Реферат проведение пресс конференции

Обновлено: 30.06.2024

Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.
Пресс-конференции – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.
Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:
- проинформировать свою общественность, о каком либо важном и неординарном событии в своей жизни;
- продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

Содержание работы

Файлы: 1 файл

PRESS_KONFERENTsIYa.doc

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Кафедра маркетинга и регионоведения

студент 4 курса, гр. М-09-1

Пресс-конференции – один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

- проинформировать свою общественность, о каком либо важном и неординарном событии в своей жизни;

- продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

- решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

- наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференции в подавляющем большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организации и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос.

Проведение пресс-конференции в неформальной обстановке может дать больше приятных впечатлений, внести разнообразие в отношения коллег и деловых партнеров. Основной плюс – это живое общение участников между собой. Нередко оно продолжается и после завершения мероприятия – например, на последующем банкете. Творческий подход и оригинальные идеи могут пригодиться и при организации конференций, выставок, когда важно не только общение между партнерами, презентация новой продукции. Теплая, непринужденная атмосфера способствует успешному проведению переговоров и укреплению корпоративного духа. Немаловажную роль в этом играют и такие детали как подбор места проведения, цветовое и звуковое оформление, разработка дизайна сувениров и другой сопутствующей продукции.

Актуальность данной работы определяется возрастающим количеством коммуникаций в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального исследования для правильного построения менеджмента, маркетинга организаций. В частности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуются органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

Целью работы является детальное рассмотрение пресс-конференции, её эффективность и перспективы.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ

Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую (цифры, имена, фамилии и т.д.), проблемную и комментирующую информацию. Организация пресс-конференции отнимает много времени и сил. От того, насколько удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет на пресс-конференцию и, конечно их реакция. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов. Организация пресс-конференций, конечно, не ограничивается арендой конференц-залов и требуемого технологического оборудования. Прежде всего, нужно четко представлять, каким средствам массовой информации будет интересно и удобно присутствовать на пресс-конференции. Следует также подготовить пресс-релиз и разослать с приглашениями в выбранные СМИ. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов.

Планирование и оповещение:

Анализ Российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспечивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний полезен на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как "разогревающая" информация), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

Когда и как оповещать СМИ? Когда есть время для "разгона", первый анонс стоит дать за неделю, дубль – за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до пресс-конференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно новость не является "горячей". Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон СМИ (в соответствии с составленным списком). Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

Аренда зала для пресс-конференции:

Аренда зала для пресс-конференции – одна из важнейших задач, которая стоит перед организаторами при планировании подобного мероприятия. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

Аренда зала для пресс-конференции в пресс-центре, словом, решает большинство задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед организаторами подобного мероприятия. Сотрудники группы по работе со СМИ в случае необходимости помогут и ответят на возникшие вопросы, касающиеся правил проведения пресс-конференции, подготовки и размещения пресс-релизов.

До начала пресс-конференции необходимо подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не исключает, однако, того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроенных изданий.

Не нужно препятствовать их участию в обсуждении намеченных проблем, поскольку это почти всегда отрицательно влияет на деловой имидж организации, свидетельствует о неуверенности руководства фирмы в правильности своих позиций. Нежелание выслушать острые вопросы и отвечать на критические замечания.

Представителям ежедневных изданий приглашения для участия в пресс-конференции рекомендуется высылать примерно за неделю до ее проведения, с тем, чтобы у них было несколько дней для планирования собственной работы и подготовки к мероприятию. Если в работе пресс-конференции предполагается участие журналистов из ежемесячных и ежеквартальных изданий, то сроки рассылки приглашений должны быть скорректированы соответствующим образом.

В самом приглашении следует указать:

- место, день и время проведения пресс- конференции, ее примерную продолжительность ;

- общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

- фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпадал с днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

- попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

- выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

- представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;

- указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно для оценки действенности пресс-конференции по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в других СМИ.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Написанные полностью фамилия, имя, отчество и повторенные на обратной стороне таблички (чтобы участники пресс- конференции без проблем могли найти свое место за столом), - наиболее приемлемый вариант. На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции, в нашем случае логотипа аптечных сетей "Фармленд". Логотип как бы закрепляет авторские права организации на данную пресс-конференцию.

Каждому участнику пресс-конференции желательно предоставить минеральную воду, стакан, бумагу и ручку для записей. Ньюсмейкеры появляются после, того как основная часть представителей СМИ займет свои места.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

- Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

- Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;

- Буклет о компании или о спонсоре события;

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков – визитная карточка. Основной элемент такого комплекта – буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Можно положить также, если есть, копии предыдущих статей об организации. Это поможет сделать журналистам расширенный материал.

Необходимо продумать продолжительность вступительной речи модератора (ведущего), последовательность выступлений участников, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Нужно постараться сделать так, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались.

Президиум не должен быть перегружен. Необходимо четкое разделение ролей среди участников пресс-конференции на модератора (ведущего) и ньюсмейкера.

Проведение пресс-конференции – это тщательно спланированная и хорошо организованная встреча журналистов с представителями компаний, организаций или отдельными персонами. Пресс-конференции проводятся с целью предоставления СМИ информации, и характеризуется возможностью, так или иначе, позиционировать компанию или проект.

Технология проведения пресс-конференций не должна предусматривать беседу и обмен информацией между основными выступающими и приглашенными представителями СМИ непосредственно перед началом пресс-конференции.

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕСИТЕТ

им. М.В. Ломоносова

“ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ

Студентки 405 группы

Размышляя над темой для реферата я остановилась на пресс-конференциях. Хотелось бы отметить, что пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

Для начала мне хотелось бы дать определение пресс-конференциям, раскрыть их смысл, назначение, затем остановиться на основных этапах подготовки пресс-конференции и важных моментах ее проведения.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и необяхательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих жрналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

микрофоны на столе и в зале;

ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)

система синхронного перевода;

служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего “подходит” вопрос.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информаци, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

Основной целью реферата является описание порядка подготовки и проведения пресс-конференции. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Общая характеристика понятия пресс-конференции;
Описание этапов подготовки пресс-конференции;
Характеристика процесса проведения пресс-конференции;
Изложение основ подведения итогов пресс-конференции.

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

press-konf.doc

Пресс-конференция: порядок подготовки и проведения -----------

Для чего нужно проведение пресс-конференций знают все. Уже из названия понятно, что пресс-конференция предполагает ознакомление представителей прессы с какими-либо новыми данными. Чаще всего, они устраиваются политическими и общественными деятелями и организациями, государственными органами, бизнесменами и деятелями искусств. При этом необходимо знать и понимать, как правильно провести пресс-конференцию, какие правила проведения существуют и в чём польза подобных мероприятий.

Чаще всего пресс-конференции устраивают по какой-то определённой причине, поэтому можно сказать, что они либо предваряют, либо следуют за каким-то событием. Дата проведения, также как и её местонахождение определяется теми, кто хочет донести что-то до представителей средств массовой информации. Но для того, чтобы вся информация достигла своей цели, необходимо грамотно подготовить это мероприятие. Этим обусловлена актуальность выбранной темы реферата.

Основной целью реферата является описание порядка подготовки и проведения пресс-конференции. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Общая характеристика понятия пресс-конференции;
Описание этапов подготовки пресс-конференции;
Характеристика процесса проведения пресс-конференции;
Изложение основ подведения итогов пресс-конференции.

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ

Для проведения пресс-конференции необходимо определить повод для встречи с журналистами. Это могут быть итоги работы за год, какое-либо значительное событие в жизни организации, выигрышные для фирмы итоги анализа ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта. Перед проведением пресс-конференции необходимо составить ёмкую формулировку, которая станет объявленной темой пресс-конференции. Информационный повод и тема – близкие понятия. 2

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо учесть несколько факторов:

Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов);
Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти;
Нежелательно также выбирать понедельник или пятницу.

Оптимальным временем для проведения пресс-конференции является интервал от 11 до 15 часов. Если проводить мероприятие позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

Подготовка пресс-конференции включает в себя 8 этапов (см. рис. 1).

Рис. 1. Этапы подготовки пресс-конференции

Рассмотрим этапы подготовки пресс-конференции подробнее.

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции

На этом этапе делается упор на уникальность конференции, а именно:

Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязат ельно учитываются рекомендации и пожелания ответственных за телевизионные СМИ, чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.

Рекомендуемый срок выполнения первого этапа – как минимум за 2 недели до мероприятия.

2. Подготовка основных документов пресс- конференции

Основными документами пресс-конференции являются: 3

Сценарий (где будут прописаны основные идеи мероприятия);
Тайминг (в котором отражается примерное время каждого пункта сценария);
Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции;
Речь ведущего и спикеров пресс-конференции.

Рекомендуемый срок проведения второго этапа подготовки пресс-конференции – 1-2 недели до даты проведения мероприятия.

При подготовке пресс-релиза необходимо соблюдать следующие правила:

2. Необходимо указать контактные данные (имя и телефон) человека, к которому можно обращаться с вопросами по проведению пресс-конференции;

3. Необходимо придумать заголовок (хотя журналисты очень часто изменяют их);

4. Необходимо печатать пресс-релиз на фирменном бланке организации;

6. Печатать пресс-релиз нужно только на одной стороне листа;

7. Необходимо оставлять поля;

8. Печатать пресс-релиз нужно с двойным интервалом;

3. Анонсы пресс-конференции

В фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры, место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Кроме этого, развёрнутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию.

Распространение анонсов рекомендуется проводить как минимум за 3 недели до мероприятия.

4. Техническое оснащение пресс-конференции

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции.

Элементами технического оснащения пресс-конференции являются:

Свет;
Звук;
Необходимое количество микрофонов и их бесперебойное функционирование;
Экраны;
Достаточное количество стульев;
Наличие комнаты (места) для эксклюзивных интервью;
Работающие розетки;
Маршруты движения;
Расположение VIP- и пресс-зон;
Охрана мероприятия и т.п.

Рекомендуемый срок проведения технического оснащения пресс-конференции – как минимум за 1 неделю до проведения мероприятия. При этом за 1 день до пресс-конференции необходимо осуществить контрольную проверку.

Кроме этого, четвёртый этап подготовки пресс-конференции подразумевает организацию фуршета.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки. Приглашение журналистов рекомендуется осуществить не позднее, чем за 5 дней до проведения пресс-конференции. 5

Для удобства составляется структурированный список аккредитованных СМИ. Такой список оформляется в виде таблицы Microsoft Excel. Список должен быть составлен по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нём должны быть отражены следующие данные:

фамилия, имя журналиста;
издание;
контакты;
отдельная колонка, в которой отражены договорённости по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.). 6

На этапе аккредитации необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета, который должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

текст анонса, который высылался;
пресс-релиз по теме пресс-конференции;
анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его);
цифры и факты (по необходимости);
список спикеров с краткой информационной справкой;
информационные материалы (фото/аудио/видео);
визитка пресс-менеджера;
программа пресс-конференции;
ручка, блокнот, сувениры.

6. Распределение функций

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются чёткие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах. 7

7. Проведение предварительных медиа- тренингов с участниками пресс-конференции

На предварительных медиа-тренингах с участниками пресс-конференции отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуется проводить медиа-тренинги, как минимум, с момента подписания пресс-релиза.

8. Репетиция пресс-конференции

Работа содержит 1 файл

доклад.docx

Подготовка и проведение пресс-конференции.

Журналисты ценят свое время и не простят приглашения на мероприятие, где они не только не получили ценной информации, но и станут свидетелями неумелых попыток произвести впечатление.

Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они взаимовыгодны и постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями деловых кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в этом обмене информацией и услугами - основа паритетных, равноправных отношений между СМИ и Public Relations, PR-агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций.

Для того чтобы мероприятие прошло успешно, нужно выделить важные моменты подготовки к ней.

Успех проведения пресс-конференции (ПК) зависит от грамотной организации, которая состоит из нескольких этапов, это: подготовительный, непосредственное проведение ПК, последействие. Эти этапы более подробно представлены в таблице.

Таблица 1. Этапы подготовки и проведения пресс-конференции.

Подготовительный этап

Определение даты, время и места проведения пресс- конференции

Дата:

Время:

Лучшее время – вторая половина дня, только не слишком поздно, так как для журналиста – это повседневная работа.

Учитываются мероприятия, проводимые органами власти или другими крупными организациями, чтобы эти события не накладывались друг на друга, иначе велика вероятность, что предпочтут что-то более важное.

Должно быть таким, чтобы репортеры без проблем смогли добраться на общественном транспорте. Для конференций больше подходят помещения, не имеющие зеркала и колонны, так как зеркала мешают телеоператорам, а колонны – входящим и выходящим.

Нагрудные указатели (бейджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому обратиться по процедурным и другим вопросам.

Перед началом пресс-конференции следует раздать общую информацию о компании в пресс-пакете.

Организация места выступления ньюсмейкера

Непосредственное проведение пресс-конференции

Время начала пресс-конференции

Речь ньюсмейкера

Вступительная речь.

Визуальные вспомогательные средства.

Они вносят в ход пресс-конференции разнообразие, удерживают внимание, повышают запоминаемость. Следует использовать визуальную презентацию, изображения комментировать кратко и точно, связывая текстом одну картинку с другой.

Последнее впечатление самое сильное, и если заключения нет, суть выступления ускользает от слушателей. Если обстановка подразумевает эмоциональную сдержанность, в качестве финала допускается краткое повторение сказанного. Заключение непосредственно связано с главной идеей выступления, должно быть естественным, мажорным, оптимистичным по духу. Заключение должно вызвать эмоциональный всплеск, чтобы слушателям рефлекторно захотелось зааплодировать.

Общее время пресс-конференции

Планируемая продолжительность пресс-конференции – 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение серьезности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно, но без грубостей, чтобы все участники почувствовали уважение.

Ответы на вопросы

a) Существует несколько ситуаций:

Если аудитория не соглашается.

Если нет ответа.

Если нет ответа. Следует записать вопрос и сказать, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов – это всегда хорошо звучит). Записывая вопрос на виду у всех, показываете, что считаете вопрос важным. Если в чем-то ошиблись и это заметили журналисты, признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки с наслаждением будут обсуждены журналистами.

Удержать несколько вопросов в голове невозможно. Есть выход позаботьтесь об этом заранее. Например: “Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференция ограничено, потому просим вас задавать только по одному вопросу”.

Возможно несколько причин: слишком затянутое выступление; где-то в выступлении было задето какое-то больное для аудитории место; где-то в середине выступления слушатели потеряли нить; или Вы не смогли их увлечь, заинтересовать.

Есть выход. Можно произнести фразу: “Перед пресс-конференцией нам было задано несколько вопросов и т.д.

b) Рекомендации поведения при ответах на вопросы.

Уяснив вопрос, не стоит спешить отвечать на него. Нельзя превращать свой ответ в дополнительную лекцию. Ответ должен быть предельно кратким.
Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для всех.
Нельзя уходить от вопросов, которые звучат, как своеобразный вызов, и связаны с желанием проверить позицию оратора. Следует сохранять выдержку и чувство юмора.
Если слушатель воспользовался правом задать вопрос, нужно, спокойно выслушав его, сказать примерно следующее: “Спасибо за ценное дополнение!”

Окончание пресс- конференции

Последействие

Подведение итогов

Работа с неприсут-ствовавшими журналистами

Пресс-клипинг

Проведение пресс-конференции.

Следите за своими руками. Кроме того, что их обязательно надо держать на столе (а не под ним), время от времени полезно жестикулировать.

Выступление лучше начать с шутки или вскользь коснуться актуальной для всех присутствующих темы. Это разрядит обстановку и будет работать на создание благоприятного имиджа. В любом случае необходимо создать атмосферу сопричастности, но не заискивания.

Поведение на мероприятиях во всех случаях должно быть спокойным и уравновешенным. Даже если собеседник ведет себя вызывающе необходимо сохранять выдержку и спокойствие. Если вдруг возникает состояние испуга, заставьте себя вспомнить, что журналисты — те же люди, они тоже едят, пьют, имеют слабости и недостатки. Если страх не проходит, выберите из присутствующих одного, наиболее симпатичного Вам, и представьте, что это Ваш давний друг и у вас сейчас состоится разговор по душам. В этот момент для Вас все присутствующие журналисты — Ваши друзья. Улыбайтесь, но, разумеется, только к месту.

Другая неприятность, которая может случиться на пресс-конференции — это технические неполадки, например, отсутствие микрофона или его нетрудоспособность. В этом случае Вам придется говорить громче, что без предварительной подготовки может привести к деконцентрации Вашего внимания. Конечно, это крайность, но во время публичного выступления надо быть готовым ко всему, причем заранее. Это залог успеха всего мероприятия и гарантия того, что Вы сможете достичь нужной Вам цели.

Возможно, что на пресс-конференцию по случаю какого-либо события пришли два - три журналиста вместо двадцати запланированных? Есть способ избежать насмешек, если Вы придумаете срочный повод сократить пресс-конференцию до размеров брифинга. Не надо усаживать журналистов за столы, приготовленные на двадцать человек. Если пресс-конференция планировалась в перерыве какого-либо мероприятия, то просто подводите журналистов одного за другим к первым лицам, интервью с которыми может заинтересовать прессу. Якобы стихийные, а на самом деле спланированные, экспресс-интервью, смогут вывести вас из неловкого положения.

Внешний вид выступающих способен вызвать как позитивную, так и негативную реакцию. В отличие от журналистов, привыкших к одежде в стиле casual, выступающие (ньюсмейкер, специалисты-эксперты, ведущий) обязательно должны выглядеть респектабельно. Ни в коем случае нельзя надевать что-то желтое, оранжевое или совсем пестрое, в частности, галстук: эти цветовые гаммы подсознательно отталкивают собеседника. В деловом ансамбле не должно быть более трех цветов и двух типов рисунка. Одежда и аксессуары могут быть выдержаны в коричневых, серых, голубых тонах. А вот костюм зеленого цвета при определенном освещении выглядит не лучшим образом. Следует также избегать галстуков-бабочек и одежды из кожи. Для женщин совершенно недопустимы длинные накрашенные ногти, крупные серьги и браслеты. Рецепт универсального дресс-кода: строгий, хорошо сидящий костюм, аккуратные классические туфли, ухоженные руки. И, конечно, никакого резкого парфюма и фантазийных причесок.

Кроме того, одежда должна быть в полном порядке, как, впрочем, и прическа. Так что желательно перед выходом к представителям СМИ посмотреть на себя в зеркало: ведь во время выступления вы не просто человек, имеющий право на слабости, вы актер, преследующий определенные цели. И об этом необходимо помнить!

Ответы на вопросы — один из самых важных моментов любой пресс-конференции. Начиная отвечать, следует в течение первых десяти секунд смотреть в глаза журналисту, задавшему вопрос. В процессе ответа следует обращаться уже ко всей аудитории, однако, завершая выступление, необходимо вновь вернуться к глазам автора вопроса.

После любого, легкого или сложного, вопроса журналиста не стоит бросаться сразу давать ответ. В течение 10-15 секунд можно помолчать, внимательно посмотреть на задававшего вопрос, как бы изучая его, а в этот момент собраться с мыслями.

По окончании пресс-конференции можно еще раз напомнить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут возникнуть вопросы.

Таким образом, успех пресс-конференции зависит от нескольких факторов, таких как:

хорошей подготовительной работы (необходимо учесть: дату, время и место проведения пресс-конференции);
удобства пресс-конференции с точки зрения журналистов (приглашение и прием СМИ; составление пресс-релиза);
хорошим докладом с визуализацией (подготовить вступительную речь, информационную речь, а также заключение; быть готовым ответить на любые вопросы);
подвести итоги, т.е. произвести пресс-клипинг, который необходим для определения степени эффективности прошедшей пресс-конференции и формирования планов организации на будущее.

Каждая успешная конференция должна быть запоминающимся насыщенным информационным событием в жизни общества, ярко отличаться своей уникальностью. В случае ее благополучного завершения статус компании значительно повышается в деловых кругах, завязываются новые деловые партнерские отношения.

3. Управление общественными отношениями. - контрольная:

тема: Пресс-конференции, их назначения и подготовка к проведению.

Введение

Деловое общение - самый массовый вид общения людей в обществе. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и многое другое в настоящее время стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений.

Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения. Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, руководителями и подчиненными, партнерами и конкурентами, во многом определяя их отношения. В этой связи современный человек должен владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

Специфической особенностью делового общения является его подчиненность установленны м правилам. Это определяется типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Они фиксируются, оформляются в виде протокола, существуют в виде общепринятых норм социального поведения. Владение всеми жанрами делового общения, в том числе и в форме пресс-конференций, входит в профессиональную компетенцию современного руководителя или менеджера.

Цель работы – рассмотреть пресс- конференции, их назначения и подготовка к проведению.

Понятие, цели и задачи пресс-конференции

Пресс-конференция представляет собой заранее спланированную акцию в сфере связей с общественностью, основанную на тщательно выбранном информационном поводе[1].

По форме это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественных организаций и коммерческих структур. Ее отличие от других форм взаимодействия с прессой состоит в том, что выбранный информационный повод должен быть достаточно весомым и значительным для всех заинтересованных сторон.

Цель пресс-конференции — способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Целенаправленная встреча с журналистами ускоряет поступление информации в редакции, отличается авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений, при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

- проинформировать свою общественность о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни;

- продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

- представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

- решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественность;

- наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ [2].

Инициаторами проведения пресс-конференции в большинстве случаев являются руководители и специалисты различных структур, организаций и компании, а иногда работники СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующий вопрос.

При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

2. выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)

3. как собрать журналистов;

4. когда проводить пресс- конференцию.

Главная задача при подготовке пресс-конференции – это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.

Информационный повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным прежде всего для читателя, зрителя, слушателя [3].

Грамотно составленный информационный повод — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного повода необходимо:

- владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;

- правильно определить целевую группу СМИ;

- определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;

- определить возможные риски и критические моменты;

- исходя из всего выше изложенного определить тему мероприятия.

Существуют несколько факторов, которые помогут выделить информационный повод среди других:

- повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;

- его формулировка должна быть краткой и емкой;

- повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;

- он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;

- чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

- чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;

- лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие отношения с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

В-третьих, по завершению пресс-конференции организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет). Цель данного мероприятия в создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

Подводя итог можно сказать, что для достижения поставленной цели, специалистам по связям с общественностью необходимо грамотно подходить не только к подбору нужной целевой аудитории данного мероприятия, но и правильно организовать само проведение пресс-конференции, которая представляет собой адресное распространение информации, что является сложной задачей для решения которой необходима тщательная подготовка.

2. Этапы подготовки пресс-конференции

Каждая пресс-конференция имеет свой план, структуру, включающую последовательность ряда событий.

Этапы планирования и подготовки пресс-конференции включают в себя: создание новостного повода, определение тематики и состава участников пресс-конференции, определение доступного для журналистов места и нужного времени для проведения пресс-конференции, подбор модератора, отбор необходимого компании круга СМИ, заинтересованного в освещении конкретного новостного повода, приглашение журналистов: рассылка пресс-релизов, приглашений, обзвон и аккредитация приглашенных журналистов, подготовка зала для пресс-конференции, встреча журналистов, вручение пресс-пакетов, организация кофе-брейка, оформление и рассылка пост-релизов журналистам, которым не удалась попасть на пресс-конференцию, мониторинг вышедших публикаций в СМИ [5]

Пресс-конференция является отличной возможностью рассказать о новостях компании, подвести итоги или, наоборот, сообщить о начале мероприятия.

В наиболее общем виде новость представляет собой творчески преобразованные факты с расчетом на их восприятие аудиторией, чтобы неожиданное, сенсационное сочеталось со значимым, помогающим в социальной ориентации. Новостью может стать только интересное, необычное и значимое событие, происшедшее за последние двадцать четыре часа, прежде всего, важны ощутимая своевременность происшествий или высказанных мнений, их явная близость аудитории.

Основными участниками пресс-конференции выступают:

- модератор (в его функции входит проведение мероприятия, представление основных действующих лиц, определение значимости вопроса);

- утверждающая команда или компания, подающая информационный повод.

В состав команды входят: спикеры (представляет теоретический материал, отвечает на вопросы), технический персонал, ньюс-мейкеры (в функцию ньюсмейкеров входит подготовка пресс-материалов); журналисты. К подготовке журналистов необходимо подойти особенно ответственно, т.к. они должны не только присутствовать на пресс-конференции, но и задавать вопросы провокационного, уточняющего, анализирующего характера.

Лучшими днями проведения пресс-конференции считаются вторник, среда и четверг. Понедельник — день всевозможных оперативных совещаний, в том числе в самих редакциях СМИ. Пятница не лучший день потому, что материал по итогам обычной, не сенсационной пресс-конференции, вряд ли попадает в субботний, самый тиражный и читаемый выпуск газет. Состав журналистов определяется путем отбора наиболее подходящей для организаторов пресс-конференции целевой аудитории данного СМИ. Дабы привлечь внимание новой аудитории можно пригласить и менее значимые СМИ.

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответ-ственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или агентства по связям с общественностью. Его роль отнюдь не сводится к объявлению выступающих и предоставлению слова журналистам для вопросов. Ведущий может прервать выступающего или задающего вопрос; попросить уточнить сказанное; указать журналисту на то, что ответ на заданный вопрос уже содержится в раздаточных материалах; давать пояснения, резюмировать; осаживать авторов провокационных недоброжелательных вопросов и т. д.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Пресс-конференцию рекомендуется проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину друг другу либо разбредутся по всему огромному помещению, что создаст неудобства для коммуникации. В небольшом помещение ведущий и выступающие легко могут держать в поле зрения всех компактно сидящих присутствующих. Для выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Помещение для пресс-конференции должно иметь стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ-камеры, осветительные приборы; телефонная связь; технические службы (машбюро, фотолаборатории); система синхронного перевода; службы аккредитации; служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Читайте также: