Составление и оформление характеристики реферат

Обновлено: 02.07.2024

Характеристика – официальный документ, выдаваемый организацией сотруднику в различных ситуациях. И хотя законодательство в сфере труда и трудовых отношений не требует обязательного представления работником характеристики, многие организации не пренебрегают этим документом, если работник представляет характеристику, например при приеме на работу, а в некоторых случаях организации могут обратиться с официальным запросом на прежнее место работы о представлении характеристики на работника. Составляет характеристику, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) работник. Составляя характеристику, руководитель подразделения должен продемонстрировать индивидуальный поход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые и личные качества. Именно потому, что характеристика должна быть объективной, в каких-то случаях она может содержать не очень лестные оценки качеств работника. Главное при этом сохранять сдержанность, корректность, не допускать обидных для работника выражений и несправедливых оценок.

Как правило, в характеристике приводится оценка работника как специалиста, оценка его профессиональной деятельности работника, деловых и личных качеств.

В тексте характеристики можно условно выделить несколько частей:

1 – заголовочная часть;

2 – анкетные данные о работнике;

3 – данные о трудовой деятельности работника;

4 – оценка деловых и личных качеств работника;

5 – заключительная часть.

■ В первой – заголовочной – части указывают название документа (ХАРАКТЕРИСТИКА), должность, занимаемую работником (включая название организации), фамилию, имя, отчество работника (полностью), например:

Соколова Михаила Васильевича

■ Во второй части – анкетных данных – указывают фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются). Как правило, эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста, например:

■ В третьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника. Обычно в этой части указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать, в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию), указывается, на какие должности и в какие подразделения переводился работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте. В этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно). Здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др., например:

В 2005 г. Соколов М.В. окончил с отличием курсы повышения квалификации Российской академии госслужбы при Президенте Российской Федерации.

■ В четвертой части дается оценка деловых (профессиональных) и личных качеств работника. Показатели, по которым проводится такая оценка, могут быть самыми разнообразными. Особое значение в характеристике имеет оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств.

Оценивая профессиональную компетентность работника, следует обратить внимание на наличие у него опыта, уровень его профессиональных знаний, знание законодательных и иных нормативных правовых документов, эрудицию, наличие интереса к зарубежному опыту, способность к самообразованию, знание собственных прав и обязанностей и др.

Деловые качества работника проявляются в его способности устанавливать и поддерживать деловые отношения с коллегами, руководством, сотрудниками других компаний; в способности осуществлять руководящие функции или вести аналитическую работу, заниматься планированием работы, осуществлять контроль за выполнением работ и др.

Работоспособность работника оценивается по тому, насколько активен он при выполнении порученных обязанностей, по умению организовывать трудовой процесс и выполнять работу качественно и в установленные сроки, по поведению в сложных ситуациях, по способности брать на себя ответственность за результаты работы, по эффективности принимаемых решений или результатов работы.

Личные качества работника проявляются в его взаимоотношениях с коллегами (доброжелательность, коммуникабельность), в уровне общей культуры работника, его психологических качествах.

В этой же четвертой части характеристики дается информация о формах поощрения работника, имеющихся у него наградах или взысканиях (например, по итогам работы в 2005 г. награжден ценным подарком).

■ В заключительной части характеристики указывается цель составления характеристики (характеристика составлена для представления в…).

Текст характеристики излагается от 3-го лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет). Оформляется характеристика на стандартных листах бумаги формата А4, подписывается, как правило, несколькими лицами, например руководителем (или заместителем) организации и руководителем службы персонала (или руководителем подразделения, в котором работает работник). Характеристика может подписываться и одним лицом – руководителем организации, в этом случае необходимо, чтобы на экземпляре характеристики, остающемся в организации, были визы руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, и руководителя службы персонала. Подписи удостоверяются печатью организации. Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписями слева. Характеристика составляется в двух экземплярах: один для передачи (отправки) по назначению, второй (копия) остается в организации.

Содержание работы

I. Теоретическая часть
Введение………………………………………………………………………стр.3
1. Характеристики, предназначенные для внешнего использования………………………………………………………….стр.4
2. Характеристики, предназначенные для внутреннего использования………………………………………………………….стр.5
3. Содержание характеристики………………………………………….стр.5
4. Цели, для которых составляется характеристика…………………..стр.14
5. Правила оформления и выдачи характеристик…………………….стр.15
6. Влияние характеристик………………………………………………стр.16
Заключение…………………………………………………………………..стр.19
II. Практическая часть
Трудовой договор……………………………………………………………стр.20
Список использованной литературы……………………………………….стр.23

Содержимое работы - 1 файл

Реферат - Документирование.doc

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРОИНЖЕНЕРНЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ В.П. ГОРЯЧКИНА

Выполнила Савкина Е.А.

Преподаватель Сабирова Е.Н.

I. Теоретическая часть

Характеристики, предназначенные для внешнего использования…………………………………………… …………….стр.4
Характеристики, предназначенные для внутреннего использования…………………………………………… …………….стр.5
Содержание характеристики………………………………………… .стр.5
Цели, для которых составляется характеристика…………………..стр.14
Правила оформления и выдачи характеристик…………………….стр.15
Влияние характеристик…………………………………………… …стр.16

II. Практическая часть

Список использованной литературы……………………………………….стр. 23

I. Теоретическая часть

Содержание и структура характеристики зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.

1. Характеристики, предназначенные для внешнего использования

Внешние характеристики составляются по просьбам самих работников (для представления по месту запроса), требованиям государственных и иных органов, сторонних организаций. Цели, для которых от работодателя требуются характеристики, могут быть разнообразными: как для решения бытовых вопросов (например, поступления работника в учебное заведение, получение кредита, пр.), так и для решения вопросов, связанных с принятием в отношении работника государственным (в т.ч. юрисдикционным) или муниципальным органом властного решения (например, о выдаче различных разрешений, применении в отношении работника мер государственного воздействия (награждения или наказания), пр.).

Наиболее сложным для сотрудников кадровых служб является составление характеристик, затребованных адвокатами, органами (должностными лицами), в производстве которых находится дело о правонарушении, совершение которого вменяется работнику, судами (судьями).

Во всех случаях привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд и орган, уполномоченный на применение административных наказаний, при разрешении дела и назначении наказания должны учитывать личность виновного, его имущественное положение и другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения дела. Для этого они наделены правом истребовать сведения, характеризующие работника, его семейное и имущественное положение, другие. В большинстве случаев в документах с требованиями представить необходимые сведения не указывается, какая именно информация нужна суду или иному юрисдикционному органу. Ввиду этого, сотрудник кадровой службы в лучшем случае может посоветоваться с адвокатом или самим работником, а в худшем — должен самостоятельно определить, какие сведения необходимы запрашивающему характеристику.[2, с. 257]

2. Характеристики, предназначенные для внутреннего использования

Случаи и основания составления внутренних характеристик должны быть определены в локальных нормативных актах. Преимущественно потребность в них возникает при решении вопросов о переводах на вакантные должности, о применении мер поощрения или дисциплинарного воздействия, об определении соответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе (в ходе аттестации), о поручении работнику новых обязанностей (например, руководства новым проектом), о направлении в длительную и ответственную служебную командировку и т.д.

Рекомендации, изложенные в предыдущем разделе, могут быть использованы при составлении внутренних характеристик. Однако во внутренних характеристиках больший акцент должен быть сделан на трудовой деятельности работника.

В зависимости от цели составления характеристики в ней помимо качеств работника могут приводиться оценка творческого потенциала работника, выводы о его стремлениях, ожиданиях и притязаниях (например, на карьерный рост), рекомендации по использованию его качеств и т.д.

Нередко внутренние характеристики являются составными частями других документов, например, представлений, о которых речь пойдет в следующем номере журнала.

Так как внутренняя характеристика составляется исключительно для внутреннего пользования, то указывать в ней место представления не нужно.

В некоторых случаях возникает необходимость в указании должностного лица, по просьбе (требованию) которого составлена характеристика.[3, с. 434]

3. Содержание характеристики

В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику.

на Иванова Алексея Петровича

В эту часть могут быть сразу включены сведения об организации, выдавшей характеристику, например:

Иванова Алексея Петровича

На практике в заголовочной части нередко указывается год рождения.

на Максимова Олега Ивановича

1960 года рождения

Здесь же, в заголовочной части приводится дата составления характеристики, например:

Дата составления: 14.01.2005

Дата составления может быть указана и в составе подписей должностных лиц, заверяющих характеристику, или в конце текста.

Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

1) общие биографические сведения;

2) краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы;

3) характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы;

4) характеристика общественной деятельности;

5) иные сведения.

Рассмотрим их подробно.

Общие биографические сведения

Под общими биографическими сведениями понимаются дата и место рождения, сведения об образовании (уровень образования, наименования учебных заведений и время получения образования). Эту информацию кадровая служба устанавливает по личной карточке работника и иным учетным документам.

Общие биографические сведения могут излагаться двумя способами:

а) в повествовательной форме изложения — когда данные указываются в одном предложении (в нескольких предложениях одного стиля) с сохранением единого смысла, например:

б) в анкетно-списочной форме изложения — когда данные указываются в виде списка, например:

Дата рождения: 17 марта 1965 г.

Если работник имеет несколько уровней образования (по разным направлениям) или два (и более) образования одного уровня (например, два высших), то они отражаются в характеристике с акцентом на основное или главное для работника.

В этом же блоке указываются сведения о воинской службе, например:

В краткую справку о биографии работника могут быть включены сведения о семейном положении — состоянии в браке, наличии детей и т.д., например:

Разведен (1999 год), имеет 7-летнюю дочь.

Краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы

Данный блок редко включается в характеристику — как правило, по просьбе самого работника или его адвоката. В этом случае сотрудник кадровой службы указывает от 3 до 5 мест работы до последнего места, например:

Характеристика с предыдущего места работы (Московского химико-технологического института) положительная, уволился по собственному желанию.

Эти данные устанавливаются по трудовой книжке работника.

Характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы

В данном информационном блоке сотрудникам кадровой службы можно порекомендовать излагать сведения о работнике в следующем порядке:

1) должности (профессии, работы), которые работник занимал (выполнял) в данной организации, краткое описание обязанностей по последней занимаемой должности (выполняемой работе) или по нескольким последним должностям (работам), интересующих субъекта, запросившего характеристику. Например:

Характеристика – это официальный документ, содержащий комплексную оценку профессиональных и личностных качеств работника, выявленных за время его работы на данном предприятии, а также выводы и предложения по его перспективному деловому предназначению.

По месту представления характеристики могут быть внутренними и внешними. Характеристики могут составляться по инициативе:

судебных и иных государственных органов власти; сторонних организаций.

Внутренняя характеристика по инициативе руководства составляется отделом кадров или руководителем того структурного подразделения, где работает характеризуемый сотрудник.

Целью такой характеристики является изучение личных качеств работника для решения вопроса о/об:

поручении той или иной работы;

повышении в должности;

проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов;

поощрении или вынесении взысканий;

определения степени доверия (допуска к коммерческой тайне, сохранности переданных материальных средств и пр.);

совместимости с коллективом (индивидуальной конфликтности);

прогнозировании поведения в неадекватных ситуациях и пр. (7)

Внешние характеристики составляются по инициативе работника характеристика - для перевода на работу в другую организацию, поступления в учебное заведение, поездки за границу и др.

Внешними являются также характеристики, составляемые по запросам судебных и иных государственных органов власти, которые направляют официальный запрос о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника. Такие запросы подлежат обязательному исполнению требования и направляются в срок, указанный государственным органом.

Характеристика составляется также по запросам военкоматов, органов управления по вопросам награждения и т.п.

Характеристики, составляемые по инициативе работника и по запросам организаций, подлежат обязательному заверению печатью организации и подписью его руководителя.

В зависимости от того, по какой причине требуются характеристики, их можно разделить на:

Служебная характеристика- наиболее распространенная и универсальная форма характеристики, в которой содержится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Выдается во всех случаях, когда необходимо комплексно, всесторонне охарактеризовать работника предприятия. Составляется руководителем структурного подразделения, в котором трудится сотрудник.

Рекомендательная характеристика выдается по инициативе работника при необходимости рекомендации его другой организации (учебному заведению). Основное внимание в тексте документа уделяется характеристике профессиональных знаний и навыков, личностных качеств, которые являются наиболее значимыми для будущей деятельности представляемого работника. В заключении характеристики содержится рекомендация о пригодности работника к тому или иному виду деятельности.

Аттестационная характеристика (аттестация)составляются периодически в соответствии с планируемыми в организации сроками аттестации работников. В выводе отражается соответствие представляемого занимаемой должности, указывается возможность (или невозможность) выдвижения его на высшую должность, перевода на равнозначную должность и др.

Частная (функциональная) характеристикасодержит сведения об отдельных сторонах деятельности работника, о тех или иных его способностях и навыках. Составляется для конкретных ситуаций, поэтому в выводе указывают цель ее написания: Для продления трудового договора; Для получения лицензии на пользование газовым оружиеми др.

Характеристика печатается на чистых листах бумаги формата А4 или на общем бланке предприятия. Объем документа не должен превышать 1 листа. В исключительных случаях допускается переносить не уместившуюся на лицевой странице часть текста на оборотную сторону листа.

Внешние характеристики подписываются руководителем организации, внутренние - руководителем структурного подразделения. Во всех случаях характеристики заверяются печатью организации.

Реквизитами характеристики являются:

адресат (наименование организации, в которую представляется характеристика),

текст (краткие сведения о характеризуемом, основная часть, выводы),

приложение (при необходимости),

Наименование документаразмещается вверху по центру, печатается заглавными буквами без разрядки - ХАРАКТЕРИСТИКА.

Дата составления характеристикиоформляется словесно цифровым или цифровым способом, размещается вверху в левой части листа ниже наименования документа. Дата может проставляться также в нижней части листа ниже подписи.

Адресат включает в себя полное официальное наименование организации, для которой подготовлена данная характеристика, размещается в верхней правой части листа. В некоторых случаях наименование организации, в которую представляется характеристика, может быть размещено после текста отдельным абзацем:Характеристика выдана для представления в _______.

Текст характеристики состоит, как правило, из четырех частей.

1) Краткие сведения о характеризуемом содержат важнейшие анкетные данные характеризуемого сотрудника:

фамилия, имя отчество (полностью);

наименование занимаемой в данной организации должности;

ученая степень и звание (если они имеются).

Дополнительно могут указываться и некоторые другие сведения, например, общий стаж, стаж в последней должности, специальность по диплому и пр.

В некоторых видах характеристик краткие сведения располагают столбиком в правой части листа, через один интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации, то первая часть может быть оформлена как обычный текст.

2) Данные о трудовой деятельности:

продолжительность работы в организации;

сведения о продвижении по службе;

уровень профессионального мастерства.

3) Основная часть, т.е. собственно характеристика, излагается в следующей последовательности:

общая краткая характеристика деятельности представляемого, его отношение к порученному делу;

подробная характеристика владения специальностью, наличие и степень развития второстепенных знаний и навыков (по смежным специальностям, владение иностранными языками, техникой и т.п.;

краткий перечень основных достижений (и/или недостатков) в деятельности за характеризуемый период;

повышение профессионального уровня (квалификации);

наличие поощрений, наград;

краткий социально-психологический портрет (ведущие черты характера, личностные качества, наклонности и интересы);

состояние взаимоотношений с коллегами;

степень контактности и коммуникабельности;

оценка творческого потенциала и карьерного роста, работоспособности, дисциплинированности, уровня профессиональной пригодности;

отношение к критике и недостаткам в работе;

состояние здоровья (8).

При необходимости в основную часть может быть включена и другая важная для данной характеристики информация: опыт самостоятельной работы, пребывание в зарубежных командировках и пр.

Основной текст размещается через один интервал от кратких сведений о представляемом, печатается по всей ширине листа.

4) Выводы включают в себя одно-два предложения с конкретными рекомендациями, касающимися, как правило, перспективной деятельности характеризуемого.

Стиль изложения - нейтральный. В тексте используются утвердительные конструкции, глаголы в форме 3-го лица изъявительного наклонения настоящего (или прошедшего) времени: выполняет, имеет, проявляет и т.п. Частотны также краткие формы прилагательных и страдательных причастий:настойчив, трудолюбив, инициативен, требователен, самокритичени пр.

Содержание характеристики должно быть предельно конкретным, но вместе с тем полным, развернутым, объективным. Использование цифр, статистических данных должно быть умеренным (в одном-двух предложениях), поскольку это затрудняет восприятие текста.

Текст должен излагаться простыми предложениями с использованием стандартных формулировок, терминологии, без сокращений (кроме тех случаев, где это действительно необходимо).

Характеристики относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 Трудового кодекса РФ. Так, согласно ст. 88 ТК РФ работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключением являются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Кроме того, те сторонние организации, а также лица, которые получили персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.

Приложениенеобходимо в тех случаях, когда изложенные в характеристике сведения требуют документального подтверждения. Приложение оформляется по общим правилам. В качестве прилагаемых документов могут быть:

копии (ксерокопии) документов об образовании;

справки (в том числе медицинские, справки с места учебы или предыдущей работы, о результатах деятельности представляемого и др.);

выписки из документов (приказов, протоколов, актов и пр.).

Подпись лица, выдавшего характеристику, проставляется собственноручно. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность. При наличии в учреждении профсоюзной организации документ подписывается также ее председателем. Подпись заверяется печатью организации.

Характеристика изготавливается как минимум в двух экземплярах: первый передается по месту требования, второй подшивается в личное дело работника. Срок хранения характеристики - 75 лет, характеристики на руководителей организации хранятся постоянно. Характеристики работников, не имеющих личных дел, помещается в отдельное дело по алфавиту работников. Срок хранения такого дела - 75 лет.

Характеристика на сотрудника входит в пакет официальных документов с места работы. Написать ее может требовать внутренний регламент компании или же другой работодатель, который принимает человека на работу. Основная цель ее составления – дать короткую оценку деловых качеств и достижений, описать образование и свойства характера. И хотя четких рамок для составления характеристики нет, в официальной документации сложились определенные каноны, следуя которым оформление характеристики не составит никакого труда.

Общие требования к написанию характеристики

Приведем более широкое разъяснение каждого пункта характеристики, а в конце статьи приведем образец ее написания.

Заголовочная часть характеристики

название;
название организации, которая его выдала;
должность работника;
полная фамилия, имя и отчество.

Анкетные данные

В первом абзаце зачастую ограничиваются фамилией, инициалами, датой рождения и короткой информацией об образовании сотрудника. Чтобы правильно написать характеристику, также можно указать специализацию или ученую степень человека, если таковая имеется.

Описание трудовой деятельности в характеристике

Указывают дату вступления в должность в данной организации. При необходимости вписывают и предыдущие места работы.
Краткая информация о карьерном росте (переводы на другие должности и повышения).
В составлении характеристики также перечисляют трудовые достижения (руководство проектами и работами, самостоятельное выполнение сложных задач).
Сюда также входят сведения о повышении квалификации и дополнительном образовании.

Личные и профессиональные данные

Оценивают компетентность работника, опыт в выполнении определенного вида работ, профессиональные знания, склонность к самообразованию.
В абзаце о деловых качествах можно написать об отношениях с коллегами и начальством, способностях к анализу и руководству, контроле за выполнением работ.
Оценивается умение логично наладить рабочий процесс и брать на себя ответственность за качество выполненного труда.
Чтобы правильно писать о личных качествах в характеристике, нужно упомянуть о взаимоотношениях в коллективе, психологических качествах и общем уровне культуры. Тут же приводятся различные награды и взыскания.

В заключительном абзаце обязательно указывают место предназначения характеристики, а ниже ставят подписи начальники организации и подразделения, в котором работал человек. Документ заверяется печатью компании.

Читайте также: