Роль секретаря в организации реферат

Обновлено: 03.07.2024

Содержание работы

Файлы: 1 файл

Роль и место секретаря в работе организации в современных условиях.doc

Выполнила: студентка гр. Мг – 413 С ДД

ВВЕДЕНИЕ

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.

Позже секретари вместо доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно становятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари. 1

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

В сущности, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Предметом исследования – деятельность секретаря и его роль в данной организации.

Цель выпускной работы – изучить вопрос роли и места секретаря в современной организации.

1. определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря;

2. проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию;

3. рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию;

Выпускная работа состоит из введения, трех глав, выводов и приложения.

В данной работе используются книгопечатные, а также электронные источники информации.

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности; описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности.

Во второй главе приводятся современные технологии осуществления секретарской деятельности, куда входят: организация работы с документами и обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

Глава 1. История развития профессии секретаря

Секретарь в системе государственного управления (XVIII - XIX вв.)

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений.

Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената — высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления. (В числе коллегий: иностранных дел, военная, адмиралтейская (ведала делами флота), мануфактур-коллегия (занималась вопросами развития промышленности), духовная, камер-коллегия (отвечала за сбор налогов), берг-коллегия (ведала металлургией), юстиц-коллегия, вотчинная и др.).

27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине. 2

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.*

После смерти Петра 1 кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

Этапы развития секретарской службы при Екатерине 2.

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины 2 была аудиенция со статс- секретарями. Частная переписка Екатерины 2 также проходила через их руки.

Архивы статс-секретарей — ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

21 апреля 1785 г. Екатерина II утвердила "Жалованную грамоту на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства", которая содержала ряд важных пунктов, регламентировавших положение дворянства в России. Был определен порядок документирования сословной принадлежности к дворянству, способы приобщения к которому были различны:

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

Значение секретаря в начале 19 века.

Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

19 век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от 18.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М.
Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур. Первые личные секретари стали работать в 1840 г. у директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге. Затем их численность стала заметно возрастать: секретари-профессионалы прочно заняли свои места в управлениях банков, адвокатских контор, торговых домов, в крупных купеческих лавках, пароходствах, в управлениях железнодорожным транспортом и т.д.

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер.

КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ

Чтобы соответствовать современным требованиям, секретарю необходимо:

- Иметь профессиональный имидж;

- Хорошо владеть речью и письмом;

- Обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);

- Содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

- Уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;

- Квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;

- Осваивать новые компьютерные программы;

- Быть энергичным, проявлять инициативу;

- Уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

- Поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

- Проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Основными функциями секретаря-референта являются:

- Ведение документации дирекции предприятия;

- Организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

- Поиск необходимой руководителю информации;

- Выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

- Контроль исполнения документов и поручений руководителя;

- Бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;

- Планирование рабочего дня руководителя;

- Организация и участие во встречах и переговорах;

- Прием иностранных делегаций;

- Помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

- Решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

- Работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, которая разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ

Требования к организации

рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря можно разделить на 3 зоны: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном уровне.

Специалисты по эргономике (научная дисциплина, комплексно изучающая человека в его деятельности) рекомендуют не забывать золотое правило, соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы (результат – остеохондроз и близорукость).

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещенным, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Стул – обязательно со спинкой и, желательно, с подлокотниками.

Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов “CurtisClip” или “СopyHolder”. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальные аппарат не должны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования ими и находились бы под контролем секретаря.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы – повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Однако устраивать в офисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют, потому что действие ароматов очень индивидуально и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у всего офиса.

Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30м 3 в час. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели. Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения. Главное растения должны помогать, но ни в коем случае не стоять на пути, мешая людям проходить. Большое значение имеет выбор мебели, она должны быть удобной и современной. В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько стульев или кресел и небольшой столик.

Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

- ввода, подготовки и редактирования документов;

- ввода и обработки сведений о документах (регистрации);

- обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;

- осуществления контроля исполнения документов4

- хранения и поиска документов (создания баз данных);

- приема и пересылки документов;

- систематизации документов, формирования папок (дел);

- подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электрон-ных сетей. Современные офисные сис-темы разрабатываются российскими ком-паниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes , DOCS Open , Microsoft Office и др.

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются:

Системы КонсультантПлюс стали неотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтеров и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы КонсултантПлюс позволяют специалистам успешно решать весь комплекс правовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.

Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как для предприятия в целом, так и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного пользователя. При установке пакетов учитываются такие факторы, как сфера деятельности предприятия, его масштаб, структура, территориальное расположение, международные связи. Основой для формирования пакета являются системы по феде-ральному и региональному законодательству. Технология КонсультантПлюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, эффективно работающие практически на любых компьютерах, любых программных платформах и в сетях любой конфигурации.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word и др.)

При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. программы включают словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 97, Word 2000 .

В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают создавать конкретный документ – стандартное, изысканное и современное письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа, подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2000 можно не только обнаружить ошибки, но и узнать почему необходимо внести исправление. Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и пунктуации.

Созданные в текстовом редакторе документы запоминаются, хранятся и пересылаются в виде файлов или выводятся на печать на бумажный носитель.

РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ

- планирование предстоящих дел;
- установление оптимального ритма труда;

- постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Оптимальный ритм работы

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работы. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА
ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook .

Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при это самым информированным и общительным человеком.

Наше время не случайно называют временем информационного бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной.

Цель работы: усвоить сущность секретаря-референта.

- узнать основные функции секретаря;

- изучить необходимые качества секретаря-референта;

- научится классифицировать секретарей;

- понять обязанности секретаря-референта.

Содержание работы

Основные функции секретаря.

Должностные обязанности секретаря-референта.

Список используемой литературы.

Содержимое работы - 1 файл

Анотирование реферат.doc

Реферат на тему: СЕКРЕТАРЬ.

Секретарь-референт.

Основные функции секретаря.

Современные требования.

Классификация секретарей.

Должностные обязанности секретаря-референта.

Список используемой литературы .

1. Введение.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Цель работы: усвоить сущность секретаря-референта.

- узнать основные функции секретаря;

- изучить необходимые качества секретаря-референта;

- научится классифицировать секретарей;

- понять обязанности секретаря-референта.

2. Секретарь-референт.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

2.1 Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

2.2 Современные требования.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

иметь профессиональный имидж;
хорошо владеть речью и письмом;
обладать хорошей памятью;
хорошо ориентироваться во времени;
содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
быть энергичным, проявлять инициативу;
быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
контролировать финансы офиса;
быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

2.3 Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST - человек, работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность - PERSONAL SEKRETARY - помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

2.4 Должностные обязанности секретаря-референта.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п..;
подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
оформление протоколов рассылок выписок из них;
анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
организация приемов посетителей;
прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами, в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

техническое обеспечение работы руководителя;
подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
организация приема работников и посетителей;
телефонное обслуживание;
подготовка командировок;
организация презентаций и специальных приемов гостей;
стенографирование;
контроль за праздничными и юбилейными датами;
обработка почты;
машинописные работы;
сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
сбор материалов для докладов и речей руководителя;
ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Заключение .

Подводя итог, можно сказать, что секретарь-референт должен быть образованным и компетентным человеком с развитым чувством долга и ответственности. Ему необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу!

Список используемой литературы:

- Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2005.

- Секретарь: Секреты профессии. Шейнов В.П., "Ось-89" -М., 2005, 206 стр.

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

"Уральский техникум автомобильного транспорта и сервиса"Курсовая работа

по ПМ 01. Организация документационного обеспечения управления и функционирования организаций

МДК 01.03. Организация секретарского обслуживания

Тема: Секретарь в структуре управления современной организацииВыполнила студентка

Е. М Белозерова

Глава 1. Роль и значение секретарской деятельности в современной организации

1.1 Основные знания и умения, необходимые секретарю

1.2 Профессиональные и личностные качества секретаря секретарь регламентация управление квалификация

1.3 Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя

1.4 Имидж секретаря, деловая женщина-профессионал

1.5 Требования к ведению телефонных переговоров и подготовки совещаний

1.6. Современные категории секретарей

1.7 Профессиональные требования к различным категориям

Глава 2. Секретарь в структуре управления на современной организации

2.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии ООО "Набаз"

2.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии ООО "Набаз"

Введение Актуальность. Секретарь - это помощник и правая рука руководителя. В то время как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику. Данная тема крайне актуальна в наше время, так как практически ни одна организация не обходится без секретаря.

Степень изученности проблемы. На тему роли секретаря в организации написано немало работ. Ее раскрывали такие авторы как: Овчинникова Т. И, которая полагает, что секретарь - профессия творческая; Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря - референта, данная книга является хорошим помощником в работе; у Поспеловой Е.Н. развернутая должностная инструкция, в которой прописано, что должен уметь секретарь, обязанности и права; Кузнецова Т.В., Стенюков М.В. в своих работах по секретарскому делу повествуют очень много важного для данной профессии; у Замедлиной Е.А. об этике и психологии делового общения, что тоже очень важно для секретарей; а также Анохина, Оскерко, Галахов и многие другие авторы изучали данный вопрос.

Объект. Объектом исследования является секретарское дело.

Предмет. Роль и место секретаря в управленческой структуре организации. Насколько важна данная профессия обществу.

Цель исследования. Целью курсовой работы является исследование требований, предъявляемых секретарю, задач, навыков и умений, полномочий.

Задачи. Выяснить какое место отводится секретарю в организации, как и на чем строится его работа.

Глава 1. Роль и значение секретарской деятельности в современной организации 1.1

Пример готового реферата по предмету: Делопроизводство и документооборот

Введение

1. Секретарь организации и его место в документообороте организации

2. Хранение документов как одна из функций секретаря

Выдержка из текста

Согласно законам и нормативным актам РФ, документы хранятся в архиве организации независимо от формы ее собственности. Только грамотная архивная обработка документов способна обеспечить правильное хранение в собственных архивах организации и для последующей передачи в Государственный архив РФ. Поэтому актуальность темы курсовой работы заключается в выявлении роли и значении архивного деля для современного предприятия.

Считается, что в группе существуют три потребности – потребность в выполнении задачи, потребность в сохранении коллектива и индивидуальные потребности отдельных членов группы. Таким образом, образуются три плотности для исследования: деятельность организации, группа и личность.Цель работы: рассмотреть роль менеджера в организации.

Роль медсестры в организации помощи пациенту при критических состояниях в ближайшем послеоперационном периоде

Роль педагога в организации ручного труда дошкольника как самостоятельной детской деятельности

Практическая значимость работы состоит в том, что проанализирована одна из важных проблем работы с кадрами на производстве, определяющей тенденцию воздействия на сотрудника с целью оптимизации его личностных профессиональных качеств, повышения профессионализма, и составлены рекомендации для практикующих специалистов.

Революция в собственности и сопровождавшие ее преобразования экономических институтов общества привели к тому, что миллионы людей, ранее занимавшихся организованным, планомерным профессиональным трудом на государство, испытали свои силы и способности в предпринимательстве, в малом бизнесе, где часто соединены в одном лице трудовая деятельность, собственность и управление. Это, на мой взгляд, является фактором готовности человека к работе. Умение руководить – это прирожденное свойство человека, которое можно лишь развить в течение жизни, приобретая для этого необходимые знания, навыки и переосмысливая личный опыт. Между тем, как показывает не только зарубежный, но и современный отечественный опыт, именно персонал становится сегодня долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. В условиях нестабильности российской экономики неустойчивости финансового рынка, откровенной слабости и неразвитости отечественного рынка труда для предприятия одной из наиболее сложных задач является задача создания и обеспечения эффективного функционирования системы управления персоналом.

Их квалификация, активность, способность взаимодействовать между собой – все это в совокупности будет определять результативность деятельности организации. Экономические реформы, ориентированные на переход к рыночным отношениям определяют новое качество положения руководителя в организации.В контексте требований экономической самостоятельности и полной ответственности за результаты своей деятельности в организациях стали формироваться такие системы управления, которые обеспечивали бы высокую эффективность работы, устойчивость на рынке, конкурентоспособность

Учет и использование документов в организации

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обонянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

При написании работы использовались стандарты, регулирующие делопроизводство, законодательные акты в сфере информации и документации, Федеральные законы РФ и другие нормативно-правовые документы регламентирующие документирование управленческой деятельности.

Список источников информации

1.Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.- 268 с.

2.Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-240с.

4.Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.- 202 с.

5.Стенюков М.В. Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.- 190 с.

6.Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-124с.

7.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.- 207 с.

Читайте также: