Средства бизнес коммуникаций реферат

Обновлено: 07.07.2024

Содержание работы

Введение 3
1. История делового общения 4
2. Информационные возможности делового общения 6
2.1 Телефонная коммуникация 7
2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации 7
2.3 Автоответчики 9
2.4 Электронная почта 10
2.5 Интернет-пейджер ICQ 11
2.6 Видео и телеконференции в Интернет 13
2.7 Интернет - эффективное средство делового общения 17
Заключение 19
Список использованной литературы 20

Файлы: 1 файл

Электронные средства связи.docx

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное БЮДЖЕТНОЕ образовательное

учреждение высшего пРофессионального образования

российский государственный аграрный университет – МСха имени К. А. Тимирязева
(ФГБОУ ВПО ргау - МСХА имени К. А. Тимирязева)

Кафедра государственного и муниципального управления

Реферат по дисциплине

«Электронные средства связи

1. История делового общения 4

2. Информационные возможности делового общения 6

2.1 Телефонная коммуникация 7

2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации 7

2.3 Автоответчики 9

2.4 Электронная почта 10

2.5 Интернет-пейджер ICQ 11

2.6 Видео и телеконференции в Интернет 13

2.7 Интернет - эффективное средство делового общения 17

Список использованной литературы 20

Введение

Деловое общение — это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Велика роль общения как такового, как вида деятельности людей - это фактор социализации, превращения человека из существа биологического в существо разумное и социальное, в личность, в члена общества. Велика роль общения и в бизнесе. Современный бизнес - это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами, поэтому коммуникации рассматриваются как средство сотрудничества, взаимодействия, обеспечения достижения целей работников, целей организации и целей общества.

Конец ХХ века показал, что информационный ресурс становится главным богатством как страны в целом, так и отдельного предприятия, организации любой формы собственности, индивида. Информация охватывает и экономику, и все сферы жизнедеятельности людей - труд, быт, досуг, политику. Наряду с природной и рукотворной составляющими жизненной среды, информационная сфера, связывающая людей друг другом через коммуникационные сети, стала неотъемлемым компонентом условий жизнедеятельности людей. Образовательные, культурные, научные потребности людей также реализуются посредством информации.

В третьем тысячелетии информация, как инструмент делового общения стала глобальным ресурсом научно-технического прогресса. Появилась возможность оптимально решать социальные вопросы, проблемы государственного устройства, медицины, науки, культуры, спорта и т.д.

1. История делового общения

Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д. Мир электронного общения, как специфический объект специального научного исследования, имеет недолгую и одновременно яркую историю. В качестве представителей данного направления можно назвать имена Н. Лумана, М. Кастельса, М. Маклюэна, Дж. Семпси, А. Турена, Ю. Хабермаса, У. Эко и многих других современных исследователей. В их работах социум представлен как мир общения, в котором новые информационные средства становятся одним из важнейших инструментов ориентации человека в мире и взаимодействия людей друг с другом. При этом новая коммуникативная среда, рождающаяся у нас на глазах (в первую очередь, в лице Всемирной компьютерной сети), налагает на прошлые виды общения свой неповторимый отпечаток.

Современный менеджер работает в сложной коммуникативной среде, используя весь коммуникативный арсенал, накопленный человечеством за тысячелетия – от устной передачи информации до использования современнейших средств коммуникации. При этом коммуникативный арсенал человека обновляется все быстрее и быстрее. Если в прежние времена человечеству требовались столетия, чтобы хоть немного модернизировать способы общения, то сегодня новые средства коммуникации появляются чуть ли не каждый год. Однако для того, чтобы эффективно пользоваться самыми современными средствами коммуникации, необходимо иметь представление не только об их технологических и коммуникативных возможностях, но и о культурно-историческом контексте, в который они встроены.

Кардинальную революцию в общении произвело изобретение письменности. Произошло величайшее событие - человеческая речь разделилась на устную и письменную. Собственно, вместе с этим из племенного общества произросла цивилизация.

Революция, произведенная письменностью, растянута в историческом времени на тысячелетия. Если первые письменные памятники относятся к IV-III тысячелетиям до нашей эры, то в современном западном мире грамотность была достигнута только в XX столетии.

Последующим революционным новшеством стало изобретение Иоганном Гуттенбергом печатного станка в середине XV века. С этого времени письменная речь как способ общения приобрела три новых качества, которые, собственно, и совершили революцию. Во-первых, письменный текст стал набираться унифицированными печатными шрифтами – простыми для восприятия и одинаковыми для всей территории распространения национального языка. Во-вторых, печать книги стала достаточно скоростным процессом – гораздо более быстрым, чем рукописное производство книг, практиковавшееся до этого. И, в-третьих, огромную роль играет самое главное качество книгопечатания возможность практически моментально тиражировать любые тексты в большом количестве.

В свою очередь, научно-технический прогресс вызвал к жизни новые средства коммуникации электронные, которые втягивают нас в общение с множеством других людей на глобальных масштабах.

Эпоха информационного бума обрушилась на человечество практически сразу, с точки зрения исторического времени – внезапно. Многие тысячелетия человечество жило устной традицией. Несколько десятков веков существует письменность. Чуть более пятисот лет существует книгопечатание. И лишь 50-60 лет существует телевидение, предвестник новой эпохи. Интернет же обрушился на человечество за сущие мгновения – за срок примерно с 1980 года он захватил всю цивилизацию.

2. Информационные возможности делового общения

Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами, как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь.

Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации.

Неумение грамотно пользоваться новыми средствами коммуникациями зачастую оказывается критическим. Проще говоря, на человека, не пользующегося мобильным телефоном, не знающего, что такое факс, во многих сферах бизнеса посмотрят удивленно, а человека, не владеющего компьютером, попросту не возьмут на работу.

Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида — почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.

Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка активно использовать Интернет, факс и прочие средства оперативной связи и для ведения обычной деловой переписки, и при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

- телефон и мобильный телефон;

- телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты;

2.1 Телефонная коммуникация

Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.).

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов. Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (факсимиле).

Например, в американской традиции принято иметь стандартную первую страницу для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы (организации). Бланк должен выглядеть так: в верхней части его размещается эмблема организации, а в самом низу по всей длине строки - адресата, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые будут отсылаться. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь необходимые реквизиты.

2. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться.

3. Проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения и обязательно фамилию и имя адресата.

4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

Актуальность данной тематики обусловлена тем, что к началу-середине 1990-х годов резко возросла озабоченность компаний тем, как они воспринимаются своими группами общественности. В российских организациях начали активно создаваться подразделения по связям с общественностью, в числе целей которых - формирование имиджа организации. Корпоративный имидж, корпоративная марка занимают все больше внимания экономистов, маркетологов, журналистов, культурологов, политологов, лингвистов во всем мире.

Корпоративный, или организационный имидж - это образ организации в представлении групп общественности . Позитивный имидж повышает конкурентоспособность коммерческой организации на рынке. Он привлекает потребителей и партнеров, ускоряет продажи и увеличивает их объем. Он облегчает доступ организации к ресурсам (финансовым, информационным, человеческим, материальным) и ведение операций.

Позитивный имидж значим не только для коммерческих организаций. Госструктурам он обеспечивает поддержку населения, бизнеса, средств массовой информации. Университетам, больницам, фондам - помогает вести сбор средств/пожертвований, а также привлекать лучшие ресурсы из возможных. Так, например, широкая позитивная известность МГУ во всем мире - один из факторов развитой глобальной телекоммуникационной системы, которой он располагает.

Высокая значимость имиджа для успеха организации стимулирует развернутые исследования на эту тему. Работа по формированию, поддержке и оптимизации имиджа ведется сегодня не только для организаций и персон, но и для государств, а также регионов стран и мира.

Глобализация рынков и методов деловой активности, развитие глобальных информационных коммуникаций, мощных систем поддержки решений обусловили резкий рост значимости работы все большего числа структур и организаций по созданию имиджа.

Имидж ассоциируется прежде всего с паблик рилейшнз (PR, связи с общественностью). Паблик рилейшнз - самостоятельная функция менеджмента по установлению и поддержанию коммуникаций между организацией и ее группами общественности. Кроме того, к сфере своих полномочий относят имидж и те, кто занимается рекламой, маркетинговыми коммуникациями, корпоративными коммуникациями, отношениями с СМИ, организационным поведением и человеческими ресурсами организации, журналистикой. Имиджмейкер - термин, стоящий в одном ряду сегодня с ньюз-мейкерами (журналистами) и PR - специалистами.

Особое значение имидж имеет для крупных и/или хорошо известных организаций. Такая организация - на виду общественности и в центре внимания СМИ. Ей некуда спрятаться от общественного порицания и невозможно бесследно раствориться в рыночной стихии. Поэтому крупные организации постоянно работают с общественным мнением, используя как собственные подразделения паблик рилейшнз/коммуникаций, так и привлекая внешние агентства.

Целью данной работы является анализ бизнес - коммуникаций как инструмента формирования корпоративного имиджа.

1. Рассмотреть понятие бизнес – коммуникаций

2. Изучить использование технологий бизнес - коммуникаций

3. Рассмотреть планирование PR-кампании как суммы технологий

1. Бизнес – коммуникации

За последнее десятилетие Россия серьезно продвинулась по пути экономических и политических реформ: появились и активно развиваются социальные институты, необходимые для нормального функционирования современной рыночной экономики. Политическая и экономическая открытость дала импульс расширению различных сфер бизнеса. Соответственно возросла интенсивность бизнес - коммуникаций, без которых невозможно сегодня представить нормальную работу коммерческих и государственных структур. Бизнес - коммуникации представляют собой самостоятельную управленческую функцию, суть которой состоит в эффективном взаимодействии с окружающей средой по средствам обмена информацией. Создание развитой коммуникационной сети в деловом мире – принципиальная задача современного бизнеса в любом масштабе. Истоки бизнес - коммуникаций лежат в public rеlаtions. Можно утверждать, что стабильный успех в бизнесе зависит от людей и деловых связей, которые эти люди создают, поддерживают и развивают. Участниками бизнес - коммуникаций становятся представители разных областей деятельности. Бизнес - коммуникации включают все многообразие форм делового общения, которые в последние десятилетия превратились в настоящую технологию ведения бизнеса. Современные бизнес - коммуникации также представляют собой самостоятельную управленческую функцию, эффективное выполнение которой возможно только при профессиональном подходе. Практика показывает, что модель бизнес - коммуникаций наилучшим образом подходит к укреплению репутации и позитивного имиджа компаний, поскольку соединяет в себе преимущества всех технологий работы с целевыми аудиториями: маркетинга, рекламы, PR.

Одним из симптомов роста актуальности бизнес - коммуникаций в России можно считать увеличение количества агентств и компаний, в названии которых присутствует слово “коммуникационный”. Многие отечественные PR и рекламные агентства полного цикла, переориентируются на оказание широкого спектра услуг в сфере бизнес - коммуникаций, а поэтому тенденция смены названий – это не столько дань моде, сколько показатель реальных изменений в бизнесе и обществе. В последние годы российский бизнес всё большее внимание начинает уделять собственному образу в глазах целевых аудиторий. Пока это наблюдается в основном в случае крупных российских компаний, которые вступают в семью ведущих транснациональных корпораций мира. Отечественные компании, в большинстве своем представляющие отрасли ТЭК и финансы, в полной мере ощущают необходимость формирования и продвижения собственного корпоративного имиджа: западное бизнес-сообщество внимательно оценивает как финансовые показатели, так и имидж компании, считая их одинаково важными. Действующие на рынке западные транснациональные компании могут апеллировать к многолетней репутации надежных партнеров: российский бизнес еще слишком “молод” для этого, а поэтому для него актуальность управления корпоративным имиджем многократно возрастает. Наряду с торговой маркой (“брэндом”) и репутацией корпоративный имидж является неотъемлемой частью нематериальных активов компании. Успешное развитие всех трех видов нематериальных активов не только приносит реальную прибыль, но также существенно повышает ее рыночную стоимость и инвестиционную привлекательность в перспективе. Известно, что стоимость крупнейших транснациональных компаний (АЙ-БИ-ЭМ, Бритиш Петролиум, Кока-кола, Майкрософт) на 70-80% состоит стоимости нематериальных активов. Именно поэтому центр тяжести в современных бизнес-коммуникациях смещается в сторону управления корпоративным имиджем. Имидж - это наиболее сложный и многоликий аспект корпоративной идентификации. Имидж целенаправленно формируется за счет опосредованного воздействия через СМИ и различного рода специальных мероприятий. Создание имиджа - медленный процесс/ и изменения не будут эффективными до тех пор, пока сознание целевых аудиторий не воспримет содержание корпоративного имиджа. Ответственность за формирование корпоративного имиджа несут службы, в компетенцию которых входит взаимодействие с внутренними и внешними аудиториями. К таким службам относятся: отделы корпоративного развития, PR-службы, отделы рекламы и маркетинга, то есть все, кто вовлечен в сферу бизнес-коммуникаций. Целью бизнес-коммуникаций компании является формирование позитивного корпоративного имиджа, работающего на повышение ее конкурентоспособности на рынке. Он облегчает доступ организации к различным ресурсам: финансовым, информационным, человеческим, материальным. Успешный процесс формирования корпоративного имиджа требует коммуникационного планирования, организации, контроля. Имидж помогает приблизить компанию к своим целевым аудиториям, сделать ее более открытой. Каким же должен быть корпоративный имидж компании, чтобы соответствовать ожиданиям целевых аудиторий? Можно назвать несколько признаков корпоративного имиджа:

имидж опирается на объективные маркетинговые и субъективные символические характеристики компании: торговую марку, логотип, специализацию, потребительские аудитории, корпоративную историю, организационную культуру, территориальное положение, объем капитала и т.п.

“образ корпорации” должен быть правдоподобным, достоверным, то есть целевые аудитории должны доверять имиджу компании. Стратегия информационной открытости является одним из ключевых элементов развития имиджа компании.

имидж должен быть ярким и конкретным. Эмоционально окрашенный, построенный на нескольких уникальных характеристиках образ компании создает реальные рыночные преимущества в ее деятельности.

образ корпорации должен быть простым, ориентированным на архетипические ожидания целевых групп.

2. Технологии бизнес – коммуникаций ( IMC ). Международная ассоциация бизнес – коммуникаций ( IABC )

Формирование и управление корпоративным имиджем становится эффективным при использовании продвинутых технологий бизнес-коммуникаций. К таким технологиям в частности относятся интегрированные маркетинговые коммуникации (Integrated Marketing Communications). IMC – это философия и стратегия бизнес-коммуникаций, следуя которой можно вывести на новый качественный уровень все виды взаимодействия целевыми аудиториями. Стратегия IMC позволяет превратить набор мероприятий по продвижению, рекламе и PR в эффективную маркетинговую стратегическую политику с привлечением всего арсенала исследовательских и рекламных средств. Стратегия IMC опирается на деловое сотрудничество и взаимопонимание специалистов, представляющих все сферы маркетинговых коммуникаций. IMC учитывают все каналы бизнес - коммуникаций, создавая эффект синергии при реализации мероприятий по управлению корпоративным имиджем. Реализация IМС наилучшим образом происходит в условиях информационной открытости. К принципам информационной открытости компаний относятся регулярность и оперативность предоставления информации, ее доступность для большинства акционеров и иных заинтересованных лиц, достоверность и полнота ее содержания, соблюдение разумного баланса между открытостью компании и соблюдением корпоративных интересов. В целом информационная открытость основана на эффективном управлении информационными потоками от компании к реальным и потенциальным клиентам и инвесторам, на информировании о компании, ее услугах, новинках, программах, социальной деятельности, в конце концов - даже о факте ее существования. Инструментарий продвижения корпоративного имиджа многообразен и включает все средства бизнес - коммуникаций: рекламу, PR, маркетинг, investor-relations. При этом происходит постепенная интеграция, взаимопроникновение всех названных сфер бизнес - коммуникаций. Например, если речь заходит о корпоративной рекламе как средстве конструирования образа компании, то это вовсе не означает ограничения воздействия на целевые аудитории только рекламными средствами. Ведь элементы корпоративной рекламы весьма разнообразны: это название и логотип компании; буклеты, корпоративный сайт и корпоративное видео; фирменный стиль, воплощенный в сувенирной и полиграфической рекламно-информационной продукции. К корпоративной рекламе можно даже отнести архитектурный стиль и оформление интерьера офиса компании и корпоративную спецодежду. Управление всеми названными элементами требует сотрудничества специалистов всех сфер бизнес - коммуникаций. Сфера бизнес - коммуникации включает профессионалов в области рекламы, маркетинга, связей с общественностью, корпоративному развитию, то есть всех тех, кто включен в создание корпоративного имиджа. Существует уникальная организация, объединяющая представителей разных профессиональных сфер бизнес коммуникаций, позволяющая им обмениваться опытом на основе развития междисциплинарных контактов в пространстве бизнес - коммуникаций.

Этой организацией является IABC - The International Association of Business Communicators или международная ассоциация бизнес-коммуникаций. Она была создана в 1970 году и к настоящему времени объединяет 13000 специалистов в сфере бизнес - коммуникаций по всему миру: около 150 отделений IABC находятся в 14 странах. В деятельности IABC участвуют профессионалы, представляющие весь спектр бизнес - коммуникаций: внутрикорпоративные, маркетинговые, общественные и межотраслевые, коммуникации в сфере PR, media - relations, рекламы, массовой информации. Понимая всю важность динамичных и эффективных коммуникаций для современного общества, члены Ассоциации видят свою миссию в создании пространства социально-ориентированных этичных коммуникаций, которые направлены на достижение взаимопонимания между людьми и организациями. Уже год существует российское отделение IАВС, которое объединяет ведущих отечественных специалистов с области бизнес - коммуникаций. Миссия российского отделения IABC состоит в формировании активной коммуникационной среды России через объединение усилий профессионалов в сфере бизнес - коммуникаций. Российское отделение IАВС считает, что интегрированные коммуникации между представителями различных сфер деятельности способствуют созданию благоприятного информационного климата, обеспечивающего позитивное развитие российского бизнеса. Опираясь на профессиональные и этические принципы IABC, российское отделение Ассоциации ориентирует свою деятельность в следующих координатах:

Коммуникация как профессионально важное качество менеджера

. отношений из производственной выделилась сфера бизнес-коммуникации или делового общения. В последние годы . элементов. В коммуникативных актах задействованы участники коммуникации – коммуниканты (отправитель и получатель), порождающие и интерпретирующие .

Коммуникации, как одна из составляющих работы менеджера

. 5 Глава 1 Интегрирующая роль коммуникации 6 Понятие коммуникации 6 Виды коммуникаций 8 Элементы коммуникации 9 Глава 2 Коммуникационный процесс 10 . . Социология организаций – с. 106 14 Комарова, А. Бизнес-коммуникации: их роль и значение на рынке .

Бизнес-планирование магазина

. этапы создания предприятий малого бизнеса 17 1.3 Бизнес – план как инструмент . повышает впечатление о бизнес-плане. Объём бизнес-плана завит от . Крутик А.Б., Горенбургов М.Д. Малое предпринимательство и бизнес – коммуникации: Учебное пособие. – Спб.: Изд. .

Технологии связей с органами власти в практике современного российского бизнеса: опыт железнодорожных компаний

. же зарождается и формируется как бизнес-коммуникация, совершаемая фирмами и их . характеризуют как управление процессом коммуникации бизнеса с государственными и муниципальными . как управление процессом коммуникации бизнеса с государственными и муниципальными .

Международные коммуникации и тенденции их развития

. бизнес коммуникаций представлена на рис. 1. Рис.1. Структуры бизнес-коммуникаций Роль организационной культуры в международных бизнес-коммуникациях Организационная .

После прочтения данной статьи формируются следующие компетенции:

знание:

средств и каналов, используемых для коммуникаций;
отличия формальных и неформальны средств коммуникации;
виды ролей слухов;
степень многообразия точек зрения касательно структуры коммуникативного процесса;
структурных особенностей коммуникативного процесса;
обобщенной модели процесса деловых коммуникаций в качестве формы осуществления научного подхода к деловому общению;

умение

более компетентно и целесообразно использовать "нетворкинг", электронные средства коммуникации и каналы коммуникаций;
выбирать наиболее эффективный канал коммуникации на основе обоснованных рациональных критериев;
применять обобщенную модель процесса деловых коммуникаций;

владение

навыком к электронным коммуникациям;
способностью применения для разрешения коммуникативных задач современных технических средств и информационных технологий;
методиками выбора канала и средства коммуникации;
представлениями о современном офисе.

Средства и каналы коммуникации

Эффективностью коммуникации принято называть отношение ожидаемого исхода к тому, который был получен де-факто. Результат, или цель, или задача, – как ни назвать, – должны первоначально обладать критерием их достижимости, то есть объективно измеряемым показателем либо суммой показателей, позволяющих однозначно оценивать итоги, как позитивные, так и негативные, и степень близости к ним.

Определения средств и каналов коммуникации приведены и в трудах Р. Бландела:

В далеком 1986 году в Соединенных Штатах было осуществлено исследование с целью предпринять попытку дать объяснение процессам выбора менеджерами самых эффективных каналов коммуникации.

Исследователи пришли к выводу, что каналы различны по объему пропускаемой информации, а на емкость коммуникативных каналов оказывают влияние три фактора: способность одновременной обработки нескольких сигналов, возможность обеспечить быструю двустороннюю обратную связь, навык обеспечения личного подхода к коммуникациям.

Существует ли необходимость в том, чтобы документировать коммуникации?

Типология каналов

Рис. 1 - Классификация коммуникативных каналов

Далее в рамках данного пункта, нами будет приведена типология коммуникационных каналов ведущих специалистов Соединенных Штатов в сфере бизнес-коммуникаций, которые подразделяют коммуникационные каналы коммуникации в организации на формальные и неформальные.

Формальные каналы коммуникаций – это каналы, определенные и установленные руководящим звеном организации. Линии, которые связывают должностные лица и структурные элементы организационной структуры организации, как правило, являются формальными каналами коммуникаций.

Организации имеют структуру для того, чтобы облегчить нисходящую передачу информации. Данный вид информации, как правило, имеет особую точность, так как она спускается вниз с верхних ступеней организации. Как бы то ни было, на сегодняшний день, в большинстве организаций чрезмерное число направленных вниз коммуникаций стало причиной ситуации информационной перегрузки.

Коммуникационные каналы, которые направлены вверх, являются крайне важными, так как именно они - главное средство поступления информации на более высокие уровни организаций, где непосредственно и принимаются значимые решения. По факту, коммуникации, которые направлены вверх, обозначают следование по звеньям цепочки власти.

Снизу-вверх по организационной структуре возможны к передаче такие виды информации:

что совершил конкретный сотрудник;
какими были действия подчинённых данного сотрудника;
каковы были действия других служащих, равных ему по статусу;
наличие каких проблем отмечается у конкретного сотрудника;
какие проблемы присутствуют в подразделении данного сотрудника;
какие меры, с точки зрения служащего, стоит предпринять;
каким является восприятие сотрудником своих собственных показателей трудовой деятельности;
какие аспекты политики и практики организации нужно корректировать.

В связи с тем, что коммуникации, которые направлены вверх, зачастую считают менее важными, нежели коммуникации противоположного направления, случает, что ими пренебрегают.

Четыре главные цели применения горизонтальных каналов изложены ниже:

координация работ;
решение проблемных ситуаций;
разделение информации;
разрешение конфликтных моментов.

Горизонтальные коммуникации обладают тональностью, стилем, который отличается от коммуникаций между подчиненными и руководителями, потому что они лежат в плоскости между сотрудниками почти одного уровня в иерархической структуре, а также происходят скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле, нежели в директивном.

Общим случаем в групповой деятельности считается проблема информации о целях и факторах деятельности. Позитивное значение информированности человека о происходящих событиях, их причинах и возможных последствиях можно рассматривать в таких плоскостях:

получение доступа к данным – это признак уважительного отношения организации к сотруднику и подразумевает обратное выражение уважения в виде добросовестного исполнения должностных обязанностей;
информированность, а еще лучше – участие в принятии решений, создает чувство причастности к происходящему в компании, чувство личной значимости, дает возможность человеку заниматься планированием своего развития и карьеры, а это подразумевает положительную установку на рабочую деятельность в данной организации и стремление к успеху именно в ее структуре, формирует ощущение удовлетворенности трудовой деятельности и направленность на отдачу в полной мере;
информированность уменьшает потребность получать информацию из других источников, отвечает за удовлетворение естественного любопытства и препятствует возникновению неформальных групп и лидеров на основе нехватки информации;
в организациях, где высокий уровень развития системы информирования, у работников отмечается снижение действенности такого неформального вида коммуникаций как слухи, ухудшающие общественно-психологический климат в трудовом коллективе.

Эффективность формальных коммуникативных сетей в ходе разрешения различных задач отображена на рисунке ниже (рис.2).

Рис. 2. - Эффективность коммуникативных сетей в рабочем коллективе

Слухи в коммуникациях

В качестве примером можно привести ситуации, когда сотрудники различных уровней выносят на обсуждение темы, которые не связаны с трудовой деятельностью, во время игры в гольф или на пикнике за городом.

Цепочки лозы бывают:

однонаправленные (информация передается последовательно от одного работника другому);
сплетни (от одного – многим);
вероятностные (новость распространяется случайным образом);
гроздь (информация передается нескольким сотрудникам, а некоторые из них также передают информацию нескольким).

Известнейшая формула психолога П. В. Симонова:

Э = П(Н-С),

где Э – эмоциональная напряженность в коллективе; П – потребность в информации; Н – необходимая информация; С – имеющиеся данные.

В соответствии с данной формулой, эмоциональная напряженность в коллективе находится в прямой зависимости от разницы между требуемой и предоставляемой информацией – чем ближе данная разница к нулю, тем более спокоен и работоспособен коллектив, тем ниже эмоциональная напряженность, меньше оснований для возникновения слухов и неформальных групп.

В таблице 1 нами приведены данные, которые показывают источники информирования работников, используемые в Германии.

Таблица 1 - Источники информирования работников предприятия ФРГ

Таблица 2 - Формальные каналы, которые используются руководством компании из США

Читайте также: