Реферат система документооборота основы ее формирования в органах власти
Обновлено: 30.06.2024
специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.
Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются
требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных,
отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.
Общие требования к документам и службам документ ационного обеспечения
являются нормативно-методической базой для совершен ствования на единой основе
документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем
унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы
документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения
Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания
государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам
документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику
республики (отрасли), а также отраслевых унифиц ированных систем документации,
типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,
организующие документационное обеспечение управления.
В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и
технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной
сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование,
стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов
общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в
современной России составляет совокупность законодательных актов Российской
Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов,
регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой
документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях
Исходным правовым актом, определяющим Государственную политику в сфере
информационно-документационного обмена, является Конституция Российской
Федерации. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с
документами, является положения о работе с конфиденциальными сведениями,
касающимися персонала органов государственной власти и органов местного
самоуправления. В конституции запи сано:«Каждый имеет право свободно искат ь,
получать , передавать производить и распространять информацию любым законным
индивидуальные коллективные обращения в государственные органы и органы местного
Виды правовых акт ов, регламентирующих документационное обеспечение
управления, разнообразны. К ним могут относиться федеральные законы, указы
Президента РФ, правов ые акты п алат Федерального Собрания, постановления
правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской
Федеральные законы регламентирующие документационное обеспечение
- федеральный закон «Об информации. Информационных технологиях и о защите
конституции РФ) Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с
документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с
осуществлением права на поиск, получение , передачу, производства и распространения
- федеральный конституционный закон « О Государственном гербе Российской
использования официального государственного символа – Государственного герба
Российской Федерации – на бланках. Иных документах и печатях государственных
органов. В документировании Государственной управленческой деятельности широко
- постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления.,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков воспроизведения
правовой акт устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и
штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке
лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для изготовления указ анного вида продукции на
должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением
герба Российской Федерации осуществляется по з аказам федера льных орга нов
государственной власти и иных государственных органов. Организаций и учреждени й., а
также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности,
наделенных отдельными государственно-властными полномочиями .
1-ФЗ. Этот закон определяет правовые условия использования э лектронной цифровой
подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается
равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носите ле. Действие
закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско -
правовых сделок и других предусмотренных законодательством Российской Федерации
20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ Этот закон регулирует отношения, возникающие при
формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и
использования документированной информации и информационных технологий, а также
при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В
соответствии с этим законом владелец информационных ресурсов несет юридическую
ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном
законодательством РФ . Статья 5 закона устанавливает, что документирование
информации является обязательным условием включения информации в информационные
ресурсы. В законе определена терминология, имеющая отношение к документированной
информации, утвержден правовой режим создания, хранения, и использования
информации, порядок ее документирования и доступа к ней.
определено полномочия Государственных органов и должностных лиц по обеспечению
сохранения и защиты Государственной тайны, с одержится перечень сведений,
представляющих Государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания,
- указ Президента РФ «О б утверждении перечня сведений конфиденциального
от 24 января 1998 г. №61- порядок исполнения положения Закона о государственной
- постановление Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о
деятельности П равительства Российской Федерации и федеральных органов
Этим постановление утвержден перечень сведений о деятельности Правительства
РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательное размещение в
Законодательными актами Р оссийской Федерации регулируются требования к
документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф,
стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (ю ридической
силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.
Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы
документации, категории информации по уровням доступа к ней.
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при
составлении и оформлении управленческих документов.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное
количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к
документированию различных направлений деятельности государственных и
негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их
содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать
действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания
Система электронного документооборота ворганах государственной власти
Шафеева Юлия Ильгизовна, студент;
Быкова Наталья Николаевна, старший преподаватель,
Тольяттинский государственный университет
В настоящее время особенно актуально применение новых систем информационных технологий в органах государственной власти. К таким технологиям можно отнести развитие системы электронного документооборота. Применение и развитие документооборота в электронной форме дает возможность решить ряд проблем в государственном управлении.
Ключевые слова: электронный документооборот, электронная цифровая подпись, информационные технологии, электронные документы, государственные структуры.
Информация в современном обществе является одним из основных ресурсов его развития. А для повышения эффективности работы людей используются информационные системы и технологии.
Развитие информационных технологий, в том числе и развитие документооборота в электронной форме, даст возможность решить многие проблемы в государственном и корпоративном управлении. Информационные технологии — это совокупность приемов обработки и сбора первичной информации, для получения информации обновленного качества.
Документ в свою очередь представляет собой информационный объект, фиксирующий и регламентирующий деятельность любой организационной структуры. Документы широко используются в разных сферах общественной жизни. А движение документов с момента их получения и создания до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
Во внутренней деятельности органов власти, так же широко используются документы. Но на сегодняшний день объемы документов растут, что приводит к появлению проблем в их хранении и обработке.
Эффективность управления во многом зависит от слаженной работы элементов документооборота, поэтому создание и движение документов в системе государственного управления является основой деятельности этих органов. Дадим понятие системы электронного документооборота.
Под системой электронного документооборота понимается система хранения, передачи и обработки электронных данных, виде электронных документов.
К основным принципам системы электронного документооборота относится:
регистрация в системе документа должна быть только один раз (это помогает избежать дубликата документов);
данные находятся в постоянном движении (в любой момент времени можно определить, кто и когда работал с тем или иным документом);
информацию в системе можно найти очень быстро, не тратя при этом много времени;
все структурные единицы согласованы между собой и поэтому нет повторяющихся элементов;
рациональная структура системы дает возможность не только ускоренно выполнять организационные функции, но и помогает в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.
Однако существуют сложности во внедрении системы электронного документооборота в органах государственной власти. Рассмотрим их более подробно.
Неподготовленность кадров является существенной проблемой для внедрения электронного документооборота. Решить эту проблему можно при помощи различных курсов повышения квалификации по основам компьютерной грамотности.
Работа в системе электронного документооборота обеспечивает прозрачность документации. Однако существуют документы, которые являются государственной тайной. Таким образом, органам государственной власти необходимо будет создать помимо открытого документооборота, еще и закрытый документооборот, что так же является проблематично.
Системы электронного документооборота различных органов должны быть совместимы и связаны друг с другом. То есть, если в разных государственных органах документы с одинаковым содержанием назовут по-разному, может возникнуть путаница. Таким образом, одна и та же информация, предоставляемая различными государственными органами, должна быть одинаковой.
Также следует обратить внимание на то, что электронный документ должен быть максимально схожим с бумажным носителем как по форме, так и по организации.
Одной из ключевых проблем является материальная проблема. Процесс внедрения системы электронного документооборота достаточно затратный и для него необходимы колоссальные денежные средства. Однако государственные структуры стремятся полностью перейти к электронному документообороту, что даст возможность оперативно выполнять задачи, поставленные перед государственными органами.
Для придания документу юридический статус необходима электронная цифровая подпись. Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, полученный с помощью криптографического преобразования.
Электронная цифровая подпись подразделяется на три вида:
усиленная неквалифицированная подпись
усиленная квалифицированная подпись
Простая подпись позволяет унифицировать автора подписи, но не позволяет проверить его. Для создания простой подписи используются коды, пароли и другие инструменты.
Усиленная неквалифицированная подпись позволяет определить не только автора подписи, но и проверить его. Усиленная неквалифицированная подпись создается с использованием криптографических средств. Также, для создания такой подписи возможно использование сертификата неаккредитованного центра, хотя можно обойтись и без него.
Усиленная квалифицированная подпись создана с помощью средств подтвержденных законом и имеет сертификат от аккредитованного центра.
Процесс перехода от бумажного носителя к электронному достаточно трудоемкий и затратный. При этом существует несколько основных принципов, которые следует учесть. В первую очередь электронный документ должен быть максимально схожим с документом на бумажном носителе, по форме, типу, организации и иным деталям.
Если игнорировать данный принцип, то создание системы документооборота будет невозможно. Один и тот же документ не может быть разным только потому, что изменился бумажный носитель.
Переход к электронному документообороту позволяет ускорить процесс передачи документов от одного субъекта другому, рационализирует хранение документов, а так же уменьшает время поиска документа в архивах.
Основная идея программы в том, что органы власти станут более доступны для граждан, и их деятельность станет более эффективной и прозрачной. Для достижения прозрачности должны создаваться базы данных по всем документам, и электронная публикация должна осуществляться во время.
Обеспечение возможности доступа всех граждан к информационным ресурсам госорганов, является целью программы.
Некоторые виды системы электронного документооборота используются органами Пенсионного фонда России. Создание комфортных условий для успешного сотрудничества подотчетных субъектов и органов Федерального пенсионного фонда России, является основной целью создания системы электронного документооборота. Обмен электронными данными происходит между страхователями и структурными подразделениями Пенсионного фонда России [4].
Помимо Пенсионного фонда систему электронного документооборота применяют в налоговых органах, Банке России и других государственных органах [5].
На сегодняшний день программа развития системы документооборота в государственных органах уже дает свои результаты:
автоматизация системы электронного документооборота прошла практически в каждом госоргане, обеспечивается обработка и учет документированной информации;
создана система межведомственного электронного документооборота, позволяющая интегрировать ведомственные системы управления документацией в единую сеть. Более 80 государственных органов участвуют в системе МЭДО. Система МЭДО связывает такие системы делопроизводства как: Государственная дума, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и других субъектов федерации;
создана система, которая дает возможность обмениваться документированной информацией в электронном виде, она позволила увеличить долю электронной документации в общем объеме документов.
Таким образом, основной задачей развития системы электронного документооборота в органах государственной власти является повышение качества информации, так же информация станет более доступной и прозрачной для граждан.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать выводы о том, что:
во-первых, электронный документ вряд ли сможет заменить бумажный полностью, в некоторых государственных секторах;
во-вторых, бумажный и электронный документ долгое время будут существовать наряду друг с другом;
в-третьих, существуют проблемы, связанные с адаптацией электронного документооборота, решение которых пока, к сожалению, не найдено.
Подводя итоги, хотелось бы отметить, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, однако этот процесс займет достаточно долгий срок. Для развития системы необходимо решить большое количество задач как технического, так и организационного характера. Полный перевод государственных структур в систему электронного документооборота возможен к 2020 году, как полагают многие специалисты.
- Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Закон Российской Федерации от 27.07.2006 года № 149-ФЗ
- Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 года
- Кленина В. И., Софинская Е.Н Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. — 2012. — № 7.
- Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере [Текст] / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 7. — С. 355–357.
- Быкова Н. Н. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации [Текст] / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь: Зебра, 2015. — С. 73–76.
- Щеголева С. В. Правовые основы применения системы электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления // С. В. Щеголева // Вестник воронежского института ФСИН России. — 2011. — № 2.
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, электронная цифровая подпись, государственная власть, орган, бумажный носитель, документ, система, электронный документ, развитие системы, простая подпись.
Читайте также: