Реферат работа с большими документами

Обновлено: 19.05.2024

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне иерархии находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Однако если структура документа не представлена в виде иерархии заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;

просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;

создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.

Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компью-432

терной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зеркально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, создавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или другого документа.

При добавлении рисунка в документ он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещается вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним.

Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа —'контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология разработана отделом приложений фирмы Microsoft'как способ обеспечения целостной основы обмена сложными данными и взаимодействия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1, сегодня имеется вторая версия OLE 2.O. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм — производителей программного обеспечения.

Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) графики содержат в определенной последовательности совокупности отдельных точек изображения, называемых пикселами (от англ, picture element). Существует несколько форматов файлов растровой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютерным изображениям информации. Среди наиболее распространенных форматов можно отметить BMP, PCX, GIF и TIFF. Недостатком растрового изображения является потеря качества при увеличении масштаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждого отдельного элемента рисунка описывают и хранят в виде массива параметров — математического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается компьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр - это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра - возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое важное свойство - способность изменять размер и местоположение на странице.

Практически абсолютное большинство текстовых процессоров обеспечивает пользователю средства написания макрокоманд. Макрокоманда - это описание на специальном языке часто используемых операций, управляющих действий и фрагментов текста. Основное назначение макрокоманд (или макросов) состоит в повышении производительности труда пользователя, автоматизации часто выполняемых команд. Типичные шаги по разработке макроса могут быть представлены следующей технологической цепочкой:

определяется необходимость создания макроса и задачи, которые им решаются;

создается и именуется макрос;

проверяется выполнение разработанной макрокоманды. Некоторые системы подготовки текстов обеспечивают этот этап возможностями тестирования;

при необходимости редактируется текст макрокоманды;

разработанная макрокоманда сохраняется (в основном, в шаблоне или в специальном файле) для дальнейшего использования; готовый макрос может быть назначен клавиатурной комбинации или пункту меню.

Возможны два способа создания макросов. Первый, простейший способ создания макрокоманды - запись. При записи макроса всякое действие пользователя записывается самой программой в виде инструкции макроязыка, присущего данной СПТД. При исполнении созданной макрокоманды эти инструкции выполняются в том порядке, в каком они были записаны. Второй способ заключается в создании так называемой текстовой макрокоманды — программы действий на макроязыке. Этот способ сложнее, так как требует знания синтаксиса макроязыка, однако только он позволяет разрабатывать специальные последовательности действий (например, циклическое выполнение операций, ветвление по условию и т.п.), запись которых была бы невозможна.

Конструкцию главного документа используют при подготовке сборника, статьи в котором, написаны различными авторами или при создании объемных документов, когда используется большое количество ранее подготовленной разнообразной информации, записанной в различных файлах. Например, можно подготовить сборник, собрав в нем стихи любимых поэтов, или фотоотчет о ваших путешествиях.

Создание главного документа

Главный документ — это документ, в котором хранится план всего документа, то есть информация о вложенных файлах, из которых он состоит. Вложенный документ является частью главного документа. Это может быть ранее созданный документ, который хранится в отдельном файле, или часть главного документа, оформленная как вложенный документ. Вложенные файлы не обязательно хранятся отдельно, они могут быть свернуты или развернуты в пределах главного документа.

Создать главный документ можно с чистого листа или на основе уже имеющегося документа. В любом случае создание главного документа начинается с создания структуры. Для создания структуры частям, главам, пунктам, подпунктам, параграфам документа нужно дать названия и присвоить им стили заголовков, в порядке убывания уровней. Создать такой документ со структурой можно двумя способами: сначала набрать документ, а потом его отформатировать, задав уровни заголовкам или сначала задать структуру документа, потом набирать документ, придерживаясь структуры.

Предположим, документ содержит две главы. Создадим главный документ.

Создадим папку с именем ГлавныйДокумент, в этой папке создадим новый документ Word, присвоим ему имя Документ (можно присвоить другие имена). Наберем текст, приведенный ниже, нажимая Enter после каждой строки. Всем строкам, по умолчанию, будет присвоен стиль Обычный. Итак, у нас будет 10 строк.

Название 1-ой главы

Название 1-ого параграфа

Содержание 1-ого параграфа

Название 2-ого параграфа

Содержание 2-ого параграфа

Название 2-ой главы

Название 1-ого параграфа

Содержание 1-ого параграфа

Название 2-ого параграфа

Содержание 2-ого параграфа

Присвоим названиям 1-ой и 2-ой главы стиль Заголовок 1 (вкладка Главная, группа Стили). Присвоим названиям параграфам стиль Заголовок 2 (вкладка Главная, группа Стили). Исходный документ примет вид (см. рис 1, слева).

Рис. 1. Слева — исходный документ в режиме Разметка страницы, справа — исходный документ в режиме Структура

Перейдем в режим Структура. Для этого на вкладке Вид, в группе Режимы просмотра выберем пиктограмму, или команду, Структура. Откроется контекстная вкладка Структура (рис. 2), которая состоит из трех групп: Работа со структурой, Главный документ, Закрытие.

Рис. 2. Контекстная вкладка Структура

Главный документ создан. В режиме Структура исходный документ примет вид (см. рис 1, справа).

Заметим, что, потратив некоторое время на создание структуры, вы сможете затем очень просто и быстро менять стили и оформление, менять местами параграфы и главы, а также автоматически создавать и обновлять оглавление, доводя ваш документ до совершенства. Перейдем к созданию вложенных документов.

Создание вложенного документа из частей главного

Вложенный документ является частью главного документа. Это может быть ранее созданный документ, который хранится в отдельном файле, или часть главного документа, оформленная как вложенный документ. Еще раз напомним, для того чтобы часть главного документа оформить как вложенный документ, он обязательно должен иметь структуру, то есть содержать заголовки некоторого уровня. Так как структура создана выше, перейдем к созданию вложенных документов. Для создания вложенных документов мы должны находится в режиме Структура (см. рис. 2), где исходный документ первоначально будет иметь вид (см. рис. 1, справа).

На вкладке Структура в группе Главный документ выберите пиктограмму Показать документ. Появятся дополнительные пиктограммы в группе Главный документ (рис. 3).

Рис. 3. Группа Главный документ вкладки Структура

Выделите часть текста, которая относится к первой главе, кроме названия первой главы (то есть только строки документа со 2-ой по 5-ую), это можно сделать при нажатой левой кнопке мыши. Нажмите пиктограмму Создать, появятся рамки, означающие, что данные фрагменты, то есть параграф 1 первой главы и параграф 2 первой главы находятся во вложенных документах. Аналогично, выделите все, что относится ко второй главе, кроме названия второй главы (это будут строки со 7-ой по 10-ую), нажмите пиктограмму Создать. Документ примет вид рис. 4.

Рис. 4. Вложенные документы в режиме Структура в развернутом виде

Нажмите пиктограмму Свернуть вложенные документы. Появится диалоговое окно (рис. 5), нажмите ОК. При этом документ примет вид как на рис. 6. Автоматически в рабочей папке будут созданы 4 новых документа с именами Название 1.doc и т. д. Это и есть вложенные документы (рис. 6).

Рис. 5. Диалоговое окно

Рис. 6. Главный документ в свернутом виде со ссылками на вложенные документы

Если теперь закрыть режим Структура, то есть перейти в режим Разметка страницы, исходный документ будет выглядеть как на рис. 7. Вложенные документы скрыты, их можно редактировать, щелкнув по указанной ссылке при нажатой клавише Ctrl.

Рис. 7. Вложенные документы в свернутом виде в режиме Разметка страницы

Работать с созданным главным документом, то есть редактировать, форматировать, добавлять новые документы, можно как в режиме Структуры, так и в режиме Разметки страницы. Преимущество работы с большими документами с помощью Главного документа состоит в том, что структура всего документа видна, а вносить изменения в текст можно по частям, выбирая нужный вложенный документ.

Созданные вложенные документы можно хранить в свернутом или развернутом виде. При работе с большим документом удобно свернуть часть документа, чтобы на экране находился только тот фрагмент документа, с которым вы непосредственно работаете. При этом структура всего документа у вас перед глазами, так как на месте вложенных документов останется их название. Перемещение по основному документу при этом становится быстрее. Для того чтобы свернуть или развернуть вложенные документы нужно перейти на контекстную вкладку Структура и воспользоваться пиктограммами в группе Главный документ (см. рис. 3). Рассмотрим несколько вариантов редактирования.

Все вложенные файлы свернуты. Если в режиме Структура выбрать пиктограммы Показать документ и Свернуть вложенные документы, тогда все вложенные документы будут скрыты, останутся только ссылки на них. По этим ссылкам можно перейти к редактированию выбранного вложенного файла, оставаясь в режиме Структура. Редактировать можно вернувшись в режим Разметка страницы, где также открывается доступ к ссылкам на вложенные документы (см. рис. 7). То есть, если документы свернуты, то их редактирование возможно только во вложенных документах, перейдя по ссылке. Все изменения во вложенных файлах при этом сохраняются.

Все вложенные файлы развернуты. Выберите в режиме Структура пиктограммы Показать документ и Развернуть вложенные документы, тогда отобразятся все вложенные документы. Вносить в них изменения можно непосредственно в режиме Структура, тогда редактирование проводить нужно в соответствующей рамочке (см. рис. 4). Можно перейти в режим Разметка страницы и вносить изменения в Главный документ, который примет вид (см. рис. 1, слева), вы даже не заметите, что документ имеет вложенные документы.

Некоторые вложенные файлы свернуты. Заметим, что пиктограммы Свернуть/ Развернуть, рассмотренные выше, действуют на все вложенные документы. При необходимости в режиме Структура свернуть или развернуть можно отдельные вложенные документы. Для этого в группе Работа со структурой вкладки Структура используют пиктограммы Развернуть/Свернуть выделенный элемент (рис. 8).

Развернем сначала все вложенные документы. Свернем, например, один вложенный документ — первый параграф первой главы (см. рис. 8). Для этого щелкнем по значку , выделится все содержимое в рамке, щелкнем теперь , текст первого параграфа будет скрыт, останется только название. Аналогично можно скрыть другие вложенные документы, оставив только нужные для редактирования. При этом редактирование можно будет проводить в самом главном документе.

Рис. 8. Развернуть/Свернуть выделенный элемент

Создание вложенного документа из файла

Вложенный документ можно добавить из файла. Для этого нужно перейти в режим Структура, выбрать пиктограмму Показать документ, затем Вставить, выбрать нужный документ, Открыть. Затем сохранить главный документ. Заметим, что редактировать такой документ можно только переходя по ссылке, то есть в самом вложенном документе.

Э. Г. Бурнаева, С. Н. Леора. Информатика. Работа в MS Word: Учеб. пособие. — СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та, 2004. — 65с.

Основные термины (генерируются автоматически): главный документ, документ, вложенный документ, Структура, режим, Разметка страницы, глава, исходный документ, пиктограмма, контекстная вкладка.

Похожие статьи

Как оформить научную статью для публикации — Молодой учёный

Поэтому всегда сохраните чистый документ под понятным вам названием, прежде чем что-то в нем набирать.

Учебный элемент по освоению ИТ в курсе информатики 7-9 кл.

Б) Текстовый редактор. В) Программа, предназначенная для редактирования текстового документа.

Метод преобразования текстового документа OpenDocument.

 разработать формат разметки XML, в котором документы будут храниться в БД.

Визуальный язык картографии: эволюция графического образа.

Главная характеристика данных карт, это их интерактивность, обеспеченная техническими

Рис. 2. Знаки-пиктограммы, используемые в электронных картах сервиса Яндекс Карты [6].

Применение языков программирования позволило создать электронные документы, во.

Оборудование: ПК, текстовый документ Ms Word. Работа со списками (опорный конспект).

Встраивание CSS-стилей в HTML-документы | Статья в журнале.

Использование OLE-объектов в документах Microsoft Word как.

Редактирование происходит в исходном документе. В качестве OLE объекта может быть.

Основы работы с нотно-графическим редактором Sibelius 7

‒ Home/Главная.

Рис. 18. Строка текущего состояния документа. Здесь в актуальном режиме отображаются.

Рис. 15.90.

Для перехода в режим Структура надо выбрать команду Структура. В результате в окне приложения будет отображаться вкладка Структура.

Рис. 15.91.

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро создать и изменить структуру большого документа Word. Например, для создания структуры реферата надо в режиме Структура ввести названия разделов, подразделов и назначить им уровень 1 и 2 соответственно. Уровни 1 и 2 соответствуют стилям заголовков (Заголовок 1) и подзаголовкам (Заголовок 2).

Рис. 15.92.

Рис. 15.93.

Рис. 15.94.

Рис. 15.95.

После вставки номеров страниц, надо вставить пустую страницу для оглавления. Для этого необходимо установить курсор в пустую строку перед разделом

Рис. 15.96.

Рис. 15.97.

В результате номер страницы на пустой странице будет удален (рисунок 15.98). При этом на остальных страницах номера страниц не удаляются.

Рис. 15.98.

Рис. 15.99.

В результате на пустой странице будет вставлено Оглавление большого документа.

Рис. 15.100.

Таким образом, будет создана структура большого документа, в котором страницы начинаются с номера 3. Кроме того, в этом документе создано оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся. При любом изменении (редактировании) документа его оглавление легко обновляется.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Описание презентации по отдельным слайдам:

РАБОТА С БОЛЬШИМИ ДОКУМЕНТАМИ

План
Возможности Word по обработке больших документов
Режимы работы и просмотра документа
Создание главного документа
Создание вложенных документов
Формирование структуры документа
Оформление больших документов
Стили оформления текста
Формирование оглавления
Составление предметного указателя
Создание списка иллюстраций

Стили оформления текста
Стиль – это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название
С помощью стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг
Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение вашей работы
Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента

В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль “Нормальный”. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей

Получение информации о параметрах форматирования
Выберите мышкой меню Справка команда Что это такое. Курсор примет вид пиктограммы (стрелки и знака вопроса)
Установите курсор на интересующем вас фрагменте текста. Появится специальное окно, содержащее все параметры форматирования данного фрагмента
Перемещая видоизмененный курсор по тексту можно получить все сведения о параметрах форматирования любого фрагмента текста

Назначение окна диалога “Стиль”
Устанавливать выбранный стиль
Изменять существующие стили
Создавать новые стили
Удалять ставшие ненужными пользовательские стили
Копировать требуемые стили из одного шаблона в другой

Создание стиля (продолжение)
В зависимости от того, создаете вы стиль абзаца или символа выберите из списка Стиль соответствующую опцию
Выберите из списка Стиль следующего абзаца требуемый стиль
Откройте меню Формат нажатием одноименной кнопки
Выберите параметры форматирования, которые вы собираетесь внести в создаваемый стиль (шрифт, формат абзаца, табуляция, обрамление и т.д.)
Сделав требуемые установки, нажмите OK
В разделе “Описание” окна диалога “Создание стиля” проверьте установленные параметры стиля и нажмите Применить. MS Word отформатирует абзац, в котором установлен курсор, только что созданным стилем

Оформление больших документов
Нумерация страниц
Колонтитулы
Сноски
Закладки

Нумерация страниц
Номера страниц удобно вставлять в ходе создания колонтитулов нажатием кнопки Номер страницы на панели инструментов “Колонтитулы”.
Их можно размещать в любом месте колонтитула. Таким образом, вы можете поместить номер в верхней или нижней части страницы, выравнивать по центру или по любому краю страницы

Нумерация страниц
Альтернативный способ вставки номера страниц - командой меню Вставка - Номера страниц.
С помощью окна диалога “Номера страниц” можно установить параметры номера страниц в колонтитуле:
расположение,
формат числа,
начало нумерации

Колонтитулы
Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа.
В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.
Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите в меню Вид команду Колонтитулы.

Включение номера и названия главы в колонтитул
Предварительно нужно разбить документ на разделы.
Если требуется, вставьте разрыв раздела туда, откуда следует начать раздел, который будет содержать другую главу.
Примените встроенный стиль заголовка к номеру и названию главы, выбрав на панели инструментов Форматирование стиль заголовка из списка Стиль.
Если для оформления заголовков глав необходимо применить автоматическую нумерацию заголовков, используйте диалоговое окно Список.
В первой главе в меню Вид выберите команду Колонтитулы.
Если требуется, переместите курсор к колонтитулу, который следует изменить.
Вставьте номер или название главы.
Чтобы задать колонтитулы для следующей главы, нажмите кнопку Переход к следующему.
При необходимости перед вставлением номера и названия главы удалите ненужный текст из колонтитула.

Сноски
Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные, а для ссылок на источники — концевые сноски.
Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски.
Допускается изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста сноски.

Вставка сноски
В Microsoft Word производится автоматическая нумерация сносок: сквозная по всему документу или отдельно для каждого раздела.
При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.
В зависимости от необходимого формата знака сноски выполните одно из следующих действий.

Создание предметного указателя
Чтобы использовать в качестве элемента предметного указателя существующий текст, выделите его. Чтобы ввести в качестве элемента предметного указателя собственный текст, щелкните нужное место вставки элемента указателя.
Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.
Чтобы создать основной элемент предметного указателя, введите или измените текст в поле Основной.
Чтобы выбрать формат номеров страниц для отображения в предметном указателе, установите флажок Полужирный или Курсив в группе Формат номера страницы. Чтобы пометить элемент предметного указателя, нажмите кнопку Пометить. Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, нажмите кнопку Пометить все.
Чтобы пометить другие элементы предметного указателя, выделите нужный текст, перейдите в диалоговое окно Определение элемента указателя и повторите шаги 3-5.

Щелкните в документе место вставки собранного указателя.
Чтобы убедиться в том, что документ правильно разбит на страницы, скройте коды полей и скрытый текст. Если поля XE (элемент предметного указателя) не отображаются на экране, нажмите кнопку Непечатаемые знаки на панели инструментов Стандартная.
В меню Вставка последовательно выберите команды Ссылка и Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Указатель.
Выполните одно из следующих действий.
Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите нужный вариант в поле Форматы.
Выберите другие необходимые параметры предметного указателя.
Чтобы обновить указатель, щелкните слева от него и нажмите клавишу F9.

Читайте также: