Регистрация данных о качестве реферат

Обновлено: 05.07.2024

Система качества должна предусматривать ведение соответствующих данных для подтверждения соответствия установленным требованиям и проверки эффективности самой системы качества. Анализ регистрируемых данных о качестве является основным моментом для проведения корректирующих действий и улучшения качества. Для регистрации данных о качестве, включая карты и диаграммы, используют:

— протоколы технического контроля;

— протоколы квалификационных испытаний;

— отчеты об оценке качества;

— отчеты об обследованиях и проверках;

— акты проверки качества материалов;

—отчеты о затратах на качество.

При хранении документации по качеству должны приниматься соответствующие меры, обеспечивающие ее защиту от порчи, потери и ухудшения состояния (например, вследствие воздействия окружающих условий).

17.3. Управление регистрацией данных о качестве

Система качества должна предусматривать способ определения сроков сохранения, изъятия и/или уничтожения документации в случае ее устранения.

Примеры документов, требующих управления:

— процедуры и инструкции по техническому контролю;

—методики проведения испытаний;

— инструкции по выполнению работ;

— ведомости выполняемых работ;

— руководство по качеству (см.5.3.2);

— процедуры системы качества.

18. Кадры

18.1. Подготовка кадров

18.1.1. Общие положения

Следует определять потребность в подготовке кадров и обеспечивать действенность документированных процедур по проведению такой подготовки. Соответствующая подготовка должна охватывать все уровни персонала, занимающегося деятельностыо, которая оказывает влияние на качество. Особое внимание следует уделять квалификации, отбору è подготовке новых работников и работников, получивших новые задания. Необходимо вести соответствующий учет проводимой подготовки кадров.

18.1.2. Административно-управленческий персонал

Проводимая подготовка должна способствовать пониманию управленческим персоналом самой системы качества, также как и методов и средств, обеспечивающих полноценное участие административно-управленческого персонала в функционировании системы качества. Oò управленческого персонала также требуется понимание критериев оценки эффективности системы.

18.1.3. Технический персонал

Подготовка технического персонала должна способствовать более полному участию в деятельности по повышению эффективности системы качества. Подготовка должна распространяться также на такие области как маркетинг, материально-техническое снабжение, разработка технологий и проектирование продукции. Особое внимание следует уделять обучению статистическим методам, приведенным в 20.2.

18.1.4. Руководители производственных подразделений и производственный персонал

Все руководители производственных подразделений и производственный персонал должны проходить подготовку, обеспечивающую обучение методам и приобретение навыков, которые необходимы для выполнения их заданий:

—правильное обращение с приборами, инструментом и механизмами, которыми им приходиться пользоваться;

—чтение и понимание предоставляемой документации;

—влияние выполняемой ими деятельности на качество и

—техника безопасности на рабочем месте.

При необходимости аттестации подлежит квалификация персонала, например, в такой области, как сварочное дело. Необходимо также предусмотреть обучение основным статистическим методам.

18.2. Квалификация

Должна быть оценена и документально подтверждена квалификация персонала, занятого в специализированных процессах, испытаниях или контрольных проверках, в частности, когда речь идет об обеспечении безопасности. Должна учитываться потребность в периодической оценке и(или) необходимом подтверждении квалификации è(èëè) способностей. Необходимо также уделять внимание соответствующему образованию, подготовке и опыту работы.

18.3. Стимулирование

18.3.1. Общие положения

Стимулирование работников начинается с понимания задач, которые им предстоит выполнить, и того, как эти задачи способствуют выполнению деятельности организации в целом. Работники организации должны быть информированы о преимуществах должного выполнения работы и влиянии неудовлетворительного выполнения работы на других людей, удовлетворение требований потребителя, эксплуатационные затраты и экономическое благополучие организации.

18.3.2. Применение мер стимулирования

Усилия по стимулированию качества работы должны быть направлены не только на производственный персонал, но и на работников, занятых в маркетинге, проектировании, подготовке документации, материально-техническом снабжении, техническом контроле, испытаниях, упаковке, отгрузке и послепродажном обслуживании. Это также распространяется на руководящий состав, специалистов и служебный персонал.

18.3.3. Понимание задач в области качества

Следует постоянно подчеркивать необходимость улучшения качества путем расширения знаний работников организации, например, за счет реализации вводных и основополагающих программ для новых кадров, периодических программ повышения квалификации для старых работников, создания условий для проведения персоналом предупредительных и корректирующих воздействий и других подходов.

18.3.4. Определение уровня качества

При необходимости должны быть разработаны объективные средства определения достигнутого уровня качества. Результаты, достигнутые в области качества, могут быть обнародованы, чтобы дать возможность работникам организации убедиться в достижениях коллектива или отдельных исполнителей. Необходимо обеспечивать признание успешных результатов работы.

Разработка стандарта организации "Система менеджмента качества". Изучение процедуры управления записями по качеству, требований к ведению бумажных журналов и электронных записей. Описание правил хранения, порядка защиты и восстановления записей.

Рубрика	Менеджмент и трудовые отношения
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	26.10.2014
Размер файла	25,7 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Назначение и область применения

2. Термины и определения

3. Управление записями о качестве

4. Требования к введения записями

5. Требования к управлению записями

5.1 Группы записей

5.2 Формат записей

5.3 Хранение записей

5.4 Защита и восстановление записей

6.Параметры и мониторинг процесса

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, разработанный в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

качество запись бумажный защита

1. Назначение и область применения

Стандарт организации распространяется на все подразделения предприятия и филиалы, деятельность которых подпадает под действие системы качества. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025 и ГОСТ Р ИСО/МЭК 9001.

2. Термины и определения

В настоящем стандарте используются термины и определения согласно:

Документ - информация и соответствующий носитель

Сводная номенклатура - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков хранения.

Делопроизводство - операции с документами с момента получения до архивирования.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения выполнения, согласования, отправки или сдачи в дело.

Закон - нормативный акт, принятый высшим органом законодательной власти в порядке установленном конституцией. Обладает высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам (указам, постановлениям).

Нормативный акт (постановление, решение и т. п.) - акт компетентного органа государственной власти, который устанавливает, изменяет или отменяет нормы права

Право - система общеобязательных социальных норм, установленных и санкционированных государством.

Адресат - лицо или организация, получатель документа.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), идентифицированных и сформированных по какому - либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных в обложку.

Папка с документами - помещенные в папку дела или документы.

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких - либо отношений и регулирующий их.

Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Номенклатура дел - систематизированный список дел или документов, помещенных в папку с указанием сроков их хранение.

Оригинал документа - первый экземпляр документа с подлинными подписями и оттисками печатей.

Подлинный документ - документ, подлинность которого подтверждена подписью уполномоченного лица и оттиском печати.

Копия документа - документ, идентичный оригиналу или подлиннику, но изготовленный с применением копировальной техники (ксерокопия, фотография и т. п.).Копии правовых и нормативных документы должны быть заверены печатью и подписью должностного лица, ответственного за соответствие копии документу. Электронная копия документа имеет юридическую силу лишь в случае применения электронной подписи. В остальных случаях является справочным документом.

Подпись документа - важнейший реквизит документа, придающий ему юридическую силу и состоящий из указания должности, личной подписи и ее расшифровки.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях управления предприятием.

Протокол - документ в виде записей, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Требование - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Качество - степень соответствия установленным требованиям.

Соответствие - выполнение требования.

Архивохранилище - помещение для длительного хранения документов.

Архив - папки с делами, подлежащие хранению, и имеющие соответствующие надписи.

3. Управление записями по качеству

Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.

Документы выполняются как в бумажном, так и в электронном виде и представляются как в дискретной (текстовой, цифровой), так и в аналоговой (номограмма, спектр) форме.

Процессами управления записями являются:

- регистрация данных о качестве;

- обработка данных о качестве;

- анализ данных о качестве;

- хранение данных о качестве в течение установленного срока;

- изъятие и уничтожение данных о качестве по истечении срока хранения.

Управление записями включает сбор, идентификацию, анализ, защиту, хранение и изъятие соответствующих записей по всем процессам СМК.

Управление записями направлено на организацию информационных процессов, обеспечивающих своевременное и регулярное предоставление руководству и всем заинтересованным сторонам полной и достоверной информации, необходимой и достаточной для принятия обоснованных решений по вопросам улучшения процессов и повышения результативности СМК

Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и поддерживаться в рабочем состоянии. Записи выполняются на бланках и формах установленного образца. Каждый заполненный (оформленный) документ должен быть подписан ответственным за его составление и датирован. Только при таком условии он считается действительным.

Записи данных о качестве хранятся в подразделениях, в которых они были выполнены в течение 5 лет или в соответствии с указаниями документов на их разработку. Оригиналы документов хранятся в местах, защищенных от несанкционированного доступа во избежание их изменений, повреждений или потерь.

Записи по качеству позволяют:

- располагать совокупностью данных о качестве за определенный период времени;

- своевременно выявлять всевозможные несоответствия;

- выявлять причины несоответствий, осуществлять корректирующие и предупреждающие действия.

4. Требования к ведению записей

Журналы обязательно должны быть занесены в реестр подразделения.

Журналы идентифицируются по наименованию, дате заведения и окончания.

Журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы.

Должны быть заполнены все графы журнала (если в каком-то случае нет необходимости заполнения графы, то ставится прочерк или пишется причина).

Не допускается внесение записей карандашом.

Исправления необходимо вносить только путем зачеркивания неверно внесенной информации и написанием сверху верных данных с обязательной подписью того, кто сделал исправления и датой внесения исправления.

Записи должны быть разборчивы.

Даты в журналах ставятся полные, т. е. день, месяц, год.

Если в один день сделано несколько записей, то даты ставятся напротив каждой (там где есть риск неоднозначного толкования записей к какой дате относится та или иная).

Должны использоваться утвержденные шаблоны журналов (могут быть утверждены в инструкциях или документированных процедурах подразделений).

Подписываться нужно полной фамилией или в журнале должны быть образцы подписей, где расшифровываются Ф. И.О. и должность всех, кто ставит подписи в этом журнале.

Условия хранения журналов в подразделении должны обеспечивать их сохранность, отсутствие повреждений и предотвращение порчи в течение всего срока хранения.

Правильность ведения журналов должны контролировать руководители структурных подразделений с определенной периодичностью, о проверке делается отметка на страницах журнала (через все столбцы необходимо писать: Проверено. Дата проверки. Должность, подпись, расшифровка подписи).

Форма протокола утверждается главным инженером.

На титульном листе протокола указывается наименование учреждения, юридический адрес, телефон, номер и срок действия аттестата аккредитации.

Протокол должен содержать следующие сведения: наименование пробы (образца), кем направлена проба (образец), дата и время отбора и доставки пробы (образца), цель отбора, юридическое или физическое лицо, у которого отбиралась проба (образец), объект, где производился отбор, код пробы (образца), изготовитель, дата изготовления, упаковка, НД на методику отбора, условия транспортировки, условия хранения, дополнительные сведения, лицо, ответственное за оформление протокола.

В протоколе исследований должны быть предусмотрены следующие графы:

- гигиенический норматив или величина допустимого уровня;

- НД на методы исследования.

Форма протокола для измерения уровней физических факторов неионизирующих излучений должна содержать:

- дату и время измерений;

- наименование и адрес объекта, где проводились измерения;

- измерения проводились в присутствии представителя объекта;

- наименование средств измерений и сведения о государственной поверке;

- нормативно-техническая документация, в соответствии с которой проводились измерения и давалось заключение;

- источники физических факторов и их характеристики;

- эскиз помещения (территории, рабочего места) или описание расположения точек измерения;

- результаты измерений (измеряемый параметр, единицы измерения, результаты измерения, погрешность измерения);

Записи по качеству, выполненные в электронной форме, должны ежегодно архивироваться и храниться в течение года с момента их создания на серверах подразделения.

Ответственные за ведение записей должностные лица отвечают за сохранность и правильность ведения записей:

- должны быть заполнены все графы журнала (если в каком-то случае нет необходимости заполнения графы, то ставится прочерк или пишется причина);

- даты в журналах ставятся полные, т. е. день, месяц, год;

- должны использоваться утвержденные шаблоны журналов (могут быть утверждены в инструкциях или документированных процедурах подразделений).

5. Требования к управлению записями

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятия записей.

Документированной процедурой устанавливается порядок управления записями в системе менеджмента качества. Процедура выполняется владельцами процессов, руководителями подразделений и менеджерами проектов при производстве продукции и управлении процессами СМК.

Процедура может выполняться с использованием корпоративной информационной системы и применением автоматизированной системы управления документацией.

5.1 Группы записей

Запись ? вид документа, содержащий данные о достигнутых результатах или свидетельства осуществленной деятельности. Перечень возможных записей приведен в табл. 1 Правила выполнения записей для всех процессов СМК установлены в стандартах предприятия, документированных процедурах и рабочих инструкциях.

Записи нужны для доказательства и информации о качестве продукции. Для этого должны быть:

соответствие записей о качестве данного изделия;
записи качества поставок субподрядчиков;
хранение в архиве всех необходимых данных о качестве (при этом желательно исключить повреждения или потерю сведений, обеспечить поиск данных, а также сроки хранения, оговоренные в законодательстве).

Нужно предусмотреть место и форму записи оценок заказчиком качества продукции (если это оговорено в контракте).

Эффективность обеспечения качества надо постоянно доказывать, контролировать и усовершенствовать. Поставщик должен осуществить обширную систему плановых и документированных внутренних проверок качества с целью доказательства эффективности системы качества.

Для этого необходимо:

планирование и выполнение анализов;
определение и выполнение мер;
контроль результатов и отчет о них.

Результаты проверок должны доводиться до сведения персонала, ответственного за проверенный участок работы. Руководство этого участка должно осуществить своевременные корректирующие воздействия и устранить недостатки, выявленные в процессе проверки. Подробнее внутренние проверки рассмотрены в Главе 7 п. 7

Вопрос подготовки кадров — один из важнейших, во многом определяющий успех программы внедрения и развития системы качества. Он также напрямую связан с кадровой политикой предприятия — важной частью общей политики.

Так же как политика в области качества, кадровая политика должна быть задокументирована. Целесообразно для этой цели на предприятии создать службу управления персоналом.

Основными функциями этой службы являются:

прогнозирование потребности в кадрах;
планирование количества и качественной структуры кадров в подразделениях предприятия;
поиск квалифицированных кадров;
подбор перспективных сотрудников в учебных заведениях;
проведение конкурсов на вакантные места;
аттестация поступающих на работу;
организация процесса адаптации новых сотрудников;
организация обучения персонала;
выработка индивидуальных рекомендаций для сотрудников по повышению квалификации;
организация ежегодной аттестации персонала.

Стандарты ИСО серии 9000 рассматривают разработку и поддержание в рабочем состоянии документированных процедур определения потребностей в подготовке кадров. Стандарт также требует от предприятия обеспечить подготовку всего персонала, выполняющего работы, влияющие на качество продукции. Персонал, ответственный за выполнение конкретных заданий, должен быть определен на основе соответствующих образования, подготовки и (или) опыта, если необходимо. Стандарт также предписывает вести соответствующую регистрацию данных о подготовке кадров.

Подготовка персонала, работающего в системе качества предприятия, может проводиться, например, в соответствии с документами Единой согласованной системы Европейской организации по качеству (ЕОК) для регистрации (сертификации) профессиональных работников по качеству. ЕОК рассматривает три категории работников:

специалистов в области качества (PQ);
менеджеров систем качества(QSM);
аудиторов качества (QA).

В соответствии с требованиями ЕОК лица, допускаемые к обучению на любую из этих трех категорий, должны иметь высшее образование по специальности. До обучения они должны пройти подготовку и приобрести опыт работы в течение как минимум одного года для специалистов, двух лет для менеджеров и четырех лет для аудиторов в одной или нескольких из следующих областей: наука; инженерные разработки; производство; конструирование; обслуживание; технология; эксплуатация; управление или экономика. Кроме того, будущие специалисты в области качества должны иметь практический опыт как минимум годичной работы в области обеспечения качества, будущие менеджеры качества и аудиторы — практический опыт как минимум двухгодичной работы в области технического контроля и (или) обеспечения качества, а также желательно в управлении системами качества.

ЕОК считает, что к таким специалистам должны предъявляться достаточно высокие требования. Например, они должны иметь непредвзятые суждения, направленность интересов на вопросы качества быть честными, лояльными, способными воспринимать и изучать новые методы. Они должны уметь контактировать с коллективом и помнить, что от них во многом зависит экономическая эффективность выполняемых работ. Аудитор, кроме того, должен иметь оригинальное мышление, зрелость, обладать здравым суждением, владеть аналитическими методами, отличаться настойчивостью, способностью реально оценивать обстановку, уметь оценивать сложные ситуации с учетом широкой перспективы, понимать роль отдельных подразделений в организации в целом.

В результате обучения специалист в области качества должен быть компетентным во всех методах обеспечения качества, предусмотренных в стандарте ИСО 9004, а именно:

принципы разработки и функционирования систем качества;
экономика, рассмотрение затрат на качество;
качество в маркетинге;
качество в разработке технических условий и проектировании;
качество в поставках;
качество на производстве;
контроль качества продукции;
подтверждение качества продукции;
поверка средств измерений и испытательного оборудования;
дефектная и бракованная продукция, отклонения от технических условий;
корректировочные действия;
обращение с продукцией и послепроизводственные действия;
документация и регистрация качества;
применение статистических методов.

Специалист в области качества должен умело внедрять системы качества по стандарту ИСО 9004 на правах представителя администрации, нести ответственность за их жизнедеятельность (особенно на малых и средних предприятиях). Он должен уметь выполнять аудит продукции и технологии и выступать в роли внутреннего аудитора, в частности, выполняя аудиторские проверки клиентов и оценку субподрядчиков.

Менеджер систем качества должен быть компетентным во всех методах обеспечения качества, а именно:

принципы разработки и функционирования систем качества;
пересмотр и оценка затрат на качество, системы расходов на качество;
информационные системы и обмен информацией о качестве;
документация и регистрация качества;
безопасность продукции и имущественная ответственность за нее;
подбор, обучение и подготовка кадров с точки зрения качества;
оценка статистических методов;
исправление брака;
программы корректировочных действий;
ведение и совершенствование систем качества;
управление измерительным и испытательным оборудованием;
управление качеством и контролем качества на каждом этапе;
разработка программ мотивации качества и повышения качества;
передовые методы управления качеством;
разработка программ аудита качества.

Менеджер систем качества должен умело внедрять системы качества, удовлетворяющие требованиям любой компании и на правах представителя администрации нести ответственность за их жизнедеятельность на предприятиях любых размеров. Он должен уметь выполнять аудит продукции и технологии, выступать в качестве внутреннего аудитора и участвовать в аудиторских комиссиях по сертификации.

Аудитор качества должен разбираться во всех методах обеспечения качества, которые требуются от специалистов в области качества и менеджеров систем качества; кроме того, он должен уметь использовать свои личные качества для того, чтобы:

получать и объективно оценивать фактические данные;
сохранять верность цели беспристрастной аудиторской проверки;
в ходе аудита постоянно оценивать влияние сделанных наблюдений и межличностных отношений;
строить отношения с участниками работы так, чтобы наилучшим образом обеспечить цели проверки;
проявлять внимание к национальным особенностям той страны, где
проводится аудит;
вести процесс аудита, не отвлекаясь на посторонние обстоятельства;
уделять все внимание и оказывать полную поддержку процессу аудита;
эффективно реагировать на стрессовые ситуации;
на основе наблюдений, сделанных во время аудита, приходить к взаимоприемлемым выводам;
сохранять верность сделанным выводам, когда на аудитора оказывают давление вопреки фактам.

Кроме сторонней подготовки должно проводится обучение персонала на предприятии. Данные о подготовке и переподготовке персонала, влияющего на качество должны постоянно регистрироваться.

б) носители систематизированной информации – в которых первичные данные регистрируются снова, но представлены в обработанном виде в совокупности с другими данными (результаты обработки и анализа информации, отчеты по результатам внутренних проверок, результаты анализа эффективности функционирования системы качества и т.п.).

Примечание - Наиболее распространенной формой представления регистрируемых данных о качестве является протокол.

8.3 Разработка форм носителей, в которых регистрируются данные о качестве, осуществляется одновременно с разработкой нормативных или рабочих документов, в состав которых они входят.

8.4 Носители информации должны быть удобными для заполнения, а также в целях обеспечения удобства в обработке информации должны отвечать требованиям:

- единообразия и четкости построения документов;

- унификации и стандартизации форм документов;

- взаимосвязи реквизитов документов между собой;

- исключения дублирования информации;

- единства терминологии и правил оформления;

- пригодности к машинной обработке.

8.5 Формы носителей, применяемых на предприятии , а также нормативные документы, в которых они находятся, указаны в "Матрице движения носителей информации о качестве" (приложение А, в графы 4 и 5).

8.6 Предложения по изменению установленных форм, разработке новых форм должны направляться в отдел 10 и в копии в отдел-разработчик.

8.7 Внесение изменений в формы носителей, в маршруты их движения вносятся подразделением-разработчиком по согласованию с отделом 10.

8.8 Ответственность за внесение изменений в формы носителей несет подразделение-разработчик.

Требования к сбору, регистрации, распределению, хранению, доступу и изъятию информации о качестве

9.1 Сбор и распределение данных о качестве

9.1.1 Информация данных о качестве и организация передачи информации имеет многоуровневую иерархическую структуру и осуществляется на различных уровнях: исполнитель, структурное звено, структурное подразделение, руководство предприятия.

9.1.2 Данные должны фиксироваться в строгом соответствии с установленной формой носителя информации. Информация, занесенная в носители, должна быть понятна работникам подразделений, уполномоченным контролирующих органов и потребителю.

- легко и однозначно читаемы;

- датированными (включая даты пересмотра);

- ориентированными на конкретные виды продукции ( услуги);

- с фамилией и подписью ответственного лица, сделавшего записи.

Выполнение вышеперечисленных требований должно обеспечивать прослеживаемость данных о качестве.

9.1.4 Данные о качестве для внешнего пользователя (Госстандарт России, Госатомнадзор России, средства массовой информации, потребители) представляются в соответствии с требованиями организационо-распорядительной документации Министерства Российской Федерации по атомной энергии, Госатомнадзора России, Госстандарта России и законодательства Российской Федерации.

9.1.5 Формы регистрации данных о качестве установлены в соответствующих стандартах предприятия системы качества, приведенных в разделе 2.

9.1.6 Система сбора, обработки и распределения информации на предприятии (состав информации, формы носителей, источники и потребители информации, сроки и периодичность регистрации, ответственные исполнители, сроки хранения) представлены в "Матрице движения носителей информации о качестве" (приложение А).

9.2.1 Установление форм документов, в которых регистрируются данные о качестве

9.2.1.1 Формы документов, в которых регистрируются данные о качестве, должны разрабатываться соответствующими заинтересованными подразделениями в виде Приложений к стандартам системы качества предприятия.

Для ранее внедренных форм документов, не вошедших в стандарты предприятия системы качества, разрешается их использование в случае внесения их в общеинститутский сборник форм документов, допущенных к обращению на предприятии.

9.2.1.2 Общеинститутский сборник форм документов, допущенных к обращению на предприятии, состоит из отдельных разделов, соответствующих подразделениям предприятия согласно организационной структуре.

В начале каждого раздела должен содержаться Перечень форм документов, включенных в раздел по форме, представленной в приложении Б.

После Перечня форм документов в раздел общеинститутского сборника помещаются формы документов, разработанные подразделением.

9.2.1.3 Ответственность за формирование разделов общеинститутского сборника форм документов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Сформированные разделы передаются в отдел 10 для проверки и формирования единого сборника.

9.2.1.4 Сборник форм документов вводится в действие распоряжением заместителя Генерального директора по качеству.

Ответственность за подготовку проекта распоряжения возлагается на отдел 10.

9.2.1.5 Требования подраздела 9.2 не распространяются на формы документов, разработанные государственными (отраслевыми) компетентными организациями.

9.3 Присвоение регистрационного обозначения формам документов, в которых регистрируются данные о качестве

9.3.1 Для форм документов, установленных стандартами предприятия, регистрационным обозначением является обозначение приложения с указанием регистрационного обозначения стандарта предприятия.

9.3.2 Для остальных форм документов, внесенных в общеинститутский сборник форм документов, допущенных к обращению на предприятии, установлен порядок присвоения обозначения по СТП xxx-4.2-414.

9.4 Размножение форм документов, в которых регистрируются данные о качестве

9.4.1 Изготовление бланков форм документов организует отдел 12 предприятия на основании заявки руководителя соответствующего подразделения, содержащей копию формы и необходимое количество.

9.4.2 В случае, когда необходимо иметь незначительное количество бланков форм (журналы, ведомости и т.д.), допускается изготовление бланков машинописным и ручным способом.

При потребности большого количества бланков применяется типографский способ печати.

9.4.3 Ответственность за соответствие бланков формам документов и обеспечение ими заинтересованных подразделений возлагается на руководителя подразделения, в чей раздел общеинститутского сборника внесена форма.

9.5 Изменение форм документов, в которых регистрируются данные о качестве

9.5.1 Если форма документа установлена стандартом предприятия, то изменение проводится согласно СТП xxx-4.2-414.

При этом форма изымается из стандарта предприятия и заменяется вновь введенной.

9.5.2 Формы документов, не вошедшие в стандарты предприятия, изымаются из общеинститутского сборника (вносятся в общеинститутский сборник) в порядке, установленном в 11.2.4 настоящего стандарта.

9.5.3 Подразделение – разработчик изменения несет ответственность за изъятие из заинтересованных подразделений устаревших бланков форм и обеспечение новыми бланками.

В исключительных случаях распоряжением заместителя Генерального директора по качеству допускается использование старых бланков после введения новой формы.

9.6 Требования к заполнению бланков форм документов, в которых регистрируются данные о качестве

9.6.1 Бланк формы документа должен быть заполнен по всем установленным строкам и графам, со всеми необходимыми подписями, датами, штампами, печатями.

При рукописном заполнении бланка запрещается вносить записи карандашом, неразборчиво.

Оттиски штампов, печатей должны быть четкими.

9.6.2 Заполненный бланк должен обеспечивать снятие качественной копии.

9.7 Требования к хранению форм документов и заполненных

бланков форм документов

9.7.1 Аннулированные формы документов хранятся в подразделении-разработчике не менее 3-х лет.

9.8 Представление данных о качестве заказчику (клиенту)

9.9 Хранение данных о качестве

9.9.1 Носители информации должны храниться в местах, установленных руководителем подразделения - в шкафах, на полках, в подшивках, в форме журнала (книги), а также в виде баз данных, занесенных в компьютер. Перечни хранящихся данных (номенклатура дел) для каждого подразделения также должны находиться в местах хранения для обеспечения идентификации данных.

9.9.2 Условия хранения носителей должны исключать их порчу, нанесение ущерба и утерю. Должны быть определены лица, ответственные за их сохранность.

9.9.3 При установке сроков хранения необходимо учитывать требования потребителя, а также ориентироваться на установленный период взаимодействия, требования законодательства, требования организационно-распорядительной и нормативной документации Госстандарта России. Для документов, содержащих комплексные данные по качеству, срок хранения определяется наибольшим сроком хранения первичного документа.

9.9.4 Срок хранения документов системы качества устанавливают не менее 5 лет, если иной не установлен в стандартах системы качества предприятия.

9.10 Доступ к регистрируемым данным о качестве

9.10.1 Доступ к носителям должен иметь только персонал, специально уполномоченный для этого руководством соответствующего подразделения.

9.10.2 Базы данных, занесенных в компьютер, должны быть защищены от несанкционированных действий.

9.10.3 Должен быть установлен перечень подразделений, имеющих доступ к носителям информации.

9.10.4 Должно быть обеспечено своевременное получение регистрируемых данных о качестве при проведении анализа для выявления тенденций изменения показателей качества и определения необходимости и эффективности проведения корректирующих действий.

9.11 Изъятие и уничтожение данных о качестве

Изъятие из обращения и уничтожение устаревших или измененных носителей информации осуществляется в соответствии со стандартом предприятия СТП xxx-4.2-423.

9.12 Контроль регистрации данных о качестве

9.12.1 Контроль регистрации данных о качестве предусматривает достоверность и правильность фиксирования первичной информации, достоверность и правильность обработки и заполнения систематизированных носителей, своевременность передачи информации в подразделения предприятия и потребителю, размножение, хранение, изъятие и уничтожение документов  носителей информации.

9.12.2 Контроль соблюдения установленных требований к сбору, обработке и хранению информации о качестве осуществляется руководителями соответствующих подразделений, а также при внутренних проверках системы качества в соответствии со стандартом предприятия СТП xxx-8.2-425.

9.12.3 Результаты контроля обобщаются, анализируются и делаются выводы об эффективности процедуры регистрации данных о качестве. При необходимости разрабатываются меры по ее совершенствованию и корректирующие действия.

9.12.4 Результаты контроля доводятся до руководства предприятия и всех заинтересованных лиц,

Анализ регистрируемых данных о качестве

Анализ регистрируемых данных о качестве дает возможность:

- оценить реальное состояние качества продукции;

- выявить несоответствия, установить их причины и влияние на качество;

- оценить эффективность принимаемых мероприятий по улучшению качества продукции;

Читайте также: