Реферат оформление управленческих документов
Обновлено: 02.07.2024
Целью моей курсовой работы являются:
- систематизация, накопление и закрепление знаний о правилах оформления управленческих документов.
Для реализации цели мне необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать виды документов, применяемых в управленческой деятельности;
- изучить источники литературы по данному вопросу;
- исследовать источники государственного регулирования требований к оформлению управленческих документов.
Содержание
1. Введение . ……………………………………..…………. ………….. 3
2. Особенности оформления управленческих документов на современном этапе. 5
2.1. Классификация документов. Виды организационно-распорядительных документов . ………. ……………. 5
2.2. Современные требования к оформлению документов . 9
2.3. Особенности оформления различных видов документов . 22
3. Заключение . ……………………………………….…………………..
4. Список литературы .
Работа содержит 1 файл
Курсовая 3.docx
ЛИНГВОГУМАНИТАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ УЧРЕЖДЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЯ
Допущена к защите
________ И.И. Козловский
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Учащаяся 43 ДБ группы
Ивановой Анны Дмитриевны
Румянцев Александр Иванович
2. Особенности оформления управленческих документов на современном этапе. . . . . 5
2.1. Классификация документов. Виды организационно- распорядительных документов . . . ………. ……………. 5
2.2. Современные требования к оформлению документов . 9
2.3. Особенности оформления различных видов документов . 22
4. Список литературы . . .
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
Важнейшими средствами передачи информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей.
По этой причине государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности должностных лиц за нарушение законодательства в области делопроизводства и архивного дела.
Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на 2 основные группы:
- нормативные правовые акты Республики Беларусь;
Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
В Республике Беларусь действуют правила оформления документов, которые обеспечивают создание общей модели построения документов.
В своей курсовой работе я проанализировала и использовала множество источников:
- нормативные правовые акты Республики Беларусь и методические документы:
- множество учебных пособий Республики Беларусь и Российской Федерации:
В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В. Некраха «Делопроизводство.
Целью моей курсовой работы являются:
- систематизация, накопление и закрепление знаний о правилах оформления управленческих документов.
Для реализации цели мне необходимо решить следующие задачи:
- проанализировать виды документов, применяемых в управленческой деятельности;
- изучить источники литературы по данному вопросу;
- исследовать источники государственного регулирования требований к оформлению управленческих документов.
2. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ
Классификация документов. Виды организационно- распорядительных документов
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.
В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.
Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых существенен для формирования информационных ресурсов.
В современном делопроизводстве существует общепринятая классификация документов, в которой описываются основные признаки группировки документов. Данная классификация помогает создать общедоступную систематизированную модель группировки документов по различным признакам.
Внутри различных систем возможна классификация документов по подсистемам, видам, разновидностям, формам. Например, в отчётно-статистической документации выделяются подсистемы документации по макроэкономической статистике, статистике финансов, статистике цен, статистике труда, статистике промышленности и др. [4, с.30]
Изучив классификацию, мы можем выделить для себя основные критерии подразделения документов и наиважнейшие их составляющие части.
Согласно данной классификации, документы подразделяются по:
● По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку, например: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
● По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
● По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.
● По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
● По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
● По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
● По степени обязательности исполнения документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
● По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями, и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. [5, с.26-54]
Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно- распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно- распорядительной документации. Организационно- распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно- распорядительные документы (ОРД) подразделяются на три группы:
- Организационные документы;
- Распорядительные документы;
- Справочно-информационные документы.
Существует множество форм управленческой деятельности, которые находят отражение в различных документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются локальными нормативными актами. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, структура и штатная численность; штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и другие.
В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.
Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные и объяснительные записки, акты и др.
Читайте также: