Реферат на тему формирование
Обновлено: 07.07.2024
Основные требования к формированию дел в учреждениях, организациях и на предприятиях. Оформление дел: нумерация листов дела, составление заверительной надписи и внутренней описи документов, оформление обложек дел постоянного и временного хранения.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 09.06.2014 |
| Размер файла | 28,2 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:
(по дисциплине “Основы делопроизводства”)
Выполнил: студент ФБиЭ
гр. ГУ -31 Убушаева А.А
Глава 1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1.1 Признаки заведения дел
1.2 Основные требования к формированию дел
Глава 2. Оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1 Нумерация листов дела
2.2 Составление заверительной надписи и внутренней описи документов
2.3 Оформление обложек дел постоянного и временного хранения
Список используемой литературы
Введение
Оформление дела -- это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. дело нумерация заверительный опись
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела включает в себя:
· составление заверительной надписи;
· составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
· переплет или подшивку;
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Если документы последовательно день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации. Чтобы избежать этого, каждому специалисту, в том числе и ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.
Глава 1. Формирование дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
1.1 Признаки заведения дел
Признаки заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.
Документы формируются в дела по следующим признакам:
1. Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".
2. Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)", "Анализы финансово-хозяйственной деятельности предприятия".
3. Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду".
4. Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год".
5. Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами). При этом необходимо учитывать некоторые требования.
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами (как правило, более трех) их названия в заголовке дела не перечисляются.
"Переписка о резерве кадров на выдвижение по должности и о замещении вакантных должностей", "Переписка по вопросам основной деятельности".
При переписке с группой однородных корреспондентов их названия в заголовке дел указываются обобщенно: "Переписка с иностранными фирмами о сотрудничестве", "Переписка с финансовыми органами о ведении оперативно-бухгалтерского учета".
При формировании в деле переписки с одним - тремя корреспондентами они все перечисляются в заголовке: "Переписка с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь о применении налогового законодательства".
6. Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: "Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)".
Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.
В организации в дело сформированы такие документы, как отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?
Если при формировании документов в дела используется авторский признак (чьи отчеты?), предметно-вопросный (о чем?), хронологический (за какой период?), то сформированное дело и его заголовок позволят получить более полное представление о составе и содержании этих отчетов.
Так будет выглядеть заголовок дела, сформированного по номинальному признаку в сочетании с корреспондентским, предметно-вопросным и географическим признаками: "Переписка с филиалом предприятия в г. Молодечно об утверждении и уточнении балансов и отчетов".
Чем больше вышеназванных признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и результативнее вся последующая работа с документами не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.
Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.
1.2 Основные требования к формированию дел
При формировании дел в делопроизводстве организации необходимо также соблюдать и определенные правила.
1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.
Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел (для этих целей в номенклатуре дел предусматриваются в каждом структурном подразделении резервные индексы).
2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела.
Наиболее наглядно это требование прослеживается на примере формирования дел с приказами. В номенклатуру дел организации, как правило, включается несколько дел с приказами в зависимости от сроков их хранения. Так, предусматривается отдельное формирование дел с приказами руководителя по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам.
При формировании приказов, распоряжений, указаний, поступивших от вышестоящих организаций, рекомендуется отдельно группировать документы, относящиеся непосредственно к деятельности данной организации, и те, которые присланы для сведения.
С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий.
В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документов. Если, например, в отделе кадров предусмотрено формирование подлинников приказов по личному составу, то в бухгалтерии может быть заведено аналогичное дело с копиями этих приказов: "Приказы директора предприятия по личному составу. Копии".
3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.
Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год.
Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.
4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.
Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.
5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.
Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения. Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.
Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год.
6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм.
В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.
По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).
7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся.
Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.
9. В дела должны формироваться только исполненные документы.
номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя; дату.
В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.
При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.
Глава 2.Оформление дел в учреждениях, организациях и на предприятиях
2.1 Нумерация листов дела
Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
Нумерацию листов производят в развернутом виде.
В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ, каждый в отдельности.
Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.
20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.
При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.
Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.
2.2 Составление заверительной надписи и внутренней описи документов
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.
Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы
пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________
Читайте также: