Система управления документами реферат

Обновлено: 28.06.2024

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Содержание

Системы электронного документооборота
стр.
5
Функции систем электронного делопроизводства и документооборота
стр.
7
Виды систем электронного документооборота
стр.
12
Заключение
стр.
16
Используемые источники
стр.
18

Прикрепленные файлы: 1 файл

Системы электронного документооборота.doc

Российский Государственный Университет Туризма и Срвиса

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Выполнила: студентка 3 курса

Проверил: Ермаков С.А.

Москва 2013 г.

Системы электронного документооборота

Функции систем электронного делопроизводства и документооборота

Виды систем электронного документооборота

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций. С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности.

Система (от греч. — целое, составленное из частей; соединение) — множество элемен тов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная. Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.

В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин.

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует навыков и опыта.

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов.

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки, например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена документопоток. Для любой организации можно выделить три основных потока документов входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки. Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Система автоматизации документооборота или система электронного документооборота — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на читаемые человеком документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Общими возможностями СЭД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Информационные материалы, имеющие высокую ценность, создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху информационной революции и сетевых организаций формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Системы электронного управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Основное отличие и преимущество корпоративной информационной системы управления документами по сравнению с системами делопроизводства и документооборота состоит в том, что это решение, которое обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом.

ФУНКЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.

В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.

Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.

Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних – протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

Позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.

Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.

Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.

Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.

Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)

Учет номерных документов, формирование отчетности.

Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта,

водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента –

без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает

практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую

деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без

документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является

обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер

С развитием информационных технологий для документооборота

открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети

Интернет и ег о важным атриб утом - элект ронной почтой, проблема расстояния

перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ

приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы,

появилась другая – защита информации, которую содержит электронный

документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому

настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве,

культуре требует адекватной реакции со стороны и нформационных технологий.

Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и

информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие.

В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи.

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:

соответствующей производительной вычислительной техники, высокой

пропускной способности коммуникационных линий, технологичности

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки

(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не

примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор,

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики

требует интенсификации и четкой организ ации всего предприятия , вплоть до

каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности,

прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как

катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и

эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного

1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджм ента в деятельност и любого предприятия

информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаем ый и

управляемые процесс. Т иповым информационным объектом, фиксирующим и

регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.

Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия

принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе

делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного

обмена – документопоток.Для любой организации можно выделить три основных

потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих

документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов,

учета, регистрации, контроля за исполнение м, формирования дел, организации

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой

государственной системой документационного обеспечения управления

(ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня

хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы

работы с документами. В то ж е время сегодня желательна детальная

регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная

до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного

обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией

модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а

также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим

местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию

документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию

документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в

управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных

Электронный оф ис предполагает организацию работы групп пользователей

над совместным решением сложных распред еленных задач в электронных

компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня

существует большое число концепций построения электронного оф иса, в

частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию

“workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами,

необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно

пересылать документы из одного подразделения в друг ое без временных

задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль,

поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми

человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов,

предлагаемых в бумажном виде. Классическими прим ерами являются письма и

факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства

к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии

оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR).

Последние достижения в этой области послуж или толчком к активному

внедрению технологий электронного доку ментооборота, в том числе и у нас в

стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет

Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".[2]

Основными функциями СУД являются:

· прием, регистрация и учет документов;

· упорядочение и классификация документов;

· дописывание комментариев к документам;

· поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;

· создание личных библиотек документов;

· изменение конфигурации документов;

· контроль версий документов при их модификации;

· предоставление возможности удаленного доступа к документам;

· управление информацией в базе данных;

· обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

· пересылка и рассылка документов;

· администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Документы нужно надежно хранить
и быстро находить

Документы нужно обрабатывать
в соответствии с действующими процедурами

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. М.В. ЛОМОНОСОВА

кафедра экономической информатики экономического
факультета МГУ

на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.

Выполнил:
студент 315 гр. Бровкин Александр
Проверил:
доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.

[1] Document Management System (DMS)

Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 8417
Количество таблиц: 1
Количество изображений: 0