Обновлено: 04.07.2024

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы - определить понятие документа, виды и функции документов, а также рассмотреть классификации и системы документации.

Понятие документа

Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

Согласно Закону Украины "Об информации" от 02.10.02, "документ - предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или другом носителе".

В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.

Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис.1)

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);

оперативную (текущую);

перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Классификация документов по различным признакам

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться по: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Государственный классификатор управленческой документации Украины ДК 010-98, действующий с 01.06.99 содержит такие классы документов:

Вложенные файлы: 1 файл

введение (Автосохраненный) (Автосохраненный).docx

Глава 1. Организация работы с документами

1.1.Документооборот и его основные этапы.…..……………………………….6

1.2. Прием и первичная обработка входящих документов.……………………9

1.4. Вынесение резолюции …………………………………………. … ………18

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы.

Деятельность любого учреждения, организации, предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Тему данной работы можно назвать актуальной по следующим причинам. Документ, как носитель информации выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемою частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Стоит отметить, что в настоящее время во многих организациях уделяется большое внимание современным технологиям для работы с документами (компьютеры, факсы и т.д.) тем самым ускоряя процесс документооборота.

Так же для ускорения организации работы с документами созданы нормативно-методические материалы и государственные стандарты по вопросам документации, классификаторы и перечни документов , в том числе правила работы государственных и ведомственных архивов, унифицированные системы документации, различные инструкции по делопроизводству, список документов с необходимым сроком хранения и т.д.

Несомненно, весь процесс документоведения не развивался хаотично, а существующие правила и стандарты это труды исследовательской работы многих ученых. Работы этих ученых имеют преимущественно характер учебников, учебных пособий, справочников. Наиболее известны труды Кузнецовой Т.В., Андреевой В.И., Румыниной Л.А., Алексенцева А.И. А в работе Копылова В.А. указаны все действующие правовые акты необходимые для работы с документами и их хранением.

Объектом курсового исследования является документационное обеспечение управления.

Предметом исследования: технология работы с входящими документами.

Целью курсовой работы: рассмотреть технологию обработки поступающих документов.

1. Рассмотреть понятие документооборота и его основные этапы.

2. Изучить, кем и как осуществляется технологический процесс приема и первичной обработки входящих документов.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.

В введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описаны теоретические понятия и процессы работы с входящими документами. Во второй главе на практике представлена работа с входящими документами на примере конкретного предприятия. В заключение подведены итоги данной курсовой работы. Список литературы содержит источники, которые были использованы для данного исследования. Приложения включают в себя документы используемые в работе с входящими документами.

Глава 1. Организация работы с документами.

1.1. Документооборот и его основные этапы.

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" [3;4] называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [ 9, 117].

Движение входящих документов включает:

- регистрацию документов в учетных формах;

- рассмотрение документов руководителем и принятия управленческих решений (постановка резолюции);

- передачу на исполнение;

- контроль за исполнением;

- направление исполненного документа в дело.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения.

1.2. Прием и первичная обработка входящих документов.

В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

1. Работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);
2. Секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).
3. Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, непременное условие рациональной организации документооборота.

Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

• Организовать работу с применением различных средств организационной техники, что в значительной степени повышает производительность труда;
• Обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения; проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов;
• Организовывать доставку документов курьером.

Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотрудники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине начинается обработка отправляемых документов, которые в конце рабочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки по назначению.

В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работу. Работы, выполняемые экспедицией, носят преимущественно технический характер и хорошо поддаются механизации и автоматизации.

Как уже говорилось, документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, также документы могут быть приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путём сканирования).

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители.

1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения;

2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

К таким принципам организации документооборота относятся;

- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ)[1];

- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

ДВИЖЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

Цель – рассмотрение такой системы как документооборот.
Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 3
1.Документ - основная составляющая документооборота……………………..4
2.Жизненный цикл документов…………………………………………………..6
3.Организация документооборота……………………………………………….8
4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11
5.Электронный документооборот……………………………………………. 12
Заключение………………………………………………………………………15
Список использованной литературы…………………………

Прикрепленные файлы: 1 файл

информатика.docx

Министерство образования Нижегородской области

Государственное образовательное учреждение

Нижегородский государственный инженерно- экономический институт

2 курса, группа 09БО

1.Документ - основная составляющая документооборота……………………..4

2.Жизненный цикл документов……………………………………… …………..6

3.Организация документооборота…………………………………… ………….8

4.Маршруты прохождения документов………………………………………..11

5.Электронный документооборот……………………………………… ……. 12

Список использованной литературы…………………………………………. 16

Следовательно, в данном реферате объектом исследования является документооборот.

Цель – рассмотрение такой системы как документооборот.

Основные задачи – выявить основную составляющую документооборота, рассмотреть его организацию, как он осуществляется на предприятии, сравнить электронный и бумажный документооборот.

Источники информации теоретической основой данной работы - материалы периодической печати и материалы электронных ресурсов.

1.Документ - основная составляющая документооборота

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Основой документооборота является документ.

Документ — материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи ли изображения, оформленный по определенным правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента.

Выделяют несколько типов документов, используемых в работе предприятия:

- входящие. Это документы от внешних партнеров. Принимаются к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

-исходящие. Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело .

-внутренние. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело. Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания .

Основное свойство документов — наличие реквизитов.

Реквизит состоит из реквизита-признака, характеризующего качественные свойства описываемого объекта (наименование, время действия и т. д.), и реквизита-основания, дающего количественную характеристику этому объекту. Совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл, образует показатель. На основе показателей строятся документы, которые могут включать в себя один или несколько из реквизитов, показателей и документов, характеризующих какой-либо объект, называемый информационной совокупностью.

Документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Для входящих документов используется однозначная их нумерация по исходящим номерам: контрагент, номер исходящего у контрагента, дата выпуска документа. Все уникальные номера должны проставляться системой автоматически.

Реквизиты документов у каждого заказчика свои, характерные только для него. В то же время можно выделить общую часть реквизитов, которые встречаются практически у всех партнеров. К общим можно отнести: регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. Источник документа (контрагент) - указывает на источник получения документа. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия. Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда только один.

Организация работы с документами закреплена в различных ГОСТах, разработана государственной системой документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации .

2.Жизненный цикл документов

1)разработку содержания документа;

На стадии разработки документ считается неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Стадия опубликованного документа включает в себя стадии:

1)активный (интенсивный) доступ;

2)активное хранение документа. Все сроки, которые необходимо хранить тот или иной документ, определяет комиссия экспертов в процессе проведения экспертизы. Они бывают постоянные и временные.
На постоянные сроки следует определить те виды бумаг, которые считаются ценными практически и содержат исторически важную информацию. Прежде всего, к данному виду бумаг следует отнести отчеты финансового отдела предприятия. Так же сюда включаются бумаги, которые говорят о создании предприятия, о его деятельности, процессах делопроизводства.
Остальные бумаги следует хранить только временно. Здесь так же есть деление на долгосрочное хранение и краткосрочное. К первому виду относятся все бумаги, которые хранятся больше чем десять лет, с момента исполнения документа. К краткосрочным относят документы, имеющие сроки хранения меньше чем десять лет.
Практически все документа с отдела кадров определяются как долгосрочные, то есть они хранятся не меньше семидесяти пятилетнего периода. 3)уничтожение документа. По истечении времени некоторые архивные документы теряют свою ценность для предприятия, однако продолжают оставаться источником информации для конкурентов. Таким образом, для исключения возможности использования устаревших сведений в каких-либо целях происходит уничтожение документов.

Права на опубликованный документ – право на чтение. Кроме него могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

3.Организация документооборота

Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение.

Основным инструментом работы с документом является автоматизация рабочего места, по возможности, объединение в локальные сети. Это позволяет централизованно отслеживать ход дела.

Основным местом хранения документов является канцелярия. Основная задача канцелярии – обеспечение движения входящих документов.

Выделяют следующие этапы прохождения документов:

- контроль исполнения, систематизация, формирование, составление описи, передача в архив.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

• ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
• полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

Читайте также:

  
• Реферат на тему история развития физической культуры как дисциплины
  
• Этика общения врача с коллегами пациентами и их родственниками реферат
  
• Лабораторная диагностика риккетсиозов реферат
  
• Сми и общественное мнение реферат
  
• Основы здоровья образа жизни физическая культура в обеспечении здоровья реферат