Реферат по организации хранения

Обновлено: 02.07.2024

Программа — это последовательность символов, определяющая вычисление.

Язык программирования — это набор правил, определяющих, какие последовательности символов составляют программу и какое вычисление описывает программа.

Программы и языкимогут быть определены как сугубо формальные математические объекты.

Наиболее значительным из первых шагов в усовершенствовании компьютеров была идея (автором которой считается Джон фон Нейман) о том, что описание вычисления (программу) можно хранить в памяти компьютера так же, как данные. Компьютер с запоминаемой программой, таким образом, становится универсальной вычислительной машиной, а программуможно изменять, только заменяя коммутационную доску, вводя перфокарты, вставляя дискету или подключаясь к телефонной линии.

Поскольку компьютеры — двоичные машины, распознающие только нули и единицы, то хранить программы в компьютере технически просто, но практически неудобно: каждая команда должна быть записана в виде двоичных цифр (битов), которые можно представить механически илиэлектрически. Одним из первых программных средств был символический ассемблер. Ассемблер берет программу, написанную на языке ассемблера (каждая команда представлена в нем в символьном виде), и транслирует символы в двоичное представление, пригодное для выполнения на компьютере. Например, команду

Ответим на вопрос, что такое язык программирования?

Язык программирования — это механизм абстрагирования. Он дает возможность программисту описать вычисления абстрактно и в то же время позволяет программе (обычно называемой ассемблером, компилятором или интерпретатором) перевести это описание в детализированную форму, необходимую длявыполнения на компьютере.

Из концепции абстракции вытекает общее правило:

Чем выше уровень абстракции, тем больше деталей исчезает.

Если вы пишете программу на С, то теряете возможность задать распределение регистров, которая есть в языке ассемблера; если вы пишете на языке Prolog, тотеряете имеющуюся в С возможность определить произвольные связанные структуры с помощью указателей. Существует естественное противоречие между стремлением к краткому, ясному и надежному выражению вычисления на высокоабстрактном уровне и стремлением к гибкости подробного описания вычисления. Абстракция никогда не может быть такой же точной или.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

2.Организация хранения данных на компьютере. 3

3.Резервное хранение данных 5

4. Запись информации на жесткий магнитный диск (HDD) 6

Способы хранения информации.

Информация играет решающую роль в любой сфере деятельности. Современный человек имеет доступ к бесчисленному множеству сведений, понятий и фактов. В этой ситуации возникает вопрос: Где сохранить нужные материалы, имея при этом удобный доступ к ним? Для этой цели существуют различные виды носителей. Хранение информации осуществляется записью на носителях и накопителях информации. Носителем данных может являться любой материальный предмет, используемый человеком для записи, хранения, чтения и передачи информации (например, книги, диски, фотографии, flash-карты, облачные хранилища и так далее). Накопителями считаются приспособления позволяющие хранить и дополнять информацию. Сегодня существует большое количество способов хранения информации, имеющих свои плюсы и минусы. Облачные хранилища позволяют нам получать доступ к нужной информации со множества устройств имеющих доступ в интернет, а значит поломка или утеря гаджета не лишит её нас. Но чтобы пользоваться облачным хранилищем нужен постоянный доступ в интернет. Кроме того, конфиденциальные данные содержащиеся в нём могут заполучить злоумышленники. Переносные электронные носители информации обеспечивают доступ к сохраненным на них данным при наличии считывающего устройства, однако в большинстве случаев слабо защищены от потери или повреждения. Существуют так же бумажные носители, которые не нуждаются в считывающем устройстве, ведь прочитать их можно самостоятельно. Но и они имеют минусы. Бумага занимает много места и менее мобильна в отличии от электронного документа, а также затруднено редактирование её содержимого. Технологии связанные с информацией в наше время стремительно развиваются и вместе с ними прогрессируют средства её хранения. Каждый человек может выбрать удобный для себя способ.

Ни для кого не секрет, что в настоящее время из-за обилия различного рода цифровой информации, у нас начинают возникать проблемы с ее упорядочиванием и хранением. Наверняка у Вас были случаи, когда из-за не осторожного обращения с какой либо ценной информацией, Вы теряли ее навсегда. Самой ценной для всех нас, без исключения, является личная или семейная цифровая информация: фотографии, видеозаписи, какие либо документы, цифровые коллекции музыки, редких фильмов и т.п.

Из этого следует, что необходимо создавать резервные копии той информации, потеряв которую, Вы не сможете восполнить никогда.

Для этого необходимо:

Правильно организовать структуру хранения данных на вашем основном компьютере.

Организация хранения данных на компьютере.

Ниже я приведу примеры того, как организовано хранение информации на моем персональном компьютере и ноутбуке.

Персональный компьютер:

Стоит одна операционная система Windows 7 максимальная. Всего 4 HDD

Под нее отведен жесткий диск Western Digital объемом 640гб.

Далее идет Seagate 250гб. Разбит на 2 логических диска.

На ноутбуке стоит диск объемом 500гб и разбит он на 3 раздела:

100гб отведено под операционную систему Windows 8

200гб под видео игры музыку и т.п.

200гб для работы (программы, книги, учебная литература, различные графические материалы и т.п.)

Разбивайте диски по объему, исходя из своих потребностей. Если Вы много играете в игры и мало слушаете музыку, то и жесткие диски разбивайте в тех пропорциях, которых, как вы думаете, Вам хватит для каждого из этих занятий. Когда диски будут заполнены перераспределить место на них у Вас не получиться. Придется копировать всю информацию с диска на внешний носитель необходимого объема, который нужно еще найти, а если он есть, то этот процесс займет много времени. Приобретайте жесткие диски исходя из необходимого объема хранения данных, и правильно производите их логическую разбивку. Если позволяют средства, идеальным решением будет приобретение жесткого диска для отдельной установки на него операционной системы. Это может быть SSD, либо обычный жесткий диск объемом не менее 90 — 120 гигабайт. Этот диск должен иметь только один основной раздел (исключением может быть, когда его необходимо разбить — это установка двух и более операционных систем). В этом случае размечаем его на то количество разделов, сколько мы хотим установить операционных систем. Если Вы приобрели персональный компьютер или ноутбук с уже установленной операционной системой, то обычно в них стоит один жесткий диск (а в ноутбуке второй диск просто так установить не получиться), то для создания еще одного или нескольких логических дисков вам потребуется специальное программное обеспечение ( Partition Magic , Paragon Partition Manager , Acronis Disk Director ). Для работы с операционной системой подбирайте жесткий диск с максимальной скоростью работы, а для хранения данных лучше взять менее быстрый, но более надежный и емкий жесткий диск. Перегрев жесткого диска при работе очень сильно влияет на его износ и в будущем может грозить потерей данных на нем. При покупке компьютера, обратите пристальное внимание на его охлаждение. С организацией хранения данных на компьютере мы разобрались, теперь переходим к такому важному вопросу, как резервное хранение информации.

Резервное хранение данных

Для хранения цифровой информации придумано множество способов. Перечислим основные наиболее популярные из них, а также их плюсы и минусы для использования в наших целях:

Запись информации на оптические носители (CD-R/RW, DVD-R/RW, BD-R/RW)

Очень ограниченный объем хранимой информации;

Нет возможности произвести перезапись информации (кроме RW дисков, но само долговременное хранение на них информации опасно, в силу своих технических особенностей, да и я считаю издевательством над самим собой постоянную запись или перезапись медленных RW дисков);

С ростом объема данных количество записанных дисков тоже растет, они начинают занимать много места, становиться трудно контролировать — что, куда и когда записал;

Не совместимость некоторых оптических носителей с приводами для их чтения. У Вас наверняка бывали случаи, когда только что записанный диск на одном компьютере не читается на другом. Повлиять на этот недостаток в положительную сторону мы можем, только покупая качественные и проверенные диски. И то это не даст 100% гарантии, что он прочитается где- то на работе или дома у друзей;

Без должного отношения к хранению и эксплуатации диски получают механические повреждения, что приводит к невозможности прочитать с него информацию.

Запись на твердотельную память (флешки, SSD-диски, различные карты памяти, применяемые в телефонах, фотоаппаратах, видеокамерах)

высокая скорость записи/перезаписи информации;

простота в использовании;

небольшой размер и легкость;

универсальность (можно подключить к любому компьютерному устройству);

хорошая защита от механических воздействий (не боится падений и резких ударов).

Дороговизна хранения 1мб данных (с развитием и удешевлением данной продукции мы будем избавлены от этого недостатка);

Менее, чем на оптических дисках, но все же довольно сильно ограничен объем хранимой информации. То же самое, что и с вышеуказанным минусом. Технологии флешпамяти бурно развиваются, цены на нее падают, объем жестких дисков на ее основе постоянно растет и в недалеком будущем эти технологии выйдут на лидирующие позиции.

Запись информации на жесткий магнитный диск (HDD)

Очень высокая надежность хранения информации;

Большой объем для хранения данных;

Высокая скорость записи и удаления информации;

Самая маленькая стоимость хранения информации за 1мб;

Удобство при работе и организации данных.

В силу своих технических особенностей жесткие диски на магнитных дисках очень критичны к падению;

Нельзя допускать сильного нагрева во время работы.

Так же существуют способы для автоматического создания резервных копий:

Зеркалирование (создание двойников) дисков. Требует наличия второго такого же диска в компьютере, которые подключаются специальным способом;

Программное обеспечение, которое позволяет запланировать архивацию и сохранение данных на жесткий диск.

Все эти способы, несомненно, помогают сохранить важные данные, но их использование для рядового пользователя избыточно, требует некоторых навыков, умений и зачастую неоправданных денежных вливаний. Хочу Вам предложить, практичный и экономичный вариант решения проблемы по качественному и надежному резервному хранению наиболее ценных для Вас цифровых данных. Его я использую более шести лет, и пока считаю его лучшим решением на сегодняшний день.

К выводу о необходимости надежного хранения ценной личной цифровой информации, я пришла сразу после рождения у меня ребенка, так как мгновенно появилось множество фото и видео материалов, которые необходимо сохранить, чтобы их можно было показать своим детям, когда они вырастут. Ведь благодаря развитию цифровых технологий, у нас появилась уникальная возможность сохранить в неизменном виде, передать во всех красках качественное видео, звук и изображение. Этого были лишены наши родители. Ведь как будет здорово увидеть себя, услышать свой голос вашему сыну или дочке, лет через 20-30.

Для создания надежного хранилища данных нам потребуется:

3,5-дюймовый жесткий диск (обычный жесткий диск, который устанавливается в персональный компьютер, со скоростью вращения 5400rpm, наиболее надежный вариант). С объемом диска определитесь сами, исходя из количества информации, требующей резервной записи. Берите с запасом. Контейнер для этого диска, имеющий автономное питание, желательно с активным охлаждением. Подключение к компьютеру по USB.

Плюсы данного подхода:

Цена этого устройства несопоставима по важности выполняемой им задачи;

Широкий выбор дисков различного объема и крайне низкая цена за хранение 1мб информации;

Можно подключить к любому компьютеру;

Жесткий диск используется только тогда, когда на него записывается информация. Потом он отключается и убирается. Этим достигается его низкий износ, и как следствие, значительно увеличивающееся время работы, долговечность и надежность хранения информации.

Довольно большой размер и вес всего устройства;

Необходимо аккуратное обращение (нельзя ударять).

Этот способ, естественно, не является панацеей от всевозможных бедствий и непредвиденных случаев, поэтому, никогда не храните ценную информацию в одном экземпляре. Старайтесь, чтобы она была записана у Вас в нескольких местах. Например: в ноутбуке, персональном компьютере, флешке или на оптическом диске. Это практически на 100% предотвратит ее потерю. Возьмите за правило регулярно резервировать важные данные по мере их накопления, и никогда не забывать об этом.

Вот в принципе и все, что я хотела сказать. Попробуйте использовать данный способ резервного хранения важной информации. Я думаю, Вы останетесь им довольны.

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Порядок хранения документов на предприятии

Введение

Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную

деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к

памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие

трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за

документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами

законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы

управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования

управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренними (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно – хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Классификация документов и составление номенклатуры дел на предприятии (в организации).

Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основных потока документации:

- Документы, поступающие из других организаций (входящие),

- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

-Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

- Передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления с целью распределения поступивших документов на: направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначении документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение вязи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службу ДОУ:

-Письма, присланные для сведения(копии)

-Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок

-Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию

-Графики, наряды, заявки, разнарядки

-Сводки и информация, присланные сведения

-Учебные планы, программы

-Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций

-Нормы и нормативы расходов материалов

-Документы по заключению коллективных договоров

-Печатные издания (книги, журналы, биллютени)

-Формы статистической отчетности

-Арбитражные и исковые документы

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно:

1.Приказы по основной деятельности

2.Приказы по личному составу

6.Докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам

в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и

внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов

регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку. При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1. Автор (корреспондент)

2. Название документа

3. Дата документа

4. Индекс документа

5. Дата поступления документа (для входящих документов)

6. Индекс поступления документа (для входящих документов)

7. Заголовок документа или его краткое содержание

8. Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)

9. Срок исполнения

10. Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа)

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим:

-Расписка исполнителя в получении документа

-Приложения и др.

Методы учета и сокращения документооборота

Чтобы выявить проблему совершенствования взаимодействия, надо определить, как взаимодействуют службы при каждом из видов документооборота. Для этого составляется карточка-анкета связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий, для определения баллов связей.

Данная карточка-анкета составляется по каждому типу контактов, участвующих в процессе документооборота.

Каждый контакт между подразделениями оценивается на основе опроса руководителей и конкретных исполнителей данных подразделений в баллах от 1 до 10. Балльная шкала может формироваться самим предприятием, в качестве примера предлагается следующая:

- Систематические налаженные связи - 7 - 10 баллов;

- Периодические слабо налаженные связи - 4 - 6 баллов;

- Редкие не налаженные связи - 1 - 3 балла.

После того, как каждому типу контакта присвоен балл, происходит их суммирование по каждому виду связей. Принимая условие, что каждый тип контактов может быть оценен максимум в 10 баллов, необходимо определить максимально возможное количество баллов по каждому виду связей. Эта сумма будет равна количеству типов контактов по каждому виду связей в отдельности, умноженному на 10 баллов.

После этого необходимо определить вес каждой связи, отражающего организационную структуру по каждому типу документооборота. Иначе говоря, определим долю фактически сложившихся баллов карточки-анкеты в общей сумме баллов.

Далее полученные значения веса каждой связи наносятся на спроектированные схемы документооборота и выявляются наиболее проблемные участки, тормозящие процедуру документооборота.

Таким образом, особенность именно такого подхода к оценке состояния документооборота на предприятии заключается в следующем:

Организация хранения документов и обеспечение их сохранности ( реферат , курсовая , диплом , контрольная )

1 Правила хранения документов

2 Обеспечение сохранности документов

Заключение

Список использованной литературы

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, а часть — к законодательству о бухгалтерском учете.

Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их сохранности. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. раскрыты особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством;

2. раскрыты современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Таким образом, объектом данного исследования является организация хранения документов на предприятиях, предметом — современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику данной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1 Правила хранения документов

В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, часть — к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете.

Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

Данный Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии со ст. 3 Закона N 125-ФЗ под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. В свою очередь, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

При этом под Архивным фондом РФ понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видеои фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством РФ. В частности, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела (ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ) и иными федеральными государственными органами и государственными органами субъектов для подведомственных организаций, так называемые ведомственные перечни (ч. 1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Однако порядок исполнения обязанности по хранению архивных документов и по применению сроков хранения, предусмотренных в перечнях, зависит от статуса коммерческой организации (кроме ГУПов). Важным квалифицирующим признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (ч. 2 ст. 20 Закона N 125-ФЗ). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда РФ их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (ч. 3 ст. 21 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, порядок исполнения обязанности коммерческой организации по хранению архивных документов зависит от включения конкретной коммерческой организации на основании соответствующего договора в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

При этом документы, обязанность по хранению которых в организации корреспондирует с правом государства требовать такого хранения, подразделяются на две категории: архивные документы и документы Архивного фонда.

Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти, внутренними документами организации (п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Ряд архивных документов у организаций — источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями, формируемыми из представителей уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, государственного, муниципального архива и собственника или владельца архивных документов.

По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. В этом случае уничтожение таких документов не допускается (п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться самой организацией, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук.

Те архивные документы, которые не подлежат экспертизе и которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами.

Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов заключается в следующем:

проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;

для организаций — источников комплектования — по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта РФ в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда РФ;

хранение документов Архивного фонда РФ либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;

архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или ее внутренними правилами;

для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранятся в архиве организации;

архивные документы, в отношении которых установлены постоянные сроки хранения, подлежат постоянному хранению с учетом положений корпоративного законодательства.

Документы, которые образуются у государственных и муниципальных унитарных предприятий, относятся к федеральной собственности, собственности субъекта РФ либо к муниципальной собственности соответственно. Согласно п. 6 ст. 6 Закона N 125-ФЗ все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности, подлежат обязательной экспертизе ценности документов. При этом до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение этих документов запрещается.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (п. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ). На настоящий момент таким федеральным органом является Федеральное архивное агентство.

2 Обеспечение сохранности документов

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (далее — ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

Раньше ЦЭПК действовала при Росархиве. Так, 15 декабря 1996 г. ЦЭПК Росархива были одобрены Методические рекомендации по отбору на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур).

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, является Перечень типовых управленческих документов Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, № 2, 2001., образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 6 октября 2000 г. (в ред. 27 октября 2003 г.) (далее — Перечень).

Указанным Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. N 03−33/пс, либо в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Законе о бухгалтерском учете.

Так, в п. 1.4 Перечня предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень построен по функциональному принципу и включает 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

Как уже указывалось, при определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация — источник комплектования государственных архивов и организация — не источник комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения документов, т. е. 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, указанные в Перечне, применяются всеми организациями.

Постоянный срок хранения применяется унитарными предприятиями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и коммерческими организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить не менее 10 лет (п. 2.4.2 Перечня).

При этом по истечении 10 лет им необходимо руководствоваться при принятии решения о постоянном хранении документов положениями корпоративного законодательства, императивно установившими постоянные сроки хранения ряда документов.

Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.

С учетом п. 2.9 Перечня исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях" // Право и экономика, 2005, № 6.

Вся информация, возникшая в процессе деятельности организации, на базе которой были приняты решения, шло управление фирмой, организацией, учреждением, предприятием, была документирована, то есть представлена в форме документа на любом носителе, так как только документированная информация, согласно законодательству, является информационным ресурсом, на который можно опираться и учитывать при принятии решений. Устные обещания, особенно в настоящее сложное время, могут быть забыты. Поэтому в процессе работы организации любой организационно-правовой формы в течение года образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. В то же время ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает. Таким образом, различные документы имеют разную ценность, следовательно, не все должны сохраняться.

Сроки хранения документов устанавливаются в процессе экспертизы их научной и практической ценности. Эта ответственная миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

Во всем мире выработаны и применяются определенные научные принципы и критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения. Обычно срок устанавливается в результате научных дискуссий и споров.

Секретарю, отвечающему за хранение документов и готовящему документы к уничтожению, важно знать, где посмотреть выработанные в установленном порядке сроки хранения документов и как практически провести отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение, № 2, 2001.

8. Гладких С. Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях" // Право и экономика, 2005, № 6.

Архивное хранение документов — это обеспечение сохранности бумаг организации, вышедших из непосредственного использования в течение сроков, которые определены приказом Росархива №236. Для недопущения утраты или порчи этих бумаг в организации создаются специальные условия.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;
избежать наложения санкций за неправильное хранение документов в архиве или их отсутствие; такие санкции предусмотрены ст. 13.20 КоАП РФ.

Как организовать хранение

В целях обеспечения сохранности в течение длительного времени важна правильная организация хранения документов в архиве, включающая ряд мер, направленных на создание благоприятных условий.

Организация архива начинается с правильного подбора места расположения специализированного подразделения компании и заканчивается регулярными гигиенически процедурами, необходимыми для поддержания надлежащего микроклимата в этом помещении. Подробно правила хранения документов описаны в приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Место

С чего начинается организация архивного хранения дел и документов — это выбор помещения для размещения в нем специального подразделения компании.

В соответствии с правилами в выделенном помещении располагаются:

архивохранилище;
помещение, в котором проводится прием новых единиц, их оформление и временное размещение до перевода в архивохранилище;
помещение для использования бумаг, например читальный зал;
кабинеты сотрудников, обособленные от архивохранилища.

Не допускается размещать специализированное подразделение на чердаках и в подвалах. Если есть такая возможность, архив размещается с северной стороны здания.

Архив располагается на удалении от лабораторных, производственных, бытовых помещений. От смежных помещений подразделение отделяется несгораемыми стенами. В самом помещении не допускается прокладка канализации или водоснабжения, из него должен быть предусмотрен выход к лифту или лестнице.

Само помещение оборудуется:

вентиляцией, способной обеспечить стабильный режим температуры, влажности и рециркуляцию воздуха;
противопожарной системой;
решетками на окнах, если помещение расположено на первом этаже.

Материалы, используемые при строительстве и отделке архивного помещения, не должны выделять агрессивные химические вещества или служить источником пыли.

Условия

Для обеспечения длительной сохранности важно соблюдать условия хранения документов в архиве, они изложены в правилах.

Бумаги хранятся в закрытых коробках, расставленных на стеллажах. К расстановке стеллажей предъявляются следующие требования:

расстояние между рядами — не менее 120 см;
проход между стеллажами — не менее 75 см;
между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;
между стеной и торцом стеллажа — не менее 45 см;
между полом и нижней полкой — не менее 15 см, на цокольных этажах — не менее 30 см.

Кроме того, важно соблюдать санитарно-гигиенические нормы:

Сроки хранения

Помимо того, что организации вынуждены соблюдать требования к хранению документов в архиве, им важно помнить о сроках, предусмотренных для разного вида документации.

Срок различен для разных видов бумаг и составляет от пяти лет до неограниченного. Все сроки перечислены в приказе Росархива №236 от 20.12.2019, например:

Вид документа	Срок хранения	Пункт приказа Росархива № 236 от 20.12.2019
Накладные	5 лет	518
Положение о контрактной службе	Постоянно	217
Прайс-листы	10 лет	234
Трудовые договоры	50 или 75 лет	435
Табели учета рабочего времени	5 или 50/75 лет, если условия труда признаны вредными	402

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

Читайте также: