Способы повышения личной эффективности тайм менеджмент реферат

Обновлено: 05.07.2024

Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИ

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время , а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое время можно учитывать в таблицах:

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Таблица 2. Листок “дневных помех”

Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени

Таблица 2. Листок “дневных помех”

Помехи, интервал	Продолжительность	КТО	Пометки ( причины)
Телефонный разговор с бывшим коллегой ( во время подготовки документов)	20 минут	б. Коллега	Желание отвлечься от бумаг
Беседа с подчиненным по работе, не относящейся к нов. проекту	15 минут	Подчиненный	Проблемы с выполнением порученного
Пробка на обратной дороге	45 минут	Внешняя причина

· сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)

· не самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени

· каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими

· вся работа, проделанная в этот день, была необходима

· помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени

· временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)

· непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшими затратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки и стрессы.

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 37607
Количество таблиц: 4
Количество изображений: 2

1.1 Тайм-менеджмент - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. ТМ – набор хитростей и приемов, позволяющих эффективно работать, при этом успевать больше, а уставать меньше. Так вот, если рассуждать в контексте данного определения – то обнаруживается следующий факт: каждый успешный человек использует тайм-менеджмент.

Содержание

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ - 3 -

1.1 Тайм-менеджмент - 3 -

1.2 Практический пример. Кризис карьерного взлета - 4 -

1.3 Практический пример. Катализатор карьерного роста - 5 -

ГЛАВА 2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ - 7 -

2.1 Все успешные люди делают это - 7 -

2.2 Планирование высвобождает время - 7 -

2.3 Самое главное — определить главное - 8 -

2.4 Закон принудительной эффективности - 9 -

2.5 Метод Эйзенхауэра - 9 -

2.8 Три вопроса для эффективности - 10 -

2.9 На что способна корзина для мусора? - 10-11 -

2.10 Принцип равновесия - 11 -

ГЛАВА 3. ОСНОВНОЙ ВЫВОД - 11 -

Список использованных источников - 14 -

Работа содержит 1 файл

реферат тайм менеджмент.docx

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ - 3 -

1.1 Тайм-менеджмент - 3 -

1.2 Практический пример. Кризис карьерного взлета - 4 -

1.3 Практический пример. Катализатор карьерного роста - 5 -

ГЛАВА 2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ - 7 -

2.1 Все успешные люди делают это - 7 -

2.2 Планирование высвобождает время - 7 -

2.3 Самое главное — определить главное - 8 -

2.4 Закон принудительной эффективности - 9 -

2.5 Метод Эйзенхауэра - 9 -

2.8 Три вопроса для эффективности - 10 -

2.9 На что способна корзина для мусора? - 10-11 -

2.10 Принцип равновесия - 11 -

ГЛАВА 3. ОСНОВНОЙ ВЫВОД - 11 -

Список использованных источников - 14 -

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ

Менеджер, стремящийся к карьерному росту, неминуемо сталкивается с проблемами нехватки времени. В особенности это касается успешных менеджеров. Ведь каждый новый шаг в карьере, любое расширение ваших полномочий ¬– это более интенсивные потоки информации, более сложные задачи, большее количество контактов с различными людьми.

Стремясь к профессиональному и должностному росту, нужно осознавать, чем мы готовы за этот рост платить. Возможностей всего две: либо расплачиваться за менеджерский успех стрессами, хронической усталостью, патологической нехваткой времени на личное развитие, семью, любимые увлечения. Либо – платить инвестициями времени в тайм-менеджмент, который поможет уверенно справляться со сложной задачей управления интенсивной деятельностью менеджера.

На практических примерах можно дать несколько принципов такого управления, которые помогут сделать управление временем мощным двигателем личного роста.

1.2 Практический пример

Кризис карьерного взлета

1.3 Практический пример

Катализатор карьерного роста
Менеджер проектов большой IT-компании, успешный консультант, вполне довольный собой и своей должностью, знакомится с тайм-менеджментом. Проявляя при этом здоровый скептицизм, присущий любому менеджеру:

В ответ на предложение испробовать технологии управления временем, менеджер посомневался, но почему бы не попробовать?

Начали с хронометража – технологии учета и анализа личного времени, дающей факты, необходимые для управления собой. Хронометраж выявил множество поглотителей времени, главным из которых оказалась хаотичность, не структурированность работы, ее раздробленность на мелкие дела, мало связанные друг с другом. Анализ расходов времени помог менеджеру выделить ключевые, наиболее приоритетные направления деятельности, сосредоточиться на достижении личных стратегических целей.

Несколько выводов из рассмотренных ситуаций помогут использовать тайм-менеджмент максимально эффективно, избежав проблем и ошибок, которые достаточно часто возникают на начальных стадиях его применения.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, необходимо заняться тайм-менеджментом.

2.1 Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Для повышения своей производительности необходимо твёрдо решить сделать это. Многие тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если решиться, то не отступать и повторять то, что делают все успешные люди, пока это не станет второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

2.2 Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера нужно готовить список задач, которые нужно сделать завтра, и мы всегда будем знать, с чего начать свой день.

Продолжать работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивать ее. Это даст ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Содержание

1. Основные методы тайм-менеджмента

1.1. Анализ использования временного ресурса

1.2. Планирование времени

1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

2. Основные принципы тайм – менеджмента

Вложенные файлы: 1 файл

Microsoft Word Document (7).doc

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ПРАВА

Факультет рекламы, маркетинга и управления

по дисциплине: Планирование карьеры

на тему : Основные принципы и методы тайм-менеджмента

Выполнила: студентка 4курса

Принял: Науменко С.С.

1. Основные методы тайм-менеджмента

1.1. Анализ использования временного ресурса

1.2. Планирование времени

1.3. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

2. Основные принципы тайм – менеджмента

Тайм-менеджмент (англ. time management) или управление временем -технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.

Согласно принципам тайм – менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм – менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.

Вторая группа составляемого плана, – это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.

Третья группа плана для личного тайм – менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.

Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм – менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм – менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.

Кроме того, правила тайм – менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.

К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм – менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких – то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.

Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм – менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм – менеджмента.

1. Основные методы тайм-менеджмента

Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Генри Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

1.1 Анализ использования временного ресурса

Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следущие параметры:

• вид деятельности – для определения вида деятельности;

• время начала и окончания соответствующего вида деятельности;

• длительность сответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие как:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);

1.2 Планирование времени

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

2) Во-вторых, следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

3) В-третьих, не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

4) Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

Как быстро и качественно выполнять большой объем задач, как найти резервы времени, как выбирать эффективные управленческие решения, как стать более успешным специалистом или руководителем? С помощью управления временем и личной эффективностью сотрудников. Рассмотрим наиболее актуальные и часто применяемые методы, практические решения и наработки. Покажем на примерах, как сотруднику повысить свою личную эффективность, выполнить больше задач в заданное время и в результате повысить свои показатели KPI.

Тема управления временем и личной эффективностью сотрудников (от рядовых специалистов до топ-менеджеров) становится все более актуальной и востребованной, в том числе и в банковской отрасли. Многим сотрудникам банков не хватает времени для выполнения своих задач и проектов, что ведет к задержкам, простоям либо к увеличению продолжительности рабочего дня. Причины этого могут быть разные: несоответствие количества исполнителей бизнес-процессов их реальной трудоемкости (не хватает сотрудников), неоптимальность бизнес-логики процессов, ошибки/сбои в работе и т.д. Как конкретному сотруднику повысить свою личную эффективность, выполнить больше задач в заданное время и в результате повысить свои показатели KPI? Ответ на этот вопрос особенно актуален для сотрудников, у которых KPI влияет на оплату труда.

По данной теме есть много литературы и разработок, поэтому постараемся выбрать и систематизировать именно те материалы, которые опробованы и уже приносят реальную пользу в банковской отрасли. Материалы удачно дополнены идеями и наработками автора в области управления временем и личной эффективностью.

Что такое тайм-менеджмент

Управление временем и задачами (или тайм-менеджмент) - это комплекс современных методов по повышению эффективности использования рабочего или личного времени. Многолетние исследования показывают, что сотрудник, умеющий планировать и организовывать свое время, успевает выполнять объем работ чуть ли не в два раза больший, чем среднестатистический сотрудник, затрачивая на это практически такое же количество энергии.

В соответствии с определением управления временем и задачами выделяют:

корпоративное (работа): на уровне всего банка, на уровне сотрудника/рабочего места;
личное (личная жизнь, семья).

Конечно, нас интересует прежде всего бизнес-составляющая, то есть первый вид управления временем.

Комплекс методик и технологий управления временем и задачами позволяет:

найти резервы времени для решения новых задач;
выполнять все задачи в срок;
упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;
перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;
контролировать то, что вы делаете и когда вы это делаете;
анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;
избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;
рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки;
грамотно организовать не только рабочее, но и личное время, что позволяет регулярно выделять необходимый период для отдыха.

Основными компонентами системы управления временем и задачами являются:

эффективная и комплексная регламентация деятельности банка на всех уровнях, прежде всего на уровне должностей; регламенты бизнес-процессов, отделов, должностные инструкции ;
планы-графики рабочей деятельности сотрудников, формы отчетности;
корпоративная культура (кодекс корпоративной этики). Документы, описывающие социальные и психологические аспекты деятельности банка и сотрудников, ценности, традиции и отношения, принятые в банке;
программный продукт, автоматизирующий управление временем и задачами;
система мотивации персонала, привязанная к показателям выполнения задач сотрудниками .

Методика управления временем и личной эффективностью

Управление временем и личной эффективностью состоит из пяти этапов, которые выполняются в цикле (рис. 1).

Методика управления временем и личной эффективностью

Рисунок 1 Анализ расходования времени

Каждому сотруднику следует составить баланс (дневник) своего времени и провести анализ его расходования. В дневнике максимально детально указываются все задачи и направления, по которым расходовалось время в течение всего рабочего дня/недели/месяца. На основе анализа дневника выявляются основные точки нерационального расходования времени, резервы, "поглотители" времени, задачи и направления, по которым можно сократить трудозатраты.

Методов сокращения трудозатрат на выполнение задач довольно много. Некоторые из них мы рассмотрим ниже. А пока приведем список основных "поглотителей" времени. Это:

телефон (входящие/исходящие звонки);
общение с коллегами, совещания;
внеплановые перерывы;
прочие отвлекающие средства (Интернет, радио, ICQ, пресса);
внеплановые гости, встречи;
зависимость от результатов работы информационных систем, других сотрудников и контрагентов.

Другими причинами неэффективного расходования времени могут быть лень и медлительность, плохая организация рабочего места (беспорядок на столе и в компьютере), нежелание или неумение поручать часть работы подчиненным.

Необходимо разработать системные мероприятия по минимизации "поглотителей" времени и устранению причин его неэффективного расходования. В этом может помочь табл. 1. В последнем столбце таблицы указывается средний расход времени "поглотителем" после выполнения мероприятий минимизации.

Анализ расходования времени и минимизация "поглотителей" времени

Разработка целей и принципов

Принципы - это устойчивые правила поведения и направления действий в конкретной сфере, в данном случае - по управлению временем и задачами.

Цель - это желаемый результат, которого необходимо достигнуть.

Рекомендуемая периодичность пересмотра целей и принципов по управлению временем и задачами - три месяца и более.

Пример 1. Сотрудник может составить для себя следующий план минимизации "поглотителей" времени.

"В ближайшие три месяца я руководствуюсь следующими принципами:

не участвую в конференциях, собраниях и встречах, не входящих в мою компетенцию;
принимаю телефонные звонки по общим вопросам только в фиксированное время;
не читаю газеты, журналы и общеинформационные сайты в рабочее время.

В ближайшие три месяца я хочу добиться следующих целей:

выполнять все запланированные задания в срок;
оперативно реагировать на текущие ситуации и вопросы;
успешно решать сложные задачи и проблемы".

Для разработки целей и задач действует правило SMART, которое означает, что цели и задачи должны быть:

ясные и точные (Specific);
измеримые (Measurable);
достижимые (Achievable);
взаимосвязанные (Related);
определенные во времени (Time bound).

Планирование задач и приоритетов

Следует разработать планы работ на различные периоды. Можно принять за основу следующие периоды планирования: для стратегического - год, для операционного - месяц, для оперативного - день (рис. 2).

Периоды планирования

Алгоритм планирования задач может быть следующим:

Формулирование крупных, долгосрочных и сложных задач и проектов.
Разбиение крупных задач на операционные и оперативные задачи.
Установка сроков начала и завершения задач, их результатов и других параметров.
Расстановка приоритетов задач.
Сортировка и распределение задач.
Выбор задач для текущей реализации.

Пример 2. Необходимо реализовать проект "Построение системы менеджмента качества", срок которого составляет один год. Этапы проекта расписаны помесячно. Допустим, в течение текущего месяца необходимо разработать общую документацию по системе менеджмента качества. В течение ближайшей недели требуется разработать первую версию руководства по качеству. За текущий день необходимо разработать структуру и общее содержание руководства по качеству.

Еще раз подчеркнем, что задачи разной периодичности и сложности должны быть взаимосвязаны. То есть задачи текущего дня должны способствовать выполнению плана на неделю, план на неделю должен являться частью плана на месяц.

Один из принципов системного анализа звучит так: разделение крупных задач на мелкие с ясным промежуточным результатом. Главное правило: все планируемые задачи должны соответствовать принятым целям и принципам.

Например, есть перечень задач на неделю (или текущий день). В какой последовательности их выполнять? Необходимо расставить приоритеты задач.

Задачи с высоким приоритетом - это:

задачи, от которых зависит выполнение многих других задач;
задачи, имеющие большую важность и срочность;
задачи, решение которых имеет большие выгоды и преимущества;
задачи, которые влекут значительные негативные последствия при их невыполнении.

Алгоритм сортировки и распределения задач необходимо составить следующим образом:

Проверить задачу на соответствие вашим принципам и целям.
Оценить возможность ее выполнения в текущий момент и наличие достаточных ресурсов.
Оценить приоритет задачи.
Выбрать соответствующий вариант исполнения задачи.

С запланированными задачами ситуация понятна, но что делать с незапланированными? В данном случае может помочь простое правило. Необходимо определить важность и срочность задачи, классифицируя ее в одну из четырех групп (рис. 3): важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные. Каждой группе задач соответствует определенный вариант дальнейшей работы с ней.

Правила действий с задачами согласно их важности и срочности

Если решено делегировать выполнение задачи, рекомендуются следующие правила делегирования:

следует подобрать квалифицированных и ответственных исполнителей;
четко и подробно изложить суть задачи. Если она будет регулярной, лучше ее оформить в виде текстовой инструкции;
убедиться, что исполнитель правильно понял задачу;
установить сроки исполнения задачи;
мотивировать исполнителя;
при необходимости консультировать исполнителей и снабжать их всей необходимой информацией и ресурсами;
периодически проверять ход выполнения работ.

Согласно среднестатистическим расчетам 60% рабочего времени составляет запланированная деятельность, 30% - незапланированная деятельность, 10% - использование рабочего времени в личных целях.

Задачи следует формулировать и планировать так, чтобы одна задача способствовала достижению нескольких целей. Например: "При разработке регламента бизнес-процесса я одновременно повышу свои компетенции в области процессного подхода, разработаю показатели качества и результативности бизнес-процесса, продумаю варианты оптимизации бизнес-процесса, заведу деловые контакты с исполнителями бизнес-процесса, изучу несколько полезных вспомогательных документов" .

Выполнение задач и личная эффективность

Итак, выполнение задачи началось. Как это сделать наиболее эффективно, качественно и быстро? Этому способствуют различные методы и приемы повышения личной эффективности.

Технические методы повышения личной эффективности:

Необходимо также использовать психологические методы повышения личной эффективности:

равномерное распределение задач;
чередование активной работы и отдыха;
смена сферы деятельности (чередование разных по типу задач). Если в данный момент вы не можете выполнить сложную (например, высокоинтеллектуальную) работу, выполняйте более простую работу (пусть даже и рутинную), в результатах которой вы уверены на 100%;
самомотивация (стимулирование и поощрение);
управление эмоциями, аутотренинги, самооценка;
самообразование и развитие;
работа на результат;
продумывание альтернативных вариантов на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций.

Важно помнить закон Парето, согласно которому 20% правильно приложенных усилий дают 80% необходимого результата (рис. 4).

Закон Парето "80 : 20"

Рисунок 4 Контроль и подведение итогов

На этапе контроля и подведения итогов выполняются следующие работы:

план-фактный анализ:

определение списка незавершенных задач и степень незавершенности;
установление причин отклонений, разработка корректирующих воздействий;
определение списка отложенных задач;

включение незавершенных и отложенных задач в план на новый период;
корректировка параметров других задач, прежде всего приоритетных.

Принятие эффективных управленческих решений

Рассмотрим метод сравнительного анализа альтернатив, который позволяет выбирать и принимать наиболее эффективные решения. В качестве примера возьмем задачу выбора самого оптимального программного продукта бизнес-моделирования для банка (более подробная информация представлена в комплексной типовой бизнес-модели коммерческого банка) .

Для сравнительного анализа программных продуктов бизнес-моделирования на основе критериев рекомендуется использовать специальную матрицу, которая разработана автором в программе Microsoft Excel (рис. 5, 6). Данная матрица позволяет автоматизированно определить оптимальный выбор программного продукта на основе предпочтений пользователя.

Матрица сравнительного анализа программных продуктов (общий вид)

Рисунок 5 Матрица сравнительного анализа программных продуктов (детализированный вид)

В первом столбце перечисляются критерии сравнения, которые объединены в несколько групп. Затем эксперты по программным продуктам бизнес-моделирования проставляют баллы по каждому критерию для каждого программного продукта. Например:

0 - в программном продукте не предусмотрено автоматическое формирование регламентирующей документации;

1 - автоматическое формирование регламентирующей документации реализовано, но требует разработки пользователем специальных скриптов и шаблонов;

2 - программный продукт позволяет автоматически сформировать все основные регламентирующие документы на основе бизнес-моделей без дополнительных настроек и доработок.

Если оценки критериев задаются экспертами, то вес критериев задает сам банк (будущий пользователь программного продукта). Например, если кому-то более важна функциональность программного продукта, то, напротив, этой группы критериев ставится высокий вес, например 0,7. Разумеется, общий вес всех групп критериев должен равняться 1.

Когда заданы экспертные оценки и вес критериев, матрица сравнительного анализа на основе заложенных в нее формул автоматически определяет оптимальный выбор для пользователя, то есть один из сравниваемых программных продуктов. Иными словами, программа Microsoft Excel суммирует значения критериев для каждого программного продукта, умножая их на вес, и записывает полученное число в нижнюю строчку таблицы. Программный продукт, который наберет больше баллов, и будет оптимальным выбором.

Изменяя вес критериев, меняется и оптимальный выбор, так как по определенным группам критериев один программный продукт может превосходить другой.

Автором были собраны усредненные оценки критериев от специалистов из различных банков и проставлены наиболее популярные значения веса для групп критериев, которые обычно указывают пользователи. В результате матрица сравнительного анализа показала, что оптимальным программным продуктом для коммерческого банка является Business Studio.

Отметим, что данный метод сравнительного анализа альтернатив можно успешно использовать и для других задач, например для выбора оптимальной стратегии, места для открытия филиала банка, выбора новых партнеров/поставщиков и даже кандидатов на ключевые должности в банке.

Автоматизация управления временем и личной эффективностью

Для оперативного управления (на уровне организации) применяются следующие программные продукты: DIRECTUM, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, DocsVision, Motiw. Они обычно внедряются широкомасштабно во всем банке, то есть устанавливаются на большинство рабочих мест, создавая при этом единую систему оперативного управления и документооборота.

Для управления временем и личной эффективностью конкретному сотруднику можно порекомендовать следующие программные продукты: Microsoft Outlook, WinOrganizer, Time Assist, TheBrain, СППР "Выбор", LeaderTask и др. Данные решения устанавливаются локально на отдельные рабочие места.

Рассмотрим программу Microsoft Outlook как наиболее популярное решение. Microsoft Outlook - это персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и групповой работы, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook, будучи полноценным органайзером, предоставляет функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Microsoft Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Примечание. Microsoft Outlook можно считать одним из наиболее популярных решений для оперативного управления на уровне организации и управления временем и личной эффективностью конкретного сотрудника.

Microsoft Outlook может использоваться как отдельное приложение и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные возможности для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота.

Рисунок 7 - Главное окно Microsoft Outlook - общий вид Рисунок не приводится.

Перечислим основные функции и возможности программы Microsoft Outlook:

Рисунок 8 - Планирование задач и встреч в Microsoft Outlook Рисунок не приводится.

Заключение

Во многих российских банках активно внедряются современные технологии по стратегическому управлению, повышению операционной эффективности бизнес-процессов, менеджменту качества, маркетингу и работе с клиентами, разработке и реализации продуктов, информационной безопасности, риск-менеджменту и т.п. Вместе с этим не следует забывать и о повышении личной эффективности обычных сотрудников, оптимизации управления их рабочим временем. С каждым годом объем и сложность задач, решаемых сотрудниками банка, возрастают. Это требует новых навыков и методов решения задач в той же среде и условиях, которые были раньше. Материалы и наработки, предложенные в настоящей статье, должны, несомненно, в этом помочь.

по стандартам качества

Ассоциации банковских работников

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: