Рефераты по управлению документацией
Обновлено: 02.07.2024
--PAGE_BREAK--Вопросы информационной технологии, микропроцессорной техники – это объекты совместных разработок ИСО/МЭК.
В стратегии последних лет ИСО уделяет особое внимание торгово-экономической деятельности, требующей разработки соответствующих решений в интересах рынка, и оперативной модели, позволяющей в полной мере использовать потенциал информационных технологий и коммуникационных систем, учитывая при этом, в первую очередь интересы развивающихся стран и формирование глобального рынка на равноправных условиях.
В России принят такой распорядок внедрения международных стандартов:
- прямое применение международного стандарта без включения дополнительных требований;
- использование аутентичного текста международного стандарта с дополнительными требованиями, отражающими потребности рынка.
ИСО и МЭК вместе разрабатывают руководства ИСО/МЭК, в которых рассматриваются различные аспекты деятельности сообразно оценке соответствия. Содержащиеся в этих руководствах добровольные критерии – результат международного консенсуса в отношении наилучших приемов и подходов. Их применение способствует преемственности и упорядоченности в деле оценки соответствия во всем мире и содействует тем самым развитию международной торговли.
Хотя международные рекомендации по стандартизации не являются
обязательными для всех государств, однако, соответствие продукции нормам международных стандартов определяет ее стоимость и конкурентоспособность на международном рынке. Применение международных стандартов качества открывает обширные возможности для выхода российских предприятий на международный рынок.
2. Международная организация по стандартизации (ИСО):
деятельность, структура, порядок разработки стандартов.
Деятельность ИСО
Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) – это глобальная сеть, определяющая, какие стандарты требуются для функционирования коммерческих, государственных и общественных организаций. Она официально была учреждена 23 февраля 1947 г.
ИСО объединяет 64 страны. ИСО – негосударственная организация: ее члены не являются правительственными делегатами, как, например, в Организации Объединенных Наций. Тем не менее, ИСО занимает особую позицию между государственными и негосударственными организациями. Это происходит оттого, что, с одной стороны, многие из учреждений ИСО являются частью государственных структур в своих странах или находятся под опекой своего государства. С другой стороны, другие члены ИСО являются абсолютно частными, созданными местными союзами промышленных организаций.
2.2. Организационная структура
Международная организация по стандартизации имеет довольно сложную организационную структуру.
Организационная структура ИСО
В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций.
Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами.
Можно выделить несколько уровней управления документацией.
Росархив выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные архивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и др. Он действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. К примеру, плодотворным является его сотрудничество с органами стандартизации, метрологии и сертификации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и ДОУ.
На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.
На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления.
На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п.
В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов.
В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации - информационного менеджмента.
Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране.
Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов.
- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ ( в том числе Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477);
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
- ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера.
Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере.
Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители.
1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения;
2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.
Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
К таким принципам организации документооборота относятся;
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)[1];
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);
- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
- снижение уровня подписания документов.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:
- поступающие (входящие) документы;
- отправляемые (исходящие) документы;
В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.
ДВИЖЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.
Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).
В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.
Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.
Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Методы и алгоритмы обработки документов, использующиеся в системе документационного обеспечения и поддержки управления. Визуализация документов Системы качества и результатов деятельности менеджеров4. 1. Анализ возможностей и оценка эффективности визуализации документов и результатов деятельности менеджеров. Разработка фундаментальных организационных документов Системы качества3. 1. Назначение… Читать ещё >
Управление документацией и данными о качестве ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )
Содержание
- Введение
- 1. Анализ использующейся системы документационного обеспечения
- 1. 1. Структура и назначение использующейся системы документационного обеспечения и поддержки управления
- 1. 2. Методы и алгоритмы обработки документов, использующиеся в системе документационного обеспечения и поддержки управления
- 1. 3. Связь СДОУ и поддержки управления с Системой качества организации
- 1. 4. Структура документации по качеству организации
- 1. 5. Методики и процедуры управления документацией и данными
- 1. 6. Проблемы функционирования СДОУ
- 1. 7. Перспективы развития СДОУ и поддержки управления
- 1. 8. Выводы по разделу
- 2. 1. Назначение и структура шаблона документа
- 2. 2. Разработка шаблона организационных диаграмм
- 2. 3. Анализ возможностей и оценка эффективности визуализации документов и результатов деятельности менеджеров описываемого структурного подразделения
- 2. 4. Выводы по разделу
- 3. 1. Назначение и структура Положения о подразделении
- 3. 2. Анализ использования существующего Положения о структурном подразделении и его соответствия требованиям Системы качества
- 3. 3. Назначение и структура должностной инструкции
- 3. 4. Анализ использования существующих должностных инструкций структурного подразделения и их соответствия требованиям Системы качества
- 3. 5. Выводы по разделу
- 4. 1. Анализ возможностей и оценка эффективности визуализации документов и результатов деятельности менеджеров
- 4. 2. Выводы по разделу
1.1 Структура и назначение использующейся системы документационного обеспечения и поддержки управления Отдел главного метролога занимается метрологической экспертизой, поверкой, калибровкой, аттестацией средств измерений и контроля, которые обеспечивают выпуск высококачественной продукции, соответствующей требованиям метрологической документации.
В своей деятельности отдел руководствуется положением, действующим законодательством, утверждённой нормативно-технической документацией, а также приказами и распоряжениями вышестоящих руководителей.
Читайте также: