Реферат организация работы канцелярии
Обновлено: 05.07.2024
От четкой, оперативной работы канцелярии суда зависит многое: правильное и своевременное оформление входящей и исходящей корреспонденции, учет уголовных, гражданских дел и административных материалов, своевременное их назначение к рассмотрению в судебном заседании, составление процессуальных документов, копий с них, обращение указаний суда к исполнению. Посетители попадают в первую очередь в канцелярию, где получают изначально необходимую информацию. Канцелярия – это зеркальное отражение невидимой, порой, посетителям работы суда. Держа руку на пульте управления судом, председатель должен иметь полное представление о работе канцелярии и оперативно ликвидировать образовывающиеся время от времени сбои, завалы, восстанавливать рабочую цепочку в делопроизводстве и канцелярском учете.
Работа с кадрами для председателя суда выражается в подборе кадров, ибо залог успешной ритмичной и серьезной работы находится в их руках. Нужно подобрать трудолюбивых, неконфликтных, легко разбирающихся в потоке информации и документов людей на всех участках суда. На практике председатели районных судов подбирают не только работников аппарата, но и кандидатов на должность судей. Председатели организуют в судах учебу по повышению профессионализма работников суда.
Правильное и своевременное заполнение статистических карточек очень важное направление в работе канцелярии, ибо на основании них составляются статистические отчеты суда, проводятся анализы и прогнозируется обстановка с укреплением законности в районе, городе, области, России.
Архив суда – хранилище не только дел, но и той информации, которая способна повлиять на ситуацию через десятилетия и изменить ее к лучшему, прекратить чьи-то притязания, остановить неверное предприятие, т.е. архив не должен быть обойден вниманием председателя, ибо в нем должны храниться документы в полном соответствии с инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции от 29 октября 1999 года.
3. Председатели вышестоящих судов и администраторы
Председатели вышестоящих судов выполняют организационно-распорядительные функции и занимаются проблемами, аналогично описанным. Серьезно они занимаются соблюдением сроков рассмотрения дел.
На период временного отсутствия судьи (как правило в односоставных судах) председатель вышестоящего суда возлагает исполнение обязанностей отсутствующего судьи на судью ближайшего районного суда. При этом в сферу правосудия, в рассмотрение конкретных дел он не входит.
Кроме того, председатели вышестоящих судов являются процессуальными фигурами. Председатель такого суда одновременно является председателем президиума суда – надзорной инстанции и в этом качестве он имеет право вносить протесты на состоявшиеся судебные решения нижестоящих судебных инстанций судов данного региона, а также руководит работой президиума суда. С целью разрешения поступающих надзорных жалоб они вправе истребовать судебные дела из судов и приостанавливать исполнение решений по гражданским делам.
Согласно Постановлению Конституционного суда РФ от 16 марта 1998 года председатель суда может передать дело на рассмотрение в другой суд при наличии оснований, прямо предусмотренных ст. 44 УПК РСФСР и 123 ГПК РСФСР, путем вынесения соответствующего процессуального документа (постановления).
Надо сказать, что право и процедура принесения протеста в настоящее время подвергается основательной критике.
При этом делаются ссылки на то, что решение вопроса о принесении протестов или об отказе в том, единолично, одним лицом, нарушает принципы гласности, коллегиальности и состязательности, т.е. основополагающих принципов судопроизводства. Однако изменений в процессуальное законодательство пока не внесено.[5]
Представляется, что от того, кто и как руководит районными, городскими, областными, краевыми, верховными судами республик зависит эффективность правосудия и авторитет судебной власти вообще. Думается, что такое утверждение не является преувеличением.[6]
Если говорить о роли администратора суда, то основное его предназначение заключается в освобождении председателя суда от выполнения несвойственных ему функций, создание для судей (в том числе и председателя суда) соответствующих условий для качественного отправления правосудия.[7]
В штате суда состоят еще и такие работники суда: заведующий канцелярией (при малом количестве составов - один, при многосоставном суде с большим объемом работы – два заведующих: по уголовным и гражданским делам), секретари суда, секретари судебных заседаний, архивариусы, консультанты, делопроизводители. Назначаются на должность, продвигаются, поощряются и получают дисциплинарные взыскания перечисленные работники приказом председателя суда.
Выбранная тема вызывает интерес с практической и научной точек зрения, она актуальна в настоящее время.
Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что в современной системе документационного обеспечения управления предприятий существует значительный документопоток, работу с которым необходимо систематизировать. Систематизация документной работы берет начало в отделе документационного обеспечения управления.
Оглавление
Введение…………………………………………………………………………………………. 3
1.Канцелярия как метод управления документооборотом в организации….……..………..…6
1.1. Организация канцелярской работы………………………………………………..…..…..….7
Структура и штатная численность………………………………………………..…..………8
Задачи и функции канцелярии………………………………………………………..…. 10
Работа канцелярии с документами……………………………………………….……. …13
Права заведующего канцелярией…………………………………………………………….14
Отчетность канцелярии……………………………………………………………………. 15
Ответственность канцелярии………………………………………………………………..16
Взаимосвязи канцелярии и других подразделений учреждения…………………………..18
Канцелярия и архив предприятия……………..……………………………………………..18
Канцелярия и ее связь с другими структурными подразделениями………………. …..19
Электронная канцелярия…………………………………………………………..………….21
Принцип действия электронной канцелярии………..…………………………………. 21
Проблемы электронной канцелярии………………………………………………………22
Работа канцелярии районной прокуратуры Неверкинского района……………………..25
Заключение……………………………………………………………………………………. ….27
Список использованных источников и литературы………………………………………….29
Файлы: 1 файл
курсовая работа 1.docx
Бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Отделение по программам подготовки специалистов среднего звена
МДК.01.01 Документационное обеспечение управления
Организация работы канцелярии учреждения
Автор курсовой работы Е. Н. Епанова
Руководитель работы В.В.Ушакова
1.Канцелярия как метод управления документооборотом в организации….……..………..…6
1.1. Организация канцелярской работы………………………………………………..…..… ..….7
- Структура и штатная численность………………………………………………. .…..………8
- Задачи и функции канцелярии…………………………………………………… …..…. 10
- Работа канцелярии с документами………………………………………………. ……. …13
- Права заведующего канцелярией………………………………………………… ………….14
- Отчетность канцелярии…………………………………………………… ………………. 15
- Ответственность канцелярии…………………………………………………… …………..16
- Канцелярия и архив предприятия……………..……………………………… ……………..18
- Канцелярия и ее связь с другими структурными подразделениями………………. …..19
- Принцип действия электронной канцелярии………..………………………………….. . 21
- Проблемы электронной канцелярии…………………………………………………… …22
- секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
- инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
- канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.1
- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковым систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства3.
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планом заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
- бездокументное обслуживание руководителей(организационно- техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
- анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
- Оглавление
- Введение
- Глава 1. Теоретические основы электронного документооборота". Теоретические основы реализации электронного документооборота в организации
- 1. 1. Понятие документооборота
- 1. 2. Электронный документооборот. Структура, функции
- 1. 3. Законодательные и нормативно-методические основы реализации электронного документооборота в организации
- 2. 1. Краткая характеристика арбитражного суда
- 2. 2. Анализ особенностей документооборота в электронной системе судопроизводства арбитражного суда
- 2. 3. Рекомендации по совершенствованию документооборота в Арбитражном суде Северо-Западного округа
В работе Ленкевич, Л.А. исследованы документы, корреспонденция и делопроизводство. Рассматривается спектр вопросов, таких как: организация труда работников документационного обеспечения управления; состав и правила оформления реквизитов и основных видов документов согласно ГОСТ Р 6.30−2003 и другими нормативными документами; технология ведения делопроизводства в организации; оформление документации по личному составу; работа с кадровой документацией; бездокументное обслуживание и о документация коммерческих предприятий.
В работе Басакова М. И. представлены необходимые сведения о: порядке разработки и оформления широкого круга управленческих документов, обращающихся в организациях; структуре и функциях делопроизводственной службы; технологии регистрации, учета, контроля исполнения и хранения документации.
Внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов согласно ГОСТ Р 6.30−2003. В исследовании приводятся образцы важнейших видов управленческих документов, в том числе по личному составу организации. Излагаются основные положения по оформлению деловой корреспонденции на английском и немецком языках (7, "https://referat.bookap.info").
Значительное место занимает раздел механизации и компьютеризации процессов документационного обеспечения управления, задача которого отразить основные тенденции перехода от традиционного к электронному документообороту .
Целью работы является выявление особенностей организации работы канцелярии современного учреждения на примере Арбитражного суда Северо-Западного округа.
Задачи, требующие решения для достижения данной цели: Рассмотреть понятия документооборота и электронный документооборот$ Изучить законодательные и нормативно-правовые основы электронного судопроизводства$ Дать характеристику организации$ Проанализировать особенности электронного документооборота в судопроизводстве$ Разработать рекомендации по усовершенствованию документооборота в арбитражном суде Северо-Западного округа Объект исследования — организация делопроизводства в учреждениях. Предмет — организация работы канцелярии в учреждениях.
Данная тема имеет практическую значимость. Контроль документов в судебных органах особенно необходим ввиду статуса этих органов. От того, насколько слаженно работают все системы органа, зависит успешность решений, принимаемых на государственном уровне. Современные СЭДО позволяют значительно ускорить делопроизводственные операции с документом, что упрощает, в том числе, контроль исполнения документов…
Читайте также:
Список использованных источников и литературы………………………………………….29
Выбранная тема вызывает интерес с практической и научной точек зрения, она актуальна в настоящее время.
Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что в современной системе документационного обеспечения управления предприятий существует значительный документопоток, работу с которым необходимо систематизировать. Систематизация документной работы берет начало в отделе документационного обеспечения управления.
Работа службы документационного обеспечения управления заключается в организации потоков документов на предприятии. Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия тесно связана с другими подразделениями учреждения, поэтому от ее работы зависит эффективность работы предприятия.
В настоящее время можно выделить проблему эффективности работы канцелярии, которая определяет эффективность работы всех подразделений и предприятия в целом.
Целью данной работы является определение основных направлений деятельности канцелярии и ее связей с другими подразделениями предприятия.
Поставлены задачи исследования:
- раскрыть основные принципы организации канцелярской работы,
- изучить функции и задачи канцелярии, ее структуру и штатную численность,
- выявить права и ответственность канцелярии,
- изучить типовые процессы канцелярии,
- определить связь работы канцелярии с другими подразделениями учреждения,
- раскрыть эффективность электронной канцелярии.
Объект исследования – характеристика деятельности канцелярии, как структурного подразделения предприятия в области организации документационного обеспечения управления.
Предмет исследования – документы, регламентирующие деятельность работы канцелярии: положение о канцелярии, должностные инструкции сотрудников делопроизводственного отдела.
В ходе исследования были использованы учебные пособия, авторские статьи и выписки из журналов, нормативно-методические документы.
Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает наименование и структуру службы документационного обеспечения управления в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.
В.Ф. Янковая, кандидат ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД отмечает, что делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, также уделяет внимание вопросу, связанному с необходимостью организации делопроизводственного отдела в любом учреждении.
Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы (канцелярии). Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).
Содержание
Введение
Глава 1. Организация службы делопроизводства
1.1 Типовые организационные структуры службы делопроизводства
1.2 Задачи и функции службы делопроизводства и её структурных подразделений
1.3 Должностной и численный состав службы делопроизводства
Глава 2. Практические аспекты организации работы канцелярии учреждения
2.1 Положение о канцелярии
2.2 Организация работы канцелярии учреждения (на примере филиала высшего учебного заведения)
2.3 Рекомендации по совершенствованию работы с документами и организации текущего хранения дел в канцелярии
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложения
Прикрепленные файлы: 1 файл
организация работы канцелярии учреждения.docx
Глава 1. Организация службы делопроизводства
1.1 Типовые организационные структуры службы делопроизводства
1.2 Задачи и функции службы делопроизводства и её структурных подразделений
1.3 Должностной и численный состав службы делопроизводства
Глава 2. Практические аспекты организации работы канцелярии учреждения
2.1 Положение о канцелярии
2.2 Организация работы канцелярии учреждения (на примере филиала высшего учебного заведения)
2.3 Рекомендации по совершенствованию работы с документами и организации текущего хранения дел в канцелярии
Список использованных источников и литературы
Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы (канцелярии). Их название варьируется – это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное – суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.).
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства значительной степени зависит от их квалификации, от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводстватехнического, юридического и организационного аспектов.
Актуальность курсовой работы состоит в том, что необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Эту работу выполняют сотрудники службы делопроизводства.
Объектом исследования является организация работы канцелярии учреждения.
Предметом исследования – делопроизводство в канцелярии Курского филиала негосударственного аккредитованного частного образовательного учреждения высшего профессионального образования Современной гуманитарной академии.
Цель исследования: изучить особенности организации работы канцелярии учреждения на примере филиала высшего учебного заведения.
Цель работы позволяет сформулировать следующие задачи исследования:
1.Типовые организационные структуры службы делопроизводства
2. Задачи и функции службы делопроизводства и её структурных подразделений
3. Должностной и численный состав службы делопроизводства
4. Практические аспекты организации работы канцелярии учреждения
5. Положение о канцелярии
6. Организация работы канцелярии учреждения (на примере филиала высшего учебного заведения)
7. Рекомендации по совершенствованию работы с документами и организации текущего хранения дел в канцелярии.
Информационной базой работы послужили нормативные документы, монографии и учебники по делопроизводству, статьи из научной периодики, а также документы канцелярии Курского филиала негосударственного аккредитованного частного образовательного учреждения высшего профессионального образования Современной гуманитарной академии.
Глава 1. Организация службы делопроизводства
1.1 Типовые организационные структуры службы делопроизводства
Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.
Управление Делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:
Это типовой набор структурных подразделений. На практике министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.
Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуренегосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, и кооперативах — общее собрание членов кооператива2.
1.2 Задачи и функции службы делопроизводства и её структурных подразделений
Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:
Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.
Секретариат — структурное подразделение, создаваемое,как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт,технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:
Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структурепостоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:
Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:
2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
4. Должностной и численный состав службы делопроизводства
5. Нормативная регламентация службы делопроизводства
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это
специфическое направление дея тельности, которое закл ючается в составлении,
оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно
составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит
своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах
отражается и учитываетс я деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому
ведение многих документов предписано законам и. При проверке работы организации,
проведении ревизии проверяют преж де всего документы, в которых деятельность
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и
навыков, поэтому эту работу в учреждении ( фирме) ведут специальные подразделения
(службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-
При централизованной форме организации делопроизводст ва все технические
операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном
подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в
других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы
организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы
данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что
позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно,
оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму
организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если
организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Децентрализованная форма организ ации делопроизводства пред полагает создание
самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее
целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры
или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних
делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение
документов) в служ бе ДОУ, других (создание и оформление документов, их
систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразд елениях.
Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та
же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых
документов, может осуществляться как в служ бе ДОУ, так и в структурных
подразделениях, в зависимости от категории документов.
2.Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
Структура в систем е органов управления рассматривается, во-первых, как
устойчивая связь, т.е. взаимодействие эле ментов управления, во-вторых, как схема
распределения общего объёма функций органа управления меж ду структурными
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб
делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности
организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления.
Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в
которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации
делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют
следующий типовой состав структурных подразделений:
Канцелярия создаётся на государственных предприятиях, в научно-
исследовательских организациях, высших учебных заведениях, высших учебных
заведениях. В состав е канцелярии обычно создаются подразд еления ( отдел, сектор,
группа)по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и
регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с
обращениями граждан, по созданию документов ( машбюро, компь ютерный центр),
Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах
власти и испо лнительных структурах ( мэрии, префектуры, муниципалитет ы) местного
самоуправления. В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел,
Секретарь учреждений (структурног о подразделения) выпо лняет всю работу с
документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней
Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и
приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных
учреждений и предприятий. Решение о создании службы, её названии и внутренней
структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В
совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах -
учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.
Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является
организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по
документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение
· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, инф ормационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими
государственными нормативно-методическими документами;
· разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в орг анизации и в
подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.
Функции современной служ бы делопроизводства в России определяются из целей и
задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных фор м
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых
5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись
6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов,
7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам
9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных
10. Повышение квалификации работников службы делопроизвод ства и архива,
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции
11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы
4.Должностной и численный состав службы делопроизводства.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим
наименование должностей работников службы делопроизв одства, является
Общероссийский классификатор профессий раб очих, должностей руководителей,
специалистов и служащих. Эти ж е наим енования включены в Квалификационный
справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники
службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства
(управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом),
заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом
и т.д. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы,
подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его
структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.
Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа
Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя,
референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции
специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и
творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке
нормативно-методической базы делопроизводства. В последнее время слово
расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или
Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и
стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной
техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по
передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в
стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства
составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы
Оптимальная численность делопроизводст венных работников по отношению к
общему ко личеству работающих в данном учреждении должна составлять: для
министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприя тий - 0,5% общего
5.Нормативная регламентация службы делопроизводства
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы
делопроизводства, стоит и задач а нормативной регламентации работы самой службы.
Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов -
положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус
работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе
делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе
действующего законодательства, государственных нормативно-методических
документов и организационных документов, определяющих деятельность сам ой
организации (устав, учредительный договор).Создание положения и должностных
инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на
регламентацию принятой технологии работы с документами.
Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы
играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования,
компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где
закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе
деятельности конкретного структурного подразделения.
Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение
о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста
точное название слу жбы делопроизводства, её место в орг анизационной структуре
организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются
наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий,
управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных,
нормативных и инструктивных документов, которы ми служба делопроизводства
Основной орг анизационный документ, регламентирующий разграничение
обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в
выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей -
должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство
управления, выполняющее организационную, регламентирующу ю и регулирующую
роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать
деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработ ки должностных инструкций является такой
нормативный доку мент, как Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалист ов и других служащих, который содержит
регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных
категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД
Второй источ ник - типовые долж ностные инструкции. Их разрабатывают для
отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных
подразделений (например, секретарей структурных подразделений).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) -
основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в
учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с
Табель фор м документов п о типовым управленческим ситуациям. Это перечень
документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой
деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику
туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание
которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки
табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:
· исключить возможность неоправданного создания новых форм;
· установить единую классиф икацию документов организации в соответствии с
Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых,
санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих
психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.
Трудовые факторы - регламентация режима работы: чередование периодов труда и
К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает
освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных
акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств
Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование
рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест
входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц.
принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его
Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и
оборудование и сократить затраты времени на перем ещение сотрудников, создать
условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
В настоящее время наличие успешно действующей систем ы автоматизации
делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его
руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата,
их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой
прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за
счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и
убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота.
Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по
телефону, личным переговорам). Сокращению докум ентооборота способствует также
Задачи, требующие решения для достижения данной цели: Рассмотреть понятия документооборота и электронный документооборот$ Изучить законодательные и нормативно-правовые основы электронного судопроизводства$ Дать характеристику организации$ Проанализировать особенности электронного документооборота в судопроизводстве$ Разработать рекомендации по усовершенствованию документооборота в арбитражном… Читать ещё >