Создание автоматизированных рабочих мест работников кадровой службы реферат

Обновлено: 05.07.2024

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

Содержимое работы - 1 файл

Диплом.doc

Ускорение темпов научно-технического прогресса повлекло за собой рост объемов производства и его концентрацию. Возросшая сложность и динамичность производства, развитие специализации предприятий и кооперирование, сложная производственная структура, связи и взаимодействия, огромный объем вычислительных работ, связанных с планированием и регулированием хода производственного процесса, делают задачу координации работы промышленных предприятий внутри корпоративных объединений и производственных звеньев в составе предприятий все более сложным и трудоемким делом. Огромное количество информации в виде сведений о достижениях в науке и технике, различного рода сводок, отчетов и т.п. вызывает перегрузку управленческого персонала. Снять перегрузку при одновременном существенном повышении эффективности управления оказалось возможным лишь при появлении ЭВМ, принявшей на себя большую долю интеллектуального труда человека в сфере управления.

1.1 Цель разработки

1.2 Анализ использования разработки

Данная разработка предназначена для автоматизированного процесса контроля кадров данного предприятия. Эта разработка помогает облегчить ввод данных, то есть замещение ручного труда автоматизированным, расчета нужных значений и выдачи отчетов, диаграмм.

Для того чтобы оценить данную разработку нужно посмотреть все результаты: от эффективности до удобства и экономичности.

Для решения нашей задачи было принято решение создать информационную систему, помогающую пользователю решать поставленные перед ним задачи по сбору, обработке и хранению информации по учету кадров. Разбирая все поставленные вопросы, необходимо произвести сравнение всех возможных вариантов решения данной проблемы и остановить выбор на программе по созданию реляционных баз данных, позволяющей нам легко и быстро построить основные таблицы и на их основе произвести выборку и расчеты, для создания отчетных ведомостей и выдаче их на печать.

При проведении данного сравнительного анализа было решено остановить свой выбор на реляционных базах данных Access фирмы Microsoft.

Они наиболее подходят для решения нашей задачи и просты, надежны в эксплуатации для пользователя.

Данная разработка была создана как база данных, помогающая даже неквалифицированному пользователю решать поставленные перед ними задачи по сбору, хранению и обработке информации.

На сегодняшний день средства, которые представлены пакетом Microsoft Office позволяют упростить процессы сбора, хранения и обработки информации, т.е стандартный набор офисных Приложений:

текстовый редактор Word : используемый в частности для создания отчетной документации, для облегчения контроля посещаемости учащихся(студентов);
Access позволяет создавать базу данных и программы для работы с данными и управление ими;
Программа Power Point: позволяет создавать доклады для собраний и совещаний, т.е предоставление данных в более наглядном виде;

Однако Office-это гораздо более сложная система, нежели перечисленные Приложения. За программами Приложений скрывается богатый набор средств разработки, используемых в сложных ситуациях при решении конкретных проблем. В основе этих средств разработки лежит объектная модель Office, то есть обширный набор программных объектов, которые иногда называют компонентами программирования.

Эти компоненты обеспечивают функционирование отдельных Приложений, которые в целом образуют пакет Office и которые также можно использовать при создании собственных программ. Вместе с языком программирования VBA(Visual Basic for Applications), также являющимся частью пакета Office, мы получаем мощную и гибкую среду разработки, которая часто является наилучшим выбором при работе над каким-либо проектом, связанным с Windows.

отдел охраны труда

Эффективность трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса и также методами его осуществления. Трудовой процесс, как правило, состоит из комплекса операций или процедур, каждая из которых имеет своё назначение и порядок выполнения (последовательное, совмещённое и пр.).

Большое значение имеет применение рациональных методов работы в сфере информации и коммуникаций. Так, обработка информации может быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на эффективное достижение задачи при применении различных методов и приёмов выполнения тех или иных функций (работ). Это влияет на сроки выполнения работ, их своевременность и достоверность результатов при передаче другим работникам в условиях принятого разделения и кооперации трудовых обязанностей и т. п. В сфере коммуникаций для успешной работы персонала кадровой службы необходимо применять рациональные способы проведения совещаний, приёма посетителей, ведения телефонных переговоров и корреспонденции и др. [44, с.65].

Существуют программные продукты, которые позволяют увеличить производительность труда, благодаря сокращению времени на рутинную работу. К таким программным продуктам относятся:

Таким образом, можно отметить, что содержание труда специалистов кадровой службы достаточно объёмно и требует серьёзного внимания и ответственности. Оно охватывает множество видов работ от расчёта численности работников данной службы, до создания благоприятного социальнопсихологического климата в коллективе. Для того чтобы правильно организовать труд специалистов кадровой службы необходимо учитывать множество факторов и множество регламентирующих документов. Также, исходя из специфики деятельности данной службы, сложности выполняемых ею функций, руководитель должен правильно подобрать технические и программные средства для эффективной работы специалистов, которые бы позволили упростить или автоматизировать выполнение конкретных повторяющихся операций.

В настоящее время, с развитием информационных технологий, автоматизация функций специалистов кадровых служб стала возможной благодаря разработке и внедрению на предприятиях различных автоматизированных систем управления персоналом и предприятием.

Комплекс программных средств, предназначенных для решения задач управления персоналом

Промышленное предприятие с его сложной структурой и многочисленными производственно-экономическими внутренними связями представляет собой наиболее сложный объект управления. Сложность объекта управления приводит к необходимости автоматизации функций управления, то есть к созданию на предприятии автоматизированной системы управления предприятием.

Автоматизированные системы управления предприятиями (АСУП) организационно-технический.комплекс, обеспечивающий организацию управления предприятием на базе использования.экономико-математических методов и ЭВМ, обычно представляют собой интегрированные системы [35]. АСУП по характеру производства делят на несколько типов, типология представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Типы АСУП

Также в составе АСУП выделяют следующие подсистемы: перспективного развития предприятия; технико-экономического планирования; оперативного управления; управления сбытом продукции; управления финансовой деятельностью; планирования, учёта, анализа труда и заработной платы; управления материально-техническим снабжением; планирования и учёта кадров; управления научно-исследовательскими работами; управления капитальным строительством; бухгалтерского учёта; научно-технической информации.

АСУП предназначена для достижения следующих основных целей:

рациональное использование производственных мощностей, трудовых, материальных и денежных ресурсов;
сокращение сроков подготовки производства к выпуску новых изделий;
сокращение запасов незавершённого производства;
освобождение управленческого персонала от трудоемких расчётных работ;
улучшение качества принимаемых решений и обеспечение оперативности руководства предприятием.

С точки зрения технологии функционирования АСУП решает три основные проблемы, а именно [33, с. 25]:

получение и передача информации об управляемом объекте;
переработка этой информации в соответствии с заданной целью;
выдача управляющих воздействий на данный объект управления.

В составе АСУП принято выделять функциональную и обеспечивающую части. Функциональная часть подразделяется на подсистемы, выполняющие основные функции служб управления предприятием. Обеспечивающая часть АСУП представляет собой комплекс средств и методов, объединённых в соответствии с их спецификой и обеспечивающих решение задач во всех функциональных подсистемах [4]. Выделяют информационное, техническое и математическое (в том числе программное) обеспечение АСУП.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность динамической информационной модели предприятия и средств её формирования и ведения [4]. Ядром информационного обеспечения АСУП является база данных предприятия.

Техническое обеспечение это комплекс технических средств, обеспечивающих функционирование АСУП. В его состав входят средства сбора информации, средства обработки, хранения и отображения информации.

Математическое обеспечение это совокупность алгоритмов, программ и математических моделей, позволяющих реализовать функциональные и обеспечивающие задачи АСУП.

Таким образом, можно сказать, что АСУП является.уникальным инструментом автоматизации управления предприятием, которое осуществляется на основе программ и алгоритмов, математических моделей с использованием специализированных технических средств.

Если говорить об автоматизируемых функциях кадровых служб, то в большинстве своём АСУП автоматизируют следующие функции:

кадровый учёт;
учёт рабочего времени;
аттестация персонала;
планирование потребности в обучении;
персонифицированный учёт.

Основными потребителями программных продуктов автоматизации функций кадрового менеджмента являются средние и крупные предприятия, дивизиональные подразделения холдинговых структур, финансово промышленные группы и организации федерального масштаба. Это можно объяснить тем, что в компаниях такого масштаба сроки окупаемости будут самыми наименьшими. Если говорить о принадлежности компаний-потребителей АСУП по секторам экономики, то можно выделить предприятия нефтегазовой, автомобильной промышленности. Также АСУП стали распространяться в финансово-банковском секторе.

повышение эффективности кадрового менеджмента;
унификация кадровых процедур;
создание единой системы информационно-справочной информации;
создание единого кадрового пространства;
систематизация штатных единиц;
автоматизация многоуровневой системы грейдов, должностных вилок и окладов;
подетальный учёт рабочего времени, отпусков и прочего.

Как видно из приведённой информации АСУП всё больше проникает на российский рынок и не только в частные компании, но также на предприятия государственного сектора, и в российское образование. Российские предприятия начали понимать актуальность и выгоду применения АСУП в своей работе. Производители в свою очередь стремятся улучшить качество своей продукции, добавляют новые модули и обеспечивают наибольшую адаптивность программных продуктов под предприятие заказчика.

Таким образом, автоматизация управления предприятиями на основе экономико-математических методов, средств вычислительной техники и информационных технологий является неотъемлемой частью процесса совершенствования деятельности практически всех предприятий. В последнее время наметился качественно новый этап, который характеризуется стремлением к созданию интегрированных автоматизированных систем, объединяющих все задачи управления, одним из таких уникальных программных продуктов является АСУП R -3 компании S A P .

Система SAP R-3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени.

Так модуль финансы предназначен для организации основной бухгалтерской отчётности, отчётности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Включает в себя главную книгу, бухгалтерию дебиторов, бухгалтерию кредиторов, финансовое управление, специальный регистр, консолидацию и информационную систему учёта и отчётности.

Модуль управления персоналом представляет собой полностью интегрированную систему для планирования и управления работой персонала Ключевыми компонентами являются: администрирование персонала, расчёт зарплаты, управление временными данными, расчёт командировочных расходов, льготы, набор новых сотрудников, планирование и повышение квалификации персонала, использование рабочей силы, управление семинарами, организационный менеджмент, информационная система персонала. Более подробное описание всех модулей системы представлено в приложении 1.

Базисная система. Служит основой системы SAP R-3 и гарантирует интеграцию всех прикладных модулей и независимость от аппаратной платформы. Базисная система обеспечивает возможность работы в многоуровневой распределённой архитектуре клиент-сервер. Система SAP R-3 функционирует на серверах UNIX, АS/400, Windows NT, S/390 и с различными СУБД (Infоrmix, Оrасle, Miсrоsоft SQL Server, DB2). Пользователи могут работать в среде Windows, OSF/Motif, ОS/2 или Macintоsh [7, с. 11]. Данная характеристика SAP R-3 гарантирует ей адаптируемость практически на любом современном предприятии.

Даже самый краткий обзор функций системы SAP R-3 показывает её способность решать основные задачи, стоящие перед крупными организациями SAP R-3 это самая обширная система на сегодняшний день. Не случайно многие лидеры мировой экономики выбрали именно её в качестве основной корпоративной системы.

SAP R-3 конфигурируемая система, поэтому, купив её, предприятие будет работать с индивидуальной версией, настроенной именно под его параметры. Показателем технического уровня системы может служить способ её настройки. Чем шире возможности конфигурирования и настройки системы без необходимости её переписывания, тем выше технический уровень данной системы. Поэтому параметру SAP R-3 также занимает лидирующее положение в мире [39, с.32].

Внедрение любой финансово-экономической системы преследует вполне определённую цель повышение эффективности работы и, в конечном итоге, выживание предприятия в условиях конкурентной борьбы. Чтобы выжить, предприятию необходимо перейти от традиционных, ориентированных на функции структур к более гибким формам, ориентированным на процессы.

На практике такой переход может быть рассчитан и осуществлен только при наличии соответствующих инструментальных средств для SAP R-3 это специализированный инструмент бизнес-инжиниринга (Business Engineer) [3]. С его помощью можно сконфигурировать и настроить систему SAP R-3 так, чтобы она удовлетворяла потребностям предприятия, поддерживала это соответствие в течение всего жизненного цикла системы.

Благодаря открытому стандартному пользовательскому интерфейсу Business-Engineer партнёры SAP и консультанты могут создавать предварительно сконфигурированные отраслевые решения на базе хозяйственных сценариев SAP R-3. Кроме того, открытые интерфейсы дают клиентам SAP возможность разрабатывать собственные шаблоны для внедрения системы SAP R-3 [3].

Система обеспечивает динамическое графическое моделирование бизнес-процессов и может работать в диалоговом режиме [3]. При создании модели предприятия могут использоваться типовые сценарии бизнес-процессов, поставляемые SAP и её партнерами. Инструментарий бизнес-инжиниринга может применяться и для реализации собственных методов внедрения SAP R-3, в том числе с использованием привычных инструментов динамического моделирования бизнес-процессов от других производителей.

Таким образом, мы можем говорить о том, что SAP R-3 является уникальным решением для автоматизации процесса управления предприятием. Программа может функционировать практически на любой информационной платформе, и охватывает весь спектр управленческих воздействий. Краткий обзор функций системы SAP R-3 показывает её способность решать основные задачи, стоящие перед крупными организациями.

Делая вывод, хотелось бы отметить, что организация труда на предприятии является сложным и трудоёмким процессом, включающим в себя множество различных составляющих. Изменения техники и технологии производства требуют соответствующего изменения или совершенствования организации труда. Кроме того, наука об организации труда обогащается новыми данными, возникает передовой опыт новых организационных решений.

Всё чаще изменения, затрагивающие эту область науки, происходят под воздействием развития науки управления, и касаются больше управленческого персонала, нежели работников физического труда. В настоящее время остро стоит вопрос организации труда специалистов на предприятии, в частности специалистов отдела кадров.

Отдел кадров является одним из важнейших подразделений современной организации. Эффективность трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса, а также методами его осуществления.

С развитием компьютерной техники, и созданием специализированного программного обеспечения, организации могут увеличивать эффективность трудовой деятельности специалистов отдела кадров, поэтому в настоящее время многие организации внедряют в свою деятельность автоматизированные системы управления предприятием. Наиболее распространённой среди крупных предприятий АСУП является программный продукт немецкой компании S A P R -3.

При внедрении АСУП S A P R -3 многие повторяющиеся функции специалистов отдела кадров автоматизируются, что позволяет сократить затраты времени и увеличить производительность труда работников. В сложившейся ситуации актуальным становится вопрос об организации труда специалистов отдела кадров в условиях использования АСУП S A P R -3.

Начало развития нефтепроводов в России связано с освоением нефтяных месторождений Баку. Первоначально добываемая нефть доставлялась до пунктов переработки в бочках, такая транспортировка была чрезвычайно затратна и превышала стоимость самого сырья. Первым идею строительства трубопровода высказал химик Дмитрий Менделеев, воплотил же ее в жизнь инженер Владимир Шухов, спроектировавший первый отечественный трубопровод. По заказу добывавшего в Баку нефть Людвига Нобеля 25-летний В.Шухов построил трубу от его промысла до так называемого Черного города, где были сосредоточены перерабатывающие мощности. В результате в 1878г. в России появился первый нефтепровод длиной около 10км, он быстро принес прибыль владельцам и новые заказы его авторам (В.Шухов трудился в Строительной конторе инженера Александра Бари).

К концу 1914г. общая протяженность магистральных нефте- и продуктопроводов в России вплотную приблизилась к отметке 1280 км, что, однако, выглядело достаточно скромно по мировым меркам. Революция и гражданская война на несколько лет застопорили развитие российской нефтяной и трубопроводной промышленности.

Первый подземный нефтепровод появился уже в советское время - в 1936г. - на маршруте Ишимбай - Уфа в Башкирии (в 2006г. "Транснефть" праздновала 70-летие с момента его запуска). На новый же уровень развития отечественный трубопроводный транспорт выходит в конце шестидесятых годов с созданием системы транзитных магистральных трубопроводов. В 1964г. сдается в эксплуатацию "Дружба", по которой нефть из Татарстана и Поволжья стала поступать в Чехословакию, Польшу, Венгрию и Восточную Германию. Эта система эксплуатируется "Транснефтью" до сих пор.

А в советские времена контроль над всеми трубопроводами осуществляло Министерство нефтяной промышленности СССР. В 1970г. постановлением Совета министров в рамках министерства создается Главное управление по транспортировке и поставке нефти (Главтранснефть). После распада СССР и министерство, и управление прекратили существование, в декабре 1991г. была создана Компания по транспорту нефти "Транснефть" в форме ассоциации. 14 августа 1993г. вышло постановление правительства РФ "Об учреждении акционерной компании по транспорту нефти "Транснефть" как акционерного общества открытого типа". В капитал созданного ОАО были переданы контрольные пакеты 17 предприятий трубопроводного транспорта.

На волне тотальной приватизации девяностых годов власти задумываются и о продаже части "Транснефти". 25-процентный пакет ее акций было решено выставить на продажу в 1998г., однако тогда более чем сомнительная конъюнктура рынка развеяла надежды выручить хорошие деньги, и аукцион не состоялся.

Новая эра в судьбе "Транснефти" начинается в 1999г. с назначением ее президентом выходца из ЛУКОЙЛа Семена Вайнштока, вместе с которым в компанию приходит команда вице-президентов. "Лукойловское" прошлое топ-менеджмента "Транснефти" не раз будет становиться поводом для разговоров о преференциях, якобы имеющих место по отношению к нефтяной компании. Сам С.Вайншток эти слухи категорически опровергал, и время от времени между компаниями даже возникали открытые трения. При этом, как минимум две идеи главы ЛУКОЙЛа Вагита Алекперова так или иначе затронули "Транснефть". Во-первых, по его предложению "Транснефть" подготовила проект строительства нефтепровода "Харьяга-Индига". Во-вторых, именно глава ЛУКОЙЛа считается инициатором объединения "Транснефти" с "Транснефтепродуктом". С этой идеей В.Алекперов выступил еще в 2004г., а реализована она была только в 2008г.

В ноябре 2010г. эта история получила неожиданное продолжение: миноритарный акционер ОАО "АК "Транснефть" адвокат Алексей Навальный опубликовал в своем интернет-дневнике отсканированные материалы проверки АК "Транснефть" по запросу Счетной палаты в 2008г., согласно которым получалось, что ущерб государству исчислялся уже миллиардами долларов, а не рублей. Позже председатель счетной палаты С.Степашин, а также руководство "Транснефти" опровергли эту информацию, однако дело получило широкий общественный резонанс. В результате премьер-министр В.Путин и президент Д.Медведев заявили о возможности проведения прокурорской проверки в отношении компании и дальнейшего расследования ее деятельности Счетной палатой.

Об эффективности деятельности компании говорит сравнительная таблица результатов финансово-хозяйственной деятельности за 2012 и 2011 год.[27, c . 48].

Содержание работы

Файлы: 1 файл

АРМ отдела кадров.курсовой проект.doc

Министерство образования Российской Федерации.

Государственное образовательное учреждение Академия народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской федерации.

По проектированию информационных систем в экономике

“ПРОЕКТИРОВАНИЕ АРМ РАБОТНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ”

Выполнил студент Басов Андрей Юрьевич

Аннотация.

Введение.

Сферой применения АРМа является решение комплекса задач связанных с ведением личных карточек сотрудников предприятия, учетом поощрений и взысканий, а также отпусков работников предприятия. Этот комплекс решается в несколько этапов, каждому из которых соответствуют собственные задачи. Результатом решения задач АРМа является обеспечение автоматизированного учета сотрудников предприятия.

Пользователями АРМа являются работники отдела кадров. К внешним связям АРМа следует отнести: бухгалтерию, директора фирмы.

Анализ предметной области.

Обеспечение работникам более быстрого и удобного поиска необходимой информации;
Обеспечение порядка размещения уже хранящихся и поступающих данных;
Тщательное отслеживание изменений данных;
Обеспечение большей защиты информации от несанкционированного доступа.

Автоматизированный учет информации позволяет наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными. А значит, позволит быстрее и качественнее выполнять работнику заказы, не отвлекаясь на перепроверку данных.

Обоснование состава задач АРМ.

Отдел кадров одно из основных подразделений фирмы.
Основная задача отдела кадров - работа с сотрудниками (прием работника на работу, отслеживанием его как исполнителя в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы).

К основным функциям отдела кадров можно отнести следующие:

Прием на работу новых сотрудников.
Увольнение сотрудников.
Кадровые перемещения:

Изменение должности/специальности

Изменение графика работы
Перевод на другой объект

Оформление отпусков.

Оформление больничных листов.
Оформление пенсии.
Организация и проведение конкурсного отбора.
Отчетность

Рассмотрим основные причины, побуждающие предприятия внедрять у себя системы автоматизации отдела кадров.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются работники отдела кадров:

Документы теряются;
Накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
Документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
Тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
Создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
На подготовку и согласование документов тратится много времени.

База данных должна предоставлять пользователю возможность:

Вводить личные данные нового сотрудника, указывая следующие параметры:
№ личной карточки;
Фамилия;
Имя;
Отчество;
Дату рождения;
Семейное положение;
Данные паспорта;
Специальность;
Стаж работы;
Последнее место работы.
Выводить список сотрудников с возможностью сортировки по любому параметру.
Выводить личные данные по любому сотруднику.
Выводить отчеты по поощрениям и взысканиям.
Выводить отчеты по отпускам.

Проектирование иерархического меню.

Содержательное проектирование иерархического меню.

Пункт главного меню.

Экранная форма для ввода информации

Выходная форма (отчёт)

Заполнить личную карточку

Личная карточка по номеру

Номер личной карточки

Награждения и поощрения по №

Номер личной карточки

Отчет о награждениях работника

Взыскания по номеру

Номер личной карточки

Отчет о взысканиях работника

Отпуска по номеру

Номер личной карточки

Отчет об отпусках работника

Распечатать личную карточку

Номер личной карточки

Отчет о награждениях работника

Номер личной карточки

Отчет о награждениях работника

Номер личной карточки

Отчет об отпусках работника

Рис.2. Представление иерархического меню в графическом виде.

Описание постановки задачи.

6.1. Организационно-экономическая сущность задачи.

Основные организационно – экономические показатели: сокращение времени разработки документации предприятия за счет повешения быстродействия при работе с большими массивами информации, повышение точности и снижение учетных ошибок при сборе и обработке экономических данных, возможность осуществления оперативного контроля, возможность отслеживания динамики деятельности предприятия.

Автоматизированный учет работников фирмы должен осуществляться на основе данных из личных карточек, приказов на уровне предприятия. По мере поступления эти данные должны вводится, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода.

На основе хранимых данных по запросу пользователя должен производит ься автоматизированный анализ текущих данных для заданного сотрудника и выдача отчетов. Отчеты должны содержать сведения о личных данных сотрудников, о награждениях, взысканиях и отпусках.

6.2. Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи

Условно-постоянная информация включает в себя справочные данные о специальностях.
Оперативно-учетная информация содержит в себе данные оперативного учета, включает в себя личные данные о сотруднике, данные о взысканиях и поощрениях, данные об отпусках.

6.4. Описание выходной информации.

Выходной информацией для пользователя являются два документа:

Отчет о личных данных сотрудника;
Отчет о награждениях;
Отчет о взысканиях;
Отчет об отпусках;

Эти документы должны выводиться на экран и на печать.

6.5. Описание технологии и алгоритмов решения задачи.

Общие сведения о содержании и алгоритме решения задачи

По мере поступления документов, содержащих данные о сотруднике, должен осуществляться ввод этих данных в базу данных, где они должны храниться. Таким, образом, осуществляется накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

По условию задачи необходимо обеспечить формирование отчетности по сотрудникам, поощрениям, взысканиям и отпускам. В этом случае надо по запросу пользователя формировать отчет, необходимые содержащий сведения. Для ввода запроса пользователю в диалоге должна быть выведена экранная форма, где он может непосредственно с клавиатуры ввести необходимые сведения. Отчет должен выводиться на экран и принтер.

Технология ввода и накопления входной информации

Для решения рассматриваемой задачи должен производится ввод и накопление оперативно-учетной информации о личных данных сотрудника, согласно личным карточкам, и награждениях, взысканиях, отпусках, согласно приказам директора предприятия. Справочная информация о специальностях и образовательных учреждениях должна быть ранее загружена в базу данных (в соответствующие справочники) с соответствующих документов.

В соответствии с этим технология ввода входной информации и решение рассматриваемой задачи приведены ниже.

Рис 4. Технологическая схема ввода информации и решения задачи составления

6.6. Работа пользователя с выходной информацией для принятия решений

Для получения выходных отчетов по личным данным сотрудников, поощрениям, взысканиям, отпускам пользователь пользуется диалоговым меню. При этом данные отчеты выводятся либо на экран, либо на печать.

Исходная для решения задач управления персоналом информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.).

Информация по конкретному работнику содержит данные:

· о месте его работы,

· данные об образовании,

· наличие специальной подготовки,

· движение на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др.

Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть АРМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ кадровой службы предоставляет пользователю возможность:

· ввода и корректировки данных о работнике;

· формирования и выдачи различного рода выходных документов;

· создания новых баз данных;

· изменения структуры массива данных;

· добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню;

· перерасчета данных на заданную дату и др.

АРМ специалиста по кадровой работе обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме следующих комплексов и отдельных задач:

· учет и анализ кадрового обеспечения;

· учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места;

· подбор резерва на выдвижение;

· расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации;

· формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников;

· анализ состава и движения руководящих кадров;

· прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации;

· анализ профессиональной структуры кадров;

· анализ текучести кадров.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятий к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.

Разработка и внедрение АРМ кадровой службы должны проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие задачи, как:

· персональный учет кадров;

· составление отчетности по кадрам;

· анализ качественного состава и движения кадров;

· выдача по запросам требуемой информации;

· подготовка и повышение квалификации кадров.

1. "Штаты": формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом;

2. "Приказы": подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением;

3. "Кадры": формирование базы данных о сотрудниках, включающей сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.;

4. "Справки": поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.;

5. "Статистика": подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени

На последующих этапах развития системы решаются задачи:

1. Аттестации кадров;

2. Подбора и расстановки кадров;

3. Планирования потребности и расстановки специалистов и др.

Основные преимущества использования АРМ в управлении персоналом:

1. Дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;

2. Повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;

3. Расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать найм нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);

4. Обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;

5. Повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Внедрение и практическое использование АРМ оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляет возрастающая роль личности работника, знания его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

В развитых странах господствует убеждение, что основу учета деятельности любой фирмы составляют высококлассные менеджеры. И одной из целей системы управления персоналом является организации процесса эффективного использования персонала. С этой целью необходимо организовать труд каждого члена коллектива таким образом, чтобы учитывалось несколько характерных особенностей функционирования современного предприятия:

· иерархия структуры как отдельно взятой организации, так и в целом между структурными подразделениями и отдельными руководствами;

· рациональная автономность структурных подразделений или отдельных руководителей;

· согласованность взаимодействия между иерархическими звеньями по вертикали;

· каналы управления персоналом как по вертикали, так и по горизонтали: административный, хозяйственный, экономический, правовой, социальный;

· концептуальное единство деятельности персонала: единая доступная терминология, режим рабочего времени, оперативности;

· упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по решению задач организации.

Как показывает практика, недостатки в организации личного труда менеджеров, в конечном счете, приводят к неэффективному использованию ими рабочего времени – важнейшего ресурса. Поэтому, в настоящее время должно быть уделено достаточное внимание персональному менеджменту.

Ежедневное решение различных проблем управления деятельностью организации можно предоставить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и последовательности их решения:

· реализация и организация;

· информация и коммуникации.

Научно-технический прогресс и организационные нововведения, представляют новые требования к организации деятельности каждого отдельного работника в системе управления. При этом одним из основных моментов в процессе труда работников управленческой сферы становится рациональное планирование их деятельности, которая осуществляется как в интересах организации, так и в интересах персонала.

Планирование деятельности работников организации должно создавать условия для эффективной деятельности каждого работника:

1. Работник должен обладать необходимой ему информацией или иметь доступ к ней в любой заданный момент времени,

2. Работник должен иметь средства для работы с информацией и организации своего рабочего времени,

3. Работник должен владеть методами работы с информацией и регламентированием времени на эту работу.

При этом необходимо всегда помнить, что планирование персональной деятельности эффективно тогда, когда оно интегрировано в общий процесс планирования в организации и реализуется при помощи методов и средств современных ИТ.

Планирование персональной деятельности должно учитывать:

1. Возможность и необходимость формирования расписания рабочего промежутка времени (дня, недели, декады, месяца и т.д.);

2. Возможность и необходимость формирования последовательности выполнения задач поставленных перед работником с указанием степени участия, предлагаемого объема работ, даты завершения, перечня подразделений (или работников), подключаемых к решению задач в процессе;

3. Возможность и необходимость формирования списка контактов работника как внутри организации, так и с ниже- или вышестоящими подразделениями, с деловыми партнерами;

4. Возможность и необходимость оперативной связи между подразделениями организации и вне ее;

5. Возможность и необходимость подключения к базе данных организации и к базам данных глобальных вычислительных сетей.

По данным научных исследований известно, что у менеджеров США распределение рабочего времени по функции находятся в следующих соотношениях: 26 % организация, 18 % - планирование, 18 % - координация; 28 % - контроль.

Те 18 % времени, которые тратятся на планирование своей работы менеджерами США, считаются малыми и основная причина этого заключается в полной загрузке руководителей текущей работой – телефонные звонки, разговоры с подчиненными, почтовая корреспонденция, незапланированные посетители и т.д. Новые подходы к этой проблеме требуют научный анализ использования рабочего времени и грамотной его организации. Оказывается, что 80 % результата достигается лишь в течение 20 % потраченного времени, т.е. лишь 20 % используется продуктивно.

Реализовать планы персональной деятельности организации, учитывающие современные требования и подходы, можно лишь с использованием современных информационных технологий. Интегрированной формой организации делопроизводства и персональной деятельности является локальная вычислительная сеть с контекстом программных средств, помогающих наиболее эффективно выполнять поставленные задачи – электронный офис.

При этом необходимо учитывать иерархию проблем руководителя. На рисунке представлена схема процесса планирования рабочего времени менеджера.

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;

3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Усовершенствование процессов

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
Учет проверок государственными органами;
Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом:

Читайте также: