Сходства и различия эффективности и результативности реферат

Обновлено: 03.07.2024

Хочу поделиться информацией о том, что такое продуктивность, результативность, эффективность и производительность.

К сожалению, читая книги "гуру", изучая тренинги "по повышению продаж и эффективности работы автосервиса" понимаешь, что те, кто учит других, сами не понимают этих терминов и разницы между ними, а то и вовсе в большинстве случаев считают их синонимами.

Постараюсь разъяснить простыми словами.

Во-первых, нужно разделять понятия "продуктивность", "результативность", "эффективность", "производительность" и "интенсивность". Эти термины отражают разные процессы, хотя и имеют общую основу:

Продуктивность.
Результативность.
Эффективность.
Производительность.
Интенсивность.

Все эти показатели связаны между собой, но отражают абсолютно отдельные параметры. Надеюсь вы поймете.

Продуктивность

Продуктивность берет свое начало от английского слова " productivity " и исторически связано прежде всего с сельским хозяйством и животноводством, чтобы выделить лучшие экземпляры - более плодовитые и дающие лучшее потомство.

Такое же определение дает и словарь С.И. Ожегова - "прилагательное, по значению связанное с разведением продуктивного скота". Среди иностранных слов, вошедших в состав русского языка, понятие продуктивности рассматривается как "плодотворность, производительность".

В дальнейшем это понятие стало применяться для характеристики деятельности творческих людей - писателей, художников, поэтов, отражая их способность производить много произведений. Отсюда появилось объяснение понятия продуктивности, как о способности человека за установленное время создавать некое количество чего-либо или совершать определенное количество действий.

На выполнение любой работы требуются затраты времени, поэтому продуктивность неразрывно связана с количеством времени, в течение которого сотрудник будет выполнять определенный объем работы.

Поэтому классическое определение продуктивности - это отношение объема выполненной работы к затратам времени.

В автосервисе, как и в любом производстве, необходимо применять вместо показателя продуктивности, показатель - производительность, ведь мы не разводим скот и отношения к сельскому хозяйству и животноводству не имеем.

Но так повелось исторически, что в автосервисе все-таки продуктивность считается - продуктивность показывает какое количество времени механик занят работой, то есть считается его "продуктивное время".

В настоящее время я не знаю ни одной технической возможности, чтобы измерить фактическое время работы механика.

Все существующие системы учета фактической времени работы механика имеют большие погрешности, поэтому показатель продуктивного времени я не считаю, а вот количество проданных нормочасов к времени присутствия механика -это уже важный показатель, который можно точно посчитать.

Пример расчета продуктивного времени механика:

механик был занят работой 7 часов из 10 часов его присутствия на станции (как точно посчитать эти 7 часов - я не знаю);
его продуктивное время (продуктивность) равно:
(7 часов) / (10 часов) х (100%) = 70%.

Результативность

Классические толковые словари определяют результативность, как меру или степень достижения результата в сравнении с поставленной целью.

В международном стандарте ISO 9000:2015 - результативность считается, как степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

В автосервисе Результативность связана с плановым показателем. Она показывает уровень достижения результата, такой коэффициент план-факта.

Пример:

мастер-приемщик Роман выполнил план по выручке за прошлый месяц на 130%;
механик Вячеслав выполнил план по нормочасам на 90%.

Результативность и производительность (продуктивность) часто отличаются между собой.

Пример:

ежемесячный план у мастера-приемщика 1 млн. руб;
мастер-приемщик Роман закрыл 110 заказ-нарядов и принес предприятию в прошлом месяце 1 млн выручки, валовая прибыль при этом составила 450 тыс. руб.;
мастер-приемщик Дмитрий закрыл 220 заказ-нарядов и принес предприятию в прошлом месяце 800 тыс. руб. выручки, валовая прибыль при этом составила 650 тыс. руб.

Результативность Романа 100%, Дмитрия всего 80%, а вот производительность (продуктивность) по количеству заказ-нарядов отличается в 2 раза - Дмитрий работал больше. Кто отработал эффективнее: Роман или Дмитрий?

Эффективность

Эффективность (лат. efficientia) не направлена на увеличение объема, она направлена на сокращение издержек для получения того же объёма работ без потери качества выполнения работ.

По своей сути эффективность - соотношение между достигнутым результатом и затраченными для его достижения ресурсами.

Собственно это и прописано в международном стандарте ISO 9000:2015 - эффективность считается, как соотношение достигнутого результата к расходам, обеспечившим его достижение.

Эффективность относится к улучшению предприятия.

Мерилом эффективности является такой показатель, как маржинальность.

Пример:

вернемся к нашим мастерам-приемщикам Роману и Дмитрию.
Роман заработал предприятию 450 тыс. руб. валовой прибыли.
Дмитрий заработал предприятию 650 тыс. руб. валовой прибыли;
следовательно, мастер-приемщик Дмитрий отработал эффективнее - его маржинальность составила 81%, против 45% у Романа.

Кроме маржинальности, у эффективности есть и другие показатели: рентабельность, производительность, затраты на единицу продукции и т. д.

Эффективность работы вашего автосервиса зависит от компетенций руководителя, набора технологий, ключевых процессов, управленческого учета, которые позволяют сделать работу предприятия эффективной.

В одной из следующих статей, сравню эффективность работы автосервисов из разных сетей.

Производительность

Производительность - это показатель, который отражает насколько продуктивно трудиться ваш персонал.

Пример для понимания, что такое производительность:

механик Антон откручивает колесные гайки при помощи балонного ключа;
механик Павел откручивает колесные гайки при помощи пневмогайковерта.

в одном из автосервисов на шесть механиков приходится два комплекта инструментов в чемодане;
в соседнем автосервисе у каждого механика своя полностью укомплектованная инструментальная тележка с 7 полками и 243 предметами.

Для высокой производительности нужны квалифицированные сотрудники, хороший инструмент и оборудование и грамотный руководитель.

Когда говорят о производительности труда и сравнивают несколько стран, почему-то считают производительность в деньгах.

Но это не значит, что наш российский механик делает работы меньше, я уверен, что он делает больше, чем любой другой иностранный механик, просто в деньгах его результат ниже из-за курса валют.

Производительность является одним из показателей эффективности.

Производительность направлена на увеличение объема ремонта и показывает конкретный объем выполненных работ за единицу времени.

Производительность нацелена на расширение предприятия.

Производительность всегда имеет конкретный результат, в отличие от эффективности.

Пример:

механик Иван закрыл за прошлый месяц 130 нормочасов;
механик Антон закрыл за прошлый месяц 240 нормочасов;
механик Павел закрыл за прошлый месяц 260 нормочасов.

Производительность механика Павла в два раза выше производительности механика Ивана: 260/130 = 2 раза.

Интенсивность

Отдельно хочу остановиться на таком понятии как интенсивность.

Интенсивность часто путают с производительностью.

Интенсивность труда – количество труда, затрачиваемого работником за определенный промежуток рабочего времени для получения полезного результата. Определяется затратами физической, нервной и умственной энергии в единицу времени и зависит от темпа работы.

На интенсивность прежде всего влияют индивидуальные физиологические особенности сотрудника, заложенные в нем природой, а также возраст и природно-климатические факторы.

Интенсивность труда имеет три группы: сотрудники умственного труда, сотрудники легкого физического труда и сотрудники тяжелого физического труда.

Оптимальная интенсивность позволяет достигнуть максимальной производительности труда, тогда как чрезмерная интенсивность труда сотрудника ведет к падению его производительности труда из-за переутомления, травматизма, возникновения профессиональных болезней и т.п.

Взаимосвязь

На основании вышеизложенного определяется взаимосвязь всех этих понятий: эффективность - потенциальная возможность достичь конечный результат, производительность (продуктивность) - способность получить промежуточные результаты, результативность - измерить достигнутый результат с плановым показателем.

Отдельно хочу заострить ваше внимание на том, что понятие "продуктивности" в российских нормативных правовых документах не используется, в отличие от понятий эффективности, результативности, производительности и интенсивности.

Выводы

Бывают любые сочетания.

Работа может быть сделана с высокой производительностью и интенсивностью, но не результативно и неэффективно.

Бывает высокая результативность при низкой производительности и низкой эффективности.

И конечно, бывает высокая эффективность, в отсутствии производительности и результативности.

Если же вы видите сотрудника одновременно крайне производительного, эффективного и результативного – удерживайте его любыми способами.

Стимулируйте, делайте комфортной обстановку на работе, показывайте карьерные перспективы (если ему это важно) – такие сотрудники встречаются редко.

Самая распространенная ошибка руководителей автосервисов – пренебрежение эффективностью.

Дай объем! Дай выручку! Любыми способами!

В итоге выручка растет, а прибыль падает, маржинальность падает - эффективность снижается.

Любое снижение клиентского потока на таком автосервисе - наступает крах и кассовый разрыв.

Увеличить эффективность сотрудника достаточно просто.

А вот увеличить эффективность предприятия намного сложнее, но тоже можно, используя стратегию, учет и знания.

Бережливое производство не увеличивает производительность труда

Бережливое производство и система 5С повышают эффективность персонала (а не производительность!), но эффективность эта повышается исключительно за счёт роста интенсивности труда - сотрудники просто работают быстрее за счет того, что двигаться им приходиться меньше.

К производительности труда бережливое производство и система 5С не имеют прямого отношения.

Эффективность сотрудников

А самое важное, чего все упускают и не понимают - на эффективность сотрудника в большей степени влияет не квалификация, а то, как им управляют и кто управляет!

Это описано ещё в "Капитале" Карла Маркса, а в современных исследованиях этот эффект показан в цифрах в книге "Выдающийся лидер" Джона Зенгера.

Повышение эффективности руководителя станции на 30-40% повышает влияние исполнителей (механиков и приемщиков) на эффективность работы станции в разы (в 2-3 раза по моим цифрам).

А 30-35% эффективности руководителя зависит от его природных данных.

По этим причинам основные усилия для повышения эффективности работы должны быть направлены в первую очередь на подбор и подготовку руководителя, а не на обучение его стандартам и их выполнение.

Как бы не поднимали эффективность внешним ресурсом, она сразу начнёт падать и в итоге упадёт до уровня, которому соответствует квалификации руководителя.

Ее мнение публикует Work.ua.

Одна из ценностей моей компании — результативность, достижение результата. Но каждый человек понимает его по-своему: для математика — это значение вычисления, для ученого — итоги эксперимента, для экономиста — прибыль или убыток.

Например, для моих сотрудников результат — успешно проведенное мероприятие, вышедший номер корпоративного издания, интересное и познавательное интервью топ-менеджера, разъясняющая статья и т.д.

Для меня как директора по корпоративным коммуникациям — трансформация мышления и поведения работников благодаря этим изданиям, повышение информированности о происходящих в компании процессах.

Для генерального директора результатом считается повышение эффективности труда работников, которые, владея информацией о том, что происходит в компании, выполняют свою работу осознанно. И это достигается, в том числе благодаря нашим газетам, мероприятиям, информации, фильмам, роликам и т.д.

Для собственника результат — прибыль компании, ее положение и перспективы на рынке, репутация в обществе. И то, насколько эффективно трудятся рабочие, в значимых для акционера результатах играет свою роль.

Результат и масштабность мышления

В зависимости от уровня управления, должностей сотрудников, конкретного временного периода результаты будут отличаться.

Еще они могут различаться масштабностью мышления. Приведу абстрактный пример. Представьте себе 2025 или 2030 год. Вдруг мы принимаем решение не праздновать больше наш профессиональный праздник — День машиностроителя, вместо этого главным праздником для нас становится, например, День работников сферы услуг.

Да сейчас 100% наших сотрудников нас не поймут! А ведь логика-то есть: в долгосрочной перспективе мы видим себя не просто машиностроительной компанией, а холдингом по предоставлению комплексных решений, где производство оборудования — только составная часть бизнеса. Важная, но одна из. И для этого уже сегодня мы развиваем постгарантийный сервис, шахтостроительные и консультационные услуги, создаем обучающие программы для клиентов. То есть будем расширять интеллектуальные услуги и зарабатывать этим не меньше, чем продажей оборудования. Это и есть пример масштабности мышления и понимания результата. И не факт, что главным у нас не станет новый праздник. (Ведь до 2000-го года не было же Дня системного администратора.)

Именно люди с масштабным мышлением, выходящие за привычные рамки, становятся двигателями прогресса.

Почему все говорят о Стиве Джобсе и Марке Цукерберге? Они выходили за рамки и хотели создать что-то необычное, несуществующее, многим непонятное. И не говорили, что это нереально.

Ограничения — только у нас в голове

Чтобы достичь результата, а тем более сверхрезультата, надо понимать: все наши ограничения — только у нас в голове. На любом уровне.

Второй — выпросить у мастера, начальника участка инструмент. Не дали — пойти к закупщикам. Можно обратиться даже к директору, но добиться и работать. Кто сказал, что рабочему к директору нельзя? Это ограничение в голове.

То есть первый вариант — пребывать в состоянии жертвы и ждать, пока тебе принесут что-то на блюдечке. (Так можно и не дождаться.) Второй — достичь собственного результата, надавив на других.

Общий результат — сумма наших маленьких результатов

Безусловно, все люди разные: со своими чертами, где-то с ленцой и прокранстинацией, с нежеланием делать не свою работу. Кто-то робкий, кто-то не мыслит масштабно, каждый периодически выгорает. И не все люди могут одинаково добиваться результата, всегда выкладываясь на 100%.

Но надо помнить, что компания — это единый организм. От того, что кто-то чего-то не сделал, не придал важности, даже, бывает, не прочел просьбу в письме, какой-то один значимый для компании результат может остаться недостигнутым. А значит и общий результат — уже не тот.

Поэтому кроссфунциональные задачи нужно выполнять! Причем делать это оперативно. Чем быстрее сотрудники поймут, что коллективный результат зависит от результатов каждого из них, от того, насколько оперативно они реагируют на просьбы друг друга, даже если это не прописано в должностной инструкции или бизнес-процессе, зависит общий доход.

Как отличить эффективность от результативности

Связь между этими понятиями очень тесная. Результативность — это достижение конкретного результата. Можно занять пассивную позицию, подождать, пока обстоятельства сложатся, а можно активную и целенаправленно идти к намеченному. Но идти тоже можно по-разному.

Какие ресурсы мы затратим на их преодоление?
У нас останутся еще ресурсы, чтобы двигаться дальше?
После преодоления препятствий сверхусилиями наша цель будет еще актуальна?
А есть какой-то другой путь достичь этой цели?
Можно не начинать с нуля, а использовать что-то из уже сделанного, трансформировав и доработав для новой задачи?
Может, кто-то готов помочь, так как ему это тоже нужно?
И итоговый: можно это сделать за 3 шага, 5 шагов, а не 10? Достичь результата за три шага — эффективно. А за десять и с преодолением зачастую мнимых препятствий — неэффективно.

Что это реально, мы все понимаем, но на практике часто не видим множественности вариантов. Как этому научиться?

И ответственность здесь же

Не справимся вдвоем, позовем коллег и используем фасилитационную сессию.

N.B! Фасилитационная сессия — это процесс группового обсуждения, решения проблем и планирования, дающий качественные результаты в сжатое время. В системной групповой динамике рождаются нестандартные решения, которые у одного человека, наверно, никогда бы не возникли.

При этом ответственность не перекладывается на других, а у сотрудника появляется четкий план действий и способы нивелирования рисков.

В деньгах понятнее

Эффективность, она еще вот в чем зашита. У нас есть бизнес-план, поставлены цели, распределены ресурсы. И тут поступает дополнительный заказ, например, на 10 миллионов, обещающий миллион прибыли. Но чтобы его выполнить, нужно нанять еще сто рабочих и заплатить им 600 тысяч. Так стоит ли это делать, вкладывать столько сил, времени и денег, чтобы получить в итоге не миллион, а 400 тысяч прибыли?

Для нас важно достигнуть нужного результата, то есть поставленных целей. Сверхрезультата никто ни от кого не требует. Только потом, если цели достигнуты, можно рассмотреть, хотим мы еще какой-то сверхрезультат получить или нет?

Если просто потому, что идея прикольная, мы не будем этим заниматься. А если она принесет какие-то плоды — результаты — давайте оценим ресурсы: если затратим меньше, чем получим, значит, делаем.

Если результат не получается

В стрессовой ситуации мы сначала реагируем на нее и только потом думаем, что произошло. Это наша лимбическая система выдает подборку простых, стандартных поведенческих жестов и механизмов, чтобы человек обезопасил себя, свою семью, друзей, дом и т.д. Это инстинкты.

Когда вопрос стоит не о жизни и смерти, нам чаще требуются не традиционные подборки, а нестандартные решения. Их рождает неокортекс. И для этого ему иногда требуется возможность отвлечься от решения вопроса. Не насилуйте себя, в нужный момент сознание с подсознанием выдадут вам лучший результат, прекрасно сделав это без вашего участия. Я это к тому, что иногда отпустить ситуацию гораздо полезнее.

И еще. Чтобы найти варианты решения, проблему нужно обязательно проговорить с кем-то: обсудить с единомышленниками, коллегами по дирекции, цеху, с другими отделами или просто в курилке. Возможно, в этом разговоре родится что-то еще. Иногда решение приходит, когда мы просто проговариваем проблему вслух.

Как обратиться за помощью

Исключительно важна точность просьбы, сроки исполнения, конкретные вопросы: с кем можно взаимодействовать, у кого взять справочные материалы или узнать историю вопроса. Чем точнее вы ставите задачу, тем быстрее, эффективнее, а значит, результативнее она будет выполнена.

То же касается руководителей, когда они ставят задачи: если они хотят получить максимально точный результат, им нужно максимально конкретно и полно описать задачу.

Как оценить результативность сотрудника

Вы ставите задачу. Задает вам дополнительные вопросы человек или нет? Если ему на самом деле все понятно, он выполнит задачу хорошо. Если нет, он будет каждый раз приходить не с тем результатом, а вы постоянно отправлять его переделывать. А он так работает не потому, что не хочет, просто не понимает конечного результата. И снова не спрашивает, ему кажется, что и так все ясно. Из-за разницы понимания результата — ноль.

Человек, нацеленный на результат, пытается максимально уточнить свою задачу, чтобы не делать лишних телодвижений. К примеру, ваш родственник, друг попадает в больницу и просит приехать. Лучше сразу узнать, что можно есть, нужно ли привезти какие-то личные принадлежности, возможно, купить лекарства? Какие часы приема, чтобы попасть в отделение, поговорить с врачом? Кого ему было бы приятно видеть, может, пригласить с собой? То есть, одним визитом максимально полно удовлетворить все потребности и желания заболевшего.

Человек, не нацеленный на результат, вопросы задавать не будет. Он рванет в больницу, будет выяснять ситуацию на месте, терять усилия, время, деньги.

Эпилог

Если вы никогда не задумывались о разнице между эффективностью и результативностью, то вы не одиноки. На самом деле, многие команды используют эти термины как взаимозаменяемые. Однако понимание разницы между этими двумя стратегиями бизнеса поможет вашей команде раз за разом добиваться успеха.

Что такое эффективность?

В общем понимании эффективные команды:

Выполняют проекты, ориентированные на процессы

Добиваются успеха при ограниченных ресурсах

Сосредоточены на текущей работе

Измеряют ход выполнения по определённым показателям

Что такое результативность?

В общем понимании результативные команды:

Ориентированы на достижение целей

Вкладываются в результаты

Сосредоточены на клиенте или конечном пользователе

Связывают свою работу с общей картиной

Что важнее?

Чтобы управлять по-настоящему отличной командой, вам нужны как эффективность, так и результативность. Эффективная команда, которая не является результативной, может выполнять работу быстро, но при этом отдавать приоритет не тем инициативам. Также возможно, что результативная команда не является эффективной. Тогда она выполняет правильную работу, но делают это слишком медленно.

Представьте, что отдел продаж представляет ваш продукт новому корпоративному клиенту. К процессу привлекается отдел ИТ с просьбой показать и продемонстрировать каждый из трёх конкурирующих продуктов, один из которых будет в конечном итоге выбран. Вот как может выглядеть такой процесс, если ваша команда является эффективной, результативной, эффективной и результативной или ни той и ни другой:

Эффективная, но не результативная. Команда создаёт презентацию и демонстрацию всего за три дня. Однако клиент остаётся недоволен, потому что их содержание посвящено не тому, что ему интересно, из-за чего материалы презентации оказываются несоответствующими потребностям его компании, и он решает обратиться к конкурентам.

Неэффективная, но результативная. Сотрудники работают вместе над созданием идеальных материалов для демонстрации и презентации, но на это у них уходит две недели. Клиент недоволен тем, что ему пришлось очень долго ждать ответа от вашей команды. В результате вы тратите ещё несколько недель на переговоры и презентации.

Неэффективная и нерезультативная. Команда не выстроила полноценный процесс продаж, поэтому никто не знает, кто должен создавать презентацию, а кто — демонстрацию. В итоге команда собирает нечто из подручных средств, но это не отражает истинную ценность продукта для клиента и не выделяет ваши конкурентные преимущества, поэтому он отказывается от вашего продукта.

Эффективная и результативная. У команды налажен чёткий рабочий процесс, поэтому необходимые материалы создаются за пять дней. На следующей неделе презентация даёт желаемый результат: клиент решает внедрить именно ваш продукт!

Как повышение результативности ведёт к росту эффективности

В идеале вам нужно стремиться создать команду, которая будет и эффективной, и результативной. Однако всем нужно с чего-то начинать, и попытки внедрить обе методологии сразу могут не привести к желаемому результату. Поэтому сначала решите проблему результативности, а затем начинайте работать над эффективностью.

Возводя в приоритет результативность, вы гарантируете, что ваша команда будет работать над инициативами, способствующими достижению соответствующих целей компании. Когда же результативность будет налажена, можно приступать к оптимизации эффективности, иными словами выполнять ту же самую работу, но за меньшее время.

Возьмём, например, проект, который совместно реализуют отделы творческих разработок и веб-дизайна. Цель — переработать дизайн целевой страницы компании, чтобы лучше доносить её ценностные ориентиры до клиентов. Поначалу эта команда является неэффективной и нерезультативной. У неё нет чёткого понимания ценностных ориентиров компании и того, и того, какую пользу они приносят клиентов или какие материалы на целевой странице должны быть самыми заметными.

Команда начинает предпринимать действия по решению проблемы результативности и приведению всех к общему знаменателю. Они приобретают платформу для управления работой, чтобы наладить обмен информацией между разными уровнями организации и связать отдельные инициативы с более широкими целями компании. Теперь, обладая более чётким представлением о глобальной стратегии, команда может создать целевую страницу, которая лучше всего представляет компанию и помогает клиентам.

Команда ещё не в полной мере эффективна. Она довольно долго готовила и запускала проект, а процесс проверки отнял больше времени, чем хотелось. Сначала сосредоточившись на результативности, команда обеспечила соответствие ожидаемого результата проекта целям компании. Следующий этап — стать быстрее и эффективнее.

Создание эффективной и результативной команды

Конечная цель заключается в том, чтобы помочь своей команде стать эффективной и результативной одновременно. Достижение этого будет означать, что команда видит общую картину, отдавая при этом приоритет скорости и продуктивности. Первый этап — это всегда повышение результативности, однако на пути построения эффективных и результативных методов работы нужно выполнить ещё несколько действий.

1. Начните с привязки целей к повседневной работе

Команда не может быть результативной без понимания того, как её работа влияет на цели компании. Проследите за тем, чтобы у всех было чёткое понимание их вклада в реализацию миссии и видения компании. Лучший способ добиться этого — использовать инструмент управления работой.

Управление работой помогает координировать людей и работу на всех уровнях организации, чтобы у каждого была информация, необходимая для выполнения самых важных задач. Инструменты управления работой помогают преодолеть разрозненность задач и проектов и связать их с более широкими целями компании. Это позволит вашей команде эффективно расставлять приоритеты в задачах и повышать ценность бизнеса, не тратя время впустую на малозначимую работу.

Чтобы обеспечить правильную расстановку приоритетов в работе, мы ставим цели на квартал, используя систему целей и ключевых показателей, которые затем выходят на уровень полугодия. Наши руководители групп еженедельно проверяют, насколько работа, которую выполняет их коллектив, соответствует этим целям.”

2. Предоставляйте информацию сотрудникам других отделов

Результативные команды не работают изолированно. Чтобы настроить свою команду на успех, проследите за тем, чтобы сотрудники знали, как их работа связана с другими инициативами и проектами. Когда у всех есть чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку, сотрудники тратит меньше времени на координацию работы и уделяет больше внимания важным проектам.

Подотчётность, прозрачность и открытость — это преимущества, которые появляются благодаря правильному управлению проектами с использованием нужных инструментов. ”

— Жоэль Сен-Пьер, руководитель отделов управления проектами и глобальных мероприятий для клиентов, компания Autodesk

3. Инвестируйте в автоматизацию и интеграцию

С помощью [автоматизации] мы теперь экономим от 2 до 6 шагов для каждого из наших 40–50 клиентских запросов в спринте, потому что задачи автоматически добавляются в нужные проекты и двигаются по этапам.”

Помимо работы по организации работы люди, занятые интеллектуальным трудом, тратят критически важное время на переключение между приложениями и поиск информации в них. Исследование свидетельствует, что работники интеллектуального труда переключаются между 10 приложениями до 25 раз в день. Зачастую наши бизнес-инструменты не могут общаться между собой, а это означает, что сотрудникам приходится постоянно переходить между электронной почтой, мессенджерами, инструментами, выполняющими определённые функции и программным обеспечением для управления проектами. Попробуйте вместо этого интегрировать свои самые важные бизнес-инструменты, чтобы доступ ко всей важной информации был у вас в одном месте.

4. Определите области, требующие улучшения

Чтобы работать эффективно, нужно понять, что вызывает задержки. Когда срываются сроки выполнения работы, а сотрудники перегружены, раннее определение слабых мест поможет вам заново оценить ситуацию и при необходимости перераспределить ресурсы.

Выработка чёткого процесса поиска и обозначения областей для улучшения поможет вашей команде действовать на упреждение, а не на устранение последствий. Это повышает не только эффективность, так как исчезает ненужная работа, но и результативность, так как помогает команде выполнять нужную работу более осмысленно.

Долгое время для нашей креативной компании было нормально просто реагировать на поступающие задачи. Но без чёткого процесса нам не удавалось работать с высокой эффективностью.”

А за счёт чего это достигается? Проследите за тем, чтобы по каждой инициативе проводились регулярные сверки, на которых обсуждаются ход выполнения проекта и любые препятствия. Не планируйте эту работу в виде совещаний. Вместо этого публикуйте отчёты по состоянию проекта в том же месте, где выполняется работа, чтобы можно было с одного взгляда определить, что выбилось из графика, и внести необходимые коррективы.

Пусть слабая эффективность и плохая результативность остаются в прошлом

Создание эффективной и результативной команды требует времени. Чтобы достичь этой цели, сосредоточьтесь на результативности и обеспечьте своей команде чёткое представление о целях и приоритетах компании. Затем переходите к эффективности: инвестируйте в автоматизацию и сокращайте объём работы по организации работы. Хотите узнать об этом ещё что-нибудь? Читайте 12 советов для повышения продуктивности в течение дня.

Эффективность и результативность организации

Это очень важный вопрос для любого менеджера (не только руководителя компании, но и отдела, департамента). Вопрос результативности — это вопрос о целях и их правильной постановке. Вопрос эффективности — это вопрос правильности процесса достижения цели. Об этом данная статья.

Кстати, советую – читается легко, много полезного. Это, своего рода, набор статей по разным тематикам менеджмента. Книга не учит как все делать, но заставляет задуматься. На мой взгляд – это важно.

Но, достаточно о книге. Давайте разбираться с терминологией.

Эффективность управления

В каждой организации есть те или иные процессы деятельности. Для выполнения этих процессов затрачиваются определенные ресурсы – денежные, человеческие, материальные.

Если процесс идет с минимально возможными затратами ресурсов – то процесс эффективный. Если ресурсов затрачивается больше, чем необходимо – то процесс становится не эффективным.

Оценить эффективность можно для любого процесса – будь то продажи, бухгалтерский учет или реклама на телевидении или радио. Для того, чтобы оценить эффективность – нужно выработать критерии – сокращение каких ресурсов мы считаем наиболее важным.

Кроме этого, важно учитывать – какой минимальный уровень качества должен быть достигнут.

Результативность организации

Каждая компания что-то производит (даже услуги – это, своего рода производство). Результат – это то, ради чего организация (или процесс) созданы. Результативность – это результат деятельности.

Например, результат процесса продажи – это клиенты компании. Или вернувшиеся второй раз клиенты. Здесь также важно понять – что является результатом, что первично, а что – нет. Критерий результативности не такой очевидный, как может показаться с первого взгляда.

Важно понимать цель – чего мы хотим достичь. Если цель достигнута, значит – результат есть. Если цель не достигнута – нет результата.

Оценка эффективности и результативности деятельности

Понятно, что в любой организации критерии результативности и эффективности идут всегда вместе. Наиболее оптимальная ситуация, когда мы достигаем цели (результативность) с наименьшими затратами (эффективность).

Но, к сожалению, зачастую – это не достижимая картина. Поэтому, для организации необходимо всегда оценивать – что на сегодняшний день важнее – результат любой ценой, или более эффективное производство, но с чуть менее прорывными результатами.

Читайте также: