного архивного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 № 4.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

Стандартизация и унификация системы документационного обеспечения управления

Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

3)упорядочению информационных потоков;

4)сокращению количества документов;

5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам.

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.

Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению.

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- формы документов объединений, предприятий, организаций.

Разработчиками унифицированных форм на общегосударственном уровне выступаютГлавное государственное управление документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики Донецкой Народной Республики, Совет Министров ДНР и др. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.).

Формы документов учреждений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм… Читать ещё >

Стандартизация и унификация системы ДОУ ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

документационный обеспечение управление административный Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Требования к разработке унифицированных форм документов Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов (12, "https://referat.bookap.info").

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1 .5−85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Читайте также: