Реферат на тему проверка документов

Обновлено: 05.07.2024

Цель – изучение организации и технологии контроля сроков исполнения управленческих документов.

1. Изучить нормативные требования к организации контроля сроков исполнения документов;

2. Обосновать предложения по организации контроля сроков исполнения в конкретном учреждении;

3. Получить навыки ведения и заполнения папки-регистратора, РКК, справки о работе с документами, напоминания для проверки хода исполнения.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Для меня лично необходимо изучить данную информацию, так как эти знания очень полезны для высокоэффективной работы с документами. Без определенных сроков исполнения документов хаос будет присутствовать не только на рабочем месте, но и в голове.

Контроль сроков исполнения документов

Основные задачи службы контроля

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

контроль своевременности исполнения поручений и документов;

контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Например, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по документационному обеспечению.

Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов

При проведении контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет – не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях. На рис. 1 представлен пример контроля исполнения поручений (информационный лист).

Документоведение Хрестоматия Часть 1. Сост. Царева Н.А., (Ч.3.стр.); Документоведение Хрестоматия Часть 3. Сост. Царева Н.А.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
2 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
3 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
4 Там же.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.

Физические методы осмотра и проверки документов подразделяются на:

- методы визуального исследования при особых режимах освещения.

Так, изучая реквизиты документа в косопадающем и проходящем свете, сотрудник милиции в состоянии обнаружить признаки подчистки, определить различия в плотности бумаги;

- методы осмотра в ультрафиолетовой, видимой и ближней инфракрасной зонах (спектрометрия до 2 мкм).

Оперативная проверка документов монет проводится в различной обстановке. Но всегда необходимо подходить к проверке серьёзно.

Надо в зависимости от конкретной обстановки выбрать такое место по отношению к проверяемому лицу, чтобы иметь возможность внимательно следить за его действиями и своевременно пресечь как попытку бегства преступника, так и попытку его нападения на сотрудника милиции.

Чтобы правильно произвести осмотр документа необходимо знать правила обращения с документами и правила их осмотра:

1. С осматриваемым документом следует обращаться осторожно не допускать каких-либо действий, которые его могут повредить:

- не делать на документе отметок, подчеркивании или подписей;

- нельзя трогать влажными руками;

- документ брать за края, чтобы не оставить следы пальцев рук документ брать за торцы;

- нельзя подвергать действию влаги;

- нельзя подвергать действию высокой температуры.

2. Осмотр документа удостоверяющего личность лучше всего проводить при хорошем прямом рассеянном освещении (желательно дневном).

Для детального изучения отдельных элементов документа используется косопадаюшее освещение и рассмотрение документа на просвет.

3. В ходе осмотра использовать лупу, ультрафиолетовый осветитель, инфракрасный преобразователь

4. Если есть возможность, целесообразно в случае обнаружения документа, вызывающего сомнение, ознакомится с образцом аналогичного документа (хорошо знать проверяемые документы).

5. Изучить общее состояние документа: лицевой и оборотной сторон, изучить края документа, способ скрепления листов.

6. Изучить содержание документа и его реквизиты:

- прочитать весь рукописный, машинописный и типографский текст бланка;

- прочитать текст в оттисках штампов и печатей

- стиль должен соответствовать стилю официальных документов

- обратить внимание на грамотность.

- проверить правильность наименований учреждений и организаций, их ведомственную подчиненность

- нарушение правил оформления документа;

- проверить реквизит документа: типографский бланк, подписи, оттиски углового штампа и печати, дату выдачи.

7. Сопоставить данные документы между собой.

8. Сопоставить между собой данные, отраженные в разных документах, принадлежащих одному лицу.

9. Сопоставить сведения о владельце документа с предъявителем этого документа.

10. Опросить предъявителя документа.

По результатам осмотра документа сотрудник милиции в рапорте отмечает признаки, которые с его точки зрения могут указывать на полную или частичную подделку документа. В рапорте нельзя делать выводы, например, указывать, что документ поддельный.

Начальнику ОВД по городу Орлу полковнику милиции

тов. Шиликову А.И.

Докладываю, что I0.08.2009 года в 19-45 при следовании совместно с рядовым милиции Ивановым И.И. по маршруту № 2 по улице Октябрьская города Орла около дома № 56 я увидел гражданина, внешность которого совпадала с признаками лица разыскиваемого по ориентировке полученной мною во время инструктажа при разводе на службу.

При проверке документов заподозренный предъявил паспорт серии 53 04 № 595896 выданный 18 июля 2002 года Заводским РОВД г. Орла Сидорову Семёну Семёновичу.

При детальном рассмотрении паспорта было установлено, что в графе – "дата выдачи" около цифр"02" нарушена линия линовки, на пятой странице паспорта (внизу) красителем красного цвета указана серия паспорта "54 03" и номер "585896", а также цифры "896" выполнена красителем более темного цвета, чем цифры "585".

Гражданин Сидоров С.С. был доставлен в ОВД по городу Орлу.

I0.08.2009 г. Инспектор патрульно-постовой

службы старшина милиции

подпись / Петров П.П. /

Знание вышеизложенного материала поможет курсантам выполнять обязанности при несении службы по охране общественного порядка.

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Кондратов М.И. стр. 4 2/7/17

ТЕМА: КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Роль и задачи контроля за исполнением документов

Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля

Виды контроля

Обращения граждан в государственные и общественные органы с предложениями, заявлениями, жалобами - важное средство осуществления и охраны прав личности, укрепления связей государственного аппарата с населением, существенный источник информации, необходимой при решении текущих и перспективных вопросов государственного, хозяйственного и социально-культурного строительства. Являясь одной из форм участия трудящихся в управлении, обращения граждан способствуют усилению контроля народа за деятельностью государственных и общественных органов, борьбе с волокитой, бюрократизмом и другими недостатками в их работе.

Наиболее распространенным носителем информации в современном государственном аппарате является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становиться документом. Анализ функциональных обязанностей сотрудников внутренних дел показывает, что в числе профессиональных навыков, которые необходимы для их выполнения, важнейшими (до 80% времени сотрудников уходит на работу с документами) являются навыки по составлению, оформлению и изготовлению документов.

Роль и задачи контроля за исполнением документов

Документооборот-движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль, регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

предварительную проверку и регулирование хода исполнения. Учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделения

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Осуществление руководителем подразделения ОВД контроля

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывают о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа внутренних дел при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную карточку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную карточку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов

направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель

выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения

получение информации о ходе и результатах исполнения

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения

снятие документов с контроля по указанию руководителей

формирование картотеки исполненных документов

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

Заданий последующих лет – не реже одного раза в год

Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц

Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизовано или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса

Посещать приложения вместе с основными документами

Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения

Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

По срокам исполнения

По видам документов

Указание на проведения определенных мероприятий

Документы, стоящие на контроле (особом контроле)

Указания вышестоящих подразделений МВД

Жалобы и заявления и предложения граждан

Письма, поступившие из других организаций

Запросы министерств и ведомств

По видам контроля

Первоначальный контроль (поступление документа, регистрация)

Промежуточный контроль (определение типа документа и сроков его исполнения, назначение исполнителя, заведение контрольной карточки)

Окончательный контроль (принятие решения по документу)

Приказ МВД РФ № 615 от 19 ноября 1996 г. " Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел, учреждений, учреждений и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения".

Приказ МВД РФ № 150 от 1 марта 1999 г. " Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России".

Приказ МВД РФ № 790 от 22 июля 2000 г. "О внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты МВД России".

Целью данной работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Содержание

1.Организация работы архивы

1.1 Создание архива организации

1.2 Планирование работы и отчетность архива

1.3 Контроль за состоянием хранения документов и их организацию в делопроизводстве структурных подразделениях

2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

2.1 Общие требования к учетным документам архива

2.2 Общие требования к учетным БД

3. Проверка наличия и состояния архивных документов

3.1 Обеспечение сохранности документов

3.2 Электронные документы в архиве

3.3 Размещение документов в хранилищах

4. Проверка технических и физико-химического состояния архивных документов

4.1 Проверка физико-химического и технического состояния документов

4.2 Система мер обеспечения сохранности документов

4.3 Выявление документов находящихся в неудовлетворительном состояние

5. Составление учетных документов в архиве

Работа содержит 1 файл

Курсовая.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Проверка наличия и состояния архивных документов.

Студентка 4 курса гр. МДУ-41

1.Организация работы архивы

1.1 Создание архива организации

1.2 Планирование работы и отчетность архива

2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

2.1 Общие требования к учетным документам архива

2.2 Общие требования к учетным БД

3. Проверка наличия и состояния архивных документов

3.1 Обеспечение сохранности документов

3.2 Электронные документы в архиве

3.3 Размещение документов в хранилищах

4. Проверка технических и физико- химического состояния архивных документов

4.1 Проверка физико-химического и технического состояния документов

4.2 Система мер обеспечения сохранности документов

4.3 Выявление документов находящихся в неудовлетворительном состояние

5. Составление учетных документов в архиве

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Актуальность выбранной темы является то, что вопрос проверки наличия и состояния архивных документов постоянно имеет место для архивных работников, так как количество документов в архивах увеличивается, следовательно, необходимо устанавливать соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявлять повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

Для реализации поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть организацию работы архива.

2. Раскрыть порядок проверки наличия и состояния архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

Источниками, послужившими основой для исследования явились учебные пособия, ресурсы сети Интернет.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива. При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами. Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.

Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации 1 .

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению соответствующих должностных лиц.

Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив проходит инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива (если архив является учреждением).

Основными формами повышения квалификации работников архивов и служб ДОУ в соответствии со сложившейся практикой являются: отраслевой центр повышения квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.

Повышение квалификации работников архива и службы ДОУ организации проводится по согласованию с ее администрацией. Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляются архивом совместно со службой ДОУ и отделом кадров.

Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях 2 .

На основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.

Подготовленные архивами проекты нормативно- методических документов (перечни, номенклатуры и др.) до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.

По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.

Контроль состоянием хранения документов и их организацию в делопроизводстве структурных подразделениях

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).

Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.

По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение, и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.

С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.

Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.

Обеспечение нормативных условий хранение архивных документов

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрат и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред¬приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона¬ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове¬ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Содержание

Вложенные файлы: 1 файл

курсовая.doc

Глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов…………………………………………………… …………….… ..6

1.1 Понятие, значение и организация контроля исполнения документов …. 6

1.2 Виды, формы и сроки контроля исполнения документов…… …………12

Глава 2. Этапы контроля исполнения документов……………… ……… ..…29

2.1 Постановка документов на контроль………………………………… …..29

2.2 Снятие документа с контроля. Направление исполненного документа в дело…………………………………………………………………… ……. …34

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, обеспечение архивного хранения документов – непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависит оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

Для эффективности управленческого решения немаловажное значение имеет регистрация, учет документов и контроль их исполнения, который в настоящее время вновь приобретает одно из первостепенных значений. Многие руководители сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, регламентация деятельности сотрудников, автоматизация управленческого труда не даст ожидаемого эффекта без жесткого контроля процесса управления.

Контроль позволяет вовремя зафиксировать ошибки и принять меры по их устранению еще до того, как организация войдет в полосу кризиса.

Изложенные выше факты и определили актуальность темы нашего исследования.

Объект исследования - процесс организации контроля исполнения документов.

Предмет исследования – разнообразие форм и видов контроля исполнения документов.

Гипотеза исследования – можно предположить, что разнообразие форм и видов проведения контроля исполнения документов повышает эффективность использования документов в дальнейшей деятельности организации.

Цель исследования - выявление зависимости между эффективностью работы с документами и четкой организацией контроля их исполнения.

1. Анализ литературы по исследуемой проблеме

2. Рассмотрение понятия, значения и организацию контроля исполнения документов

3. Изучение и анализ форм и видов контроля исполнения документов при их использовании в дальнейшей деятельности организации.

4. Знакомство с этапами постановки документов на контроль; ходом проверки своевременности доведения документов до исполнителей; процессом снятия документа с контроля, направлением исполненного документа в дело, учетом, обобщением и анализом результатов контроля исполнения документов.

Методы исследования: теоретический анализ и синтез.

Все работники в сфере управления имеют дело с документами. От того, насколько точно и в каком объеме производится контроль исполнения документов, зависит принятие управленческого решения и дальнейшая работа организации.

Данная работа может быть интересна специалистам-делопроизводителя м и студентам, изучающим документационное обеспечение управления.

глава 1. Теоретические аспекты организации контроля исполнения документов

1.1 Понятие, значение и регламентация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и принятие решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [2].

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

 отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

 обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

 выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

 постановку документов на контроль;

 проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

 предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

 снятие документов с контроля;

 учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19)[1]. Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) [1].

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

 кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

 какие документы ставятся на контроль;

 этапы контроля исполнения документов;

 сроки исполнения документов;

 формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

 отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

 ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

 основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

 обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

 информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.

На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:

 Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);

 Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);

 Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).

Таким образом, данными документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не отражен.

Задача данной работы – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль сроков исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

 отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

 обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

Читайте также: