Реферат по делопроизводству федерального органа исполнительной власти
Обновлено: 05.07.2024
Работа с документами является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство РФ Постановлением от 15.06.2009 N 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила). Рассмотрим подробно содержание принятого документа.
Порядок оформления документов
Начнем с того, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.
Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе рассматриваемых Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). Вместе с тем п. 4 Постановления N 477 указывает, что методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти должны быть утверждены Росархивом до 01.01.2010. Пока такие рекомендации не изданы.
Раздел 2 Правил содержит определения основных используемых понятий.
В разд. 3 подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:
- на бланках (разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя федерального органа исполнительной власти);
- на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм);
- в виде электронных документов.
Приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Документы, оформляемые на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
Пункт 9 Правил содержит перечень реквизитов создаваемых документов. Конкретный состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. К ним относятся:
- Государственный герб РФ;
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- должность лица, подписавшего документ;
- подпись должностного лица;
- место составления (издания) документа;
- справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- отметка о наличии приложений;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- указания по исполнению документа;
- отметка о контроле документа;
- отметка об исполнении документа;
- отметка о конфиденциальности.
В п. 11 Правил установлен порядок согласования документов: в федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляются гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.
Подробно порядок организации документооборота указан в разд. 4 Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:
1) поступающая (входящая);
2) отправляемая (исходящая);
Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводятся:
1) первичная обработка - включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
2) регистрация - осуществляется, как правило, в день поступления документа;
3) рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;
4) передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;
5) помещение документов в дела после исполнения.
Внимание! Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти (п. 17 Правил).
Внимание! Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входят обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа исполнительной власти (п. п. 23, 24 Правил).
Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).
Работа с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:
- составление такой номенклатуры на основе номенклатур дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Наименования подразделений являются наименованиями разделов номенклатуры;
- согласование ее с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти, утверждение руководителем этого органа не позднее конца текущего года и введение в действие с 1 января следующего года;
- согласование один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;
- согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти.
Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 30 Правил).
Все дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (п. 31 Правил).
Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
В исключительных случаях и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (п. 33 Правил).
Передача дел в архив осуществляется в строго установленные сроки. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. За основу при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения берется номенклатура дел.
Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Работа с электронными документами
В федеральных органах исполнительной власти наряду с обычным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007).
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются следующие обязательные сведения о документах:
Работа с документами является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство РФ Постановлением от 15.06.2009 N 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила). Рассмотрим подробно содержание принятого документа.
Порядок оформления документов
Начнем с того, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.
Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе рассматриваемых Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). Вместе с тем п. 4 Постановления N 477 указывает, что методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти должны быть утверждены Росархивом до 01.01.2010. Пока такие рекомендации не изданы.
Раздел 2 Правил содержит определения основных используемых понятий.
В разд. 3 подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:
- на бланках (разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя федерального органа исполнительной власти);
- на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм);
- в виде электронных документов.
Документы, оформляемые на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
Пункт 9 Правил содержит перечень реквизитов создаваемых документов. Конкретный состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. К ним относятся:
- Государственный герб РФ;
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- должность лица, подписавшего документ;
- подпись должностного лица;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование документа;
- текст документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- отметка о наличии приложений;
- гриф согласования;
- гриф утверждения;
- виза;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- указания по исполнению документа;
- отметка о контроле документа;
- отметка об исполнении документа;
- отметка о конфиденциальности.
В п. 11 Правил установлен порядок согласования документов: в федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляются гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.
Организация документооборота
Подробно порядок организации документооборота указан в разд. 4 Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:
- поступающая (входящая);
- отправляемая (исходящая);
- внутренняя.
Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводятся:
- первичная обработка - включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
- регистрация - осуществляется, как правило, в день поступления документа;
- рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;
- передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;
- помещение документов в дела после исполнения.
Внимание! Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти (п. 17 Правил).
Внимание! Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входят обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа исполнительной власти (п. п. 23, 24 Правил).
Документальный фонд
Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).
Работа с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:
- составление такой номенклатуры на основе номенклатур дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Наименования подразделений являются наименованиями разделов номенклатуры;
- согласование ее с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти, утверждение руководителем этого органа не позднее конца текущего года и введение в действие с 1 января следующего года;
- согласование один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;
- согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти.
Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 30 Правил).
Все дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (п. 31 Правил).
Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
В исключительных случаях и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (п. 33 Правил).
Передача дел в архив осуществляется в строго установленные сроки. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. За основу при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения берется номенклатура дел.
Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Работа с электронными документами
В федеральных органах исполнительной власти наряду с обычным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007).
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются следующие обязательные сведения о документах:
Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.
Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
II. Термины и определения
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
абзац утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751)
III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.
(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти
В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Утратил силу. – Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 № 356.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.
V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
Федеральный орган исполнительной власти:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;
в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.
Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.
В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.
Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти
Перечень обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системах электронного документооборота
федеральных органов исполнительной власти
(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 № 356)
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
Наименование вида документа
Регистрационный номер документа
Дата поступления документа
Регистрационный номер входящего документа
Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)
Заголовок к тексту (краткое содержание документа)
Индекс дела по номенклатуре дел
Сведения о переадресации документа
Количество листов основного документа
Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)
Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)
специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.
Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются
требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных,
отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.
Общие требования к документам и службам документ ационного обеспечения
являются нормативно-методической базой для совершен ствования на единой основе
документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем
унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы
документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения
Единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания
государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам
документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику
республики (отрасли), а также отраслевых унифиц ированных систем документации,
типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты,
организующие документационное обеспечение управления.
В настоящее время регламентация процесса документирования, организации и
технологии системы делопроизводства в организациях государственной и муниципальной
сферы управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование,
стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов
общегосударственного действия. Нормативно-правовую базу делопроизводства в
современной России составляет совокупность законодательных актов Российской
Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов,
регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой
документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях
Исходным правовым актом, определяющим Государственную политику в сфере
информационно-документационного обмена, является Конституция Российской
Федерации. Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с
документами, является положения о работе с конфиденциальными сведениями,
касающимися персонала органов государственной власти и органов местного
самоуправления. В конституции запи сано:«Каждый имеет право свободно искат ь,
получать , передавать производить и распространять информацию любым законным
индивидуальные коллективные обращения в государственные органы и органы местного
Виды правовых акт ов, регламентирующих документационное обеспечение
управления, разнообразны. К ним могут относиться федеральные законы, указы
Президента РФ, правов ые акты п алат Федерального Собрания, постановления
правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской
Федеральные законы регламентирующие документационное обеспечение
- федеральный закон «Об информации. Информационных технологиях и о защите
конституции РФ) Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с
документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с
осуществлением права на поиск, получение , передачу, производства и распространения
- федеральный конституционный закон « О Государственном гербе Российской
использования официального государственного символа – Государственного герба
Российской Федерации – на бланках. Иных документах и печатях государственных
органов. В документировании Государственной управленческой деятельности широко
- постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления.,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков воспроизведения
правовой акт устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и
штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке
лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для изготовления указ анного вида продукции на
должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением
герба Российской Федерации осуществляется по з аказам федера льных орга нов
государственной власти и иных государственных органов. Организаций и учреждени й., а
также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности,
наделенных отдельными государственно-властными полномочиями .
1-ФЗ. Этот закон определяет правовые условия использования э лектронной цифровой
подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается
равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носите ле. Действие
закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско -
правовых сделок и других предусмотренных законодательством Российской Федерации
20 февраля 1995 г. № 24 – ФЗ Этот закон регулирует отношения, возникающие при
формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и
использования документированной информации и информационных технологий, а также
при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В
соответствии с этим законом владелец информационных ресурсов несет юридическую
ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном
законодательством РФ . Статья 5 закона устанавливает, что документирование
информации является обязательным условием включения информации в информационные
ресурсы. В законе определена терминология, имеющая отношение к документированной
информации, утвержден правовой режим создания, хранения, и использования
информации, порядок ее документирования и доступа к ней.
определено полномочия Государственных органов и должностных лиц по обеспечению
сохранения и защиты Государственной тайны, с одержится перечень сведений,
представляющих Государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания,
- указ Президента РФ «О б утверждении перечня сведений конфиденциального
от 24 января 1998 г. №61- порядок исполнения положения Закона о государственной
- постановление Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о
деятельности П равительства Российской Федерации и федеральных органов
Этим постановление утвержден перечень сведений о деятельности Правительства
РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательное размещение в
Законодательными актами Р оссийской Федерации регулируются требования к
документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф,
стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (ю ридической
силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации.
Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы
документации, категории информации по уровням доступа к ней.
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при
составлении и оформлении управленческих документов.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное
количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к
документированию различных направлений деятельности государственных и
негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их
содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать
действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания
Читайте также: