Реферат на тему протокол

Обновлено: 05.07.2024

Современные требования к составлению и оформлению протокола.

Курсовая работа по документоведению

канд. истор. наук, доцент каф.

1. Задачи и функции протокола

1.1 Особенности оформления

2. Требования к составлению и оформлению протокола

3. Порядок составления протокола заседания с использованием

3.1Роль секретаря при составлении протокола

4. Сроки хранения протокола

Список использованных источников и литературы

Приложение №1 Оформление протокола

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях 1 .

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 2003.С.166.

Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления.

Актуальность выбранной темы достаточно ярко обозначена именно сейчас, когда в условиях низкой договорной дисциплины, ненадежности, а часто-просто недобросовестности контрагентов, фиксирование любой деятельности должно приобретать все большее распространение.

Приступая к изучению данной темы, поставили перед собой цель – многоаспектное рассмотрение требований к составлению протокола .

Исходя из поставленной цели, задачами работы являются:

· Рассмотрение задач и функций протокола;

· Рассмотрение правил составления протокола, как важного документа всего документооборота предприятия (организации);

· Приведение образца составленного протокола.

При написании курсовой работы использованы нормативные акты РФ:

ПРИКАЗ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".

Учебники по делопроизводству:

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с. Учебник в доступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. В отличие от других в данный учебник включены вопросы оформления кадровой и коммерческой документации, регулирующей отношения партнеров по бизнесу. Учебник базируется на положениях ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документах и отвечает требованиям Государственного образовательного стандарта для студентов экономических специальностей. Может быть полезным слушателям курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.

Учебное пособие по документоведению:

Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5]с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и оформлении основных видов организационно-распорядительных документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности "Документоведение и ДОУ", так и иных специальностей, изучающих вопросы документоведения.

Учебник по секретарскому делу:

Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. – М.: А-ПРИОР, 2008. – 240с. В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря. Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим дисциплинам.

Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, ВНИИДАД, М.,1974. и т.д.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)'

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования.

Целью данной контрольной работы является дать понятие протокола, отразить правила его оформления, а также показать какие бывают формы протоколов.

1.Понятие протокола и его назначение.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

2. Правила оформления протоколов

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер;

· место составления или издания;

· заголовок к тексту;

3.Виды протоколов

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол совещания . ).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .

Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

− временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.),

− постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т.п.)[5].

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Есть три основных вида протокола:

− Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

− Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

− Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.

Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна показывать:

− кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;

− кто вел протокол;

− кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;

− кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;

− какие вопросы обсуждались на совещании.

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие.

Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения.

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения.

В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

− все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

− заголовок к тексту;

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Деловая документация есть на любом предприятии. Она должна составляться по всем правилам и требованиям. Для фиксации обсуждения вопросов и принятых решений используют протокол. Он необходим при организации различных семинаров, конференций и заседаний. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства.

Понятие протокола

Управленческая деятельность предприятий фиксируется на разных носителях. Оформлять протокол нужно согласно установленным требованиям, правилам и стандартам. Этот документ необходим для выполнения управленческих задач и действий. Записи в протоколе делают на обычном листе либо используют магнитные ленты, карты, дискеты.

Состав документации для управления предприятием определяют с учётом функций и задач организации. На заседании решаются важные вопросы и характер сотрудничества с другими предприятиями. Документирование регламентируется в соответствии с унифицированной системой документации (УСД). Унифицированная система представляет собой комплекс бумаг, которые имеют немаловажное значение для деятельности любого производства и компании. Все документы должны создаваться с учётом единых правил и требований. Только в таком случае они будут являться ценными и значимыми. УСД создаются при помощи вычислительной техники и традиционных методик обработки данных.

Задачи и предназначение

Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании. Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями. Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии.

Протоколы есть на любом предприятии и в разных организациях, в которых присутствуют постоянные или временные коллегиальные органы и рабочие комиссии. Главная форма деятельности таких компаний — это обсуждение определённых вопросов, относящихся к производству. О дальнейших действиях принято говорить на заседании. Чтобы прийти к общему мнению, проводят голосование. На территории Российской Федерации появилось много акционерных обществ. Именно по этой причине предприниматели начали задействовать протоколы. Высшими органами, которые отвечают за управление акционерными обществами, являются коллегии. Протоколы детально отображают деятельность компаний, поэтому их относят к категории управленческой документации. Коллегиальные органы фиксируют информацию о собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и руководящих лиц, отвечающих за управление производственной деятельностью. Ознакомиться с основными положениями о работе акционерных обществ можно в правовых актах. В них указана информация о правильном составлении протоколов и их содержании.

Порядок оформления

Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа. Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д. Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении:

конференций коллегий;
семинаров федеральных органов исполнительной власти;
собраний трудового коллектива, акционеров;
заседаний совета директоров.

полное название организации;
наименование документа;
регистрационный номер и дата его выдачи;
место издания и составления протокола;
подробное описание хода заседания;
подпись каждого участника.

Если один из перечисленных пунктов отсутствует или не обозначен, тогда документ считается недействительным. В таком случае нужно вносить правки и проверять наличие всей информации.

Разновидности документации

в полном протоколе детально отображаются все выступления и вопросы, которые разбирались на конференции или собрании;
в кратком указаны только Ф. И. О. людей, которые выступали на заседании (тема выступления описывается вкратце, без подробных пояснений).

Здесь нужно отобразить все технические и прочие вопросы, которые разделяют в зависимости от важности и сложности. Их, как правило, обсуждают в первую очередь на планёрке.

Описание разделов

предложения слушали;
во время заседания выступали следующие участники;
постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

В самой нижней части документа ставятся подписи председателя, должностного лица и секретаря. После основного текста делают отступ в три межстрочных интервала.

Для оформления используют общий бланк компании, предприятия или организации. Он может состоять из нескольких частей. В нём обязательно указывают, что это за документ. После заседания делаются копии, которые предоставляются должностным лицам, заинтересованным в его получении. Для этого на предприятии составляется указатель рассылки с перечнем людей, которым нужен документ. За этот процесс ответственность несёт главный исполнитель подразделения, который занимался подготовкой вопросов для рассмотрения на конференции. Каждая копия обязательно заверяется печатью. Многие компании нарушают общепринятое оформление и не придерживаются образца протокола общего собрания. Специально для них были составлены разные примеры с подробными подсказками.

Общепринятый образец

Заполнять бланк нужно с учётом того, какой тип заседания проводится. Есть оперативные планёрки или длительные конференции, которые длятся несколько дней. Существует стандартный образец, который поможет ознакомиться с подробностями, схемой и правилами составления документа. Благодаря ему многие компании перестали допускать нарушения и ошибки.

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Читайте также: