Реферат на тему архивы

Обновлено: 26.04.2024

* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.

Министерство образования РФ.

Новгородский государственный университет имени Ярослава Мудрого.

Кафедра математики и информатики.

Лабораторная работа №6

Винник Людмила Ивановна

Целью работы является изучение основных видов программ-архиваторов, алгоритмов архивации данных, приобретение практических навыков их использования.

2. ОСНОВНЫЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1 Применение архиваторов

Раньше в вычислительных машинах для хранения больших объемов информации в течение длительного времени использовались накопители на магнитных лентах, которые обладали колоссальной емкостью, а сжатие информации на диске было нерациональным решением, так как работа с ней в таком виде отнимала драгоценное машинное время. Необходимость в архиваторах возникла, когда появились персональные компьютеры, и для хранения в них информации использовались дискеты и жесткие диски первоначально небольшой емкости. Повышение скорости работы процессоров персональных компьютеров в середине 80-х годов позволило создать утилиты, сжимающие информацию в два раза.

С развитием компьютера стали увеличиваться и объемы информации хранимой в нем, что в свою очередь привело к развитию технологий по хранению этой информации в сжатом виде, то есть в архивах. Для этого было придумано множество программ осуществляющих архивацию информации.

Архиваторы в основном использовались для резервного копирования и переноса информации. При хранении копий файлов в сжатом виде они занимают меньше места, к тому же удобнее оперировать с одним или несколькими файлами, чем с большим количеством файлов и директорий. Не потеряли архиваторы актуальности и теперь, однако требования, предъявляемые пользователям к этой категории программных продуктов, существенно изменились. Если раньше едва ли не самым важным было требование по максимальному сжатию информации, хотя бы в силу дороговизны на тот момент носителей информации - в первую очередь распространялись архиваторы, удовлетворяющие именно этому требованию, то теперь ситуация значительно изменилась и на первое место встают простота и удобство в использовании.

Еще одним немаловажным требованием, предъявляемым к архиваторам при переносе информации, была его распространенность, т. е. чтобы при передаче информации не приходилось в придачу передавать и сам архиватор

2.2 Понятие процесса архивации файлов

Одним из наиболее широко распространенных видов сервисных программ являются программы, предназначенные для архивации, упаковки файлов путем сжатия хранимой в них информации.

Сжатие информации — это процесс преобразования информации, хранящейся в файле, к виду, при котором уменьшается избыточность в ее представлении и соответственно требуется меньший объем памяти для хранения.

Сжатие информации в файлах производится за счет устранения избыточности различными способами, например за счет упрощения кодов, исключения из них постоянных битов или представления повторяющихся символов или повторяющейся последовательности символов в виде коэффициента повторения и соответствующих символов. Применяются различные алгоритмы подобного сжатия информации.

Сжиматься могут как один, так и несколько файлов, которые в сжатом виде помещаются в так называемый архивный файл или архив.

Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации, размерах и т.п.

Целью упаковки файлов обычно являются обеспечение более компактного размещения информации на диске, сокращение времени и соответственно стоимости передачи информации по каналам связи в компьютерных сетях. Кроме того, упаковка в один архивный файл группы файлов существенно упрощает их перенос с одного компьютера на другой, сокращает время копирования файлов на диски, позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа, способствует защите от заражения компьютерными вирусами.

Степень сжатия зависит от используемой программы, метода сжатия и типа исходного файла. Наиболее хорошо сжимаются файлы графических образов, текстовые файлы и файлы данных, для которых степень сжатия может достигать 5 - 40%, меньше сжимаются файлы исполняемых программ и загрузочных модулей — 60 - 90%. Почти не сжимаются архивные файлы. Программы для архивации отличаются используемыми методами сжатия, что соответственно влияет на степень сжатия.

Архивация (упаковка) — помещение (загрузка) исходных файлов в архивный файл в сжатом или несжатом виде. Разархивация (распаковка) — процесс восстановления файлов из архива точно в таком виде, какой они имели до загрузки в архив. При распаковке файлы извлекаются из архива и помещаются на диск или в оперативную память;

Архиваторы - это программы, позволяющие создавать и обрабатывать архивные копии файлов. При этом архивные копии имеют меньший размер, чем оригиналы. С помощью специальных алгоритмов сжатия из файлов удаляется вся избыточная информация, а при применении обратных алгоритмов распаковки архивная копия восстанавливается в первоначальном виде.

Программы-архиваторы позволяют создавать и такие архивы, для извлечения из которых содержащихся в них файлов не требуются какие-либо программы, так как сами архивные файлы могут содержать программу распаковки. Такие архивные файлы называются самораспаковывающимися.

Самораспаковывающийся архивный файл — это загрузочный, исполняемый модуль, который способен к самостоятельной разархивации находящихся в нем файлов без использования программы-архиватора.

Самораспаковывающийся архив получил название SFX-архив (SelF-eXtracting). Архивы такого типа в MS DOS обычно создаются в форме .ЕХЕ-файла.

Большие по объему архивные файлы могут быть размещены на нескольких дисках (томах). Такие архивы называются многотомными. Том — это составная часть многотомного архива. Создавая архив из нескольких частей, можно записать его части на несколько дискет.

Сжатие информации - проблема, имеющая достаточно давнюю историю, гораздо более давнюю, нежели история развития вычислительной техники, которая (история) обычно шла параллельно с историей развития проблемы кодирования и шифровки информации.

Все алгоритмы сжатия оперируют входным потоком информации, минимальной единицей которой является бит, а максимальной - несколько бит, байт или несколько байт.

Целью процесса сжатия, как правило, есть получение более компактного выходного потока информационных единиц из некоторого изначально некомпактного входного потока при помощи некоторого их преобразования.

Основными техническими характеристиками процессов сжатия и результатов их работы являются:

* степень сжатия (compress rating) или отношение (ratio) объемов исходного и результирующего потоков;

* скорость сжатия - время, затрачиваемое на сжатие некоторого объема информации входного потока, до получения из него эквивалентного выходного потока;

* качество сжатия - величина, показывающая на сколько сильно упакован выходной поток, при помощи применения к нему повторного сжатия по этому же или иному алгоритму.

2.3. Алгоритмы архивации данных

Все способы сжатия можно разделить на две категории: обратимое (сжатие без потерь) и необратимое сжатие.

Под необратимым сжатием подразумевают такое преобразование входного потока данных, при котором выходной поток, основанный на определенном формате информации, представляет, с некоторой точки зрения, достаточно похожий по внешним характеристикам, на входной поток объект, однако отличается от него объемом.

Такие подходы и алгоритмы используются для сжатия, например данных растровых графических файлов с низкой степенью повторяемости байтов в потоке. При таком подходе используется свойство структуры формата графического файла и возможность представить графическую картинку приблизительно схожую по качеству отображения (для восприятия человеческим глазом) несколькими (а точнее n) способами. Поэтому, кроме степени или величины сжатия, в таких алгоритмах возникает понятие качества, т.к. исходное изображение в процессе сжатия изменяется, то под качеством можно понимать степень соответствия исходного и результирующего изображения, оцениваемая субъективно, исходя из формата информации. Для графических файлов такое соответствие определяется визуально, хотя имеются и соответствующие интеллектуальные алгоритмы и программы. Необратимое сжатие невозможно применять в областях, в которых необходимо иметь точное соответствие информационной структуры входного и выходного потоков. Данный подход реализован в популярных форматах представления видео и фото информации, известных как JPEG и JFIF алгоритмы и JPG и JIF форматы файлов.

Обратимое сжатие всегда приводит к снижению объема выходного потока информации без изменения его информативности, т.е. - без потери информационной структуры.

Более того, из выходного потока, при помощи восстанавливающего или декомпрессирующего алгоритма, можно получить входной, а процесс восстановления называется декомпрессией или распаковкой и только после процесса распаковки данные пригодны для обработки в соответствии с их внутренним форматом.

Перейдем теперь непосредственно к алгоритмическим особенностям обратимых алгоритмов и рассмотрим важнейшие теоретические подходы к сжатию данных, связанные с реализацией кодирующих систем и способы сжатия информации.

2.3. 1 Алгоритмы сжатия без потерь

2.3.1.1. Сжатие способом кодирования серий (RLE)

Наиболее известный простой подход и алгоритм сжатия информации обратимым путем - это кодирование серий последовательностей (Run Length Encoding - RLE).

Суть методов данного подхода состоит в замене цепочек или серий повторяющихся байтов или их последовательностей на один кодирующий байт и счетчик числа их повторений.

44 44 44 11 11 11 11 11 01 33 FF 22 22 - исходная последовательность

03 44 05 11 01 01 01 33 01 FF 02 22 - сжатая последовательность

Первый байт указывает сколько раз нужно повторить следующий байт

Если первый байт равен 00, то затем идет счетчик, показывающий сколько за ним следует неповторяющихся данных.

Данные методы, как правило, достаточно эффективны для сжатия растровых графических изображений (BMP, PCX, TIF, GIF), т.к. последние содержат достаточно много длинных серий повторяющихся последовательностей байтов.

Недостатком метода RLE является достаточно низкая степень сжатия.

2.3.1.2 Алгоритм Хаффмана

Сжимая файл по алгоритму Хаффмана первое что мы должны сделать - это необходимо прочитать файл полностью и подсчитать сколько раз встречается каждый символ из расширенного набора ASCII.

Если мы будем учитывать все 256 символов, то для нас не будет разницы в сжатии текстового и EXE файла.

После подсчета частоты вхождения каждого символа, необходимо просмотреть таблицу кодов ASCII и сформировать бинарное дерево.

Мы имеем файл длинной в 100 байт и имеющий 6 различных символов в себе . Мы подсчитали вхождение каждого из символов в файл и получили следующее :

Теперь мы берем эти числа и будем называть их частотой вхождения для каждого символа.

Мы возьмем из последней таблицы 2 символа с наименьшей частотой. В нашем случае это D (5) и какой либо символ из F или A (10), можно взять любой из них например A.

Сформируем из "узлов" D и A новый "узел", частота вхождения для которого будет равна сумме частот D и A :

Номер в рамке - сумма частот символов D и A. Теперь мы снова ищем два символа с самыми низкими частотами вхождения. Исключая из просмотра D и A и рассматривая вместо них новый "узел" с суммарной частотой вхождения. Самая низкая частота теперь у F и нового "узла". Снова сделаем операцию слияния узлов :

Рассматриваем таблицу снова для следующих двух символов ( B и E ).

Мы продолжаем в этот режим пока все "дерево" не сформировано, т.е. пока все не сведется к одному узлу.

Теперь когда наше дерево создано, мы можем кодировать файл . Мы должны всегда начинать из корня ( Root ). Кодируя первый символ (лист дерева С) Мы прослеживаем вверх по дереву все повороты ветвей и если мы делаем левый поворот, то запоминаем 0-й бит, и аналогично 1-й бит для правого поворота. Так для C, мы будем идти влево к 55 ( и запомним 0 ), затем снова влево (0) к самому символу . Код Хаффмана для нашего символа C - 00. Для следующего символа ( А ) у нас получается - лево,право,лево,лево , что выливается в последовательность 0100. Выполнив выше сказанное для всех символов получим

A = 0100 ( 4 бита )

D = 0101 ( 4 бита )

При кодировании заменяем символы на данные последовательности.

2.3.1.3 Арифметическое кодирование

Совершенно иное решение предлагает т.н. арифметическое кодирование. Арифметическое кодирование является методом, позволяющим упаковывать символы входного алфавита без потерь при условии, что известно распределение частот этих символов и является наиболее оптимальным, т.к. достигается теоретическая граница степени сжатия.

Предполагаемая требуемая последовательность символов, при сжатии методом арифметического кодирования рассматривается как некоторая двоичная дробь из интервала [0, 1). Результат сжатия представляется как последовательность двоичных цифр из записи этой дроби.

Идея метода состоит в следующем: исходный текст рассматривается как запись этой дроби, где каждый входной символ является "цифрой" с весом, пропорциональным вероятности его появления. Этим объясняется интервал, соответствующий минимальной и максимальной вероятностям появления символа в потоке.

Пусть алфавит состоит из двух символов: a и b с вероятностями соответственно 0,75 и 0,25.

Рассмотрим наш интервал вероятностей [0, 1). Разобьем его на части, длина которых пропорциональна вероятностям символов. В нашем случае это [0; 0,75) и [0,75; 1). Суть алгоритма в следующем: каждому слову во входном алфавите соответствует некоторый подинтервал из интервала [0, 1) а пустому слову соответствует весь интервал [0, 1). После получения каждого следующего символа интервал уменьшается с выбором той его части, которая соответствует новому символу. Кодом цепочки является интервал, выделенный после обработки всех ее символов, точнее, двоичная запись любой точки из этого интервала, а длина полученного интервала пропорциональна вероятности появления кодируемой цепочки.

Применим данный алгоритм для цепочки "aaba":

Границы интервала вычисляются так берется расстояние внутри интервала (0,5625-0,421875=0,140625), делится на частоты [0; 0,10546875) и [0,10546875; 1) и находятся новые границы [0,421875; 0,52734375) и [0,52734375; 0,5625).

В качестве кода можно взять любое число из интервала, полученного на шаге 4, например, 0,43.

Алгоритм декодирования работает аналогично кодирующему. На входе 0,43 и идет разбиение интервала.

Продолжая этот процесс, мы однозначно декодируем все четыре символа. Для того, чтобы декодирующий алгоритм мог определить конец цепочки, мы можем либо передавать ее длину отдельно, либо добавить к алфавиту дополнительный уникальный символ - "конец цепочки".

2.3.1.4 Алгоритм Лемпеля – Зива - Велча (Lempel-Ziv-Welch - LZW)

Данный алгоритм отличают высокая скорость работы как при упаковке, так и при распаковке, достаточно скромные требования к памяти и простая аппаратная реализация.

Недостаток - низкая степень сжатия по сравнению со схемой двухступенчатого кодирования.

Алгоритм просматривает входной поток, разбивая его на подстроки и добавляя новые гнезда в конец словаря. Прочитаем несколько символов в строку s и найдем в словаре строку t - самый длинный префикс s.

Пусть он найден в гнезде с номером n. Выведем число n в выходной поток, переместим указатель входного потока на length(t) символов вперед и добавим в словарь новое гнездо, содержащее строку t+c, где с - очередной символ на входе (сразу после t). Алгоритм преобразует поток символов на входе в поток индексов ячеек словаря на выходе.

При практической реализации этого алгоритма следует учесть, что любое гнездо словаря, кроме самых первых, содержащих одно-символьные цепочки, хранит копию некоторого другого гнезда, к которой в конец приписан один символ. Вследствие этого можно обойтись простой списочной структурой с одной связью.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Содержание

Работа содержит 1 файл

контр архивы.doc

Понятие архива организации………………………………………………… …..3
Виды архивов…………………………………………………………… …………4
Основные задачи и функции архива……………………………………………. 5
Права архива……………………………………………………………… ………..7
Ответственность архива……………………………………………………………8

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

1.1. Понятие архива организации

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В соответствии с положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими правилами.

1.2. Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях. Архивы состав документов которых обусловлен способ записи информации и носители, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

1.3. Основные задачи и функции архива

Основами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально- правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

1.4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в

запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

1.5. Ответственность архива

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Факультет истории и филологии

Описание источников хранения

Реферат
студента 3 курса ИСТ Z -231
Куриновой Юлии
История южных и западных славян

Доцент кафедры Гуров М.И.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в библиотеку документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя.

Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.

Объект. Опись дел и аналитико-синтетическая переработка документов.

Предмет . Обработка документов при помощи аналитико-синтетического метода.

Цель. Изучить понятие описания дел и аналитико-синтетическую переработку первичной документированной информации.

проанализировать аналитико-синтетическую переработку документов;

выявить особенности описи дел;

определить понятие описи.

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N. ".

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.

Обе схемы представляют собой информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные для организации систематических каталогов всех звеньев государственных и ведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности.

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).

3 . Основные принципы многоуровневого описания

Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Основными принципами многоуровневого описания являются:

соответствие информации уровню единицы описания;

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.

Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.

Конечно, в данной сфере всё более часто и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические средства. Они способны помочь в этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.

Ряд специалистов склоняется к тому, что выявлять суть и идею текста, анализировать связанные с ним ситуации в текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод и профессиональные навыки позволяют преобразовывать содержания текстов в некую обобщённую структуру – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных задач.

Исходная информационная модель предметной области имеет первостепенное значение в подобной работе. Из самого понятия следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической работы.

Исходная информационная модель – это часть формальных знаний о проблеме.

Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти шаблоны в определённой степени являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких шаблонов). Для подготовки документа необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.

Качество реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных информационных систем связана с умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.

Правильный выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности.

В процессе своей деятельности все организации создают документы, обязательные для хранения.

Это делают для того, чтобы, во-первых, документ будет размещён в фонде архива таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог).

В работе рассмотрена специфика работы архивов, на основе сведений из источников, рассмотренных мной по данной теме. Изучая источники, я выделил, на мой взгляд, наиболее важные вопросы, касающиеся рассмотрения данной темы.

Содержание

Прикрепленные файлы: 1 файл

курсовая гос архивы.docx

ГЛАВА 2 НАПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Цели использования архивных документов…………………………..……..20

2.2 Формы использования архивных документов……………………………..21

2.3 Доступ к архивным документам и их использование……………………..22

ГЛАВА 3 АРХИВЫ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

3.1 Архивное дело на современном этапе………………………………………24

3.2 Современная система архивов………………………………………………26

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………. 31

Роль архивов в современном мире, возможность и целесообразность превращения архивных учреждений в научно-исследовательские центры для общества – вопросы, которые вызывают интерес и порождают дискуссии в мировом архивном обществе в последние годы. Эти вопросы поставили архивисты развитых стран. В России целесообразность размещения архивов по соседству с торговыми и культурно- просветительскими центрами всерьез не обсуждается. Архивисты привыкли относиться к архивам как к научно-исследовательским учреждениям. Тем не менее усиление социальной роли архивов – это реальность. Данная тенденция набирает силу в первую очередь там, где архивы находятся в относительно благоприятных условиях.

В работах Кутафина О.Е. и Фадеева В.И., а также в определенных статьях журнала Отечественные архивы сформулированы общие принципы и критерии теории описания, разработаны важные для описания понятия, раскрыта сущность подхода к описанию архивного дела.

Объектом исследования данной курсовой работы является государственные архивы Тюменской области на основе государственных архивов РФ как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела.

Предметом исследования являются основные функции и задачи, свойственные государственным архивам. Основной задачей, которых является унификация документной информации Архивного фонда государственных архивов Тюменской области, рассматриваемая как набор методов, способов и приемов строгой регламентации работы с архивными материалами.

Целью данной работы является исследование архивного дела Тюменской области на основе государственных архивов РФ.

Данный Федеральный закон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства.

Также, в данном Федеральном законе четко определена основная терминология архивного дела.

Основные из терминов: архивное дело - деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;

архивный документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, подлежащая хранению в силу ее значимости для граждан, общества и государства;

особо ценный документ - документ Архивного фонда РФ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения;

архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

государственный архив - государственная организация, создаваемая Правительством РФ, органом исполнительной власти субъекта РФ для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов; собственник архивных документов - РФ, субъект РФ, муниципальное образование, юридическое или физическое лицо, реализующее права владения, пользования, распоряжения архивными документами; и др.

Также основным нормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективному выполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являются Правила работы государственных архивов. Правила работы государственных архивов подготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших Правил, изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы РФ.

В работе показаны основные задачи и функции свойственные государственным архивам. Это комплектование, обеспечение сохранности и учет документальных материалов. Данные задачи и функции определяются законодательством. Так же представлена такая функция государственных архивов как доступ к архивным документам и их использование, архивы на современном этапе.

Архивный документ. Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способах на любых носителях. Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран.

Архивный документ – это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Таким образом, в современной трактовке архив – это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы – это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Понятие об Архивном фонде Российской Федерации:

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению 2 .

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов.

Читайте также: