Реферат на тему архивные документы как историческая ценность

Обновлено: 01.05.2024

В работе рассмотрена специфика работы архивов, на основе сведений из источников, рассмотренных мной по данной теме. Изучая источники, я выделил, на мой взгляд, наиболее важные вопросы, касающиеся рассмотрения данной темы.

Содержание

Прикрепленные файлы: 1 файл

курсовая гос архивы.docx

ГЛАВА 2 НАПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Цели использования архивных документов…………………………..……..20

2.2 Формы использования архивных документов……………………………..21

2.3 Доступ к архивным документам и их использование……………………..22

ГЛАВА 3 АРХИВЫ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

3.1 Архивное дело на современном этапе………………………………………24

3.2 Современная система архивов………………………………………………26

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………. 31

Роль архивов в современном мире, возможность и целесообразность превращения архивных учреждений в научно-исследовательские центры для общества – вопросы, которые вызывают интерес и порождают дискуссии в мировом архивном обществе в последние годы. Эти вопросы поставили архивисты развитых стран. В России целесообразность размещения архивов по соседству с торговыми и культурно- просветительскими центрами всерьез не обсуждается. Архивисты привыкли относиться к архивам как к научно-исследовательским учреждениям. Тем не менее усиление социальной роли архивов – это реальность. Данная тенденция набирает силу в первую очередь там, где архивы находятся в относительно благоприятных условиях.

В работах Кутафина О.Е. и Фадеева В.И., а также в определенных статьях журнала Отечественные архивы сформулированы общие принципы и критерии теории описания, разработаны важные для описания понятия, раскрыта сущность подхода к описанию архивного дела.

Объектом исследования данной курсовой работы является государственные архивы Тюменской области на основе государственных архивов РФ как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела.

Предметом исследования являются основные функции и задачи, свойственные государственным архивам. Основной задачей, которых является унификация документной информации Архивного фонда государственных архивов Тюменской области, рассматриваемая как набор методов, способов и приемов строгой регламентации работы с архивными материалами.

Целью данной работы является исследование архивного дела Тюменской области на основе государственных архивов РФ.

Данный Федеральный закон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства.

Также, в данном Федеральном законе четко определена основная терминология архивного дела.

Основные из терминов: архивное дело - деятельность органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;

архивный документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, подлежащая хранению в силу ее значимости для граждан, общества и государства;

особо ценный документ - документ Архивного фонда РФ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения;

архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

государственный архив - государственная организация, создаваемая Правительством РФ, органом исполнительной власти субъекта РФ для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, а также других архивных документов; собственник архивных документов - РФ, субъект РФ, муниципальное образование, юридическое или физическое лицо, реализующее права владения, пользования, распоряжения архивными документами; и др.

Также основным нормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективному выполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являются Правила работы государственных архивов. Правила работы государственных архивов подготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших Правил, изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы РФ.

В работе показаны основные задачи и функции свойственные государственным архивам. Это комплектование, обеспечение сохранности и учет документальных материалов. Данные задачи и функции определяются законодательством. Так же представлена такая функция государственных архивов как доступ к архивным документам и их использование, архивы на современном этапе.

Архивный документ. Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способах на любых носителях. Это определение взято из Словаря современной архивной терминологии социалистических стран.

Архивный документ – это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Таким образом, в современной трактовке архив – это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы – это учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов – служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Понятие об Архивном фонде Российской Федерации:

Архивный фонд Российской Федерации – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению 2 .

В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав Государственного архивного фонда СССР (ГАФ СССР) входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 году, могли быть национализированы.

Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда РФ зависит успех поиска документов.

Первой возникает проблема разграничения понятий "документ" и "архивный документ".

Если рассматривать ее в системе родо-видовых связей то становится очевидным, что

Соглашаясь с принятым многими специалистами определением документа как

материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом для

ее передачи во времени и пространстве [1] , необходимо отметить, что проявление его

неотъемлемых свойств (в том числе оперативности и ретроспективности) обусловлено

причинно-следственными связями как внутреннего так и внешнего порядка.

Как правило, документ создается в определенных целях в процессе функционирования

общества, государства и развития личностных отношений, становясь инструментом и

исторического процесса как "беспрерывного преобразования условий, знания, содержания

в их непосредственном явлении, но такого преобразования, при котором возможно и

необходимо отношение всего ко всему, связь традиций, всеобщая коммуникация" [2] .

Функциональная (оперативная) заданность документа (законодательно правовая,

организационно-распорядительная, культурная и т. д.) является его неотъемлемой

качественной характеристикой и обладает свойством утрачиваться в ходе изменения

пространственно-временной среды бытования документа, обусловленным социально-

экономическими, политическими, культурными процессами, происходящими в обществе.

В ходе угасания оперативных свойств документа проявляется закон перехода

количественных изменений в качественные. Общество не в состоянии нести затраты,

связанные с хранением и обработкой всех документов, потерявших оперативное значение.

Документационная среда трансформируется в новое состояние. Документ проявляет

неотъемлемое свойство ретроспективности, заложенное в нем с момента возникновения, и

становится архивным документом, т. е. документом, сохраняемым или подлежащим

сохранению в силу значимости для общества, а равно имеющим ценность для

При этом реализуется философская категория "мера", выражающая органичное единство

качественной и количественной определенности предмета. Количественные

характеристики изменчивы и подвижны. Однако их изменчивость необходимо ограничена

некоторыми пределами, за границами которых количественные изменения приводят к

качественным, В свою очередь, изменения качества документа (потеря оперативности и

проявление ретроспективности) ведет к изменению количественных характеристик и

меры документальных массивов. Связь и единство количества и качества обусловлены

природой документа. Документальный фонд страны (планеты, семьи и т. д.) переходит в

Процедура уменьшения документальных массивов, сохраняемых ради ретроспективной

информации, называемая экспертизой ценности документов, проводится на основе

принципов и критериев [4] , в основном заимствованных архивным делом из

источниковедения Ключевым в этом процессе выступает понятие ценности. Ценность —

это явление документа, но она присуща ему не от природы, не просто в силу внутренней

структуры заключенной в нем информации, а потому, что он вовлечен в сферу

общественного бытия человека и стал носителем определенных социальных отношений.

Меняется пространственно-временная среда бытования документа — изменяется и

ценность, принципы и критерии ее установления. Например, на наших глазах утрачен

превалировавший многие годы принцип коммунистической партийности.

На этой ступени отсеивается огромное количество материалов, хотя сущностные

характеристики документа, не попавшего на вечное хранение, не меняются. Здесь

выступают как определяющие категории "возможно", "случайно" и "действительно", т. к.

велики вероятность и риск потери невосполнимой информации. "Возможность и

случайность суть моменты действительности, суть внутреннее и внешнее, положенные

лишь как формы, которые составляют внешность действительного. определение формы

отлично от содержания, и возможно или случайно нечто, зависит от содержания" [5] . Н ет

экспертизы ценности без потерь информации и уменьшить их можно только постоянно

совершенствуя механизм отбора документов, нацеливая его на оптимальное сочетание

признаков всеобщего и индивидуального в историческом процессе. Не обойтись без

глубокого переосмысливания теоретических основ, выработки адекватных меняющейся

действительности структуры принципов и критериев отбора документов на вечное

На постоянное хранение поступает незначительная часть документов из состава

документального фонда страны, но и они не все проявляются в качестве исторического

Существует несколько вариантов трактовки понятия "исторический источник". Вряд ли

можно согласиться, что таковым допустимо признать все, что может дать историческую

информацию, т. е. информацию исторического характера, полезную для познания

прошлого [6] , или, что архивный источник — то же, что архивный документ [7] . Более

убедительным выглядит выработанное источниковедением на протяжении многих

десятилетий понимание источника как продукта целенаправленной человеческой

деятельности, как исторического (социального) явления [8] .

Не каждый архивный документ выступает в роли исторического источника, хотя в каждом

документе с момента возникновения заложена данная сущностная характеристика. А

поскольку "сущность должна являться. существование есть явление" [9] , то

трансформация архивного документа в исторический источник-процесс естественный, но

при соблюдении определенных условий. Документ или архивный документ проявляет

качества исторического источника, когда он востребован обществом и введен в сферу

научных, культурных, художественных изысканий. Иными словами, возникла

соответствующая пространственно-временная среда бытования документа.

Несколько натянутым выглядит утверждение о том, что главное отличие архивного

заключается в известности и доступности его подлинника [10] . Подлинник может быть

утрачен или трудно доступен, а документ останется источником. Первым в ряду

многочисленных примеров можно назвать "Слово о полку Игореве". Хотя безусловно

публичность и недоступность необходимы для проявления в документе неотъемлемого

свойства исторического источника. Слабая обращаемость исследователей и пользователей

к архивным документам, т. е. непроявление их сущности исторического источника, дает

возможность проводить постоянную экспертизу ценности в государственных архивах,

уничтожать уже принятые на вечное хранение документы. На этот раз отсутствие

качественных проявлений оказывает воздействие на количество документов.

Проявление в документе свойств исторического источника выступает как необходимое

раскрытие его сущности, но в зависимости от сложившихся условий, в которые входят

уровень культурного развития социума, его социально-политическое состояние,

экономическая ситуация, правовые основания доступа к документам и многие другие,

вплоть до психологического состояния в определенный момент работника читального

Случайности меньше, когда документ проявляется в качестве памятника истории и

Понятие "документальный памятник истории и культуры" имеет несколько трактовок.

Многие работники государственной архивной службы считают, что все архивные

материалы являются памятниками [11] . Но здесь желаемое выдается за действит ельное.

Осознавая шаткость такой позиции некоторые архивисты относят к памятникам лишь

особо ценные документы [12] , которые составляют часть Архивного фонда, имеющую

непреходящее значение для государственного управления, обороны страны, в

международных отношениях, научных исследованиях и не восполнимую при утрате [13] ,

что ограничивает интересующую нас сферу интересами государства.

Предположение о том, что документальный памятник — это такой, связанный с прошлым

знаковый объект, который в настоящий момент высвечен общественным мнением и

является публичным достоянием, информация которого извлечена из долговременной

социальной памяти и вновь включена (актуализирована) в текущем общественном

сознании [14] , трудно приемлемо, т. к. документ в состоянии быть памятником сразу после

возникновения, не находясь в долговременной социальной памяти. Однако условие

дистанции времени способствует отмиранию свойства оперативности и проявлению

теристики документа "памятник истории и культуры" более отчетливо.

Что же касается актуализации в текущем общественном сознании документной

информации как признака памятника истории и культуры, то следует согласиться с

позицией профессиональных источниковедов, что "архивный документ, исторический

источник — неотъемлемый компонент реальности настоящего" [15] , и, тем самым,

признать этот признак характерным для всех проявлений документа. Критерий же

опубликованности выглядит удобным для определения документального памятника, т. к.

конкретизирует общее представление о памятнике как историко-культурном объекте,

качественное отличие которого от документа, архивного документа, исторического

источника проявляется под влиянием общественных, культурных процессов, имеющих

выдающуюся универсальную ценность с точки зрения истории, искусства и науки.

Главным критерием выступают общечеловеческие, гуманитарные ценности, отраженные в

В этом случае средой бытования документа выступает область культуры, где вероятность

проявления его в качестве памятника далеко не стопроцентна, т. к. "не всякий текст и не с

любой стороны взятый есть феномен культуры. Культурным его делает только то, что

перед нами не безразлично-вещная "информация", не пассивный и безгласный объект

исследования, строго говоря, не "текст", а произведение чужого сознания. Мы имеем дело

именно с автором, с "другим", с его мировидением и, следовательно, с тем смыслом,

который в тексте обрел голос. В культуре не содержится ничего, кроме смыслов (и

способов их передачи). Это встреча в осмысленном мире" [16] . Тем самым, культурный

аспект лежит в основе проявления в документе сущностной характеристики памятника

истории и культуры как объекта выдающейся индивидуальной ценности, на что уже были

В рамках изложенной концепции выглядит как смешений понятий разных сущностных

характеристик документа формулировка: "исторические источники — суть произведения

культуры, общечеловеческой во всем многообразии ее проявлений" [18] . П о нашему

мнению, исторический источник распространяется не только на сферу культуры, как бы

широко мы ее не раздвигали, но и на все остальные сектора жизнедеятельности человека и

общества. А вот документальный памятник может быть памятником истории и культуры,

Рассмотренная схема видоизменения документа, смены его сущностных неотъемлемых

свойств в зависимости от пространственно-временной сцены его бытования, носит

теоретический, абстрактный характер и направлена на то, чтобы систематизировать

выработанные на протяжении десятилетий понятия документ, архивный документ,

исторический источник, памятник истории и культуры, которые реально отражают

ипостаси документа. Абстрактные размышления наводят на мысль о том, что по мере

изменения свойств документа, перехода его из одного качества в другое происходят

количественные изменения в документационной среде — она сокращается.

Принимая за основу утверждение, что сумма частей не равна целому, следует отметить не

одинаковость проявлений сущностных свойств документальных массивов, комплексов,

документационной среды и отдельно взятого документа. К примеру, памятником

культуры может быть комплекс документов, в составе которого далеко не все документы

проявили соответствующие качества. Но исследование неотъемлемых свойств

С практической точки зрения наиболее важным моментом является переход документа из

оперативного в архивный, когда происходит отбор материалов на государственное

хранение, а свойства ретроспективности, источника, памятника еще не проявилось.

Специалист должен их почувствовать, предугадать, определить, руководствуясь точным

пониманием предмета. Пока же теория экспертизы ценности оставила за пределами своего

внимания психологический, субъективный фактор процедуры отнесения документов в

категорию достойных вечного хранения. Однако благодаря размышлению кое-что

изменяется в первоначальном характере содержания, каким оно дано в ощущении,

созерцании и представлении; истинная природа предмета, следовательно, осознается лишь

Опубл.: Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы

взаимодействия на современном этапе. Доклады и тезисы выступлений 12-13 мая 1996 г.

[1] ГОСТ 16487-33. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.:

[2] Ясперс К. Смысл и назначение истории: Пер. с нем. 2-е изд. — М: Республика, 1994. С.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Новоуренгойский филиал Профессионального образовательного обеспечения

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Выполнила обучающаяся гр. Б-264 ___________ Сиялова София Геннадьевна

Оценка за выполнение и защиту реферата ______________

г. Новый Уренгой, 2021

1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

1.2 Задачи экспертизы

1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

2 ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Бурный 20 век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба.

1 ЭКСЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Либо, экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации — документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

Экспертиза ценности документов проводится:

· в делопроизводстве организации;

· в архиве (архивной службе) организации;

1.2 Задачи экспертизы

В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть. Отношение же их удельного веса к общему объему документации колеблется. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения.

Первой и основной задачей экспертизы является установка документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств.

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор их в государственные архивы. Задача отбора документов в государственные архивы требует все стороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравно ценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного, республиканского, местного значения) документы с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких – выделены к уничтожению.

Вторая задача экспертизы – определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм – государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов.

Третья задача экспертизы – установление степени сохранности документов ив случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи сростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ — проблема большого научного значения, которая должна решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.

1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; поза явлениям негосударственных юридических и физических лиц — собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объёмных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фоно документы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документовпри наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

2 ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ

Перечни документов – систематизированные списки видов и категорий документов, содержание нормативные указания о сроках их хранения. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение,

Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в Государственные архивы.

По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т. д.

Теория и практика архивного дела – разрабатывает принципы отбора организации материалов, подлежащих архивному хранению, способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов, систему научно-справочного аппарата (НСА), формы и методы всестороннего использования документов.

Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

2) Галахов В.В., Коренев И.К. Секретарское дело. – М.: Проспект, 2017.

3) Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – Пенза: ПГУ, 2018.

4) Ларьков Н.С. Документоведение. – М.: Восток-Запад, 2016.

5) Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2018.

Рассматривая документ как сложный материально-духовный объект можно предположить, что он имманентно содержит ряд неотъемлемых взаимосвязанных свойств (оперативность, ретроспективность), может выступать в качестве исторического источника, памятника истории и культуры. Эти характеристики проявляются лишь в определенных условиях, зависят от среды бытования документа. Изучение природы документа во всех ее проявлениях может не только обеспечить понимание процесса его трансформации из “вещи в себе” в “вещь для нас”, но оказать конструктивное воздействие на организацию важнейших архивно-технологических процессов. Особенно на отбор документов для вечного хранения.

Первой возникает проблема разграничения понятий “документ” и “архивный документ”. Если рассматривать ее в системе родо-видовых связей то становится очевидным, что родовым понятием выступает “документ”.

Соглашаясь с принятым многими специалистами определением документа как материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве[1], необходимо отметить, что проявление его неотъемлемых свойств (в том числе оперативности и ретроспективности) обусловлено причинно-следственными связями как внутреннего так и внешнего порядка.

Как правило, документ создается в определенных целях в процессе функционирования общества, государства и развития личностных отношений, становясь инструментом и продуктом

исторического процесса как “беспрерывного преобразования условий, знания, содержания в их непосредственном явлении, но такого преобразования, при котором возможно и необходимо отношение всего ко всему, связь традиций, всеобщая коммуникация”[2]. Функциональная (оперативная) заданность документа (законодательно правовая, организационно-распорядительная, культурная и т. д.) является его неотъемлемой качественной характеристикой и обладает свойством утрачиваться в ходе изменения пространственно-временной среды бытования документа, обусловленным социально-экономическими, политическими, культурными процессами, происходящими в обществе.

В ходе угасания оперативных свойств документа проявляется закон перехода количественных изменений в качественные. Общество не в состоянии нести затраты, связанные с хранением и обработкой всех документов, потерявших оперативное значение. Документационная среда трансформируется в новое состояние. Документ проявляет неотъемлемое свойство ретроспективности, заложенное в нем с момента возникновения, и становится архивным документом, т. е. документом, сохраняемым или подлежащим сохранению в силу значимости для общества, а равно имеющим ценность для собственника[3].

При этом реализуется философская категория “мера”, выражающая органичное единство качественной и количественной определенности предмета. Количественные характеристики изменчивы и подвижны. Однако их изменчивость необходимо ограничена некоторыми пределами, за границами которых количественные изменения приводят к качественным, В свою очередь, изменения качества документа (потеря оперативности и проявление ретроспективности) ведет к изменению количественных характеристик и меры документальных массивов. Связь и единство количества и качества обусловлены природой документа. Документальный фонд страны (планеты, семьи и т. д.) переходит в качественно новое состояние — архивный фонд

Процедура уменьшения документальных массивов, сохраняемых ради ретроспективной информации, называемая экспертизой ценности документов, проводится на основе принципов и критериев[4], в основном заимствованных архивным делом из источниковедения Ключевым в этом процессе выступает понятие ценности. Ценность — это явление документа, но она присуща ему не от природы, не просто в силу внутренней структуры заключенной в нем информации, а потому, что он вовлечен в сферу общественного бытия человека и стал носителем определенных социальных отношений. Меняется пространственно-временная среда бытования документа — изменяется и ценность, принципы и критерии ее установления. Например, на наших глазах утрачен

На этой ступени отсеивается огромное количество материалов, хотя сущностные характеристики документа, не попавшего на вечное хранение, не меняются. Здесь выступают как определяющие категории “возможно”, “случайно” и “действительно”, т. к. велики вероятность и риск потери невосполнимой информации. “Возможность и случайность суть моменты действительности, суть внутреннее и внешнее, положенные лишь как формы, которые составляют внешность действительного… определение формы отлично от содержания, и возможно или случайно нечто, зависит от содержания”[5]. Нет экспертизы ценности без потерь информации и уменьшить их можно только постоянно совершенствуя механизм отбора документов, нацеливая его на оптимальное сочетание признаков всеобщего и индивидуального в историческом процессе. Не обойтись без глубокого переосмысливания теоретических основ, выработки адекватных меняющейся действительности структуры принципов и критериев отбора документов на вечное хранение.

На постоянное хранение поступает незначительная часть документов из состава документального фонда страны, но и они не все проявляются в качестве исторического источника.

Существует несколько вариантов трактовки понятия “исторический источник”. Вряд ли можно согласиться, что таковым допустимо признать все, что может дать историческую информацию, т. е. информацию исторического характера, полезную для познания прошлого[6], или, что архивный источник — то же, что архивный документ[7]. Более убедительным выглядит выработанное источниковедением на протяжении многих десятилетий понимание источника как продукта целенаправленной человеческой деятельности, как исторического (социального) явления[8].

Не каждый архивный документ выступает в роли исторического источника, хотя в каждом документе с момента возникновения заложена данная сущностная характеристика. А поскольку “сущность должна являться… существование есть явление”[9], то трансформация архивного документа в исторический источник-процесс естественный, но при соблюдении определенных условий. Документ или архивный документ проявляет качества исторического источника, когда он востребован обществом и введен в сферу научных, культурных, художественных изысканий. Иными словами, возникла соответствующая пространственно-временная среда бытования документа.

Несколько натянутым выглядит утверждение о том, что главное отличие архивного документа от исторического источника

заключается в известности и доступности его подлинника[10]. Подлинник может быть утрачен или трудно доступен, а документ останется источником. Первым в ряду многочисленных примеров можно назвать “Слово о полку Игореве”. Хотя безусловно публичность и недоступность необходимы для проявления в документе неотъемлемого свойства исторического источника. Слабая обращаемость исследователей и пользователей к архивным документам, т. е. непроявление их сущности исторического источника, дает возможность проводить постоянную экспертизу ценности в государственных архивах, уничтожать уже принятые на вечное хранение документы. На этот раз отсутствие качественных проявлений оказывает воздействие на количество документов.

Проявление в документе свойств исторического источника выступает как необходимое раскрытие его сущности, но в зависимости от сложившихся условий, в которые входят уровень культурного развития социума, его социально-политическое состояние, экономическая ситуация, правовые основания доступа к документам и многие другие, вплоть до психологического состояния в определенный момент работника читального зала архива, т. е. велик элемент случайности.

Понятие “документальный памятник истории и культуры” имеет несколько трактовок. Многие работники государственной архивной службы считают, что все архивные материалы являются памятниками[11]. Но здесь желаемое выдается за действительное. Осознавая шаткость такой позиции некоторые архивисты относят к памятникам лишь особо ценные документы[12], которые составляют часть Архивного фонда, имеющую непреходящее значение для государственного управления, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и не восполнимую при утрате[13], что ограничивает интересующую нас сферу интересами государства.

Предположение о том, что документальный памятник — это такой, связанный с прошлым знаковый объект, который в настоящий момент высвечен общественным мнением и является публичным достоянием, информация которого извлечена из долговременной социальной памяти и вновь включена (актуализирована) в текущем общественном сознании[14], трудно приемлемо, т. к. документ в состоянии быть памятником сразу после возникновения, не находясь в долговременной социальной памяти. Однако условие дистанции времени способствует отмиранию свойства оперативности и проявлению сущностной харак-

Что же касается актуализации в текущем общественном сознании документной информации как признака памятника истории и культуры, то следует согласиться с позицией профессиональных источниковедов, что “архивный документ, исторический источник — неотъемлемый компонент реальности настоящего”[15], и, тем самым, признать этот признак характерным для всех проявлений документа. Критерий же опубликованности выглядит удобным для определения документального памятника, т. к. конкретизирует общее представление о памятнике как историко-культурном объекте, качественное отличие которого от документа, архивного документа, исторического источника проявляется под влиянием общественных, культурных процессов, имеющих выдающуюся универсальную ценность с точки зрения истории, искусства и науки. Главным критерием выступают общечеловеческие, гуманитарные ценности, отраженные в документе.

В этом случае средой бытования документа выступает область культуры, где вероятность проявления его в качестве памятника далеко не стопроцентна, т. к. “не всякий текст и не с любой стороны взятый есть феномен культуры. Культурным его делает только то, что перед нами не безразлично-вещная “информация”, не пассивный и безгласный объект исследования, строго говоря, не “текст”, а произведение чужого сознания. Мы имеем дело именно с автором, с “другим”, с его мировидением и, следовательно, с тем смыслом, который в тексте обрел голос. В культуре не содержится ничего, кроме смыслов (и способов их передачи). Это встреча в осмысленном мире”[16]. Тем самым, культурный аспект лежит в основе проявления в документе сущностной характеристики памятника истории и культуры как объекта выдающейся индивидуальной ценности, на что уже были указания в архивоведческих работах[17].

В рамках изложенной концепции выглядит как смешений понятий разных сущностных характеристик документа формулировка: “исторические источники — суть произведения культуры, общечеловеческой во всем многообразии ее проявлений”[18]. По нашему мнению, исторический источник распространяется не только на сферу культуры, как бы широко мы ее не раздвигали, но и на все остальные сектора жизнедеятельности человека и общества. А вот документальный памятник может быть памятником истории и культуры, науки и техники лишь в рамках данных сфер.

Рассмотренная схема видоизменения документа, смены его сущностных неотъемлемых свойств в зависимости от пространственно-временной сцены его бытования, носит теоретический, абстрактный характер и направлена на то, чтобы систематизировать выработанные на протяжении десятилетий понятия документ, архивный документ, исторический источник, памятник истории и культуры, которые реально отражают ипостаси документа. Абстрактные размышления наводят на мысль о том, что по мере изменения свойств документа, перехода его из одного качества в другое происходят количественные изменения в документационной среде — она сокращается.

Принимая за основу утверждение, что сумма частей не равна целому, следует отметить не одинаковость проявлений сущностных свойств документальных массивов, комплексов, документационной среды и отдельно взятого документа. К примеру, памятником культуры может быть комплекс документов, в составе которого далеко не все документы проявили соответствующие качества. Но исследование неотъемлемых свойств документальных массивов — вопрос будущего.

С практической точки зрения наиболее важным моментом является переход документа из оперативного в архивный, когда происходит отбор материалов на государственное хранение, а свойства ретроспективности, источника, памятника еще не проявилось. Специалист должен их почувствовать, предугадать, определить, руководствуясь точным пониманием предмета. Пока же теория экспертизы ценности оставила за пределами своего внимания психологический, субъективный фактор процедуры отнесения документов в категорию достойных вечного хранения. Однако благодаря размышлению кое-что изменяется в первоначальном характере содержания, каким оно дано в ощущении, созерцании и представлении; истинная природа предмета, следовательно, осознается лишь посредством некоторого изменения”[19].

Опубл.: Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и тезисы выступлений 12-13 мая 1996 г. М., 1997 г. Вып. I.

Читайте также: